1. Un motore di prenotazione diretta può compensare le tariffe del PMS quando le prenotazioni si spostano dalle OTA, che applicano commissioni, al sito web dell'hotel.
2. Calcola la commissione netta evitata dopo le spese di pagamento, gli sconti per la prenotazione diretta, il marketing e le tariffe del motore di prenotazione.
3. La metrica utile è il costo effettivo del PMS: costo totale del software meno i risparmi netti verificati derivanti dalle prenotazioni dirette spostate.
Il prezzo su un preventivo per un software PMS hotel non è sempre il suo reale costo economico. Se il pacchetto include un motore di prenotazione diretta che converte le prenotazioni che l'hotel riceverebbe altrimenti tramite un'agenzia di viaggi online (OTA), i risparmi sulle commissioni possono compensare in parte o in toto il costo del software.
Questo non rende il Sistema di Gestione Alberghiera (PMS) gratuito. Le prenotazioni dirette comportano comunque costi di pagamento, marketing, sito web, sconti e operativi. Il calcolo funziona solo quando un hotel separa un reale spostamento di canale dalle prenotazioni che sarebbero comunque arrivate direttamente.
La domanda sui risparmi dei costi del PMS con il motore di prenotazione è quindi: quanti costi di distribuzione verificati vengono eliminati dal sistema collegato dopo tutte le nuove spese del canale diretto?
Inizia con il Costo Totale del PMS
Utilizza il costo tecnologico mensile completo, non il prezzo base del PMS. Includi l'abbonamento al PMS, il componente aggiuntivo del motore di prenotazione, il gestore canali, le tariffe di configurazione ripartite sul periodo di contratto previsto, i livelli di assistenza, le integrazioni richieste e i costi del software per prenotazione.
La soluzione di pagamento dovrebbe essere monitorata, ma non considerare automaticamente l'intera tariffa della carta come un costo del motore di prenotazione. I modelli di pagamento delle OTA differiscono, quindi confronta il costo di pagamento incrementale per lo specifico flusso di canale.
Includi un nuovo sito web dell'hotel o una riprogettazione importante se era necessaria per utilizzare il motore. Ripartisci il lavoro una tantum su un periodo ragionevole.
Questo fornisce il costo lordo del software. È la cifra che i risparmi sulle commissioni devono compensare prima che il sistema riduca la spesa tecnologica effettiva dell'hotel.
Calcola le Commissioni Evitate per Prenotazione Spostata
Il valore base di una prenotazione spostata è semplice:
Commissione evitata = ricavi idonei della camera × tasso di commissione OTA
Supponiamo che una prenotazione di due notti abbia $300 di ricavi idonei della camera e la commissione OTA comparabile sia del 18%. Spostare quella prenotazione dall'OTA al sito web dell'hotel evita $54 di commissioni.
Ma $54 non sono ancora il risparmio netto. Sottrai i costi che esistono perché la prenotazione ora è diretta:
Risparmio netto per prenotazione spostata = commissione evitata − costo del pagamento diretto − incentivo diretto − tariffa variabile del motore di prenotazione − costo di marketing incrementale
Se l'elaborazione del pagamento costa $9, l'ospite riceve uno sconto per la prenotazione diretta di $15 e il motore non addebita alcuna tariffa variabile, il risparmio netto è di $30. Quei $30 possono compensare il costo mensile del PMS e del motore di prenotazione.
Usa i ricavi idonei soggetti a commissione piuttosto che il totale completo dell'ospite. Tasse, tariffe obbligatorie ed extra potrebbero ricevere un trattamento di commissione diverso in base all'accordo OTA dell'hotel.
Conta Solo le Prenotazioni che il Motore ha Effettivamente Spostato
L'attribuzione è il punto in cui molti calcoli del ritorno sull'investimento vengono gonfiati. Una prenotazione telefonica da parte di un cliente aziendale fedele potrebbe essere stata effettuata direttamente prima dell'esistenza del motore. Spostarla in un checkout online migliora le operazioni, ma non evita necessariamente una nuova commissione OTA.
Considera una prenotazione come uno spostamento di canale quando c'è una ragionevole evidenza che l'ospite avrebbe altrimenti utilizzato un'OTA. Indicatori utili includono una precedente prenotazione OTA da parte dello stesso ospite, un visitatore che ha cercato il marchio e ha confrontato una tariffa OTA prima di prenotare direttamente, una campagna post-soggiorno rivolta a un ospite acquisito tramite OTA, o un clic tracciato da un metamotore che si è concluso sul sito dell'hotel.
Tieni separati tre gruppi:
- Prenotazioni dirette spostate: hanno probabilmente sostituito una prenotazione OTA e possono generare risparmi sulle commissioni.
- Domanda diretta esistente: avrebbe probabilmente prenotato con l'hotel in ogni caso.
