Come riconciliare le cancellazioni e le commissioni di Hostelworld

Hostelworld: la riconciliazione dei pagamenti parte da una singola prenotazione, non da un unico totale mensile. Gli ostelli devono dimostrare come il valore prenotato, il deposito, il saldo dell'ospite, lo stato della cancellazione, l'addebito per mancato arrivo, il rimborso e la commissione siano confluiti negli importi registrati nel Sistema di Gestione Alberghiera e nella contabilità.

Il termine “pagamento” può essere fuorviante, perché l'ostello potrebbe riscuotere direttamente dall'ospite una parte del soggiorno, mentre Hostelworld gestisce un deposito o un altro importo della prenotazione in base all'accordo con la struttura. Anche una prenotazione cancellata può produrre risultati diversi a seconda della tariffa e del termine di cancellazione.

Utilizza le condizioni sottoscritte dalla struttura e la conferma della singola prenotazione come fonti per ogni calcolo. Non applicare la percentuale di commissione di un altro ostello e non presumere che ogni cancellazione debba eliminare tutti gli addebiti.

Definisci gli importi prima di abbinarli

Crea campi separati per il valore totale del soggiorno prenotato, il deposito riscosso al momento della prenotazione, il saldo dovuto all'ostello, le imposte e gli oneri locali, l'importo riscosso dall'ospite, l'addebito per cancellazione o mancato arrivo, il rimborso o credito, la commissione o tariffa di Hostelworld, le rettifiche e i ricavi finali dell'hotel.

Non combinare il deposito e il saldo in un unico importo indicato come “pagamento ricevuto”. La conferma della prenotazione può riportare il valore totale del soggiorno, mentre il conto del Sistema di Gestione Alberghiera deve mostrare quanto l'ostello deve riscuotere e quanto è già stato contabilizzato tramite il canale.

Mantieni visibili sia la valuta originale della prenotazione sia la valuta contabile dell'ostello. In caso di conversione, registra l'importo originale, l'importo convertito, il tasso o il risultato bancario e la data utilizzata. Una differenza di cambio non deve essere nascosta nella commissione.

Infine, registra il criterio temporale utilizzato per la verifica. L'ostello può contabilizzare i ricavi in base alla data del soggiorno, mentre una fattura del canale, la registrazione di un deposito, un rimborso o una rettifica possono comparire in base alla data di prenotazione o di elaborazione.

Raccogli un unico fascicolo di documenti per il periodo

Riunisci l'elenco delle prenotazioni Hostelworld, le registrazioni di cancellazioni e mancati arrivi, il documento relativo a commissioni o fatturazione disponibile per la struttura, le prenotazioni e i conti del Sistema di Gestione Alberghiera, le registrazioni dei pagamenti degli ospiti e i movimenti bancari. Conserva le esportazioni originali ed esegui gli abbinamenti su una copia di lavoro controllata.

Utilizza il numero di riferimento Hostelworld come chiave principale. I nomi degli ospiti possono ripetersi o cambiare e le prenotazioni di gruppo possono includere più viaggiatori sotto il nome di un unico referente.

Per ogni prenotazione, registra arrivo e partenza, posti letto in dormitorio o camere private, numero di ospiti, tipo di tariffa, totale prenotato, deposito, saldo dovuto, termine di cancellazione, stato di cancellazione o mancato arrivo, pagamento dell'ospite, commissione, rimborso ed eventuali correzioni manuali.

Assegna un responsabile finanziario e un referente operativo. Il reparto finanziario deve gestire la riconciliazione monetaria; la Reception o il reparto prenotazioni devono confermare se l'ospite ha soggiornato, cancellato, modificato le date o non si è presentato.

Separa le prenotazioni con soggiorno, cancellate e con mancato arrivo

Classifica ogni prenotazione in base al suo effettivo esito operativo prima di confrontare gli importi.

