1. Interrompi l'offerta OTA errata senza chiudere una camera ancora fisicamente disponibile.
2. Confronta pasti, cancellazione, pagamento e prezzo finale per l'ospite con il piano tariffario PMS previsto.
3. Mantieni intatte le prenotazioni esistenti e le condizioni comunicate agli ospiti mentre correggi la relazione.
4. Fornisci gli ID tecnici all'assistenza solo quando servono per esaminare la connessione.
Un errore di mappatura del piano tariffario OTA può far apparire la camera corretta con condizioni di prenotazione sbagliate. L'hotel potrebbe offrire gratuitamente la colazione, accettare una cancellazione non prevista nel prezzo, riscuotere il pagamento in modo errato o vendere al di sotto del prezzo finale previsto.
La mappatura è semplicemente la relazione tra un piano tariffario nel PMS hotel e il prodotto che gli ospiti possono prenotare su un'OTA. Ad esempio, il piano PMS “Solo camera non rimborsabile” non dovrebbe puntare a un prodotto OTA chiamato “Flessibile con colazione inclusa”.
Parti da ciò che l'ospite può acquistare e da ciò che l'hotel deve fornire. I codici tecnici possono attendere finché non servono al team di assistenza.
Proteggere gli ospiti e interrompere l'offerta errata
Apri il prodotto OTA interessato e verifica cosa non va prima di modificare la connessione. Salva la camera, le date del soggiorno, il prezzo visualizzato, i pasti inclusi, i termini di cancellazione e le istruzioni di pagamento.
Se l'offerta crea un rischio finanziario o di assistenza agli ospiti immediato, sospendi o chiudi soltanto quel piano tariffario tramite la normale procedura del PMS hotel o del channel manager hotel. Non chiudere la disponibilità condivisa della camera se la camera è ancora disponibile con altri piani validi.
Mantieni tutte le prenotazioni esistenti. Non eliminare o ricreare un piano tariffario con prenotazioni attive, perché modifiche e cancellazioni successive potrebbero ancora dipendere da esso. Assegna a una persona il controllo delle prenotazioni già create con il prodotto errato.
Non tutte le differenze di prezzo sono errori di mappatura. Prima di confrontare il PMS hotel e l'OTA, usa la stessa camera, le stesse date, la stessa occupazione, valuta, dispositivo, mercato, stato di accesso e visualizzazione delle tasse. Uno sconto mobile, un prezzo riservato agli iscritti, una promozione, una conversione valutaria o la modalità di presentazione delle tasse possono generare una differenza legittima.
Confrontare i quattro elementi realmente acquistati dagli ospiti
Il piano tariffario PMS e il prodotto OTA non devono necessariamente avere nomi identici. Devono però promettere lo stesso soggiorno commerciale. Confronta questi quattro elementi prima di concludere che la mappatura sia errata.
Pasti e servizi inclusi
Verifica se entrambi i prodotti prevedono solo camera, colazione inclusa, mezza pensione o un altro pacchetto. Confronta anche parcheggio, trasferimento aeroportuale, omaggi di benvenuto, crediti del resort e altri servizi inclusi che comportano un costo per l'hotel.
Se l'OTA vende la colazione ma il PMS hotel riceve un piano solo camera, la Reception potrebbe non vedere il servizio incluso e l'hotel potrebbe dover sostenere un costo per i pasti non previsto. Tutela la promessa fatta all'ospite mentre correggi la mappatura.
Politica di cancellazione
Confronta il termine per la cancellazione gratuita, la condizione non rimborsabile, l'addebito per mancata presentazione, le regole di modifica e qualsiasi deposito trattenuto dopo la cancellazione.
Un prodotto OTA flessibile collegato a un piano PMS non rimborsabile crea controversie al momento della cancellazione. La conferma OTA documenta ciò che l'ospite ha acquistato: non sostituire silenziosamente tali condizioni con la politica prevista dall'hotel.
