1. Apri la prenotazione in Trip.com eBooking e verifica se la modifica è definitiva o ancora in attesa di un intervento dell'hotel.
2. Confronta le date aggiornate, la camera, il numero di ospiti, il prezzo, le istruzioni di pagamento e lo stato con la prenotazione originale nel Sistema di Gestione Alberghiera.
3. Proteggi le camere interessate prima di rendere nuovamente disponibile il vecchio inventario o confermare un soggiorno prolungato.
4. Correggi una sola volta la prenotazione originale nel Sistema di Gestione Alberghiera e controlla l'eventuale arrivo ritardato dell'aggiornamento, affinché non crei un duplicato o annulli la correzione.
Una modifica di una prenotazione Trip.com che non si sincronizza può lasciare la Reception con una data di arrivo, una tipologia di camera, un numero di ospiti, un prezzo o uno stato di cancellazione non aggiornati. Poiché la prenotazione originale è già presente nel Sistema di Gestione Alberghiera, il problema può passare inosservato fino all'arrivo dell'ospite o finché l'hotel non vende nuovamente la camera.
Inizia dalla prenotazione, non dalla connessione. Verifica ciò che Trip.com mostra attualmente, confrontalo con la prenotazione presente nel Sistema di Gestione Alberghiera e proteggi la disponibilità della camera e la situazione del pagamento prima di verificare perché l'aggiornamento automatico non sia comparso.
Le etichette dei menu e i passaggi di approvazione di Trip.com eBooking possono variare in base al mercato, alla struttura e al tipo di modifica. Fai riferimento allo stato e all'azione più recenti mostrati nella prenotazione, senza affidarti esclusivamente a una notifica via e-mail.
Verifica se la modifica è definitiva
Accedi alla struttura corretta in Trip.com eBooking e apri l'area dedicata alle prenotazioni o alla gestione degli ordini. Cerca utilizzando il numero di prenotazione Trip.com e il nome dell'ospite, quindi apri la prenotazione completa.
Controlla lo stato e l'orario della modifica più recenti. Una richiesta dell'ospite in attesa dell'accettazione dell'hotel non equivale a una modifica della prenotazione già confermata. Se la schermata richiede all'hotel di accettare, rifiutare o rispondere, prendi la decisione in base alla Disponibilità, alle regole tariffarie e alla politica di approvazione della struttura.
Non aggiornare il Sistema di Gestione Alberghiera basandoti esclusivamente su un messaggio dell'ospite o su un'e-mail inoltrata. L'ospite potrebbe aver richiesto una modifica che non è stata approvata, oppure un aggiornamento successivo potrebbe aver già sostituito il messaggio ricevuto.
Trip.com definisce eBooking come il sistema dedicato alle strutture partner per gestire le prenotazioni future, le tariffe, la Disponibilità e le operazioni della struttura. Le FAQ per le strutture partner invitano inoltre gli hotel a contattare l'assistenza eBooking quando è necessario un supporto specifico per l'account.
Confronta la prenotazione più recente con il Sistema di Gestione Alberghiera
Apri la prenotazione originale nel Sistema di Gestione Alberghiera utilizzando il numero di prenotazione Trip.com. Confronta i due record affiancandoli prima di modificare qualsiasi dato.
- Controlla le date di arrivo e partenza, verificando anche se il soggiorno è stato prolungato o abbreviato.
- Controlla il numero di camere, la tipologia di camera, l'occupazione, il nome dell'ospite e i dati relativi ai bambini.
- Controlla lo stato attuale della prenotazione e verifica se è cambiata l'intera prenotazione o una sola camera.
- Controlla il prezzo finale, la valuta, il trattamento, le condizioni di cancellazione, le imposte e le richieste speciali.
- Controlla chi incassa il pagamento e verifica se l'importo già pagato o ancora dovuto è cambiato.
- Registra la differenza e l'orario in cui il personale l'ha rilevata per la prima volta.