- Domanda incrementale: si è verificata perché il motore di prenotazione, l'offerta o la campagna hanno creato una prenotazione che altrimenti non esisterebbe.
La domanda diretta esistente beneficia comunque dell'automazione e di migliori dati sugli ospiti, mentre la domanda incrementale aggiunge margine di contribuzione. Nessuna delle due dovrebbe essere moltiplicata casualmente per un tasso di commissione OTA.
Trova il Volume di Prenotazioni di Pareggio
Una volta noto il risparmio netto per prenotazione spostata, calcola quante prenotazioni devono diventare dirette per coprire il costo del software.
Prenotazioni spostate di pareggio = costo mensile del PMS e del motore di prenotazione ÷ risparmio netto per prenotazione spostata
Considera un hotel di 20 camere che paga $100 al mese per un pacchetto PMS che include il suo motore di prenotazione. Se ogni prenotazione spostata e verificata fa risparmiare $30 dopo il pagamento, gli incentivi e il marketing, l'hotel ha bisogno di 3,34 prenotazioni per raggiungere il pareggio. Poiché una prenotazione parziale è impossibile, l'obiettivo operativo è di quattro prenotazioni spostate al mese.
A quattro prenotazioni, $120 di risparmi netti sulle commissioni compensano l'abbonamento di $100 e lasciano $20. A dieci prenotazioni, lo stesso prezzo fisso del software è compensato da $300 di risparmi, lasciando $200 dopo aver coperto l'abbonamento.
Se il motore di prenotazione è un componente aggiuntivo da $60 per un PMS da $100, usa $160 come costo. Se addebita anche il 2% delle entrate dirette, sottrai quella tariffa variabile prima di calcolare il volume di pareggio.
Un booking engine hotel collegato dovrebbe inviare la prenotazione diretta nel PMS, ridurre la disponibilità e mostrare la fonte della prenotazione nei report. Senza questo flusso di dati, l'hotel non può dimostrare quali risparmi appartengono al canale diretto.
Misura il PMS Rispetto ai Risparmi Netti sulle Commissioni
Smart Order collega le prenotazioni dirette, l'inventario del PMS e i report dei canali, in modo che l'hotel possa confrontare il costo fisso del software con le commissioni evitate sulle prenotazioni dirette verificate.
Scopri Come il Calcolo Cambia i Prezzi del PMS
Di solito gli hotel confrontano i preventivi del software come spese: un PMS costa $80 al mese, un altro costa $140, e la cifra più bassa sembra più economica.
Questo confronto cambia quando il pacchetto più completo include un efficace motore di prenotazione diretta. Supponiamo che il PMS da $80 richieda un motore separato da $70, mentre il PMS da $140 ne includa uno. Il primo pacchetto costa $150 prima delle spese di integrazione o per prenotazione. Il PMS apparentemente più costoso è in realtà già più economico di $10.
Ora supponiamo che il motore incluso aiuti a spostare cinque prenotazioni al mese, ciascuna delle quali produce $30 di risparmi netti sulle commissioni. Il costo mensile effettivo diventa:
$140 di costo del software − $150 di risparmi netti verificati = −$10 di costo effettivo
Il risultato negativo significa che il risparmio di distribuzione misurato supera la tariffa tecnologica di $10 per quel mese.
Applica lo stesso metodo a ogni preventivo. Un PMS economico senza un percorso diretto potrebbe mantenere un conto delle commissioni OTA più elevato. Una piattaforma costosa con una debole conversione del sito web potrebbe non creare mai abbastanza prenotazioni spostate per giustificare il suo costo. Le funzionalità hanno un valore economico solo quando l'hotel può collegarle al comportamento reale di prenotazione.
Includi i Costi che le Dichiarazioni sulle Prenotazioni Dirette Spesso Ignorano
Diretto non significa senza costi. Un business case credibile include ogni spesa materiale necessaria per acquisire ed elaborare la prenotazione.
Le spese di pagamento sono di solito inevitabili. Gli sconti o i vantaggi diretti hanno un costo anche quando migliorano la conversione. Anche la ricerca a pagamento, gli strumenti di posta elettronica, i contenuti e il supporto delle agenzie rientrano nel calcolo dell'acquisizione.
Aggiungi il tempo del personale quando il motore non è completamente collegato. Reinserire manualmente le prenotazioni, aggiornare la disponibilità, riconciliare i pagamenti o correggere le e-mail di conferma riduce il risparmio. L'integrazione è parte del modello finanziario perché determina se il volume diretto aggiunge lavoro.
Verifica anche se il motore di prenotazione addebita una percentuale, un costo fisso mensile, una tariffa per prenotazione o un ricarico sul pagamento. L'etichetta 'senza commissioni' può comunque essere accompagnata da altre spese di transazione.
Il confronto pulito è il costo netto di acquisizione per canale, non 'commissione OTA contro zero'.
