1. Não compare o total da reserva do hóspede diretamente com um depósito bancário.
2. Identifique se a reserva é Agoda Collect ou Property Collect antes de calcular o valor a receber pelo hotel.
3. Corresponda o detalhe do preço da reserva, a transação financeira, o lote de pagamento, o método de pagamento e a liquidação bancária.
4. Separe comissões, impostos, alterações, ajustes, cobranças parciais, efeitos cambiais e diferenças de prazo.
Uma discrepância no pagamento da Agoda frequentemente começa com dois valores que nunca deveriam corresponder. O total da reserva pode ser o valor de venda apresentado ao hóspede, enquanto o pagamento do hotel pode refletir a comissão, o modelo de pagamento, impostos, ajustes, várias reservas ou uma data de liquidação diferente.
Reconcilie a partir da reserva para fora. Identifique quem cobrou o dinheiro do hóspede, determine o valor ao nível da reserva da Agoda, localize o lote de pagamento e só então compare a liquidação bancária ou por cartão com o livro-razão do sistema de gestão hoteleira.
Defina os Valores Antes de Investigar
Mantenha cada valor num campo separado: o valor final apresentado ao hóspede; o detalhe do quarto e impostos da reserva; o valor que a propriedade deve cobrar ou receber; a compensação ou comissão da Agoda; qualquer alteração, cancelamento, rejeição, imposto ou ajuste manual; o valor incluído num ID de pagamento; o valor cobrado num cartão Agoda ou enviado por transferência bancária; e o valor lançado no sistema de gestão hoteleira e no livro-razão geral.
Não utilize "total da reserva" e "pagamento" de forma intercambiável num ticket de suporte. Indique o valor, moeda, página de origem e data para cada valor.
Este artigo abrange a reconciliação geral de pagamentos, incluindo reservas sem cancelamento. É necessária uma revisão separada de cancelamentos e reembolsos quando a questão principal for saber se uma estadia cancelada gerou o reembolso ou taxa correta.
Identifique Agoda Collect ou Property Collect
Abra a reserva no Portal de Parceiros Agoda > Reservas > Reservas e confirme o modelo de pagamento.
Para Agoda Collect, a Agoda cobra o pagamento do hóspede e o hotel recebe o valor elegível através do seu método de pagamento configurado. Na reserva, abra Pagamento e preços > Detalhe do preço para rever a compensação e os valores da reserva disponíveis para a propriedade.
Para Property Collect, o hóspede paga ao hotel. Portanto, o total apresentado ao hóspede não deve aparecer como um pagamento separado da Agoda. Em vez disso, a compensação do Property Collect pode ser deduzida dos valores pré-pagos que a Agoda deve à propriedade.
Para uma reserva Property Collect, utilize Finanças > Todas as transações e faça a correspondência da referência da reserva com o valor de cobrança ou compensação. A compensação do Property Collect fica registada na vista de transações de Finanças; não espere que o voucher na página da reserva a apresente no mesmo local que um valor Agoda Collect.
Escolher o modelo de pagamento errado é a forma mais rápida de criar uma falsa discrepância: o departamento financeiro pode esperar que a Agoda repasse dinheiro que o hóspede já pagou diretamente à propriedade.
Reconcilie Uma Reserva com o Seu Lote de Pagamento
Utilize um ID de reserva e uma moeda ao longo desta sequência.
- Abra a reserva e guarde o seu modelo de pagamento atual, estado, datas, moeda, total do hóspede, valor da propriedade, tratamento de impostos e compensação.
- Verifique se a reserva foi alterada, cancelada, marcada como no-show ou tratada sob termos diferentes após a reserva.
- Abra Finanças > Pagamentos e pesquise a referência da reserva entre as transações a pagar.
- Reveja a secção de Ajustes antes de confirmar o valor esperado do lote.
- Se o pagamento já tiver sido processado, abra Finanças > Pagamentos anteriores e localize o ID de pagamento que contém a reserva.
- Descarregue ou guarde o extrato ao nível da reserva para esse pagamento.
- Corresponda o ID de pagamento com a transferência bancária, cartão virtual ou transação e-Card.
- Compare a liquidação com o valor a receber no sistema de gestão hoteleira e o lançamento contabilístico.
Um ID de pagamento pode agrupar várias reservas elegíveis e ajustes. Após o processamento, faça a correspondência do lote em Pagamentos anteriores em vez de comparar o depósito bancário com apenas uma reserva. Um único depósito pode cobrir várias estadias mais um ajuste de outro período.
O business intelligence para hotéis da Smart Order ajuda as equipas financeiras a manter as receitas de reservas, fonte de canal, dormidas e resultados operacionais alinhados, enquanto o pagamento da Agoda é reconciliado separadamente.
Reconcilie a Agoda com o Registo da Reserva
Compare as receitas do canal e as reservas no sistema de gestão hoteleira antes de lançar uma diferença de pagamento ou fechar o período contabilístico.
Verifique as Principais Causas de uma Discrepância de Pagamento da Agoda
O pagamento é inferior ao total do hóspede. Confirme se o total do hóspede inclui comissão, impostos cobrados pelo hotel, taxas de serviço ou itens que não fazem parte do repasse da Agoda. Verifique o modelo de pagamento antes de tratar a diferença como uma dedução.
Uma reserva Property Collect reduziu um pagamento pré-pago. Reveja Finanças > Todas as transações para a compensação deduzida. O hotel cobrou o valor do hóspede diretamente, enquanto a comissão pode ser deduzida dos proveitos do Agoda Collect.
O valor da reserva mudou após o início do pagamento. Procure por uma alteração ou cancelamento e, em seguida, inspecione Ajustes. Se o pagamento já tiver sido confirmado, reconcilie o valor alterado com o próximo lote elegível antes de o tratar como um saldo não pago.