1. Soggiorno effettuato: Abbina i posti letto o le camere occupati, la tariffa prenotata, gli extra, il trattamento del deposito, il saldo riscosso dall'ospite e la commissione.
2. Cancellazione entro il periodo consentito: Conferma lo stato finale della cancellazione, il trattamento del deposito o del rimborso, l'inventario nuovamente disponibile e l'eventuale addebito residuo dell'ostello.
3. Cancellazione tardiva: Abbina il termine previsto dalla politica, l'addebito approvato, l'importo effettivamente riscosso e il trattamento di eventuali commissioni o rettifiche previsto dalle condizioni della struttura.
4. Mancato arrivo: Verifica che l'ostello abbia registrato lo stato corretto, conservato la prova del mancato arrivo, applicato esclusivamente l'addebito consentito e rimesso opportunamente a disposizione l'inventario residuo.
5. Prenotazione modificata o parzialmente cancellata: Ricostruisci la prenotazione in base alle notti, agli ospiti, ai posti letto o alle camere e al prezzo finali, anziché cancellare l'intero importo originale.

Non lasciare che più piccole differenze si compensino tra loro. Una cancellazione non registrata e una riga di commissione duplicata possono accidentalmente produrre il totale corretto, anche se entrambe le prenotazioni restano errate.

Smart Order può collegare la fonte della prenotazione, lo stato del soggiorno, i ricavi delle camere o dei posti letto e i report operativi dell'ostello in un unico flusso di verifica. Il reparto finanziario può analizzare una differenza mentre la Reception conferma l'esito effettivo del soggiorno dell'ospite.

Riconcilia una cancellazione nell'ordine corretto

Parti dalla prenotazione originale e conservane le condizioni. Conferma il tipo di tariffa, il termine e il fuso orario della cancellazione, il deposito, il saldo e le eventuali condizioni speciali flessibili o non rimborsabili mostrate al momento della prenotazione.

Verifica quindi quando e come è avvenuta la cancellazione. Confronta lo stato finale su Hostelworld con il Sistema di Gestione Alberghiera. Un messaggio dell'ospite che richiede la cancellazione non equivale a una cancellazione completata e una prenotazione cancellata sul canale non deve rimanere come arrivo confermato nel Sistema di Gestione Alberghiera.

Calcola quanto l'ostello aveva diritto di riscuotere, quanto ha effettivamente riscosso e quanto è stato rimborsato o accreditato. Mantieni separati questi tre importi. Se la direzione ha rinunciato a una tariffa, conserva il nome di chi ha approvato la decisione e la relativa motivazione, anziché modificare a posteriori il campo della politica.

Infine, abbina il trattamento della commissione o della tariffa alle condizioni commerciali attuali e alla documentazione finanziaria della struttura. Se la prenotazione è assente, duplicata o presenta uno stato errato, contesta la prenotazione specifica anziché modificare ricavi non correlati nel Sistema di Gestione Alberghiera per far quadrare il totale.

Abbina la commissione a livello di prenotazione

Per ogni prenotazione, calcola la base commissionabile prevista dall'accordo sottoscritto. Prima di applicare la percentuale, verifica se imposte, oneri locali, pasti, servizi aggiuntivi, penali di cancellazione o addebiti per mancato arrivo siano inclusi o esclusi.

Non presumere che il deposito visibile corrisponda sempre alla commissione o che una percentuale abituale si applichi a ogni prodotto. Accordi commerciali, promozioni, opzioni di pagamento o rettifiche successive possono modificare il risultato finanziario.

Abbina l'importo previsto alla fattura, all'estratto conto, alla compensazione o a qualsiasi altro documento ricevuto dall'ostello. Registra il riferimento e il periodo contabile. Quando una rettifica riguarda una prenotazione precedente, collegala a quella prenotazione anziché ridurre ricavi non correlati del mese corrente.