Non confrontare soltanto l'elemento indicato nella notifica. Una modifica delle date può influire anche sul prezzo, sulle condizioni di cancellazione, sui pasti inclusi o sulle tempistiche del pagamento.
Proteggi l'hotel prima di effettuare una correzione manuale
Se il soggiorno è stato prolungato, verifica che le notti aggiuntive siano disponibili prima di confermarle all'ospite. Se la prenotazione è stata spostata in una categoria diversa, proteggi la nuova camera prima di rendere disponibile quella precedente.
In caso di soggiorno abbreviato o cancellazione, non rimettere immediatamente in vendita le camere finché lo stato su Trip.com non è stato confermato. Una cancellazione parziale di una prenotazione con più camere non deve cancellare tutte le camere nel Sistema di Gestione Alberghiera.
Comunica alla Reception quale versione è quella attuale. Aggiungi una breve nota interna con il numero di prenotazione Trip.com, la modifica confermata, l'orario del controllo e il dipendente responsabile. Non inserire dati di pagamento sensibili nelle normali note.
Quando le modifiche alle prenotazioni sono distribuite tra e-mail, schermate delle OTA e Sistema di Gestione Alberghiera, i diversi turni possono facilmente ripristinare le vecchie date o incassare un importo errato. Il software reception hotel di Smart Order riunisce la prenotazione attiva, l'assegnazione della camera, l'attività di pagamento e il follow-up del personale, consentendo al turno successivo di vedere subito la versione verificata, lavorare con maggiore efficienza ed evitare costosi errori.
Rendi visibili le modifiche alle prenotazioni a ogni turno
Collega la prenotazione attuale, l'assegnazione della camera e l'attività di follow-up, così il personale può operare in modo semplice ed efficiente su un'unica versione confermata mentre viene risolto l'aggiornamento del canale.
Controlla perché il Sistema di Gestione Alberghiera mostra ancora la vecchia versione
Segui un approccio semplice basato su problema, controllo e azione.
La modifica su Trip.com è ancora in sospeso
Controllo: apri la prenotazione in eBooking e verifica se è presente un'azione di approvazione o risposta.
Azione: accetta o rifiuta la richiesta in base alla politica dell'hotel. Finché rimane in sospeso, non modificare il Sistema di Gestione Alberghiera come se la modifica fosse definitiva.
La modifica è confermata in eBooking ma non compare nel Gestore Canali
Controllo: cerca lo stesso numero di prenotazione e controlla lo stato dell'aggiornamento più recente.
Azione: contatta il fornitore del Gestore Canali fornendo il numero di prenotazione, l'orario della modifica e gli screenshot. Chiedigli di recuperare una sola volta la modifica confermata.
Il Gestore Canali mostra la modifica, ma il Sistema di Gestione Alberghiera no
Controllo: esegui una ricerca nell'intero Sistema di Gestione Alberghiera, includendo le prenotazioni modificate, cancellate, in sospeso e non assegnate.
Azione: contatta l'assistenza del Sistema di Gestione Alberghiera se la prenotazione originale non è stata aggiornata. Mantieni protetta la prenotazione attuale durante l'attesa.
Il Sistema di Gestione Alberghiera è stato aggiornato, ma l'elenco degli arrivi no
Controllo: cancella i filtri relativi alla data di arrivo e allo stato, quindi cerca usando il numero di prenotazione e il cognome dell'ospite.
Azione: correggi l'assegnazione della camera o lo stato operativo invece di creare una nuova prenotazione.
Un membro del personale ha già corretto manualmente il Sistema di Gestione Alberghiera
Controllo: verifica se è ancora in sospeso un aggiornamento automatico.
Azione: contrassegna la prenotazione per una verifica, affinché una modifica successiva non sovrascriva la correzione o renda disponibile due volte l'inventario.
Evita richieste di reinvio ripetute. Un aggiornamento ritardato, insieme a diversi tentativi manuali, può generare prenotazioni duplicate o modifiche ripetute dell'inventario.
