Expedia Collect vs. Hotel Collect: come riconciliare ogni prenotazione

La riconciliazione di Expedia Collect e Hotel Collect inizia da una domanda: chi addebita la prenotazione al viaggiatore? Con Expedia Collect, Expedia incassa il pagamento della prenotazione e la struttura riceve successivamente l’importo a essa dovuto. Con Hotel Collect, la struttura addebita l’importo al viaggiatore e contabilizza in seguito la commissione Expedia.

Questi modelli generano crediti, prove di pagamento, responsabilità sui rimborsi e registrazioni contabili differenti. Confonderli può causare duplicazioni degli incassi, commissioni non pagate, ricavi errati o un’apparente carenza nei versamenti.

Identificare il modello di pagamento della prenotazione

Apri la prenotazione corrente in Partner Central o nel Sistema di Gestione Alberghiera collegato e registra le istruzioni di pagamento o di rimessa. Non classificare la prenotazione in base alle parole dell’ospite, al nome visualizzato del piano tariffario o a un’altra prenotazione della stessa struttura.

L’ambiente di connettività di Expedia può gestire separatamente prodotti merchant e agency per la stessa camera e tariffa. Il modello di prodotto Expedia distingue le tariffe merchant utilizzate per Expedia Collect dalle tariffe agency utilizzate per Hotel Collect. Usa come riferimento le istruzioni effettive della prenotazione e l’ID prodotto.

In alcuni materiali tecnici, Hotel Collect viene indicato come Property Collect. Ai fini della riconciliazione alberghiera, entrambe le denominazioni indicano che la struttura è responsabile della riscossione del pagamento applicabile dall’ospite. Registra la denominazione esatta riportata sulla prenotazione affinché l’amministrazione e la Reception utilizzino la stessa terminologia.

Registra l’itinerario Expedia o l’ID prenotazione, il numero di conferma dell’hotel, il modello di pagamento, le date del soggiorno, lo stato finale, l’importo dell’alloggio, le imposte e le commissioni, il totale dell’ospite, il credito della struttura o l’importo da riscuotere dall’ospite, la commissione, la valuta, lo strumento di pagamento e ogni rettifica successiva.

Riconciliare una prenotazione Expedia Collect

Expedia Collect genera un credito verso Expedia anziché verso l’ospite per l’importo prepagato dell’alloggio. La struttura può ricevere i fondi tramite una carta virtuale Expedia, una rimessa bancaria o un altro metodo configurato per l’account.

1. Verifica che la prenotazione sia Expedia Collect e salva le istruzioni di pagamento più recenti.
2. Ricalcola l’importo finale dell’alloggio partendo da notti, tariffe, occupazione e servizi inclusi.
3. Separa imposte e commissioni in base alla parte che le riscuote e le versa.
4. Registra l’importo dovuto alla struttura indicato per la prenotazione; non presumere che corrisponda al totale dell’ospite.
5. Applica eventuali modifiche, cancellazioni, rimborsi, mancati arrivi o rettifiche successive al soggiorno approvati.
6. Associa l’importo risultante all’autorizzazione della carta virtuale, alla voce della rimessa o al riferimento del versamento.
7. Associa tale registrazione di pagamento alla transazione del gestore dei pagamenti o della banca.
8. Contabilizza le differenze valutarie e le spese di pagamento separatamente dai ricavi delle camere e dalle commissioni.

Per una carta virtuale, registra l’importo utilizzabile, la data o la condizione di attivazione, la scadenza e la valuta in un flusso di lavoro conforme allo standard PCI. Non archiviare mai il numero completo della carta o il codice di sicurezza in un foglio generico di riconciliazione.

Alcune strutture ricevono una prenotazione Expedia Collect aggiornata che mostra l’intero importo pagato dal viaggiatore, indicando separatamente quanto la struttura deve riscuotere da Expedia o restituire. Non considerare il totale completo visualizzato come l’importo della carta o del versamento. Riconcilia l’importo esplicito della struttura e le istruzioni di rimessa correnti.

La Soluzione di Pagamento di Smart Order aiuta gli hotel a mantenere collegati lo stato dei pagamenti delle prenotazioni e le attività operative di riscossione, senza affidarsi a fogli di calcolo non protetti.

Riconciliare una prenotazione Hotel Collect

Hotel Collect genera un credito verso l’ospite e un debito separato per la commissione Expedia. La struttura è responsabile dell’addebito all’ospite secondo le condizioni di pagamento e cancellazione della prenotazione.

