1. Feche o quarto e as datas afetados na Agoda através do Sistema de Gestão Hoteleira ou Gestor de Canais conectado.
2. Não reduza separadamente o mesmo inventário em vários sistemas.
3. Volte a verificar na Agoda o quarto, as datas da estadia, a ocupação e o plano tarifário exatos.
4. Verifique se outro plano tarifário ou contingente separado continua aberto.
Se a Agoda continuar a mostrar um quarto quando o seu Sistema de Gestão Hoteleira está esgotado, trate a situação como um risco imediato de overbooking. Interrompa primeiro as vendas adicionais. Pode investigar por que motivo os números não coincidem depois de proteger o quarto e as datas afetados.
O diagnóstico mais rápido resulta de quatro perguntas: Está a verificar o mesmo tipo de quarto? Está a verificar as mesmas datas e informações dos hóspedes? Existe outro plano tarifário ainda aberto? A Agoda tem inventário fora do conjunto do Sistema de Gestão Hoteleira?
Interrompa as Vendas na Agoda Antes de Resolver o Problema
Utilize o sistema que o seu hotel usa habitualmente para atualizar a Agoda. Se a Agoda estiver conectada através do seu Sistema de Gestão Hoteleira ou Gestor de Canais, feche nesse sistema o tipo de quarto e as datas exatos. A Agoda recomenda que as propriedades conectadas façam a gestão da disponibilidade através da plataforma de conectividade designada.
- Confirme que quarto e datas da estadia na Agoda ainda podem ser reservados.
- Defina a disponibilidade desse quarto como zero ou aplique a suspensão de vendas aprovada no sistema conectado.
- Registe quem efetuou a alteração e a hora em que foi feita.
- Pesquise novamente na Agoda utilizando a mesma propriedade, quarto, datas, ocupação e plano tarifário.
- Se o quarto continuar reservável, contacte imediatamente o seu fornecedor de software e siga o procedimento de emergência do hotel para encerrar o canal.
Não feche separadamente o mesmo inventário no Sistema de Gestão Hoteleira, no Gestor de Canais e no Portal de Parceiros da Agoda. Repetir o ajuste pode remover demasiados quartos ou manter a data fechada depois de o problema ser corrigido.
Encaminhe imediatamente o incidente se a chegada for no próprio dia, se estiver em causa o último quarto físico, se existirem várias datas afetadas ou mais de um tipo de quarto da Agoda.
Verifique o Mesmo Tipo de Quarto e as Mesmas Datas da Estadia
Muitas divergências aparentes de inventário começam com dois ecrãs que mostram produtos ou condições de pesquisa diferentes. Conclua estas verificações antes de alterar a ligação de um quarto ou fechar toda a propriedade.
É o Mesmo Tipo de Quarto?
Compare o quarto que um hóspede pode reservar na Agoda com a categoria de quarto esgotada no Sistema de Gestão Hoteleira. Os nomes, por si só, não são fiáveis. “Duplo Deluxe”, “Quarto Deluxe” e “Deluxe com Vista para a Cidade” podem ser produtos separados, mesmo quando os funcionários utilizam um único nome para todos.
Abra o ecrã de ligação ou mapeamento de quartos no seu Sistema de Gestão Hoteleira/Gestor de Canais e confirme qual quarto do Sistema de Gestão Hoteleira fornece o quarto da Agoda. Se a Agoda estiver a vender um quarto conectado a uma categoria diferente no Sistema de Gestão Hoteleira, corrija o pressuposto operacional antes de alterar o inventário.
Verifique também se dois tipos de quarto da Agoda utilizam os mesmos quartos físicos. O Sistema de Gestão Hoteleira pode mostrar uma categoria como esgotada enquanto a Agoda vende outra categoria associada a partir do inventário partilhado restante.
É a Mesma Data e Pesquisa?
Utilize a mesma data de check-in, data de check-out, número de hóspedes, número de quartos e propriedade. Um quarto pode estar indisponível para dois adultos, mas aberto para um adulto, ou fechado para uma estadia de duas noites, mas disponível para uma duração diferente.
