1. 예약이 취소되었는지, 실제 노쇼인지, 아직 도착 예정인지 확인합니다.
2. 수수료 부과 결정과 실제 수납·보유·환불된 금액을 구분합니다.
3. 객실 재고를 수동으로 추가하기 전에 호텔 관리 시스템과 Traveloka에서 미사용 숙박일의 객실을 확인합니다.
Traveloka 고객이 환불을 요청하고, 프런트 데스크는 도착 예정 목록에서 해당 예약을 제외하며, 재무 담당자는 환불이 진행될 것으로 생각합니다. 하지만 이 중 어느 한 조치만으로 나머지 두 업무까지 완료되었다고 볼 수는 없습니다.
Traveloka의 숙소 관리 플랫폼인 TERA에서 예약 처리 결과를 결제 기록 및 객실 가용성과 대조하세요. 월별 은행 입금 내역이 아니라 해당 예약부터 확인해야 합니다. 대사 결과에는 숙박, 금액, 각 미사용 숙박일이 어떻게 처리되었는지 명확히 드러나야 합니다.
실제 숙박 처리 결과 확인하기
TERA와 숙소의 숙소 관리 시스템(호텔 관리 시스템)에서 Traveloka 예약 번호를 찾으세요. 숙소, 예약한 객실 또는 숙박 유닛, 숙박 날짜, 최신 변경 사항을 확인하세요. 예약 확인서와 적용되는 취소 약관을 보관하세요.
고객이 취소나 환불을 요청했다는 사실만으로 예약이 이미 취소되었다고 볼 수는 없습니다. 현재 예약 처리 결과와 승인 또는 취소 통지를 확인하세요. 환불 승인 여부와 실제 환불 진행 상황도 각각 별도의 근거로 확인해야 합니다.
노쇼가 의심되는 경우 늦은 도착 관련 메시지, 도착일 변경 여부, 셀프 체크인 증빙, 다른 이름으로 체크인한 기록을 확인하세요. 호텔 결제 영수증이나 완료된 체크인 기록을 통해 잘못된 미도착 보고를 바로잡을 수 있습니다. 예정 도착 시간이 지났다는 이유만으로 고객을 미도착 처리하지 마세요.
객실 여러 개가 포함된 예약은 해당 객실을 개별적으로 확인하세요. 한 일행은 도착하고 다른 일행은 취소했다면 예약 전체를 해제하지 마세요. 숙박 기간이 단축된 경우 실제 이용한 숙박일은 유지하세요.
발생한 일과 남은 업무를 명확하게 기록하기
다음과 같이 간결하게 기록하세요. “미사용 2박 모두 취소 확정, 수수료 면제, Traveloka 환불 대기 중, 호텔 관리 시스템에서 객실 배정 해제 완료, 채널 가용성 확인 대기 중.”
이러한 기록은 “취소 완료”보다 유용합니다. 완료된 결정과 아직 남아 있는 재무 및 객실 재고 업무를 구분해 줍니다.
TERA에서 취소가 확인되었는데도 호텔 관리 시스템에 도착 예정으로 표시된다면 수동으로 변경하기 전에 예약 번호를 대조하세요. Smart Order의 프런트 데스크 예약 관리 화면에서 직원은 수신된 채널 예약과 현재 호텔 기록을 확인할 수 있습니다. 이 화면에서 실제 처리 결과를 대조하고 일치시켜 다음 근무자가 오래된 도착 예정 정보를 기준으로 체크인, 청구 또는 객실 해제를 처리하지 않도록 하세요.
취소된 도착 예정 예약으로 인한 추가 실수를 예방하세요
채널 예약과 호텔 기록을 함께 확인하여 확정된 숙박 처리 결과와 아직 남아 있는 결제·객실 확인 업무를 직원이 한눈에 파악하도록 하세요.
Traveloka TERA 상태와 호텔 관리 시스템 기록 대조하기
숙소에서 사용할 수 있는 예약 관리 기능을 이용하세요. TERA의 표시 명칭과 사용 가능한 작업은 계정 및 결제 약정에 따라 다릅니다. 취소와 노쇼가 동일한 작업으로 처리된다고 가정하지 마세요.
- 해당 예약을 정확히 열어 현재 상태, 변경 사항, 예약 시 적용된 취소 또는 노쇼 정책을 확인하세요.
- 당직 관리자와 해당 객실 및 남은 숙박일을 포함한 실제 운영상 처리 결과를 확인하세요.
- 필요한 채널 작업은 지원되는 절차에 따라 제출하세요. 선택한 옵션이나 작성 중인 메시지만 남기지 말고 처리 확인 내역을 보관하세요.
- 예약을 다시 열어 호텔 관리 시스템과 대조하세요. 변경 사항이 표시되지 않으면 정상적인 연동 절차를 통해 해당 정보를 다시 불러오거나 새로고침하세요.
