1. Verifique se a autorização foi efetivamente interrompida antes de tratar uma divergência no calendário como um problema de acesso.
2. Volte a ligar a conta Airbnb e os IDs dos anúncios existentes através do procedimento disponibilizado pelo fornecedor do software; não publique anúncios de substituição.
3. Faça a correspondência das reservas recebidas durante a interrupção pelo código de confirmação antes de repetir importações ou criar estadias manualmente.
Um aviso no channel manager para hotéis ligado ao Airbnb pode deixar o gestor com duas questões urgentes: as reservas continuam a chegar e voltar a ligar irá criá-las novamente? A recuperação mais segura preserva os anúncios originais e confirma o que aconteceu durante a interrupção.
Neste contexto, API significa uma ligação direta entre sistemas de software, e não uma ligação de calendário importada. Restabelecer a permissão é uma tarefa; confirmar que as reservas e a disponibilidade coincidem é outra.
Confirme a interrupção da ligação antes de remover qualquer acesso
No Airbnb para computador, abra Anúncios, selecione o anúncio afetado e, em seguida, abra Definições no editor do anúncio e verifique software de gestão imobiliária. Compare esse estado com o aviso no software ligado. Os nomes dos menus podem variar consoante a conta e a versão da interface.
Verifique se o problema afeta um anúncio ou a conta inteira. A ausência de ligação num apartamento exige uma investigação diferente da perda simultânea da ligação ao fornecedor em todos os anúncios.
Se o software continuar ligado, mas houver diferenças no calendário, comece pela ressincronização da disponibilidade e pela verificação das regras através dos procedimentos disponibilizados pelo fornecedor. Não desligue o software, elimine um anúncio ou volte a criá-lo para corrigir uma divergência no calendário. Encaminhe para o fornecedor qualquer divergência que continue por resolver.
Se o fornecedor comunicar uma interrupção do serviço sem erro de autorização, repetir as tentativas de ligação pode não ajudar. Registe a mensagem e a última atualização bem-sucedida e siga as orientações de recuperação do fornecedor. Não pressuponha um novo problema de acesso para explicar cada atualização atrasada.
Se a ligação estiver efetivamente interrompida, identifique a conta Airbnb autorizada a gerir os anúncios existentes. Confirme que a pessoa que vai restabelecer o acesso tem as permissões necessárias. Conseguir consultar uma reserva enquanto membro da equipa não comprova a permissão para voltar a ligar a conta.
Preserve os anúncios e assegure a gestão durante a interrupção
Antes de alterar a ligação, mantenha um breve registo de recuperação: conta Airbnb, IDs dos anúncios, unidades correspondentes no Sistema de Gestão Hoteleira, última atualização bem-sucedida conhecida e reservas criadas, alteradas ou canceladas desde então. A sigla PMS significa Sistema de Gestão Hoteleira.
Utilize os IDs dos anúncios, e não apenas os nomes. Duas unidades podem ter o mesmo título, enquanto um anúncio cujo nome foi alterado pode continuar a corresponder ao alojamento original. Guarde a correspondência existente para evitar que o ecrã de restabelecimento da ligação leve a equipa a publicar outra versão.
Se não for possível manter a disponibilidade fiável durante a recuperação, utilize a suspensão temporária de vendas ou a pausa do anúncio aprovada. Verifique o seu efeito nas novas vendas. Suspender as vendas não significa cancelar estadias existentes; continue a gerir os hóspedes atuais e as alterações de reservas recebidas.
Designe um membro da equipa para controlar as reservas temporárias ou os bloqueios de quartos. Se houver uma chegada urgente que não conste do Sistema de Gestão Hoteleira, verifique primeiro a confirmação efetiva no Airbnb. Utilize apenas o registo temporário ou bloqueio aprovado pelo alojamento, com uma referência clara à reserva de origem. Esse registo terá de ser reconciliado quando as importações forem retomadas, sem permanecer como uma segunda estadia.
Durante a interrupção, um bloqueio manual e uma reserva importada podem ocupar a mesma unidade em simultâneo. No Smart Order, compare a reserva do Airbnb com o calendário de reservas da Receção para que a equipa possa identificar a estadia existente e o seu efeito no inventário antes de aprovar outro registo. A recuperação deve restabelecer uma única reserva operacional, e não apenas eliminar um aviso.
Mantenha um único registo por estadia durante a recuperação da ligação
Utilize o calendário do Smart Order para verificar as reservas de origem, os bloqueios temporários e a disponibilidade restante dos quartos antes de retomar as atualizações normais dos canais.
Volte a autorizar a conta e associe os anúncios existentes
Comece pelo procedimento de ligação ou recuperação do Airbnb disponibilizado pelo software ligado. Os nomes exatos dos botões dependem do fornecedor; não utilize ligações de e-mails não solicitados nem partilhe a palavra-passe do Airbnb com a equipa de apoio.
- Escolha a ligação existente ao Airbnb que necessita de recuperação. Confirme o alojamento e a conta pretendidos antes de continuar.
- Siga o procedimento de início de sessão e concessão de permissões do fornecedor. No ecrã de autorização autêntico do Airbnb, verifique a conta e o acesso solicitado antes de o conceder.