Avance até à seleção final do quarto e da tarifa na Agoda, em vez de confiar numa indicação dos resultados da pesquisa. Registe o quarto, o plano tarifário, as condições de cancelamento, o regime de refeições e a hora exatos do teste. Se a divergência surgir apenas numa combinação de pesquisa, a causa pode ser uma restrição ou um plano tarifário diferente, e não inventário adicional de quartos.
Quando todos os canais conectados utilizam o mesmo inventário de quartos, um channel manager para hotéis pode enviar uma única alteração de disponibilidade do Sistema de Gestão Hoteleira para a Agoda sem exigir que os funcionários repitam o ajuste em sistemas separados.
Mantenha o Inventário da Agoda e a Disponibilidade do Sistema de Gestão Hoteleira Alinhados
Ligue a disponibilidade dos quartos e as atualizações da Agoda num único fluxo de trabalho, para que uma data esgotada não dependa de alterações manuais repetidas.
Verifique Outros Planos Tarifários e Contingentes Separados
Depois de confirmar o quarto e as datas, verifique de onde a oferta visível na Agoda obtém a sua disponibilidade. Um quarto esgotado pode continuar reservável através de outro plano tarifário aberto ou de uma alocação de inventário que o Sistema de Gestão Hoteleira não controla.
Existe Outro Plano Tarifário Ainda Aberto?
Um tipo de quarto pode ter vários planos tarifários da Agoda, como tarifas reembolsáveis, não reembolsáveis, com pequeno-almoço, apenas alojamento, para dispositivos móveis ou para membros. Fechar um preço ou uma restrição nem sempre fecha todos os planos associados ao quarto.
Abra cada plano tarifário para o quarto e as datas afetados. Confirme se partilha o mesmo inventário de quartos e se a suspensão de vendas se aplica a todos os planos conectados. Se apenas um plano continuar reservável, corrija esse plano ou a respetiva ligação em vez de fechar quartos não relacionados.
A Agoda Tem Inventário Separado?
Verifique o acordo da propriedade com a Agoda e a configuração operacional para identificar disponibilidade garantida, um contingente separado, inventário de grossista, outro ID de propriedade na Agoda ou outro parceiro de distribuição. Este inventário pode continuar disponível mesmo quando o conjunto partilhado do Sistema de Gestão Hoteleira chega a zero.
Não remova um contingente contratual como se fosse um quarto comum do Sistema de Gestão Hoteleira. Confirme as respetivas regras de libertação com o responsável pela distribuição ou Gestão de Receitas e contacte depois o suporte da Agoda se o contrato ou o Portal de Parceiros não explicar o quarto disponível.
Corrija a Causa sem Criar Outra Divergência
Depois de as quatro verificações identificarem o produto afetado, corrija apenas essa causa. Evite alterar todos os mapeamentos de quartos ou reabrir toda a ligação para resolver uma única data.
Verifique a Ligação e as Alterações Recentes
Procure no Sistema de Gestão Hoteleira/Gestor de Canais um estado visível de desconexão, um aviso de autorização, um aviso sobre a ligação do quarto ou do plano tarifário ou um erro recente de sincronização. Verifique se alguém criou, mudou o nome, copiou, desativou ou voltou a conectar recentemente o quarto ou plano tarifário afetado.
Analise também as alterações manuais recentes no Portal de Parceiros da Agoda. Uma quantidade manual, suspensão de vendas ou reabertura pode entrar em conflito com o valor enviado pelo sistema conectado. Se a Agoda fechar corretamente e reabrir mais tarde, identifique o que mudou após o encerramento bem-sucedido em vez de repetir o mesmo ajuste.
Não remapeie um quarto ativo com base em suposições. Confirme primeiro a categoria física do quarto, as datas afetadas e o produto pretendido na Agoda. Uma alteração incorreta pode expor outro quarto ou interromper reservas futuras.
