1. Apri la prenotazione su Booking.com e identifica esattamente cosa è cambiato.
2. Trova la prenotazione originale nel Sistema di Gestione Alberghiera utilizzando il numero di conferma.
3. Proteggi la disponibilità se sono cambiati le date, il tipo o il numero di camere oppure lo stato.
4. Aggiorna la prenotazione originale invece di crearne una seconda.
5. Verifica che il Sistema di Gestione Alberghiera, Booking.com, le istruzioni di pagamento e il numero di camere coincidano.
Una modifica della prenotazione Booking.com non sincronizzata può essere più difficile da individuare rispetto a una nuova prenotazione mancante. La prenotazione originale esiste già nel Sistema di Gestione Alberghiera, quindi il personale potrebbe presumere che sia ancora corretta, anche se l'ospite ha modificato le date, il tipo di camera, il numero di ospiti, il prezzo, i dati di pagamento o lo stato di cancellazione.
La prima operazione non consiste nel ripristinare la connessione, ma nel confrontare la prenotazione Booking.com più recente con il record esistente nel Sistema di Gestione Alberghiera e proteggere l'hotel da un numero di camere errato, una data di arrivo sbagliata o un errore di incasso.
Per prima cosa, identifica esattamente cosa è cambiato
Apri la prenotazione nell'Extranet di Booking.com e annota lo stato attuale e l'orario dell'ultima modifica. Confrontala quindi con la prenotazione nel Sistema di Gestione Alberghiera utilizzando lo stesso numero di conferma.
Controlla le date di arrivo e partenza, il numero e il tipo di camere, il numero e il nome degli ospiti, il piano tariffario, il prezzo totale, le condizioni di cancellazione, le richieste speciali e le istruzioni di pagamento. Non presumere che la modifica riguardi soltanto l'elemento menzionato dall'ospite.
Se Booking.com mostra la prenotazione come cancellata, considera urgente questo stato. Il Sistema di Gestione Alberghiera potrebbe ancora bloccare la camera, mostrare l'ospite nell'elenco degli arrivi o prevedere un pagamento.
Se le date o il numero di camere sono aumentati, verifica che l'hotel possa ancora garantire il soggiorno modificato prima di accettare qualsiasi modifica manuale nel Sistema di Gestione Alberghiera. Contatta il responsabile se le nuove date sono al completo.
Proteggi le camere e il servizio agli ospiti
L'impatto sulle camere dipende dal tipo di modifica.
In caso di prolungamento delle date, riserva le notti aggiuntive se disponibili. In caso di soggiorno abbreviato, non liberare le notti in eccesso finché il record su Booking.com non è stato confermato e la prenotazione nel Sistema di Gestione Alberghiera non è stata corretta. In caso di cambio del tipo di camera, proteggi la nuova camera prima di liberare quella precedente.
In caso di cancellazione, verifica se è stata cancellata l'intera prenotazione o soltanto una camera. Le prenotazioni di più camere possono essere modificate parzialmente e la cancellazione dell'intero record nel Sistema di Gestione Alberghiera libererebbe troppa disponibilità.
Comunica alla Reception quale versione è quella attuale. Aggiungi una breve nota con il numero di conferma Booking.com, l'orario della modifica, i campi interessati e il dipendente che gestisce il problema. In questo modo, il turno successivo non ripristinerà le vecchie date né addebiterà un importo errato.
Il software reception hotel di Smart Order aiuta gli hotel a gestire in un unico punto le modifiche alle prenotazioni, le attività di pagamento e il passaggio di consegne tra turni.
Mantieni visibili le modifiche alle prenotazioni tra i diversi turni
Usa Smart Order per gestire prenotazioni, stato delle camere e attività della Reception con meno passaggi di consegne manuali.
Controlla questi sette elementi prima di apportare una modifica manuale
- Usa il numero di conferma. Assicurati che la prenotazione Booking.com e quella nel Sistema di Gestione Alberghiera siano la stessa, soprattutto quando un ospite ha più soggiorni.
- Controlla l'orario dell'ultima modifica. Il personale potrebbe confrontare il Sistema di Gestione Alberghiera con una vecchia e-mail anziché con il record attuale nell'Extranet.
- Controlla la casella di posta della struttura. Booking.com può inviare un'e-mail di riserva quando un sistema connesso non acquisisce una modifica o una cancellazione.
- Controlla il record completo nel Sistema di Gestione Alberghiera. Una nota o uno stato potrebbe essere cambiato anche se la schermata principale degli arrivi mostra ancora le vecchie date.
