1. Verifica che la modifica su Expedia sia definitiva prima di intervenire sul Sistema di Gestione Alberghiera.
2. Confronta la prenotazione attuale con il Sistema di Gestione Alberghiera, campo per campo.
3. Mantieni l'ID itinerario Expedia originale associato a un solo record dell'hotel.
4. Proteggi le camere, il prezzo e le istruzioni di pagamento interessati dalla modifica.
5. Correggi una sola volta la prenotazione originale, quindi verifica entrambi i sistemi.
Una modifica della prenotazione Expedia che non si sincronizza è diversa da una nuova prenotazione che non ha mai raggiunto il Sistema di Gestione Alberghiera. L'hotel dispone già di una prenotazione, ma l'ospite e la Reception potrebbero visualizzare date, tipologie di camera, occupazione, prezzi o condizioni di cancellazione differenti.
La procedura più sicura consiste nel mantenere un unico record di prenotazione e aggiornarlo. Non cancellare e ricreare il soggiorno solo perché il record originale è datato. Questa operazione potrebbe separare la prenotazione dal relativo ID itinerario, dalle istruzioni di pagamento, dai messaggi dell'ospite e dalla cronologia delle modifiche.
Esegui nell'ordine le sei verifiche seguenti. Sono pensate per un responsabile o un coordinatore della Reception che deve prendere una decisione operativa chiara, non formulare una diagnosi tecnica.
Verifica 1: assicurati che la modifica sia definitiva in Partner Central
Apri la prenotazione nella struttura corretta su Expedia Partner Central. Cerca tramite l'ID itinerario e verifica lo stato attuale, l'ora dell'ultima modifica e i dettagli esatti del soggiorno visualizzati in quel momento.
Una richiesta dell'ospite non corrisponde sempre a una modifica completata. Se l'hotel deve accettarla o rifiutarla, applica prima le regole della struttura relative alla Disponibilità e all'approvazione. Se Partner Central mostra ancora la prenotazione originale, non aggiornare il Sistema di Gestione Alberghiera basandoti unicamente su un'e-mail o uno screenshot dell'ospite.
Quando Partner Central mostra le nuove date, la nuova camera, il numero di ospiti, il prezzo o la cancellazione, utilizza la prenotazione attuale come riferimento per il confronto. Registra l'ora e il fuso orario affinché la persona successiva possa distinguere la versione più recente da una notifica precedente.
Verifica 2: individua esattamente che cosa è cambiato
Confronta la prenotazione Expedia attuale con il record esistente nel Sistema di Gestione Alberghiera. Controlla arrivo, partenza, tipologia di camera, numero di camere, adulti e bambini, nome dell'ospite, prezzo totale e per notte, imposte, stato della cancellazione, richieste speciali e istruzioni di pagamento.
Contrassegna soltanto i campi che differiscono. Un prolungamento delle date interessa un maggior numero di notti nell'inventario. Una modifica della tipologia di camera può richiedere una nuova assegnazione. Un numero inferiore di ospiti può modificare le imposte o i pasti inclusi. Una cancellazione libera l'inventario, ma può comunque comportare una penale da registrare.
Evita di considerare ogni modifica come una sostituzione completa. L'ID itinerario deve rimanere invariato, a meno che Expedia non abbia creato una prenotazione realmente distinta.
Smart Order aiuta il team a confrontare il riferimento della prenotazione Expedia con la prenotazione nel Sistema di Gestione Alberghiera e la Disponibilità delle camere interessate in un unico flusso di lavoro. Il responsabile può identificare rapidamente il dettaglio modificato, incaricare una sola persona della correzione ed evitare che durante il passaggio di consegne venga creata una seconda prenotazione.
Mantieni le modifiche della prenotazione associate a un unico record dell'hotel
Usa Smart Order per controllare le prenotazioni OTA e la Disponibilità delle camere prima di effettuare una correzione manuale.
Verifica 3: cerca la versione più recente nel Sistema di Gestione Alberghiera
Prima di modificare qualsiasi dato, esegui una ricerca nell'intero Sistema di Gestione Alberghiera utilizzando l'ID itinerario. Cerca quindi per cognome dell'ospite, vecchie e nuove date di arrivo, data della prenotazione e tipologia di camera. Includi i record modificati, cancellati, non assegnati, archiviati e duplicati.
L'elenco degli arrivi potrebbe utilizzare ancora un vecchio filtro per data, facendo apparire come mancante una prenotazione aggiornata correttamente. Una modifica della data può inoltre spostare la prenotazione nel report degli arrivi di un altro giorno senza alterarne il record principale.
Se due record del Sistema di Gestione Alberghiera contengono lo stesso ID itinerario, fermati. Non aggiornarli entrambi. Individua il record che contiene il pagamento, il deposito, l'assegnazione della camera e la cronologia delle modifiche corretti, quindi conservalo seguendo la procedura dell'hotel per la gestione dei duplicati.
Verifica 4: controlla lo stato della connessione con Expedia
Apri l'area della connessione Expedia nel Sistema di Gestione Alberghiera o nel Gestore Canali e cerca eventuali avvisi destinati all'hotel in prossimità dell'ora della modifica. Verifica che Expedia sia attivo, che la prenotazione non sia in attesa di intervento e che la camera e il piano tariffario interessati siano ancora collegati.
