1. Usa il numero di conferma OTA per collegare i dati del canale, il soggiorno nel Sistema di Gestione Alberghiera e la voce della commissione.
2. Calcola la commissione sulla base contrattuale, non automaticamente sul totale pagato dall'ospite o sull'accredito.
3. Separa ricavi delle camere, imposte, promozioni, costi di pagamento, rimborsi e commissioni.
4. Chiudi ogni differenza oppure riportala al periodo successivo, indicando un responsabile e allegando la documentazione di supporto.
La riconciliazione delle commissioni OTA in un Sistema di Gestione Alberghiera trasforma una fattura o un addebito del canale in dati verificabili a livello di singola prenotazione. Invece di accettare un unico totale mensile, l'hotel verifica quali prenotazioni completate, cancellate, modificate o classificate come no-show abbiano generato ciascun importo di commissione.
Questo processo è diverso dalla riconciliazione di un accredito. Un accredito spiega la liquidità ricevuta da un canale. La riconciliazione delle commissioni spiega invece il costo di distribuzione associato a ogni prenotazione, comprese quelle in cui l'ospite ha pagato direttamente l'hotel.
L'obiettivo è ottenere una registrazione chiara dei ricavi lordi delle camere, delle spese di commissione, dei pagamenti incassati e delle differenze residue, senza forzare il pareggio tra valori non correlati.
Parti dalla regola di commissione prevista dal contratto
Conserva nel fascicolo di riconciliazione l'accordo vigente con il canale, il tariffario delle commissioni, il trattamento fiscale, il finanziamento delle promozioni, le regole per cancellazioni e no-show ed eventuali costi per il posizionamento preferenziale o l'adesione a programmi.
Non applicare un'unica percentuale a tutte le OTA e non copiare una tariffa da una vecchia fattura. La base commissionabile può variare in funzione del canale, dell'accordo con la struttura, del piano tariffario, del tipo di imposta, del mercato, della promozione o dell'esito della prenotazione.
Indica chiaramente cosa rientra nella base: prezzo della camera, pasti, costi di servizio, imposte locali, IVA o imposta sulle vendite, servizi aggiuntivi, penali di cancellazione e addebiti per no-show. Contrassegna ogni voce come inclusa, esclusa o da verificare nel contratto.
Registra inoltre quando la commissione diventa contabilizzabile secondo i criteri contabili dell'hotel e l'accordo con il canale. La data di prenotazione, la data di check-out, il periodo di fatturazione e la data di pagamento possono collocare la stessa prenotazione in mesi diversi.
Crea un unico record per ogni prenotazione
Usa il numero di conferma OTA come chiave principale di corrispondenza. Per ogni prenotazione registra il canale, l'ID della prenotazione nel Sistema di Gestione Alberghiera, l'ospite, la data di prenotazione, le date del soggiorno, lo stato, la camera e il piano tariffario, l'importo lordo della camera, le imposte, i costi, gli sconti, i contributi promozionali, l'importo della cancellazione o del no-show e la valuta.
Aggiungi la percentuale di commissione o il costo fisso previsti dal contratto, la base commissionabile, la commissione prevista, la commissione fatturata, la rettifica, lo stato della contestazione e il periodo contabile.
Non affidarti soltanto al nome dell'ospite. I nomi possono ripetersi, cambiare o utilizzare set di caratteri diversi. Inoltre, le prenotazioni di più camere possono avere un'unica conferma del canale ma diverse righe di conto nel Sistema di Gestione Alberghiera.
Un PMS hotel ben organizzato riunisce la provenienza dal canale, lo stato della prenotazione, i ricavi delle camere e lo storico del conto prima che l'amministrazione aggiunga i campi relativi alle commissioni.
Verifica innanzitutto lo stato finale della prenotazione
Non è possibile riconciliare correttamente la commissione se l'OTA e il Sistema di Gestione Alberghiera riportano esiti diversi. Verifica se l'ospite ha soggiornato, ha cancellato entro i termini, ha cancellato in ritardo, non si è presentato, ha abbreviato il soggiorno, ha cambiato camera o ha ricevuto l'esenzione da un costo.
