Prenotazione Rakuten Travel non ricevuta dal Sistema di Gestione Alberghiera: cosa controllare

Quando una prenotazione Rakuten Travel non viene ricevuta dal tuo Sistema di Gestione Alberghiera, l'hotel deve innanzitutto tutelare l'ospite e la camera. L'assenza di un record nel Sistema di Gestione Alberghiera non annulla una prenotazione confermata su Rakuten Travel.

Questo incidente è diverso dai test iniziali di connessione. La prenotazione fa già parte delle operazioni quotidiane, quindi il responsabile deve prendere una decisione controllata: verificare che sia reale, evitare una Sovrapprenotazione, individuare eventuali record parziali e ripristinare un'unica prenotazione completa senza duplicare l'inventario.

Non chiedere all'ospite di prenotare di nuovo e non importare ripetutamente la stessa prenotazione. Entrambe le azioni possono generare un secondo addebito o un secondo record dell'hotel.

Conferma la prenotazione nella struttura Rakuten corretta

Accedi alla schermata di gestione della struttura e conferma l'hotel selezionato. Cerca i record utilizzando il numero di prenotazione Rakuten. Se non è disponibile, cerca per nome dell'ospite, date del soggiorno, data di prenotazione e piano camera o soggiorno.

Apri il record corrente e verificane lo stato, le date di arrivo e partenza, il tipo di camera, il piano, il numero di camere, gli adulti e i bambini, il prezzo finale prenotato, le imposte, il metodo di pagamento, le condizioni di cancellazione, il contatto dell'ospite e l'ora dell'ultima modifica.

Considera attiva una prenotazione confermata anche se non è presente nel Sistema di Gestione Alberghiera. Se il record Rakuten risulta cancellato, verifica l'ora della cancellazione e le condizioni relative alle penali prima di rendere nuovamente disponibile la camera. Se non trovi alcuna prenotazione, ricontrolla la struttura e l'intervallo di ricerca prima di intervenire sulla base di un'e-mail o di uno screenshot dell'ospite.

Salva il numero di prenotazione e uno screenshot che includa il fuso orario. Diventeranno il riferimento comune per Reception, responsabile, fornitore del sistema e reparto amministrativo.

Proteggi una sola volta l'ospite e la camera

Controlla la Disponibilità vendibile per ogni notte del soggiorno. Se l'arrivo è imminente, l'hotel è quasi al completo o la prenotazione riguarda l'ultima camera, inserisci un unico blocco temporaneo documentato nel sistema previsto dalla procedura dell'hotel per la gestione degli incidenti.

Non ridurre separatamente l'inventario nel Sistema di Gestione Alberghiera, nel Gestore Canali e nella schermata Rakuten. Blocchi multipli possono rimuovere troppe camere e restare attivi anche dopo il recupero della prenotazione mancante.

Comunica all'ospite soltanto ciò che è confermato. L'hotel può riconoscere il numero di prenotazione Rakuten e informare che il team sta allineando il proprio record interno. Non chiedere all'ospite di cancellare, prenotare di nuovo o pagare nuovamente finché non è stata verificata la responsabilità del pagamento.

Esegui immediatamente l'escalation in caso di arrivi in giornata, più prenotazioni Rakuten mancanti, ultima camera disponibile, istruzioni poco chiare sul pagamento anticipato o una prenotazione che compare già due volte.

Cerca nell'intero Sistema di Gestione Alberghiera, non solo negli arrivi

Cerca innanzitutto per numero di prenotazione Rakuten. Utilizza poi il cognome dell'ospite, le date precedenti e attuali del soggiorno, la data di prenotazione, il tipo di camera, il piano di soggiorno e la provenienza. Includi i record in attesa, cancellati, modificati, non assegnati, archiviati, incompleti e inseriti manualmente.