Forneça ao Suporte um Registo Claro do Incidente
Se a divergência persistir, envie um único pedido de suporte com:
- o nome do hotel e o ID da propriedade na Agoda;
- o quarto, o plano tarifário, as datas e as condições de pesquisa dos hóspedes afetados;
- a quantidade esperada no Sistema de Gestão Hoteleira e a quantidade observada na Agoda;
- capturas de ecrã do Sistema de Gestão Hoteleira/Gestor de Canais e da oferta final na Agoda;
- a hora e o fuso horário da suspensão de vendas ou da atualização para disponibilidade zero; e
- todas as alterações manuais ou controlos de emergência já aplicados.
Indique ao suporte onde os valores começam a divergir: no Sistema de Gestão Hoteleira, no Gestor de Canais, no Portal de Parceiros ou na oferta da Agoda apresentada aos hóspedes. A equipa de suporte pode verificar os registos técnicos de entrega; os funcionários do hotel não precisam de diagnosticar formatos de mensagens ou filas.
Confirme Novamente que a Agoda e o Sistema de Gestão Hoteleira Coincidem
Não encerre o incidente depois de apenas um ecrã mudar. Pesquise novamente a mesma propriedade, o mesmo quarto, as mesmas datas, a mesma ocupação e o mesmo plano tarifário na Agoda. Confirme que todos os planos que utilizam o quarto esgotado estão indisponíveis, salvo se um contingente separado estiver intencionalmente à venda.
Em seguida, efetue uma alteração controlada de inventário para uma data futura de baixo risco. Confirme que a quantidade atualizada chega à Agoda sem outra edição manual. Reponha o valor correto e verifique-o novamente.
Quando chegar a reserva ou o cancelamento seguinte, confirme que a disponibilidade no Sistema de Gestão Hoteleira muda uma única vez e que a Agoda recebe a nova quantidade. Só então deve remover retenções temporárias, reverter encerramentos de emergência e fechar o pedido de suporte.
Mantenha uma breve nota sobre o incidente para o turno seguinte. Deve indicar o quarto e as datas afetados, o controlo ainda aplicado, quem é responsável pelo acompanhamento e quando deve ocorrer a próxima verificação.
Perguntas Frequentes
O que devo fazer primeiro se a Agoda mostrar um quarto esgotado?
Feche o quarto e as datas exatos através do Sistema de Gestão Hoteleira ou Gestor de Canais que normalmente atualiza a Agoda. Registe a ação e teste depois na Agoda o mesmo quarto, as mesmas datas, a mesma ocupação e o mesmo plano tarifário.
Por que motivo um plano tarifário da Agoda pode continuar aberto?
O quarto pode ter vários planos tarifários com restrições ou ligações diferentes. Confirme se todos os planos partilham o mesmo inventário e se a suspensão de vendas se aplica a todos.
A Agoda pode ter inventário que não pertence ao conjunto do Sistema de Gestão Hoteleira?
Sim. Um contingente garantido, um grossista, outro ID de propriedade ou um acordo de distribuição separado pode fornecer disponibilidade fora do conjunto normal do Sistema de Gestão Hoteleira. Confirme o contrato antes de fechar esse inventário.
Devo atualizar manualmente a Agoda quando utilizo um Gestor de Canais?
Utilize o Sistema de Gestão Hoteleira ou Gestor de Canais conectado para as atualizações normais de disponibilidade. Faça uma alteração manual no Portal de Parceiros apenas ao abrigo de um procedimento de emergência aprovado, porque uma atualização automática posterior pode substituí-la.
Como posso saber se a divergência foi corrigida?
O produto exato na Agoda deixou de estar reservável, todos os planos tarifários relacionados mostram a disponibilidade pretendida, uma alteração posterior no Sistema de Gestão Hoteleira chega automaticamente à Agoda e os controlos temporários foram removidos em segurança.
Para os gestores de hotel, a sequência é simples: interromper a venda, comparar o mesmo quarto e as mesmas datas, verificar todos os planos tarifários abertos, confirmar contingentes separados e comprovar que a alteração seguinte de inventário chega à Agoda.
