1. Mantieni in vendita le tipologie di camera esistenti mentre configuri il nuovo prodotto con un inventario futuro pari a zero o limitato.
2. Definisci il pool fisico delle camere prima di creare i collegamenti con le camere e i piani tariffari delle OTA.
3. Mappa un canale alla volta e verifica tariffe, Disponibilità, Prenotazione, modifica e cancellazione.
4. Estendi le date e l'inventario solo dopo aver verificato che ogni OTA utilizzi il corretto pool di camere condiviso.
La mappatura di una nuova tipologia di camera tra un Sistema di Gestione Alberghiera e le OTA non richiede all'hotel di interrompere tutte le vendite online. L'approccio più sicuro consiste in un lancio graduale: proteggere i prodotti esistenti, preparare la nuova camera nel Sistema di Gestione Alberghiera, creare prodotti OTA corrispondenti senza il normale inventario e aprire ciascun canale solo dopo un test controllato.
Questo articolo descrive come introdurre una nuova categoria di camera su più OTA. Non si limita a spiegare il significato della mappatura né ripete la procedura di configurazione di un singolo canale. L'obiettivo operativo è mantenere prenotabili le camere attuali, evitando che il nuovo prodotto esponga un inventario aggiuntivo o errato.
Definisci prima il pool fisico delle camere
Elenca le camere fisiche che apparterranno alla nuova tipologia. Verifica se si tratta di camere appena aggiunte, ristrutturate oppure trasferite da una categoria esistente.
Registra il numero di camere, l'occupazione, i letti, il bagno, la vista, lo stato fumatori, i servizi, l'accessibilità, le regole per bambini e letti supplementari e ogni caratteristica per cui gli ospiti pagano. Le camere dovrebbero condividere la stessa tipologia solo quando sono realmente intercambiabili al Check-in.
Se le camere vengono trasferite da una categoria esistente, scegli una data futura per il passaggio. Le Prenotazioni esistenti precedenti e successive a tale data devono continuare ad avere un'assegnazione valida. Non ridurre il vecchio pool di camere finché non avrai verificato tutte le Prenotazioni future interessate.
Crea una semplice equazione dell'inventario: camere della vecchia categoria, camere trasferite, nuove camere fisiche e quantità finale della nuova categoria. L'inventario totale dell'hotel deve rimanere invariato, a meno che non siano state effettivamente aggiunte o rimosse delle camere.
Configura il prodotto nel Sistema di Gestione Alberghiera senza aprire le vendite sulle OTA
Crea la nuova tipologia di camera nel Sistema di Gestione Alberghiera con un nome interno chiaro. Aggiungi le camere fisiche, la capienza, le caratteristiche, la configurazione della Pulizia, il trattamento fiscale e il gruppo di rendicontazione.
Associa soltanto i piani tariffari approvati. Configura, secondo necessità, il solo pernottamento, la colazione, le tariffe rimborsabili e non rimborsabili, i prezzi per occupazione, le tariffe derivate e le regole di soggiorno minimo o massimo. Non duplicare automaticamente tutti i vecchi piani tariffari.
Mantieni la nuova camera chiusa sulle OTA collegate oppure imposta l'inventario a zero finché la mappatura non è pronta. Non è necessario chiudere le tipologie di camera esistenti: i relativi collegamenti e inventari devono continuare a funzionare normalmente.
Esegui una Prenotazione di prova interna nel Sistema di Gestione Alberghiera. Verifica che sia possibile assegnare la camera corretta, che l'inventario diminuisca una sola volta, che la tariffa e le imposte siano calcolate correttamente e che la cancellazione ripristini la camera come previsto.
Crea prodotti corrispondenti su ciascuna OTA
Crea la nuova tipologia di camera pubblica in ogni account OTA utilizzando contenuti e fotografie accurati. Mantienila chiusa, inattiva o con Disponibilità pari a zero, in base ai controlli disponibili sul canale.
Registra l'identificativo della camera OTA e quello di ogni piano tariffario. Confronta con il prodotto del Sistema di Gestione Alberghiera l'occupazione, i letti, i servizi inclusi, le regole di cancellazione, il metodo di pagamento, la valuta, la visualizzazione delle imposte e il criterio di gestione dell'inventario.