- Regresse ao software e associe cada ID de anúncio Airbnb existente à unidade ou ao produto de quarto original no Sistema de Gestão Hoteleira. Utilize a opção de anúncio existente, e não a ação de publicação de um novo anúncio.
- Confirme o âmbito de sincronização pretendido. Restabeleça a configuração acordada para preços e disponibilidade ou para um conjunto mais alargado de conteúdos do anúncio; não altere acidentalmente o sistema responsável pela gestão desses conteúdos durante a recuperação.
- Conclua a sincronização do calendário e das reservas através do procedimento disponibilizado pelo fornecedor. Volte a verificar o estado da ligação de cada anúncio e registe os que ainda necessitam de atenção.
Se o anúncio correto não aparecer, pare antes de publicar um substituto. Verifique com o fornecedor a conta com sessão iniciada, o acesso ao anúncio e a ligação guardada. Um novo anúncio não repara a ligação às reservas ou às avaliações do anúncio antigo.
Não remova o acesso do software ao Airbnb como primeiro passo de rotina. Essa ação desliga todos os anúncios associados. Utilize uma sequência de remoção e restabelecimento da ligação apenas quando o fornecedor confirmar que é necessária e os anúncios afetados estiverem protegidos. Uma mudança deliberada para outro Sistema de Gestão Hoteleira é uma migração distinta, e não um simples restabelecimento da ligação.
Reconcilie as reservas recebidas durante a interrupção da ligação
Elabore a lista de reservas afetadas a partir dos registos do Airbnb e compare-a com o Sistema de Gestão Hoteleira. Se não souber ao certo quando começou a interrupção, inclua na revisão um período anterior à última atualização bem-sucedida conhecida. Confirme quais as reservas abrangidas pela importação do fornecedor, em vez de presumir que todas as estadias antigas voltarão a aparecer automaticamente.
Para cada reserva, faça a correspondência pelo código de confirmação do Airbnb e ID do anúncio e, em seguida, compare o estado atual, as datas, o número de hóspedes e a atribuição do quarto. O nome do hóspede, por si só, é um critério pouco fiável: um hóspede pode ter duas estadias legítimas.
Se existir um registo correto no Sistema de Gestão Hoteleira, verifique se as alterações posteriores suportadas pela integração o irão atualizar. Não importe outra cópia apenas porque falta a alteração de datas mais recente. Se não existir nenhum registo, utilize o método de recuperação aprovado pelo fornecedor e, em seguida, pesquise novamente antes de criar qualquer registo manualmente.
Quando coexistirem um registo temporário e uma reserva recuperada por importação, suspenda as mensagens duplicadas, os pedidos de pagamento e quaisquer novas alterações. Peça ao supervisor que identifique o registo ligado à integração que deve ser mantido e preserve a atribuição de quarto, as notas e os movimentos financeiros antes de aplicar o procedimento aprovado de resolução de duplicados. Nunca cancele a reserva real no Airbnb apenas para organizar o Sistema de Gestão Hoteleira.
Reconcilie o inventário uma única vez após decidir qual o registo a manter. A remoção de um bloqueio adicional pode já devolver uma unidade à disponibilidade; adicionar outra unidade manualmente pode originar vendas acima da capacidade. Verifique se os cancelamentos libertam as noites corretas e se as alterações transferem a estadia em vez de criarem uma segunda chegada.
Retome as vendas apenas após confirmar a consistência de todo o ciclo de reservas
O estado de ligação ativa não marca o fim do processo. Verifique se o anúncio original continua associado, se cada reserva atual aparece uma única vez e se o calendário do Airbnb corresponde às unidades efetivamente disponíveis no hotel. Verifique uma data normalmente aberta a reservas e uma data bloqueada, bem como um preço e uma restrição de estadia representativos.
Utilize a funcionalidade de gestão do canal Airbnb do Smart Order para distribuir a disponibilidade restante a partir do registo reconciliado no Sistema de Gestão Hoteleira. Confirme depois o resultado no canal. Não levante uma suspensão temporária de vendas até estar claro qual o sistema que controla agora essas datas.
Quando estiver disponível um ambiente de teste ou um procedimento de reserva aprovado, verifique se uma alteração de reserva atualiza o mesmo registo no Sistema de Gestão Hoteleira e se um cancelamento liberta o inventário previsto uma única vez. Caso contrário, acompanhe de perto os próximos eventos reais e mantenha essa limitação documentada no registo de recuperação.
Se um anúncio continuar desligado ou os registos não coincidirem, encaminhe o problema para o apoio com os IDs dos anúncios, os códigos de confirmação afetados, o texto do aviso, as horas dos eventos com o respetivo fuso horário e as ações já realizadas. Oculte os dados pessoais dos hóspedes que não sejam necessários e nunca inclua palavras-passe ou dados de cartões.
A recuperação fica concluída quando os anúncios originais estão ligados, todas as estadias do período de interrupção estão reconciliadas e uma única fonte de disponibilidade acordada volta a assumir o controlo, e não quando é publicado um segundo conjunto de anúncios.