1. Verifica che la prenotazione sia Hotel Collect e identifica la valuta di fatturazione.
2. Confronta le condizioni finali relative a camera, imposte, commissioni, deposito e cancellazione con il conto nel Sistema di Gestione Alberghiera.
3. Registra per la prenotazione ogni pagamento dell’ospite, preautorizzazione, deposito, rimborso o chargeback.
4. Dopo il Check-out, verifica l’importo finale relativo al soggiorno fruito, cancellato o al mancato arrivo.
5. Calcola la commissione utilizzando la percentuale contrattuale e la corretta base commissionabile.
6. Associa la commissione alla fattura, alla rimessa o all’estratto conto Expedia.
7. Contabilizza l’incasso dell’ospite sul conto e la commissione Expedia nel debito verso il canale.
8. Analizza separatamente qualsiasi saldo aperto dell’ospite e qualsiasi differenza nella commissione.

Una preautorizzazione non costituisce un ricavo né un incasso. Un deposito entra nel regolamento solo quando viene acquisito e applicato secondo le condizioni della prenotazione. Se la struttura convalida la carta con un addebito simbolico, rimborsa o applica tale importo in modo coerente affinché l’ospite non paghi due volte al Check-out.

Il modello di pagamento Property Collect può includere depositi, addebiti non rimborsabili, penali per mancato arrivo e penali per cancellazione tardiva. Usa il calendario specifico e la valuta di fatturazione della prenotazione, anziché basarti su un’ipotesi valida per l’intera struttura.

Separare ricavi, commissioni, imposte e incassi

Non registrare il versamento Expedia Collect o il pagamento dell’ospite con Hotel Collect come unico valore dei ricavi. Il movimento di cassa e il ricavo del soggiorno sono eventi contabili distinti.

Per Expedia Collect, l’hotel deve normalmente effettuare registrazioni separate per i ricavi delle camere, i debiti tributari, il credito verso Expedia, eventuali commissioni o deduzioni commerciali e il successivo regolamento in contanti o tramite carta. Per Hotel Collect, registra il credito e il pagamento dell’ospite, quindi rileva separatamente il debito o il costo della commissione Expedia.

Usa questo controllo per entrambi i modelli:

Risultato atteso per la struttura = ricavo finale dell’alloggio più imposte e commissioni dovute alla struttura meno commissioni e deduzioni approvate

Questo risultato potrebbe comunque non corrispondere all’importo bancario. Conversione valutaria, commissioni del circuito, spese di trasferimento, chargeback e tempistiche dei lotti devono essere registrati in conti transitori separati.

Se il Sistema di Gestione Alberghiera memorizza solo un importo netto Expedia Collect, conserva dettagli sufficienti per ricostruire i ricavi lordi del soggiorno e le deduzioni ai fini dei report su ADR, imposte e redditività dei canali. Se il Sistema di Gestione Alberghiera memorizza l’importo lordo dell’ospite, non presumere che sia interamente dovuto all’hotel.

Gestire modifiche, cancellazioni e mancati arrivi

Usa l’evento di prenotazione più recente e conserva la versione precedente. Un soggiorno abbreviato, una modifica della tariffa, una penale annullata, una cancellazione addebitata, un mancato arrivo o un rimborso successivo al soggiorno possono modificare in momenti diversi il versamento, il saldo dell’ospite, la commissione o la fattura.

Per Expedia Collect, verifica se la modifica aggiorna l’importo dovuto, la carta virtuale o una rettifica successiva. Non rimborsare direttamente l’ospite, a meno che le istruzioni di pagamento non attribuiscano alla struttura la responsabilità di tale rimborso.

Per Hotel Collect, rettifica il conto dell’ospite e la riscossione secondo le condizioni della prenotazione. Verifica quindi se l’importo effettivamente addebitato rimane commissionabile. Una penale di cancellazione annullata non deve essere considerata un ricavo riscosso solo perché la politica originaria ne consentiva l’addebito.

Confronta sempre la data e l’ora della modifica con il termine di fatturazione o rimessa. L’importo originario e la relativa correzione possono comparire in periodi differenti.

Diagnosticare le differenze di riconciliazione più comuni

L’importo di una carta Expedia Collect è inferiore al totale dell’ospite. Controlla l’importo esplicitamente dovuto alla struttura, il trattamento della commissione, le imposte o le commissioni riscosse altrove, gli sconti finanziati dalla piattaforma, i rimborsi e qualsiasi istruzione di rimessa aggiornata.

Una carta Expedia Collect viene rifiutata. Verifica la tempistica di attivazione, l’importo utilizzabile, la valuta, la scadenza, la categoria merceologica, gli addebiti parziali precedenti e se l’ultima rettifica della prenotazione ha modificato il valore autorizzato. Non riprovare con importi superiori al saldo disponibile.