Non rimappare una camera o un piano tariffario attivo per forzare il passaggio di una singola modifica. Una modifica affrettata della mappatura può deviare le prenotazioni future o aggiornare il gruppo di inventario sbagliato.
Se la prenotazione originale è arrivata tramite e-mail o è stata inserita manualmente, anche le modifiche successive potrebbero richiedere una gestione manuale. Annota come la prima prenotazione è pervenuta all'hotel, così l'assistenza potrà seguire il record corretto invece di cercare un aggiornamento automatico che non era previsto.
Verifica 5: proteggi inventario, prezzo e pagamento
Prima di correggere il Sistema di Gestione Alberghiera, calcola l'impatto della modifica sull'hotel.
- In caso di date nuove o prolungate, verifica che sia disponibile una camera per ogni notte aggiunta e, se necessario, inserisci un'unica opzione temporanea documentata.
- In caso di soggiorno abbreviato o cancellazione, libera l'inventario soltanto dopo aver verificato che il Sistema di Gestione Alberghiera non lo abbia già reso disponibile.
- In caso di modifica della tipologia di camera, sposta la prenotazione nel gruppo di inventario corretto senza lasciare bloccata la camera precedente.
- In caso di modifica del prezzo, mantieni il totale Expedia attuale e non ricalcolare la tariffa partendo dal prezzo pubblico odierno.
- In caso di modifica del pagamento, verifica se si tratta di una prenotazione Expedia Collect o Hotel Collect prima di effettuare un addebito, un rimborso o una modifica del deposito.
Coinvolgi immediatamente un responsabile quando la modifica interessa l'ultima camera, un arrivo previsto in giornata, un importo prepagato, una penale di cancellazione o più prenotazioni contemporaneamente.
Verifica 6: correggi il record originale e controllalo
Se l'aggiornamento automatico può essere recuperato in sicurezza, richiedi un solo tentativo di recupero e attendi il risultato. Tentativi ripetuti possono creare note duplicate, spostamenti di camera o record di prenotazione duplicati.
Se la procedura dell'hotel richiede una correzione manuale, modifica la prenotazione originale nel Sistema di Gestione Alberghiera. Mantieni l'ID itinerario Expedia, la fonte, i dati dell'ospite, le note di pagamento e la cronologia delle modifiche. Aggiungi una nota interna indicando i campi corretti, l'ora della modifica in Partner Central, chi ha approvato l'intervento e se potrebbe ancora arrivare un successivo aggiornamento automatico.
Confronta quindi nuovamente i due sistemi. Verifica che stato, date, tipologia di camera, occupazione, prezzo, responsabilità del pagamento e inventario coincidano per ogni notte interessata. Cerca ancora una volta nel Sistema di Gestione Alberghiera tramite l'ID itinerario per assicurarti che rimanga un solo record attivo.
Il caso non può considerarsi chiuso solo perché l'elenco degli arrivi appare corretto. È chiuso quando la prenotazione, la Disponibilità delle camere e le istruzioni relative agli importi coincidono perfettamente.
Quali informazioni fornire all'assistenza se la modifica risulta ancora mancante
Fornisci l'ID itinerario, il nome e l'ID della struttura, l'ora della modifica con il relativo fuso orario, i vecchi e i nuovi dettagli della prenotazione, gli screenshot di Partner Central e del Sistema di Gestione Alberghiera ed eventuali avvisi di connessione visibili. Specifica se la prenotazione originale è arrivata automaticamente, tramite e-mail o mediante inserimento manuale.
Elenca inoltre eventuali opzioni temporanee sulle camere o correzioni manuali già effettuate. Chiedi all'assistenza di confermare la versione più recente della prenotazione e l'unica procedura di recupero sicura. In questo modo eviterai che un altro team ripeta la stessa correzione senza conoscere gli interventi già effettuati dall'hotel.
Domande frequenti
L'hotel deve creare una nuova prenotazione nel Sistema di Gestione Alberghiera per il soggiorno modificato?
Di norma no. Aggiorna il record originale affinché l'ID itinerario, le istruzioni di pagamento, la cronologia dell'ospite e i movimenti dell'inventario rimangano associati.
Che cosa fare se l'ospite mostra un nuovo itinerario, ma Partner Central non lo visualizza?
Considera la modifica non confermata finché non è supportata dalla prenotazione attuale in Partner Central. Se l'arrivo è imminente, proteggi temporaneamente una camera, ma non promettere prematuramente la modifica.
Una modifica delle date può causare una Sovrapprenotazione?
Sì. Potrebbe non esserci Disponibilità per le notti aggiunte, mentre quelle rimosse potrebbero rimanere bloccate se il Sistema di Gestione Alberghiera conserva le vecchie date.
Quando deve intervenire un responsabile?
Coinvolgi un responsabile in caso di arrivi previsti in giornata, ultima camera disponibile, incertezza sul pagamento, penali di cancellazione, record duplicati o più prenotazioni Expedia interessate.