I nomi possono differire per motivi di marketing, ma il significato deve coincidere. Una “Suite familiare” nel Sistema di Gestione Alberghiera non può essere mappata su un “Appartamento con due camere da letto” di una OTA, a meno che la disposizione fisica e la proposta offerta agli ospiti non siano realmente identiche.
Se una OTA crea automaticamente una camera duplicata o fornita da un partner, esaminala separatamente. Non mappare la nuova camera del Sistema di Gestione Alberghiera sul prodotto apparentemente più simile soltanto per completare il collegamento.
Mappa la camera e i piani tariffari un canale alla volta
Inizia dalla OTA che offre il percorso di test a basso rischio più chiaro. Seleziona la nuova tipologia di camera nel Sistema di Gestione Alberghiera e collegala esattamente alla nuova camera OTA. Associa quindi ogni piano tariffario supportato all'offerta OTA corrispondente.
Verifica il significato del piano tariffario, non soltanto il nome. Pasti, rimborsabilità, occupazione, tempistiche di pagamento, imposte e regole dei prezzi derivati devono coincidere.
Mantieni tutti i piani tariffari della stessa camera fisica in un unico pool di inventario, a meno che l'hotel non gestisca intenzionalmente un contingente. Un'offerta flessibile e una non rimborsabile sono due modi per vendere la stessa camera, non due camere separate.
Quando sono coinvolti più sistemi, registra quale di essi gestisce la Disponibilità delle camere, i prezzi, le restrizioni e le promozioni specifiche per canale. Ogni campo dovrebbe avere un unico responsabile operativo.
Smart Order consente di gestire in un unico flusso operativo la camera del Sistema di Gestione Alberghiera, i prodotti OTA collegati, i piani tariffari e i riferimenti delle Prenotazioni in arrivo. I responsabili possono approvare ogni canale dopo aver verificato la corrispondenza tra inventario e risultati dei test, senza interrompere le vendite delle camere esistenti.
Aggiungi tipologie di camera OTA con un lancio controllato
Utilizza Smart Order per collegare l'inventario delle camere e le Prenotazioni, quindi verifica ogni nuovo prodotto di canale prima di ampliare le vendite.
Apri una piccola finestra di test
Scegli date future poco richieste con sufficiente Disponibilità esistente. Apri un'unità della nuova camera sulla prima OTA, lasciando chiusi gli altri nuovi prodotti OTA. Registra la quantità iniziale nel Sistema di Gestione Alberghiera e in ogni canale collegato.
Invia la tariffa e la Disponibilità approvate dal normale sistema di controllo. Verifica che la OTA mostri la camera, l'occupazione, il prezzo, le imposte, i pasti, le condizioni di cancellazione, il metodo di pagamento e le restrizioni di soggiorno corretti.
Esegui anche una ricerca con criteri esclusi. Una data esterna alla nuova finestra di vendita o un'occupazione non supportata non deve produrre l'offerta. In questo modo verifichi il corretto funzionamento dei limiti, non soltanto la visibilità della camera.
Non aprire l'intera stagione soltanto perché il primo aggiornamento della Disponibilità è riuscito. Questo dimostra che la camera può essere visualizzata, ma non che una Prenotazione raggiungerà il corretto pool del Sistema di Gestione Alberghiera.
Completa il test dell'intero ciclo di Prenotazione
Effettua una Prenotazione cancellabile autorizzata nella data controllata. Verifica la camera e il piano tariffario della OTA, l'importazione nel Sistema di Gestione Alberghiera, il numero di ospiti, il prezzo, le istruzioni di pagamento e il riferimento della fonte.
Controlla quindi l'inventario ovunque. Il nuovo pool di camere del Sistema di Gestione Alberghiera deve diminuire una sola volta, tutti i piani tariffari che condividono la camera devono riflettere la quantità rimanente e le tipologie di camera esistenti non correlate non devono subire modifiche.
Modifica il soggiorno o l'occupazione, ove supportato, e verifica che il record originale nel Sistema di Gestione Alberghiera venga aggiornato. Cancella tramite la normale procedura del canale e verifica che lo stesso record cambi stato e che la camera venga ripristinata una sola volta.
