1. Eseguire la riconciliazione a livello di singola prenotazione prima di accettare il totale della liquidazione.
2. Separare gli importi pagati dagli ospiti da quelli incassati o liquidati tramite il canale.
3. Associare soggiorni, cancellazioni, punti, coupon, commissioni, imposte e rettifiche al periodo corretto.
4. Verificare ogni differenza con un unico fascicolo di prove e riportare in modo visibile le voci non risolte.
La riconciliazione delle liquidazioni di Rakuten Travel è il processo che consente di dimostrare come le singole prenotazioni abbiano generato l'importo registrato dall'hotel. Il totale della liquidazione è il punto di arrivo, non la spiegazione di partenza.
Una differenza non significa necessariamente che manchi del denaro. Una prenotazione può appartenere a un altro periodo di soggiorno, l'ospite può pagare presso la struttura, una penale di cancellazione può sostituire i ricavi della camera oppure punti, coupon, addebiti del canale, imposte, rimborsi e rettifiche successive possono comparire in registri diversi.
Questo flusso di lavoro è destinato ai proprietari di hotel e ai responsabili finanziari. Si concentra sulle prove pratiche relative alle prenotazioni e sulle decisioni contabili, non sul costo generale di adesione a Rakuten Travel.
Partire dalle condizioni commerciali sottoscritte dall'hotel
Prima di riconciliare un periodo, riunire il contratto vigente della struttura, il piano commissionale, le condizioni di pagamento, il trattamento fiscale, le regole di finanziamento di punti e coupon, la gestione delle cancellazioni e il calendario delle liquidazioni. Non utilizzare una percentuale di commissione copiata da un altro hotel.
Annotare quali prenotazioni vengono pagate presso la struttura e quali importi possono essere gestiti attraverso un sistema di pagamento o di liquidazione del canale disponibile per l'account. Registrare come devono comparire le cancellazioni, i mancati arrivi, i rimborsi, i punti degli ospiti, i coupon, i contributi alle campagne e i soggiorni contestati.
Verificare la valuta e il criterio temporale utilizzati da ciascun registro. L'hotel può contabilizzare i ricavi in base alla data del soggiorno, mentre un estratto conto del canale può raggruppare le operazioni per data di prenotazione, check-out, pagamento o elaborazione. Una differenza temporale deve essere riportata al periodo successivo, non forzata nel mese sbagliato.
Assegnare un responsabile finanziario e un referente operativo. L'area finanziaria può verificare importi e commissioni; il team operativo può chiarire lo stato del soggiorno, le modifiche richieste dagli ospiti, i mancati arrivi e le rettifiche manuali.
Raccogliere i quattro registri relativi allo stesso periodo
Utilizzare quattro serie di documenti: i registri delle prenotazioni Rakuten, il relativo registro di liquidazione o fatturazione, i registri dei soggiorni e dei conti del Sistema di Gestione Alberghiera e i registri bancari o di pagamento dell'hotel. Conservare invariati i file originali ed eseguire la riconciliazione su una copia di lavoro controllata.
Per ogni prenotazione, registrare il numero di prenotazione Rakuten, l'ospite, la data di prenotazione, le date del soggiorno, la camera e il piano tariffario, lo stato, l'importo della camera, le imposte, la penale di cancellazione, il metodo di pagamento, i punti, il coupon, la promozione, gli addebiti del canale, le rettifiche e l'importo previsto a credito o a debito dell'hotel.
Dal Sistema di Gestione Alberghiera, acquisire il numero della prenotazione di origine, lo stato di check-in o cancellazione, i ricavi della camera contabilizzati, le imposte, i pagamenti degli ospiti, i rimborsi e le eventuali correzioni manuali. Dal registro bancario, acquisire l'importo ricevuto o pagato, la data valuta, il riferimento, la valuta e, ove applicabile, il costo del trasferimento.
Utilizzare il numero di prenotazione Rakuten come chiave principale di abbinamento. I nomi degli ospiti possono cambiare, contenere caratteri diversi o ripetersi; devono quindi servire a confermare una corrispondenza, non a determinarla.
Separare i flussi di pagamento prima di confrontare i totali
Non riunire tutte le prenotazioni Rakuten in un unico accredito previsto. Separare prima le prenotazioni in base a chi ha incassato il pagamento dell'ospite e a ciò che l'hotel dovrebbe ricevere o pagare.