Correggi in sicurezza la prenotazione originale
Aggiorna la prenotazione originale nel Sistema di Gestione Alberghiera invece di crearne una seconda. Mantieni associato il numero di conferma Trip.com, affinché le modifiche e le cancellazioni successive possano ancora essere abbinate allo stesso soggiorno.
Segui le regole di approvazione della struttura per modifiche di prezzo, rinunce alle penali, upgrade di camera o correzioni dei pagamenti. Se l'ospite deve pagare un importo aggiuntivo, verifica come riscuoterlo prima che la Reception richieda il pagamento. Se il prezzo è diminuito, verifica chi deve gestire l'eventuale rimborso.
Dopo aver salvato, verifica che l'inventario delle camere sia stato modificato una sola volta. In caso di prolungamento del soggiorno, le notti aggiunte devono ridurre la Disponibilità. In caso di soggiorno abbreviato o cancellazione, soltanto le notti o le camere liberate devono tornare in vendita.
Se la modifica automatica arriva in seguito, confrontala con la prenotazione corretta manualmente prima di accettare un'altra variazione. Non consentire al Sistema di Gestione Alberghiera di creare una nuova prenotazione soltanto perché il record originale è già stato modificato.
Verifica la correzione prima di chiudere il caso
Riapri la prenotazione Trip.com e il record nel Sistema di Gestione Alberghiera. Verifica che lo stato attuale, le date, il numero e la tipologia delle camere, i dati degli ospiti, il prezzo e le istruzioni di pagamento coincidano.
Controlla le date interessate nel calendario del Sistema di Gestione Alberghiera e l'inventario che il tuo hotel invia a Trip.com. Il numero di camere vendibili deve riflettere la prenotazione modificata esattamente una volta.
Per un arrivo previsto entro le prossime 48 ore, informa il turno successivo della Reception. In caso di cancellazione o modifica del pagamento, informa anche l'amministrazione. Mantieni aperto il caso finché non sarà stato controllato qualsiasi aggiornamento ritardato e l'ospite non avrà ricevuto la conferma corretta.
Procedi rapidamente con l'escalation quando l'ospite arriva lo stesso giorno, la modifica interessa l'ultima camera disponibile, le istruzioni di pagamento non sono chiare, sono coinvolte diverse prenotazioni oppure il personale non riesce a stabilire quale sia la versione attuale. Fornisci il numero di prenotazione, gli screenshot di entrambi i record, l'orario della modifica, le date interessate e le azioni già intraprese. Di norma, queste informazioni sono sufficienti affinché il team di assistenza responsabile possa iniziare a lavorare senza chiedere al personale dell'hotel di interpretare registri tecnici.
Domande frequenti
La Reception deve creare una nuova prenotazione nel Sistema di Gestione Alberghiera per il soggiorno modificato?
In genere no. Correggi la prenotazione originale, affinché il riferimento Trip.com, lo storico dei pagamenti e l'eventuale cancellazione successiva rimangano associati a un unico record nel Sistema di Gestione Alberghiera.
Cosa fare se l'ospite afferma che le date sono cambiate, ma eBooking non mostra la modifica?
Non considerare la richiesta come confermata. Ricontrolla la struttura e il numero di prenotazione corretti, quindi chiedi all'assistenza Trip.com di confermare la prenotazione attuale prima di modificare l'inventario o il prezzo.
Una modifica può causare una Sovrapprenotazione?
Sì. Un prolungamento, una modifica della tipologia di camera o l'aggiunta di un'altra camera possono utilizzare un inventario che il Sistema di Gestione Alberghiera mostra ancora come disponibile. Proteggi le camere necessarie non appena viene identificata la modifica confermata.
Quanto tempo deve attendere l'hotel per l'aggiornamento?
In caso di arrivo urgente, non utilizzare un tempo di attesa fisso. Proteggi immediatamente l'ospite, quindi contatta il fornitore responsabile se la modifica confermata non è visibile. Per i soggiorni non urgenti, segui le normali indicazioni sullo stato della connessione mostrate dal sistema del tuo hotel.