O lote inclui um ajuste não explicado. Corresponda a referência e o motivo do ajuste e, em seguida, classifique-o como um saldo pendente, cobrança excessiva, taxa de rejeição de reserva, correção de impostos, tratamento de cancelamento acordado ou outro tipo de ajuste documentado.
Apenas parte do valor esperado foi cobrada. Compare o valor aprovado com a cobrança real do cartão virtual ou e-Card e qualquer saldo remanescente. Não crie uma segunda cobrança total antes de confirmar o que foi liquidado.
O depósito bancário difere do ID de pagamento. Verifique as taxas de transferência, deduções do banco recetor, conversão de moeda, moeda de liquidação, data-valor e se o banco agrupou ou dividiu as transações. Mantenha estas diferenças bancárias separadas do cálculo da reserva da Agoda.
A receita no sistema de gestão hoteleira é igual ao total do hóspede, mas o valor a receber da Agoda é líquido. Reveja o modelo contabilístico. A receita do quarto, o passivo fiscal, a despesa com comissões, o valor a receber da Agoda e o recebimento de caixa podem exigir lançamentos separados em vez de uma única entrada de receita líquida.
Separe Diferenças de Prazo de Erros Reais
Uma reserva pode ser ganha num período operacional e paga noutro. A data de estadia, data de cancelamento, data a pagar, data de confirmação do pagamento, data de cobrança no cartão, data-valor e data de lançamento bancário são eventos diferentes.
Reconcilie a reserva com o período exigido pela política contabilística do hotel e, em seguida, transporte o valor a receber da Agoda até à liquidação. Não mova a receita do quarto para o mês bancário apenas para fazer o dinheiro corresponder.
Para pagamentos em lote, mantenha uma conta de compensação. Lance cada reserva e ajuste contra o ID de pagamento e, em seguida, compense esse ID quando a transação bancária ou do cartão chegar. Um saldo não correspondido permanece visível sem alterar a receita original da reserva.
Se um valor permanecer negativo, verifique se a compensação Property Collect ou um reembolso pós-pagamento excede as reservas Agoda Collect a pagar atualmente selecionadas. Adicione as próximas transações elegíveis à reconciliação e inicie um pagamento apenas depois de o saldo selecionado ser positivo.
Evite Lançamentos Duplicados
Não lance uma correção manual de pagamento diretamente na receita enquanto a reserva original no sistema de gestão hoteleira, o ajuste da Agoda ou o feed bancário ainda puderem chegar. Utilize um item de reconciliação temporário com o ID da reserva e o ID do pagamento.
Antes de fechá-lo, confirme se o sistema contabilístico já importou a receita original da reserva, um ajuste de modificação ou cancelamento, o lote de pagamento da Agoda, uma liquidação bancária ou de cartão, ou um diário manual introduzido por outro funcionário.
Caso contrário, uma discrepância pode tornar-se em dois erros compensatórios que desaparecem ao nível da propriedade, mas continuam errados por canal e período.
Escale uma Diferença de Pagamento Com Evidências
Utilize a opção Precisa de Ajuda do Portal de Parceiros apenas depois de isolar o valor do lado da Agoda. Envie um pacote contendo o ID da propriedade e o ID da reserva, modelo de pagamento e método de pagamento, estado da reserva e da estadia, total do hóspede, valor da propriedade, compensação, moeda, ID do pagamento, referência da transação, referência e descrição do ajuste e as datas relevantes a pagar, de confirmação, de valor e bancárias. Adicione um registo bancário ou de cartão oculto e indique a diferença exata entre o esperado e o real.
Indique se a discrepância se encontra entre a reserva e a transação da Agoda, entre a transação da Agoda e o lote de pagamento, entre o lote de pagamento e o banco, ou entre o banco e o lançamento no sistema de gestão hoteleira. Isso direciona o caso para as evidências certas em vez de pedir ao suporte para explicar um mês inteiro.
Mantenha as Receitas do Canal e o Dinheiro Rastreáveis
Ligue a fonte da reserva, a receita da estadia e o business intelligence para hotéis para que as exceções de pagamento possam ser investigadas sem reescrever o registo da reserva.
Perguntas Frequentes
Por que motivo o pagamento da Agoda não é igual ao total da reserva?
O total da reserva pode ser um valor apresentado ao hóspede, enquanto o pagamento reflete o modelo de pagamento, compensação, impostos, ajustes, composição do lote e método de liquidação.
Onde pode o departamento financeiro ver a compensação do Property Collect?
Utilize Finanças > Todas as transações e faça a correspondência com a referência da reserva. Não é apresentado no voucher da reserva da mesma forma que um valor Agoda Collect.
Pode um pagamento da Agoda conter várias reservas?
Sim. As reservas a pagar podem ser agrupadas num único ID de pagamento, e os ajustes necessários podem ser incluídos no mesmo lote.
Por que motivo uma reserva antiga afetou este pagamento?
Uma alteração posterior, cancelamento, correção manual, saldo pendente ou cobrança excessiva pode aparecer como um ajuste num pagamento futuro.
O departamento financeiro deve alterar a receita no sistema de gestão hoteleira para corresponder ao depósito bancário?
Não automaticamente. Reconcilie a receita, comissão, impostos, valor a receber, pagamento e liquidação bancária separadamente, de acordo com a política contabilística do hotel.
Uma discrepância de pagamento da Agoda é resolvida quando cada diferença tem uma origem, valor, moeda, período e tratamento contabilístico. Comece pelo modelo de pagamento, rastreie a reserva até ao seu ID de pagamento e mantenha os prazos bancários separados da economia da reserva.