Una prenotazione con pagamento presso la struttura genera normalmente un credito verso l'ospite e ricavi in contanti o tramite carta incassati dall'hotel. Può comunque generare commissioni del canale, costi relativi ai punti o altri addebiti. Un pagamento gestito dal canale può generare un importo netto dovuto all'hotel dopo le detrazioni consentite. Una prenotazione cancellata o un mancato arrivo può generare l'assenza di ricavi della camera, una penale di cancellazione, un rimborso o una rettifica successiva.
Assegnare a ogni prenotazione un risultato contabile previsto prima di confrontarla con la liquidazione. In questo modo, l'area finanziaria non considererà una prenotazione incassata dall'hotel come un pagamento mancante del canale e non registrerà due volte lo stesso ricavo.
Quando la responsabilità del pagamento non è chiara, verificare la singola prenotazione e il contratto. Non dedurla dal totale bancario o dal funzionamento di un'altra OTA.
Smart Order consente di collegare la fonte della prenotazione, lo stato del soggiorno, i ricavi delle camere e i report dell'hotel in un unico processo di verifica. L'area finanziaria può analizzare un'anomalia mentre il team operativo conferma se l'ospite ha soggiornato, cancellato o modificato la prenotazione.
Riconcilia i ricavi del canale con il soggiorno effettivo
Usa Smart Order per confrontare la fonte della prenotazione, lo stato del soggiorno e i ricavi dell'hotel prima di chiudere il periodo contabile.
Associare ogni prenotazione al relativo risultato finanziario
Procedere prenotazione per prenotazione. Non considerare corretto un lotto soltanto perché diverse differenze si compensano casualmente.
- Associare il numero di prenotazione Rakuten a un singolo record del Sistema di Gestione Alberghiera.
- Verificare se l'ospite ha soggiornato, cancellato, modificato le date o non si è presentato.
- Confrontare l'importo prenotato per la camera, le imposte, i pasti e i benefit con il conto del Sistema di Gestione Alberghiera.
- Identificare chi ha incassato il pagamento e quale importo l'hotel deve ricevere, trattenere, rimborsare o pagare.
- Associare punti, coupon, promozioni, addebiti del canale, penali di cancellazione, rimborsi e rettifiche alla regola applicabile.
- Collegare l'importo netto risultante alla liquidazione, alla fattura, al movimento bancario o alla voce aperta.
Conservare il prezzo originale della prenotazione. Una tariffa pubblica successiva non modifica la base finanziaria della prenotazione. Se il personale ha modificato manualmente il totale nel Sistema di Gestione Alberghiera, richiedere una motivazione e un'approvazione affinché l'area finanziaria possa distinguere una correzione valida da una perdita di ricavi.
Riconciliare separatamente punti, coupon e promozioni
Gli incentivi per gli ospiti possono influire sull'importo pagato dall'ospite, sul costo di acquisizione dell'hotel, sulla liquidazione del canale o su più registri. Gestire separatamente ogni componente anziché contabilizzare un unico sconto privo di spiegazione.
Per i punti, verificare se l'ospite ha utilizzato dei punti, ha maturato punti aggiuntivi finanziati dall'hotel o entrambe le cose. Per i coupon, individuare se la riduzione è stata finanziata da Rakuten, dall'hotel o da una campagna condivisa. Per un piano di soggiorno promozionale, confrontare il prezzo effettivamente prenotato con la base approvata e le regole della promozione.
Registrare in campi distinti il valore lordo della camera, la riduzione concessa all'ospite, la quota finanziata dall'hotel, la quota finanziata dal canale e l'importo netto finale dell'hotel. Ciò tutela l'accuratezza dei report direzionali: un costo di marketing finanziato non deve apparire implicitamente come una Tariffa Camera più bassa se la politica contabile dell'hotel lo gestisce separatamente.
Se la descrizione nell'estratto conto non è chiara, contrassegnare la prenotazione anziché attribuire la differenza alla commissione. Una detrazione dello stesso importo può rappresentare un costo per punti, un contributo a un coupon, una correzione, un'imposta o una rettifica del pagamento.
Gestire cancellazioni, mancati arrivi e modifiche in ordine cronologico
Creare una breve sequenza temporale per ogni anomalia: prenotazione originale, modifica, cancellazione o mancato arrivo, decisione sulla penale, addebito o rimborso all'ospite, rettifica del canale e registrazione contabile.