Una prenotazione Hotel Collect non presenta alcun pagamento dell’ospite. Verifica se il soggiorno è futuro, se la tariffa prevede il pagamento presso la struttura, se era dovuto un deposito, se la carta non è valida o se la Reception non ha acquisito il pagamento. Si tratta di un problema relativo al credito verso l’ospite, non di un versamento Expedia mancante.

La commissione è superiore al previsto. Ricalcola la base commissionabile e confronta lo stato finale della prenotazione, le penali addebitate, le imposte, le commissioni, il piano tariffario e la percentuale contrattuale. Non confrontare la commissione con il solo incasso netto.

La stessa prenotazione compare in un versamento e in una fattura. Verifica se le voci rappresentano obblighi differenti, uno storno o una modifica del modello. Non registrare entrambe come nuovi ricavi e non presumere che una annulli l’altra senza confrontarne i riferimenti.

L’importo bancario è diverso dal lotto. Prima di modificare il registro della prenotazione, controlla il raggruppamento dei trasferimenti, la valuta di regolamento, il tasso di cambio, le commissioni del gestore dei pagamenti, le spese delle banche intermediarie, la data valuta e i depositi suddivisi.

Chiudere ogni prenotazione con prove specifiche per il modello

Una prenotazione Expedia Collect chiusa deve presentare un unico valore finale della prenotazione, un unico calcolo dell’importo dovuto alla struttura, un’unica registrazione della rimessa o della carta, un unico regolamento bancario o del gestore dei pagamenti e nessun saldo inspiegato.

Una prenotazione Hotel Collect chiusa deve presentare un unico conto finale, il pagamento completo dell’ospite o uno stralcio approvato, un unico calcolo della commissione, una fattura o un estratto conto Expedia abbinato e nessun debito inspiegato verso l’ospite o il canale.

Mantieni conti transitori separati per i crediti verso Expedia, i crediti verso gli ospiti, i debiti per le commissioni Expedia, i regolamenti dei gestori dei pagamenti e le spese valutarie o bancarie. Esamina i saldi scaduti per ID prenotazione, anziché compensare le differenze a livello di struttura.

Quando è necessaria un’escalation, fornisci l’ID della struttura, l’ID prenotazione Expedia, il modello di pagamento, l’ID prodotto o piano tariffario, lo stato finale, le valute, il calcolo previsto, la voce effettiva della carta, del versamento o della fattura, la cronologia delle rettifiche e l’esatta differenza irrisolta. Oscura le credenziali di pagamento.

Il software di business intelligence hotel di Smart Order rende sempre visibili i ricavi dei canali e i risultati operativi, mentre l’amministrazione riconcilia Expedia Collect e Hotel Collect seguendo i rispettivi flussi di cassa corretti.

Domande frequenti

Qual è la differenza principale tra Expedia Collect e Hotel Collect?

Expedia Collect significa che Expedia riceve il pagamento applicabile della prenotazione e paga la struttura. Hotel Collect significa che la struttura addebita l’importo all’ospite e contabilizza separatamente la commissione Expedia.

Un versamento Expedia Collect corrisponde al totale dell’ospite?

Non necessariamente. Il totale dell’ospite può includere imposte, commissioni, sconti o importi che non rientrano nella somma dovuta alla struttura. Usa le istruzioni di rimessa della prenotazione.

Hotel Collect significa che la struttura deve attendere il Check-in prima di effettuare l’addebito?

Non sempre. Depositi, condizioni non rimborsabili, convalida della carta, cancellazioni tardive e mancati arrivi possono consentire addebiti anticipati o successivi. Segui il calendario della prenotazione e le norme locali sui pagamenti.

L’amministrazione deve calcolare la commissione partendo dal deposito bancario?

No. Calcola la commissione sulla base commissionabile contrattuale e sullo stato finale della prenotazione. L’importo bancario può includere altre prenotazioni, commissioni o differenze valutarie.

Come si riconcilia un account Expedia con modelli misti?

Classifica prima ogni prenotazione in base al modello di pagamento, esegui separatamente i flussi di lavoro Expedia Collect e Hotel Collect e combina i risultati soltanto durante la revisione finale del registro contabile.

Expedia Collect e Hotel Collect non sono due denominazioni dello stesso processo contabile. Per ogni prenotazione, riconcilia chi ha incassato il pagamento dell’ospite, chi deve pagare chi, quale importo è commissionabile e quale pagamento dimostra l’avvenuto regolamento.