Controlla se i filtri nascondono la prenotazione. La schermata degli arrivi potrebbe mostrare soltanto una struttura, una provenienza, le camere assegnate o un intervallo di date limitato. Un soggiorno modificato potrebbe essere stato spostato a un'altra data di arrivo mantenendo lo stesso numero di prenotazione.

Se trovi un record parziale contenente il numero Rakuten, conservalo e aggiungi le informazioni mancanti invece di creare una seconda prenotazione. Se due record contengono lo stesso numero, interrompi il recupero finché una persona non stabilisce quale record deve rimanere e quale movimento di inventario gli appartiene.

Smart Order può riunire in un'unica vista operativa il riferimento della prenotazione proveniente dal canale, la prenotazione nel Sistema di Gestione Alberghiera e la Disponibilità delle camere. Il responsabile può assegnare un unico referente, bloccare una sola camera ed evitare che membri diversi del personale creino record in conflitto, migliorando l'efficienza operativa e riducendo i costi degli errori.

Controlla lo stato visibile della connessione e della mappatura

Apri l'area della connessione Rakuten nel Sistema di Gestione Alberghiera o nel Gestore Canali. Cerca le informazioni su cui il personale dell'hotel può intervenire: se la connessione è attiva, se la prenotazione è in attesa di verifica e se la camera e il piano prenotati sono ancora collegati.

Confronta la struttura, la camera e il piano Rakuten con i prodotti del Sistema di Gestione Alberghiera indicati nella prenotazione. Nomi simili non dimostrano che siano collegati i codici corretti. Un piano appena creato può essere venduto correttamente, ma la relativa prenotazione potrebbe non avere una destinazione nel Sistema di Gestione Alberghiera.

Non modificare una mappatura attiva soltanto per forzare il passaggio di una prenotazione. Una modifica affrettata può indirizzare le prenotazioni successive verso la camera o il piano errati. Acquisisci l'avviso visibile e chiedi al fornitore responsabile di confermare la mappatura prevista prima di modificarla.

Controlla anche come vengono normalmente trasmesse le prenotazioni. Se l'hotel riceve alcune prenotazioni Rakuten tramite e-mail o un altro canale manuale, l'assenza di un record automatico nel Sistema di Gestione Alberghiera potrebbe richiedere la procedura manuale approvata invece di ripetuti tentativi di recupero.

Recupera o inserisci in sicurezza una sola prenotazione

Scegli il metodo di recupero in base al record Rakuten attivo e alla procedura dell'hotel.

1. Se il fornitore può recuperare la prenotazione confermata, richiedi un solo recupero e attendi il risultato.
2. Se l'arrivo è imminente e il recupero non può essere completato in tempo, crea una sola prenotazione manuale controllata nel Sistema di Gestione Alberghiera, esclusivamente con l'approvazione del responsabile.
3. Mantieni nel record che rimarrà attivo il numero di prenotazione Rakuten, la provenienza, la camera, il piano, le date, l'occupazione, il prezzo finale, le istruzioni di pagamento, le condizioni di cancellazione e il contatto dell'ospite.
4. Contrassegna ogni blocco temporaneo dell'inventario affinché la persona che completa il recupero sappia se deve rimuoverlo.
5. Aggiungi una nota interna con l'ora, il motivo, il responsabile che ha approvato l'operazione, il caso di assistenza e l'avviso che un record automatico tardivo potrebbe ancora arrivare.

Non ricavare mai un nuovo prezzo di vendita dal calendario di oggi. Utilizza il prezzo e le condizioni della prenotazione Rakuten confermata. Non modificare le istruzioni relative al pagamento anticipato o presso la struttura soltanto perché nel Sistema di Gestione Alberghiera manca il consueto campo di pagamento.

Riconcilia inventario e pagamento dopo il recupero

Confronta la Disponibilità prima e dopo l'aggiunta della prenotazione. Il contingente della camera prenotata deve diminuire una sola volta per ogni notte interessata. Rimuovi il blocco temporaneo soltanto dopo aver verificato che la prenotazione recuperata o manuale protegga già la camera.