Usa la prenotazione OTA definitiva e il record operativo del Sistema di Gestione Alberghiera. Una prenotazione confermata e successivamente cancellata non deve rimanere registrata come ricavo da soggiorno solo perché compariva nella prima esportazione delle prenotazioni.
Per le prenotazioni modificate, usa l'importo commissionabile finale supportato dai dati del canale e dal contratto. Conserva il valore originale nello storico, ma non addebitare due volte la commissione perché il Sistema di Gestione Alberghiera contiene sia la versione precedente sia quella aggiornata.
Risolvi i record duplicati nel Sistema di Gestione Alberghiera prima di calcolare la commissione. In condizioni normali, una conferma OTA deve generare un unico esito finale della prenotazione nella verifica delle commissioni.
Calcola con chiarezza la commissione prevista
Usa un semplice calcolo per ogni prenotazione:
Commissione prevista = base commissionabile confermata × percentuale contrattuale, più o meno eventuali costi fissi o rettifiche approvati
Mantieni la base commissionabile separata dal totale pagato dall'ospite. Alcune imposte o spese della struttura possono essere escluse dalla base, mentre determinati pasti o servizi possono esservi inclusi. La decisione deve basarsi sull'accordo firmato e sui dettagli della fattura.
Non calcolare la commissione partendo dall'accredito bancario netto. Tale importo può già includere detrazioni, rimborsi, più prenotazioni, costi di pagamento, differenze di cambio o rettifiche precedenti.
Mantieni i ricavi delle camere e le spese di commissione in campi separati, in conformità ai criteri contabili dell'hotel. Ridurre la Tariffa Camera nel Sistema di Gestione Alberghiera per farla coincidere con la liquidità netta rende più difficile comprendere l'ADR e le prestazioni dei canali.
Smart Order può collegare la provenienza delle prenotazioni e i ricavi del Sistema di Gestione Alberghiera ai report sui canali dell'hotel, offrendo all'amministrazione una base coerente per verificare le commissioni a livello di singola prenotazione.
Visualizza la commissione accanto all'esito della prenotazione
Usa Smart Order per verificare la provenienza delle prenotazioni, i ricavi dei soggiorni e le prestazioni dei canali prima di chiudere le spese di commissione.
Abbina la fattura o la voce di addebito
Abbina ogni voce di commissione al numero di conferma OTA e alla prenotazione nel Sistema di Gestione Alberghiera. Verifica la valuta, la percentuale, la base, l'eventuale imposta sulla commissione, il riferimento della rettifica e il periodo di fatturazione.
Segui questa procedura in sei passaggi:
- Individua la prenotazione OTA definitiva e un unico record nel Sistema di Gestione Alberghiera.
- Conferma l'esito finale del soggiorno o della cancellazione.
- Ricostruisci la base commissionabile utilizzando le voci incluse nel contratto.
- Calcola la commissione prevista applicando la percentuale o il costo approvato.
- Confronta gli importi previsti e fatturati, incluse le imposte e le rettifiche.
- Contrassegna la voce come riconciliata, contestata o riportata al periodo successivo, allegando la documentazione e indicando un responsabile.
Non compensare tra loro sovrapprezzi e addebiti insufficienti relativi a prenotazioni diverse. Il totale della fattura può essere corretto anche se le singole prenotazioni contengono ancora errori.
Quando una voce della fattura copre più camere di una stessa prenotazione, riconcilia innanzitutto la prenotazione complessiva; ripartisci poi internamente la commissione soltanto se richiesto dai report dell'hotel.
Spiega le differenze seguendo un ordine prestabilito
Verifica innanzitutto le cause più comuni: percentuale di commissione errata, base commissionabile errata, trattamento fiscale, soggiorno modificato, cancellazione parziale, no-show, esenzione dai costi, contributo promozionale, record duplicato nel Sistema di Gestione Alberghiera, conversione valutaria, arrotondamento, rettifica di un periodo precedente e tempistica della fattura.