Una cancellazione può verificarsi in un mese mentre la relativa penale o il rimborso compaiono in un altro. Un soggiorno abbreviato può modificare i ricavi della camera senza cambiare il numero di prenotazione. Un mancato arrivo può comportare una penale senza alcuna notte occupata. Mantenere separati lo stato commerciale e quello contabile finché entrambi non sono completi.
Confrontare il record Rakuten definitivo con il Sistema di Gestione Alberghiera. Se uno indica che la prenotazione è stata cancellata e l'altro che il soggiorno è avvenuto, non risolvere la differenza modificando il totale dei ricavi. Verificare che cosa è accaduto a livello operativo, chi ha approvato l'eventuale esenzione dalla penale e quale record deve essere corretto.
Riportare le differenze temporali valide nella riconciliazione successiva, indicando il numero di prenotazione, l'importo previsto, la motivazione, il responsabile e la data di verifica. Non nasconderle mai in un saldo generico denominato “altro”.
Analizzare le differenze secondo un ordine prestabilito
Quando l'importo netto non corrisponde, verificare prima le cause più semplici: periodo errato, struttura errata, prenotazione duplicata o mancante, date del soggiorno modificate, flusso di pagamento, stato della cancellazione, punti, finanziamento dei coupon, costo della promozione, imposte, addebiti del canale, rimborsi e registrazioni manuali nel Sistema di Gestione Alberghiera.
Per ogni differenza, indicare l'importo e la sua direzione. “Mancano 8.000 JPY” è più utile di “liquidazione errata”. Allegare il record della prenotazione, il conto del Sistema di Gestione Alberghiera, la relativa riga della liquidazione, il riferimento bancario e qualsiasi approvazione di una rettifica manuale.
Non sovrascrivere un conto del Sistema di Gestione Alberghiera soltanto per farlo coincidere con l'estratto conto. Correggere il sistema che contiene l'evento aziendale errato. Se entrambi i registri sono corretti ma utilizzano criteri temporali diversi, mantenere aperta una voce di riconciliazione.
Segnalare le differenze rilevanti o ricorrenti utilizzando un unico fascicolo di prove. Includere la struttura, il periodo, il numero di prenotazione, il calcolo previsto, il calcolo riportato, la regola contrattuale applicata e la risposta esatta di cui necessita l'area finanziaria.
Chiudere il periodo applicando controlli di gestione
La riconciliazione è completa quando ogni prenotazione Rakuten inclusa nel perimetro è stata abbinata, spiegata o riportata come voce aperta assegnata a un responsabile. Il totale delle voci abbinate, delle differenze temporali valide e delle anomalie non risolte deve raccordarsi con i registri contabili e bancari.
Affidare a una seconda persona la verifica degli stralci manuali, delle esenzioni dalle penali, delle prenotazioni duplicate, dei rimborsi di importo elevato, delle differenze valutarie e delle detrazioni promozionali che portano il margine sotto la soglia approvata. Bloccare o archiviare il file di lavoro in conformità alla politica finanziaria dell'hotel.
Fornire alla direzione un breve riepilogo: ricavi lordi dei soggiorni effettuati, cancellazioni e mancati arrivi, importi incassati dall'hotel, importi gestiti dal canale, costo di punti e coupon, costo delle promozioni, addebiti del canale, rimborsi, movimento netto di cassa, differenze aperte e cause ricorrenti.
Utilizzare le differenze ricorrenti per migliorare l'operatività. Numeri di prenotazione mancanti, note di pagamento incomplete, cancellazioni non registrate e finanziamento poco chiaro delle promozioni devono tradursi in interventi correttivi per la Reception o per il controllo dei canali prima della chiusura successiva.
Domande frequenti
Ogni prenotazione Rakuten deve comparire in un accredito?
No. Il registro finanziario previsto dipende da chi ha incassato il pagamento, dallo stato del soggiorno, dalle condizioni commerciali e dal periodo utilizzato per la liquidazione.
L'area finanziaria può eseguire la riconciliazione basandosi soltanto sul totale della liquidazione?
No. Il totale può nascondere errori che si compensano tra loro. Abbinare ogni prenotazione e detrazione prima di accettare il lotto.
Come devono essere contabilizzati punti e coupon?
Separare lo sconto concesso all'ospite dalle quote finanziate dall'hotel e dal canale, quindi applicare la politica contabile della struttura e le condizioni commerciali sottoscritte.
Come deve essere gestita una differenza temporale?
Riportarla al periodo successivo indicando il numero di prenotazione, l'importo, la motivazione, il responsabile e il periodo previsto per la sua chiusura. Non forzarla nel mese sbagliato.