Verifica se più piani Rakuten condividono lo stesso inventario di camere. La prenotazione deve ridurre il contingente fisico delle camere, senza creare detrazioni separate per il piano base e quello promozionale.

Conferma quindi la responsabilità del pagamento. Registra il totale prenotato, le imposte, il metodo di pagamento dell'ospite, l'importo dovuto presso la struttura e qualsiasi somma riscossa dal canale indicata nella prenotazione. La Reception non deve addebitare due volte l'ospite perché il record manuale nel Sistema di Gestione Alberghiera è stato creato senza note di pagamento complete.

Se la prenotazione include punti, un coupon, pasti o un altro vantaggio, conservalo nelle note del Sistema di Gestione Alberghiera utilizzate da Reception e amministrazione. Una camera può essere protetta dal punto di vista operativo anche se l'esperienza dell'ospite e il record finanziario sono ancora incompleti.

Verifica l'intero ciclo della prenotazione

Cerca nuovamente nel Sistema di Gestione Alberghiera utilizzando il numero di prenotazione Rakuten e verifica che rimanga un solo record attivo. Confronta con Rakuten lo stato, le date, la camera, il piano, gli ospiti, il prezzo, le imposte, il pagamento, le condizioni di cancellazione e i dati di contatto.

Controlla la Disponibilità per ogni notte. Esamina quindi con attenzione la modifica o cancellazione successiva della stessa prenotazione. Deve aggiornare il record rimasto attivo nel Sistema di Gestione Alberghiera, senza creare un'altra prenotazione né lasciare inventario bloccato.

Mantieni aperto il caso finché l'hotel non conosce il motivo per cui la prenotazione è stata persa e ciò che impedirà il ripetersi del problema. Il recupero della prenotazione elimina il rischio per l'ospite, ma non risolve da solo un canale di notifica interrotto, un piano non mappato o una connessione inattiva.

Cosa fornire al team di assistenza responsabile

Fornisci il nome e l'ID della struttura, il numero di prenotazione Rakuten, il nome dell'ospite, le date di prenotazione e soggiorno, la camera e il piano, l'ora di prenotazione con il fuso orario e gli screenshot del record Rakuten e della ricerca nel Sistema di Gestione Alberghiera.

Aggiungi l'ultima prenotazione Rakuten ricevuta correttamente, l'avviso di connessione visibile, i nomi attuali della mappatura, il blocco temporaneo, il record manuale e ogni tentativo di recupero già effettuato. Chiedi una risposta chiara: dove si è interrotta la prenotazione e quale singola azione la inserirà nel record corretto del Sistema di Gestione Alberghiera.

I responsabili dell'hotel non devono interpretare i record tecnici dei messaggi. Devono però fornire una cronologia completa ed evitare ulteriori modifiche mentre il caso viene esaminato.

Domande frequenti

L'hotel deve creare immediatamente una prenotazione manuale?

Soltanto quando la prenotazione Rakuten è confermata, la camera è stata protetta e la procedura approvata dall'hotel richiede un record manuale. Cerca prima eventuali record parziali o duplicati.

Si può chiedere all'ospite di prenotare di nuovo?

No, non finché potrebbe ancora esistere una prenotazione confermata o dallo stato incerto. Una seconda prenotazione può generare addebiti e detrazioni di inventario duplicati.

Cosa fare se Rakuten mostra la prenotazione ma la camera risulta ancora disponibile?

Proteggi la camera una sola volta e confronta l'esatto contingente di inventario. La prenotazione potrebbe mancare nel Sistema di Gestione Alberghiera o essere mappata sulla combinazione errata di camera e piano.

Quando si considera chiuso l'incidente?

Quando rimane un unico record completo nel Sistema di Gestione Alberghiera, l'inventario viene ridotto una sola volta, il pagamento e i vantaggi sono chiari e le modifiche successive possono raggiungere la stessa prenotazione.