Monitora il Costo Effettivo del PMS Ogni Mese
Usa i report del PMS e dei canali per monitorare i ricavi delle camere per fonte, valore della prenotazione, durata del soggiorno, cancellazioni, sconti e costo di acquisizione. Mantieni la formula coerente in modo che i cambiamenti da un mese all'altro riflettano le prestazioni piuttosto che una nuova regola di attribuzione.
Il calcolo mensile è:
Costo effettivo del PMS = costo totale del pacchetto PMS − risparmi netti verificati dalle prenotazioni dirette spostate
Monitora la quota di prenotazioni dirette come contesto, ma non usarla da sola. Una percentuale diretta più alta potrebbe derivare da una debole domanda OTA piuttosto che da una conversione diretta più forte. Risparmio netto, volume di prenotazioni e ricavi totali devono muoversi insieme.
Esamina per segmento di ospiti. Gli ospiti abituali e i visitatori che cercano il marchio spesso richiedono meno spese di acquisizione rispetto agli ospiti raggiunti tramite campagne a pagamento.
Il flusso di dati del PMS dovrebbe essere visibile: un ospite prenota sul sito web dell'hotel, la prenotazione entra nel PMS, la disponibilità si chiude sui canali collegati e la fonte della prenotazione e i ricavi appaiono nei report. Questa è la catena di prove alla base del calcolo della compensazione dei costi.
Migliora i Risparmi Senza Escludere le OTA
L'obiettivo non è rimuovere le OTA. Esse offrono scoperta, portata internazionale, domanda durante i periodi di bassa stagione e prenotazioni da ospiti che potrebbero non conoscere l'hotel.
Usa il motore diretto dove l'hotel ha un percorso efficiente verso l'ospite. Incoraggia i visitatori abituali a tornare attraverso il sito web dell'hotel. Rendi facile la conversione del traffico di ricerca del marchio. Offri un vantaggio diretto che costa meno della commissione che sostituisce.
Mantieni l'accuratezza delle tariffe e della disponibilità su entrambi i percorsi. Un sito diretto che mostra un inventario non aggiornato o un prezzo totale confuso rimanda l'ospite all'OTA e spreca la spesa di acquisizione.
Considera le OTA come distribuzione a pagamento e il motore di prenotazione come un'infrastruttura di conversione di proprietà. Il mix di canali dovrebbe seguire il margine di contribuzione netto, non un obiettivo del tipo 'tutto o niente'.
Domande Frequenti sui Risparmi dei Costi del PMS con il Motore di Prenotazione Diretta
Quante prenotazioni dirette ci vogliono per ripagare un PMS?
Dividi il costo mensile totale del PMS e del motore di prenotazione per il risparmio netto per prenotazione spostata. Se il pacchetto costa $100 e ogni prenotazione spostata fa risparmiare $30 dopo i costi del canale diretto, sono necessarie quattro prenotazioni per superare il pareggio.
Tutte le prenotazioni dirette dovrebbero contare come risparmi sulle commissioni OTA?
No. Conta i risparmi sulle commissioni solo quando la prenotazione diretta ha probabilmente sostituito una prenotazione OTA. La domanda diretta esistente (telefonica, walk-in, aziendale e dei clienti fedeli) può beneficiare dell'automazione ma non dovrebbe ricevere automaticamente un valore di commissione evitata.
Quali costi dovrebbero essere detratti dai risparmi delle prenotazioni dirette?
Detrai l'elaborazione incrementale dei pagamenti, gli sconti o i vantaggi per la prenotazione diretta, le tariffe variabili del motore, la spesa di marketing, i costi del sito web e il lavoro operativo aggiuntivo. Utilizza l'effettivo accordo OTA e il flusso di pagamento dell'hotel.
Un motore di prenotazione incluso è sempre più economico di un componente aggiuntivo?
Non automaticamente. Confronta l'abbonamento totale, l'implementazione, le spese di transazione, le prestazioni di conversione, la qualità dell'integrazione e il supporto. Un motore incluso ha un vantaggio quando elimina una tariffa separata e condivide l'inventario in tempo reale e i report con il PMS.
Valuta il Costo del PMS Dopo i Risparmi di Distribuzione
Un PMS con un motore di prenotazione diretta cambia l'equazione dei costi perché parte dell'abbonamento può essere recuperata attraverso minori spese di acquisizione. La misura corretta non sono i ricavi diretti totali e non la commissione OTA lorda. Sono i risparmi netti verificati dalle prenotazioni che si sono genuinamente spostate sul sito web dell'hotel.
Calcola il costo totale del software, il risparmio netto per prenotazione spostata e il volume di pareggio. Quindi monitora gli stessi numeri mensilmente tramite report collegati di prenotazioni e canali.
Quando l'evidenza è chiara, i proprietari di hotel possono vedere se il motore di prenotazione aggiunge semplicemente un'altra tariffa o trasforma il PMS in un sistema di distribuzione a basso costo.