Descrivi ogni differenza indicandone l'importo e la direzione. «La fattura supera di 24 USD la commissione prevista per la conferma X» consente di intervenire. «La commissione è sbagliata» no.
Se i dati del canale sono corretti, ma lo stato o l'importo nel Sistema di Gestione Alberghiera è errato, correggi il record dell'hotel previa approvazione. Se il Sistema di Gestione Alberghiera e la prenotazione sono corretti, ma la fattura riporta dati diversi, apri una contestazione senza modificare i ricavi dell'hotel.
Mantieni aperte le differenze temporali valide, registrando il numero di conferma, la commissione prevista, il motivo, il responsabile e il periodo di compensazione previsto.
Usa i dati sulle commissioni per migliorare le decisioni relative ai canali
Dopo aver riconciliato la fattura, combina la commissione con gli altri costi sostenuti dalla struttura: promozioni, incentivi fedeltà, costi di pagamento, rimborsi e lavoro operativo aggiuntivo. In questo modo ottieni il costo di acquisizione effettivo per ogni prenotazione.
Usa i Report e Analisi per hotel per confrontare, per ciascuna OTA, i ricavi lordi delle camere, le commissioni, il contributo netto del canale, il tasso di cancellazione, l'ADR e la durata del soggiorno. Il solo numero di prenotazioni non permette di capire quale canale generi il profitto maggiore.
Confronta il costo di acquisizione delle OTA con quello delle prenotazioni provenienti dal Motore di Prenotazione senza commissioni dell'hotel. Includi i costi del sito web, dei pagamenti, del marketing e del software affinché il confronto rimanga equo.
L'obiettivo non è eliminare tutte le OTA, ma comprendere quali canali, piani tariffari e promozioni generino ricavi netti sufficienti a giustificarne il costo.
Chiudi il periodo senza nascondere le voci ancora aperte
Il periodo è pronto per la chiusura quando ogni voce di commissione è stata riconciliata, contestata o riportata al periodo successivo. Il totale a livello di prenotazione deve raccordarsi con la fattura e la registrazione contabile.
Affida a una seconda persona la verifica delle modifiche manuali delle tariffe, delle cancellazioni di importo elevato, delle commissioni sui no-show, delle esenzioni dai costi, delle prenotazioni duplicate e delle rettifiche relative a periodi precedenti. Conserva la versione del contratto e la documentazione utilizzata per il calcolo.
Fornisci alla direzione un riepilogo conciso: ricavi lordi delle camere da OTA, base commissionabile, commissioni, imposte sulle commissioni, contestazioni, rettifiche, percentuale di commissione effettiva e contributo netto per canale.
Usa le differenze ricorrenti per migliorare la configurazione del Sistema di Gestione Alberghiera e le procedure del personale. Numeri di conferma OTA mancanti, provenienze dal canale errate, totali delle camere modificati e cancellazioni non registrate sono problemi operativi oltre che amministrativi.
Domande frequenti
La commissione deve essere calcolata sul totale pagato dall'ospite?
Non automaticamente. Usa la base commissionabile definita dall'accordo tra la struttura e il canale, tenendo conto dell'esito finale della prenotazione.
La commissione OTA equivale alla differenza tra ricavi e accredito?
No. Un accredito può includere anche imposte, rimborsi, costi di pagamento, più prenotazioni, differenze di cambio e rettifiche precedenti.
La commissione deve ridurre i ricavi delle camere nel Sistema di Gestione Alberghiera?
In genere gli hotel registrano separatamente i ricavi lordi delle camere e le spese di commissione, nel rispetto dei propri criteri contabili. In questo modo si preservano report utili sull'ADR e sulle prestazioni dei canali.
Quando un periodo di commissione può considerarsi completato?
Quando ogni voce della fattura è collegata a una prenotazione e al relativo stato finale e tutte le differenze sono state risolte, contestate o riportate al periodo successivo sotto la responsabilità di una persona designata.