- Esamina gli avvisi recenti del canale. Cerca una connessione sospesa, un aggiornamento non riuscito, una camera sconosciuta o un problema con il piano tariffario.
- Verifica il collegamento della camera e del piano tariffario. Una modifica potrebbe spostare l'ospite su un prodotto non collegato correttamente nel Sistema di Gestione Alberghiera.
- Controlla se un altro dipendente ha già effettuato l'aggiornamento. Consulta la cronologia della prenotazione e le note del turno prima di ripetere la modifica.
I gestori dell'hotel hanno bisogno soltanto di una risposta chiara dal fornitore del Sistema di Gestione Alberghiera: la modifica è stata ricevuta, è stata applicata alla prenotazione originale e, in caso contrario, cosa l'ha impedito?
Aggiorna in sicurezza la prenotazione originale nel Sistema di Gestione Alberghiera
Utilizza prima l'opzione di recupero supportata dal Sistema di Gestione Alberghiera o dal Gestore Canali. Una modifica recuperata è più affidabile di un intervento manuale perché resta collegata al numero di conferma Booking.com originale.
Se il recupero non è possibile e il soggiorno deve essere corretto immediatamente, aggiorna la prenotazione esistente nel Sistema di Gestione Alberghiera invece di crearne una nuova. Registra il valore precedente, quello nuovo, l'orario della modifica e la fonte.
In caso di cambio delle date, modifica sia l'arrivo sia la partenza e conferma il numero corretto di notti. In caso di cambio della camera, assegna il tipo previsto e verifica la Disponibilità di entrambi i prodotti. In caso di variazione del numero di ospiti, controlla i limiti di occupazione, i supplementi per persona e i calcoli relativi a colazione e imposte.
In caso di variazione del prezzo, copia da Booking.com il totale e il dettaglio più recenti della prenotazione, seguendo la procedura contabile dell'hotel. Non modificare soltanto la Tariffa Camera se la variazione ha interessato anche imposte, commissioni, sconti o numero di ospiti.
In caso di cancellazione o modifica dello stato di mancata presentazione, verifica l'addebito applicabile e la responsabilità del pagamento prima di correggere il conto. Non rimborsare direttamente l'ospite se il pagamento è stato riscosso da Booking.com, a meno che le istruzioni della prenotazione non attribuiscano tale responsabilità alla struttura.
Non copiare mai i dati completi della carta di pagamento nelle note generali o negli screenshot.
Problemi comuni relativi alle modifiche
Booking.com mostra le nuove date, ma il Sistema di Gestione Alberghiera mostra il vecchio soggiorno
Controlla se le nuove date sono disponibili e proteggile temporaneamente. Recupera o aggiorna quindi manualmente la prenotazione originale. Verifica che le vecchie notti vengano liberate una sola volta.
Il Sistema di Gestione Alberghiera mostra la modifica come una seconda prenotazione
Non eliminare semplicemente una delle due copie. Confronta i numeri di conferma, il numero di camere, i record dei pagamenti e la cronologia delle prenotazioni. Conserva il record che rimane collegato a Booking.com, quindi unisci o chiudi il duplicato secondo la procedura del Sistema di Gestione Alberghiera.
La camera è cambiata, ma il prezzo no
Confronta la camera, il piano tariffario e il totale attualmente mostrati su Booking.com. La nuova camera potrebbe avere un prezzo, un'occupazione, un'imposta o una condizione di cancellazione diversi. Correggi l'intera prenotazione, non soltanto il nome della camera.
La prenotazione è stata cancellata, ma il Sistema di Gestione Alberghiera mostra ancora un arrivo
Evita un Check-in errato e verifica se si applica una penale di cancellazione. Libera la Disponibilità soltanto dopo aver confermato quante camere sono state cancellate e se la cancellazione è definitiva.
Il Sistema di Gestione Alberghiera ha modificato le date, ma non l'importo del pagamento
Utilizza l'importo e le istruzioni di pagamento più recenti di Booking.com. Un soggiorno abbreviato o prolungato può modificare l'importo dovuto dall'ospite, quello riscosso da Booking.com o il valore disponibile tramite una carta virtuale.
Il personale riceve diverse e-mail di modifica
Utilizza la prenotazione attuale più recente nell'Extranet. Applica le modifiche in ordine cronologico soltanto quando il fornitore del Sistema di Gestione Alberghiera ne ha bisogno per il recupero; non ricostruire la prenotazione finale da frammenti di e-mail.