Se il conto del Sistema di Gestione Alberghiera include l'intero soggiorno ma l'ospite non è mai arrivato, correggi prima lo stato operativo e i ricavi consentiti. Il reparto finanziario non deve lasciare un soggiorno cancellato come occupato solo perché è stato trattenuto un addebito.

Analizza le differenze più comuni senza fare supposizioni

Quando un importo non corrisponde, esegui i controlli in un ordine prestabilito: periodo errato, struttura errata, prenotazione mancante o duplicata, date modificate, cancellazione parziale, numero di ospiti, quantità di posti letto in dormitorio, tipo di tariffa, termine di cancellazione, trattamento del deposito, base commissionabile, trattamento fiscale, rimborso, valuta e registrazione manuale nel Sistema di Gestione Alberghiera.

Descrivi chiaramente ogni differenza, includendo l'importo e la direzione dello scostamento. “La commissione è superiore di 18 EUR per il riferimento X” consente al team di prendere una decisione. “Il totale di Hostelworld è errato” non lo consente.

Mantieni aperte le differenze temporali valide, indicando il riferimento della prenotazione, l'importo, la motivazione, il responsabile e il periodo previsto per la chiusura. Non trasferirle in un conto generico per le rettifiche solo per completare la chiusura del mese.

In caso di contestazione, fornisci la conferma della prenotazione, lo stato finale, il conto del Sistema di Gestione Alberghiera, la prova del pagamento o del rimborso dell'ospite, la riga della commissione, la politica applicata e il calcolo previsto dall'ostello. Un singolo fascicolo completo è più facile da risolvere rispetto a più schermate scollegate.

Chiudi il periodo con due verifiche

Completa prima la verifica finanziaria. Ogni prenotazione deve essere abbinata, spiegata o inserita tra le voci aperte assegnate a un responsabile. La somma dei ricavi dei soggiorni effettuati, dei ricavi consentiti per cancellazioni e mancati arrivi, dei depositi, degli incassi dagli ospiti, dei rimborsi, delle commissioni e delle differenze temporali deve essere riconciliata con la contabilità.

Completa quindi una verifica operativa. Cerca cancellazioni ripetutamente non registrate, quantità errate di posti letto in dormitorio, note sui depositi incomplete, rinunce alle tariffe non approvate, riferimenti duplicati e prenotazioni nel Sistema di Gestione Alberghiera che rimangono attive dopo la cancellazione.

Fai approvare da una seconda persona gli storni rilevanti, i rimborsi elevati, gli addebiti insoliti per mancato arrivo e le modifiche ai periodi precedenti. Archivia il file di lavoro e la documentazione secondo la politica finanziaria dell'ostello.

La direzione deve ricevere un breve riepilogo del valore delle prenotazioni con soggiorno effettuato, delle cancellazioni, dei mancati arrivi, dei depositi, dei saldi riscossi dagli ospiti, delle commissioni, dei rimborsi, delle differenze aperte e delle correzioni operative necessarie prima della chiusura successiva.

Domande frequenti

Il deposito di Hostelworld corrisponde alla commissione dell'ostello?

Non darlo per scontato. Registra separatamente il deposito e la commissione, quindi applica l'accordo attuale della struttura e i dati della prenotazione.

Una prenotazione cancellata deve scomparire dal report del Sistema di Gestione Alberghiera?

Deve conservarne lo storico, ma mostrare lo stato di cancellazione corretto. Qualsiasi tariffa o rimborso valido deve rimanere tracciabile senza presentare l'ospite come un arrivo attivo.

Il reparto finanziario può effettuare la riconciliazione utilizzando soltanto il totale mensile?

No. Errori che si compensano possono far sembrare corretto il totale. Abbina prima ogni prenotazione, cancellazione, rimborso e voce di commissione.

Come deve essere gestita una differenza non risolta?

Riportala in avanti in modo visibile, indicando il riferimento, l'importo, la motivazione, il responsabile, la documentazione e la data della verifica successiva.