Metodo e tempistiche di pagamento
Verifica se il pagamento viene riscosso dall'OTA, se l'hotel addebita l'ospite, se viene utilizzata una carta virtuale o se è richiesto un deposito prima dell'arrivo. Conferma quando il pagamento diventa disponibile e quale importo deve riscuotere l'hotel.
Una mappatura errata può generare una richiesta di deposito sbagliata, una seconda richiesta di pagamento o istruzioni di riscossione errate per la Reception. Non inserire dati di pagamento protetti nelle normali note o negli screenshot destinati all'assistenza.
Prezzo finale per l'ospite
Confronta il prezzo totale dello stesso soggiorno, non soltanto la tariffa base per notte. Includi supplementi per l'occupazione, tasse, commissioni, supplementi per i pasti, sconti, variazioni delle tariffe derivate e la valuta mostrata all'ospite.
Se i quattro elementi commerciali coincidono ma il prezzo pubblico è diverso, esamina promozioni, visualizzazione delle tasse, prezzi per occupazione, valuta e sconti di mercato prima di modificare la mappatura. Se le condizioni corrispondono a un altro piano PMS, è probabile che la relazione sia errata.
Quando i piani vengono gestiti su più canali, un channel manager hotel offre al team un unico punto in cui confrontare il piano tariffario PMS con il prodotto OTA prima dell'invio di un altro prezzo o di un'altra prenotazione.
Mantieni allineati i piani tariffari PMS e i prodotti OTA
Collega ogni offerta OTA al piano tariffario PMS previsto affinché prezzo, condizioni di prenotazione e prenotazioni in entrata seguano lo stesso flusso di lavoro dell'hotel.
Confermare e correggere la relazione tra PMS e OTA
Cosa significa mappatura
In termini pratici, la mappatura risponde a una domanda: quale piano tariffario PMS deve controllare e ricevere ciascun prodotto OTA? L'hotel dovrebbe poter descrivere entrambi i lati usando gli stessi quattro elementi, anche quando i nomi visualizzati sono diversi.
Scegli una struttura, una camera, una data, un piano PMS e un prodotto OTA interessati. Verifica prima che la camera fisica sia corretta. Poi confronta il piano PMS con il prodotto OTA in base a pasti, cancellazione, pagamento e prezzo finale.
Controlla cosa è cambiato di recente. Un nuovo piano, una camera copiata, un'offerta rinominata, una riconnessione del canale, una migrazione del PMS o il passaggio da un prezzo autonomo a uno derivato possono lasciare selezionata una vecchia relazione.
Modificare una relazione alla volta
Sospendi le modifiche di routine per il piano interessato e salva gli screenshot della configurazione corrente. Seleziona il piano PMS e il prodotto OTA previsti in base al loro significato commerciale, non alla somiglianza dei nomi.
Modifica soltanto la relazione errata del piano tariffario. Lascia invariate le connessioni già verificate di struttura, camera e disponibilità. Se per modificare un solo piano è necessario disconnettere l'intera struttura o camera, fermati e contatta il fornitore della connettività.
Usa una data futura a basso rischio per la verifica. Invia una sola modifica controllata del prezzo o delle restrizioni, quindi controlla il prodotto OTA esatto e conferma che i piani non correlati non siano cambiati.
Controllare le prenotazioni create con il piano errato
La correzione della mappatura protegge le vendite future. Non corregge automaticamente le prenotazioni già create con il piano PMS sbagliato.
Confronta ogni conferma OTA interessata con il relativo record nel PMS hotel. Conserva il prezzo dell'ospite, i pasti, i termini di cancellazione, le istruzioni di pagamento, le date del soggiorno e il riferimento della prenotazione di origine. Correggi i codici tariffari interni o le note operative soltanto mediante una procedura approvata che mantenga i futuri aggiornamenti OTA collegati alla stessa prenotazione.
Controlla le conseguenze operative. Il piano errato potrebbe aver modificato il conteggio dei pasti, le attività relative ai depositi, i messaggi automatici, la registrazione di tasse o pacchetti, la gestione delle commissioni, i codici di ricavo o le istruzioni di pagamento per la Reception.