Verifica il risultato dal punto di vista del proprietario
Il Sistema di Gestione Alberghiera e Booking.com devono ora coincidere nei campi che incidono sulle operazioni e sui ricavi: stato, arrivo, partenza, numero e tipo di camere, numero di ospiti, piano tariffario, totale e responsabilità del pagamento.
Controlla che la Disponibilità sia cambiata della quantità corretta sia nelle vecchie sia nelle nuove date. Se una camera è stata spostata da venerdì a sabato, venerdì deve essere liberata una volta e sabato deve essere ridotto una volta.
Verifica che la prenotazione compaia nell'elenco degli arrivi e nel piano di Pulizia corretti. Controlla gli eventuali messaggi automatici inviati all'ospite, affinché non riceva le vecchie date di Check-in o un messaggio di cancellazione dopo una modifica valida.
Le indicazioni di Booking.com sulle prenotazioni confermano che modifiche e cancellazioni vengono gestite come variazioni di una prenotazione esistente, mentre le modifiche non acquisite possono generare un'e-mail di riserva alla struttura. L'hotel deve quindi conservare il numero di conferma originale durante l'intero processo di recupero.
Quando richiedere assistenza
Contatta il fornitore del Sistema di Gestione Alberghiera o del Gestore Canali quando l'Extranet mostra una modifica confermata che il Sistema di Gestione Alberghiera non riesce a recuperare, quando la stessa prenotazione torna ripetutamente al valore precedente o quando la modifica ha creato un duplicato.
Fornisci i dati della struttura, il numero di conferma, i dettagli originali e quelli più recenti, l'orario della modifica, la camera e il piano tariffario interessati e gli screenshot di entrambi i sistemi. Indica se al momento sono errati la Disponibilità, il pagamento, i messaggi agli ospiti o la Pulizia.
Chiedi se il fornitore recupererà la modifica mancante. Se l'hotel ha già corretto manualmente la prenotazione, specificalo chiaramente affinché l'assistenza non applichi la stessa modifica una seconda volta.
Previeni le modifiche non acquisite
Durante ogni passaggio di consegne, confronta con il Sistema di Gestione Alberghiera tutte le modifiche provenienti da Booking.com, non soltanto le nuove prenotazioni. Assegna la massima priorità alle cancellazioni, ai prolungamenti delle date, ai cambi di camera e agli arrivi in giornata.
Controlla quotidianamente la casella delle notifiche della struttura. Mantieni aggiornati i collegamenti delle camere e dei piani tariffari ogni volta che i prodotti vengono rinominati o aggiunti. Forma il personale affinché modifichi la prenotazione originale nel Sistema di Gestione Alberghiera e conservi il numero di conferma Booking.com.
Il Gestore Canali di Smart Order aiuta i team degli hotel a gestire in un unico flusso di lavoro le attività delle prenotazioni connesse e la Disponibilità delle camere.
Semplifica il monitoraggio delle modifiche alle prenotazioni
Gestisci insieme prenotazioni, canali connessi e attività operative con Smart Order.
Domande frequenti
L'hotel deve creare una nuova prenotazione nel Sistema di Gestione Alberghiera per il soggiorno modificato?
No. Quando possibile, recupera o aggiorna la prenotazione originale. Una seconda prenotazione può ridurre due volte la Disponibilità e separare il pagamento dalla Prenotazione.
Di quale versione di Booking.com deve fidarsi il personale?
Utilizza la prenotazione attuale mostrata nell'Extranet, non una vecchia e-mail o uno screenshot dell'ospite.
Una modifica può arrivare dopo il Check-in?
Sì. Un soggiorno può essere abbreviato o modificato in altro modo dopo l'arrivo. Confronta il record attuale di Booking.com con il conto dell'ospite prima di modificare gli addebiti.
Cosa fare se la modifica sposta l'ospite su date al completo?
Proteggi qualsiasi camera disponibile e informa immediatamente il responsabile. Non promettere un cambio di camera finché l'hotel non avrà confermato di poter garantire il soggiorno aggiornato.
Quando si può considerare risolto il problema?
La prenotazione originale compare una sola volta, tutti i dettagli attuali coincidono con Booking.com, la Disponibilità è corretta nelle vecchie e nelle nuove date e le comunicazioni agli ospiti e le attività di pagamento utilizzano i dati aggiornati del soggiorno.