Utilizza questa verifica di approvazione in sei punti:
- Camera pubblica e proposta per gli ospiti corrette.
- Tariffa, imposte, pasti, pagamento e condizioni di cancellazione corretti.
- Una Prenotazione nel Sistema di Gestione Alberghiera associata alla nuova camera e al nuovo piano tariffario.
- Una sola riduzione dell'inventario per tutte le offerte collegate.
- Una modifica applicata alla Prenotazione originale.
- Una cancellazione con ripristino dell'inventario.
Se uno dei risultati non è corretto, riporta il nuovo prodotto OTA a Disponibilità zero o allo stato chiuso. Le tipologie di camera esistenti possono continuare a essere vendute mentre l'hotel corregge soltanto il nuovo collegamento.
Espandi le vendite senza creare un aumento nascosto dell'inventario
Dopo che la prima OTA ha superato i test, ripeti la stessa procedura per il canale successivo. Mantieni coerenti le date di test e le evidenze raccolte, così da individuare facilmente eventuali differenze.
Prima di aumentare l'inventario, somma le quantità disponibili delle vecchie e delle nuove tipologie di camera durante il periodo di passaggio. Se le camere sono state trasferite tra categorie, la quantità vendibile complessiva non deve superare il numero di camere fisiche che l'hotel può assegnare.
Apri le date gradualmente: prima un breve intervallo a basso rischio, poi le date normali e infine i periodi di alta domanda o soggetti a restrizioni. Dopo ogni espansione, verifica le tariffe derivate, i soggiorni minimi, le date chiuse e i prezzi per occupazione.
Monitora la prima Prenotazione effettiva proveniente da ogni OTA. Un canale non può considerarsi completamente operativo finché una Prenotazione reale o controllata, la relativa modifica e cancellazione e il ripristino dell'inventario non funzionano tutti correttamente.
Mantieni una procedura di rollback che non influisca sulle vendite esistenti
Il rollback di una nuova camera deve essere circoscritto. Imposta il nuovo prodotto OTA su Disponibilità zero o sullo stato chiuso, conserva le Prenotazioni esistenti e non modificare le mappature consolidate delle altre camere.
Non eliminare la nuova camera dal Sistema di Gestione Alberghiera, né la camera OTA o il piano tariffario, finché esistono Prenotazioni associate. Correggi la mappatura ed esegui nuovamente i test oppure trasferisci le Prenotazioni future mediante una procedura approvata che tuteli gli ospiti prima di ritirare il prodotto.
Conserva un registro del lancio contenente il codice della camera nel Sistema di Gestione Alberghiera, il numero di camere fisiche, gli identificativi delle camere e delle tariffe OTA, il responsabile dell'inventario, le date dei test, i riferimenti delle Prenotazioni, il responsabile dell'approvazione e le questioni ancora aperte. Aggiornalo ogni volta che una camera viene rinominata, duplicata, accorpata o rimossa.
Domande frequenti
L'hotel deve interrompere tutte le vendite OTA durante la mappatura?
No. Mantieni attivi i prodotti esistenti e imposta soltanto la nuova tipologia di camera su un inventario futuro pari a zero o limitato finché ciascun collegamento non supera i test.
È possibile mappare più tipologie di camera OTA su una sola tipologia nel Sistema di Gestione Alberghiera?
Soltanto quando rappresentano lo stesso pool di camere fisiche e la stessa proposta per gli ospiti. I piani tariffari possono essere diversi, ma l'inventario non deve essere duplicato.
Cosa accade se le camere vengono trasferite da una vecchia categoria a quella nuova?
Imposta una data futura per il passaggio, verifica le Prenotazioni esistenti e riduci il vecchio pool mentre apri quello nuovo, così che la Disponibilità complessiva non superi mai il numero di camere fisiche.
Quando la nuova tipologia di camera può considerarsi completamente operativa?
Quando ogni canale mostra l'offerta corretta, una Prenotazione raggiunge il record corretto nel Sistema di Gestione Alberghiera, l'inventario cambia una sola volta e la modifica e la cancellazione vengono completate sullo stesso record.