Contatta l'ospite soltanto quando una differenza sostanziale richiede un chiarimento. Non presentare l'errore interno di mappatura dell'hotel come un errore dell'ospite e non cancellare una prenotazione OTA valida soltanto per rendere più ordinato il record nel PMS hotel.
Informazioni da fornire all'assistenza tecnica
Il personale dell'hotel può spiegare la discrepanza commerciale senza diagnosticare la connessione. Invia un'unica richiesta di assistenza contenente:
- l'ID della struttura, l'ID del piano tariffario PMS, l'ID del piano tariffario del channel manager hotel e l'ID dell'offerta o del piano tariffario OTA;
- la camera, le date del soggiorno, l'occupazione, la valuta e il mercato di vendita interessati;
- i pasti, la cancellazione, il pagamento e il prezzo finale previsti ed effettivi;
- il riferimento di una prenotazione interessata, con i dati di pagamento oscurati;
- gli screenshot del piano PMS, della schermata di mappatura, del prodotto OTA e dell'offerta mostrata agli ospiti; e
- l'ora dell'aggiornamento, il fuso orario, la conferma in uscita o il risultato della consegna e le recenti modifiche alla configurazione.
Questa è l'unica fase in cui la catena degli identificatori è utile. Chiedi all'assistenza di confermare quale ID tecnico punta a quale prodotto e se l'ultimo aggiornamento ha raggiunto quella destinazione. Il personale dell'hotel non dovrebbe dover esaminare direttamente i payload dei messaggi o le code del fornitore.
Confermare la correzione e prevenire il ripetersi del problema
Non chiudere il caso soltanto perché la schermata di mappatura sembra corretta. Verifica che un aggiornamento controllato del PMS modifichi il prodotto OTA previsto, mentre un altro piano valido rimane invariato.
Cerca l'offerta OTA pubblica utilizzando le stesse date, occupazione, valuta, mercato, stato di accesso, pasti e condizioni di cancellazione e pagamento. Poi effettua una prenotazione di prova autorizzata e cancellabile. Verifica che entri nel PMS hotel con il piano tariffario previsto, il prezzo corretto e la giusta variazione della disponibilità, e che una modifica e una cancellazione approvate aggiornino lo stesso record.
Documenta il piano PMS e il prodotto OTA definitivi nel registro dei piani tariffari dell'hotel. Ripeti questo controllo dei campi commerciali ogni volta che il team lancia, copia, rinomina, deriva o ritira un piano tariffario, cambia channel manager hotel o migra il PMS.
Domande frequenti
Cos'è un errore di mappatura del piano tariffario OTA?
Significa che un piano tariffario PMS è collegato al prodotto OTA sbagliato. La camera può essere corretta, mentre pasti, cancellazione, pagamento o prezzo finale sono errati.
La tipologia di camera può essere corretta mentre il piano tariffario è sbagliato?
Sì. La disponibilità della camera può aggiornarsi correttamente mentre l'OTA vende condizioni commerciali diverse da quelle assegnate al piano PMS.
Ogni differenza di prezzo sull'OTA è un errore di mappatura?
No. Confronta prima le stesse date, occupazione, valuta, tasse, mercato, stato di accesso, promozioni e regole dei prezzi derivati. La mappatura è la causa probabile quando il prodotto OTA corrisponde a un diverso piano PMS.
L'hotel dovrebbe eliminare e ricreare il piano tariffario?
Non finché contiene prenotazioni attive o piani dipendenti. Proteggi l'offerta, conferma la relazione prevista e modifica soltanto la mappatura errata tramite la procedura approvata.
Come si verifica una mappatura corretta?
Controlla un aggiornamento gestito sul prodotto OTA previsto, conferma che i piani non correlati rimangano invariati e completa una prenotazione autorizzata e cancellabile, una modifica e una cancellazione.
Per i responsabili dell'hotel, l'approccio più sicuro consiste nel confrontare ciò che l'ospite acquista: pasti, cancellazione, pagamento e prezzo finale. Usa gli ID tecnici soltanto dopo che questi elementi commerciali hanno mostrato quali piano PMS e prodotto OTA devono essere collegati.