- 권한에 따른 수동 수정이 필요한 경우 수정 사유를 기록하고 가용성에 미친 영향을 확인하세요. 원래 예약 이력은 보존하세요.
작업을 수행할 수 없거나 결과가 여전히 불분명하면 Traveloka에 해당 예약의 상태 확인을 요청하세요. 예약 번호, 숙박 날짜, 해당 객실, 요청하는 처리 결과, 승인 또는 미도착 증빙을 함께 제공하세요. 도착 예정 목록에서 없애기 위해 예약을 삭제한 뒤 다시 생성하지 마세요.
중복 환불·청구 없이 수수료 처리하기
예약한 상품에 적용된 약관을 확인하세요. 무료 취소 가능 기간, 기한 이후 취소 수수료, 노쇼 수수료에 따라 금액이 달라질 수 있습니다. 현재 공개된 정책이 아니라 해당 예약에 적용되는 마감 시각과 시간대를 기준으로 판단하세요.
먼저 수수료 결정을 기록하세요. 수수료 없음, 정해진 금액 보유, 승인된 전액 또는 일부 면제 중 어떤 결정인지 명시합니다. 그런 다음 최초 결제 금액을 누가 수납했는지, 다음 거래는 누가 처리해야 하는지 확인하세요.
Traveloka가 수납한 결제는 해당 예약의 환불 및 호텔 지급 안내를 따르세요. 고객이 Traveloka 환불을 기다리고 있다고 말한다는 이유만으로 호텔에서 추가 환불을 진행하지 마세요. 호텔이 실제로 수납한 금액은 조치 전에 원거래와 이전 환불 내역을 확인하세요.
노쇼 수수료 납부 의무가 있다는 사실만으로 카드 결제가 성공했다고 볼 수는 없습니다. 마찬가지로 환불 승인만으로 고객 계좌에 금액이 입금되었다고 볼 수도 없습니다. 확인 가능한 거래 결과와 결제 참조 번호를 호텔 결제 기록과 대조하세요.
예를 들어 선결제된 숙박 요금 USD 240 중 USD 80을 보유하는 것으로 승인되었고 다른 조정 사항이 없다고 가정해 보겠습니다. 이 조건에서 고객 환불액은 USD 160입니다. 하지만 이 계산만으로 Traveloka가 호텔에 최종 송금할 금액이 확정되는 것은 아닙니다. 숙소의 지급 약정과 적용되는 공제 항목은 별도의 기록으로 확인해야 합니다.
수수료를 어떻게 수납할지 명확히 하지 않은 채 USD 240을 환불하면서 USD 80을 보유 수수료로 기록하지 마세요. 승인된 처리 결과, 실제 환불액, 남은 미수금을 구분하여 관리하세요.
금전 처리와 별개로 숙박일별 객실 확인하기
예약 처리 결과에 따라 객실을 해제할 수 있게 되면 날짜별 객실 확보 상태를 확인하세요. 노쇼 수수료를 보유한다는 이유로 미사용 객실을 투숙 중으로 표시해서는 안 됩니다. 반대로 이미 해제 가능한 향후 숙박일의 객실을 환불 진행 중이라는 이유만으로 계속 차단할 필요도 없습니다.
3박 예약 고객이 아예 도착하지 않았다면 남은 모든 숙박일에 대해 승인된 처리 방식을 확인하세요. 내일의 가용성을 늘린다고 어제 판매하지 못한 객실을 되돌릴 수는 없습니다. 늦은 도착에 합의한 고객에게는 여전히 객실이 필요할 수 있으므로 재판매 전에 이를 확인하세요.
객실 재고를 추가하기 전에 호텔 관리 시스템의 수량을 확인하세요. 취소 업데이트로 이미 객실 1개가 재고에 복원되었다면 수동으로 다시 늘릴 경우 실제보다 객실 1개가 더 판매 가능 상태로 등록될 수 있습니다. 유지보수에 따른 객실 차단과 다른 예약도 확인하세요. 예약 하나를 해제했다고 해당 객실을 반드시 판매할 수 있는 것은 아닙니다.
호텔 관리 시스템에서 Traveloka 판매 재고를 관리하는 경우 호텔 채널 매니저를 통해 반영된 업데이트를 확인한 다음 Traveloka에서 해당 객실과 날짜를 검증하세요. 의도적으로 설정한 판매 중지나 제한은 유지하세요. 일반적인 숙소 검색만으로는 해당 객실의 특정 숙박일에 대한 확보 상태가 올바르게 처리되었는지 확인할 수 없습니다.
예약 처리 결과가 각 기록에서 일치하고, 수수료 및 환불 현황을 설명할 수 있으며, 해당 숙박일의 객실이 올바르게 해제되었거나 의도적으로 확보되어 있을 때만 예외 건을 종료하세요. 추후 정산 조정은 미완료 상태로 남아 있을 수 있지만, 객실 매출에 묻혀 드러나지 않게 두지 말고 예약 참조 번호, 담당자, 검토일을 지정해야 합니다.
