1. Registe os quartos, as datas e as quantidades que devem ser alterados.
2. Faça a atualização no sistema que normalmente controla o inventário das OTA.
3. Verifique o resultado em todas as OTA ligadas, não apenas no canal principal.
4. Teste as datas importantes como hóspede e registe todas as exceções.
Uma alteração de inventário em massa pode poupar horas de trabalho manual, mas um único quarto ou uma única data em falta pode causar overbooking ou retirar vendas válidas. A verificação de atualizações em massa do inventário consiste em confirmar que a quantidade de quartos pretendida chegou a todas as OTA ligadas.
Os gestores hoteleiros não precisam de analisar todas as mensagens técnicas. Precisam de uma resposta prática para três perguntas: foram alterados os quartos corretos? Todas as OTA receberam a alteração? Os hóspedes podem agora reservar apenas aquilo que o hotel pode realmente vender?
Registe Primeiro o Resultado Pretendido
Antes de fazer a atualização, registe o alojamento, os tipos de quarto, o intervalo de datas, a disponibilidade atual e a nova disponibilidade. Assinale as datas que devem permanecer diferentes, como fins de semana, noites de eventos ou dias esgotados.
Este breve registo evita um problema comum: a equipa deteta posteriormente um número inesperado, mas não consegue determinar se resultou da atualização em massa ou se já existia.
Defina com precisão o que está a ser alterado. Ter cinco quartos disponíveis é diferente de definir um limite de venda de cinco. Fechar as vendas é diferente de marcar quartos como indisponíveis para utilização. Se o ecrã apresentar vários controlos, confirme que está a alterar a quantidade vendável enviada aos canais.
No caso de dormitórios, registe se o número representa camas ou quartos. Nos quartos privados, confirme se cada unidade é vendida uma única vez como quarto completo. Nunca copie a mesma quantidade entre produtos sem verificar o significado do número.
Faça a Atualização a Partir do Ponto de Controlo Habitual
Se o hotel gere normalmente a disponibilidade das OTA através de um Sistema de Gestão Hoteleira ou de um Gestor de Canais, faça aí a alteração em massa. Não edite simultaneamente as extranets de várias OTA, exceto se o alojamento estiver a lidar com uma emergência.
Antes de guardar, verifique se a ligação de cada canal está ativa. Em seguida, selecione o alojamento, os tipos de quarto e o intervalo de datas corretos. Analise cuidadosamente a primeira e a última data para evitar que a atualização termine um dia antes ou se prolongue até à época seguinte.
Faça uma alteração clara de cada vez. Por exemplo, atualize primeiro o inventário e trate depois, separadamente, das alterações de tarifas ou restrições. Quando se combinam várias ações, torna-se mais difícil identificar qual delas causou um resultado inesperado.
Faça a Gestão do Inventário Ligado com Menos Tarefas Manuais
Utilize o Smart Order para manter a disponibilidade dos quartos e a gestão diária dos canais numa única vista operacional.
Utilize Esta Verificação em Cinco Passos
- Verifique o resultado no Sistema de Gestão Hoteleira. Volte a abrir os tipos de quarto e as datas selecionados. Confirme que as novas quantidades foram guardadas, incluindo a primeira e a última data.
- Verifique o estado de todas as OTA. Consulte o ecrã dos canais para identificar resultados concluídos, pendentes, com aviso ou com falha. Não considere uma atualização pendente como concluída.
- Abra a extranet de cada OTA. Verifique datas representativas para o quarto correto. A extranet deve apresentar a mesma quantidade vendável que o sistema de controlo.
- Faça uma pesquisa como hóspede. Teste datas importantes e diferentes combinações de ocupação. Confirme que os quartos vendáveis são apresentados e que não é possível reservar quartos sem inventário.
- Registe as exceções. Anote a OTA, o quarto, a data, a quantidade esperada, a quantidade visível e a pessoa responsável pelo acompanhamento.
O objetivo não é inspecionar todas as células do calendário. É confirmar todo o intervalo de datas e testar os pontos onde existe maior probabilidade de ocorrerem erros.
Que Datas Deve Verificar?
Verifique sempre a primeira e a última data da atualização. Acrescente um dia útil e um dia de fim de semana, bem como qualquer noite de evento ou data em que a quantidade tenha passado para zero.
Se a disponibilidade aumentou, verifique pelo menos uma dessas datas. Aumentar o inventário apresenta um risco de overbooking superior ao de o reduzir. Verifique também todas as datas em que resta apenas um quarto, pois a posição do último quarto é comercialmente sensível.
Analise todos os tipos de quarto incluídos na alteração em massa. Se um quarto tiver ofertas distintas para ocupação individual, pequeno-almoço, tarifas não reembolsáveis ou promoções, verifique se essas ofertas partilham o mesmo inventário ou se são controladas separadamente.
Por fim, verifique todas as OTA ligadas. Os canais com baixo volume são fáceis de ignorar e podem manter a disponibilidade antiga durante mais tempo, porque a equipa raramente abre as respetivas extranets.
O Que Significam os Resultados Mais Comuns
Todas as OTA apresentam o número errado
A seleção original da atualização em massa está provavelmente incorreta. Volte a verificar o alojamento, o tipo de quarto, as datas e a quantidade no Sistema de Gestão Hoteleira. Corrija a origem antes de enviar outra atualização.
Uma OTA apresenta o número errado
Concentre-se nesse canal. Verifique se a ligação está ativa e se o quarto do Sistema de Gestão Hoteleira está associado ao quarto correto na OTA. Nomes de quartos semelhantes podem ocultar uma associação incorreta.
Apenas algumas datas estão erradas
Verifique as datas de início e de fim, as mudanças de mês, as substituições existentes e as configurações das noites de eventos. Corrija apenas as datas afetadas em vez de repetir todo o lote.
A extranet da OTA está correta, mas os hóspedes não conseguem reservar
A disponibilidade pode não ser a causa. Verifique se o plano tarifário está aberto, se existe uma estadia mínima e se a pesquisa do hóspede utiliza a ocupação e a janela de reserva corretas.
A quantidade correta volta a mudar mais tarde
Outra origem pode tê-la substituído. Procure uma atualização posterior do Sistema de Gestão Hoteleira, uma regra agendada, outro utilizador ou uma edição direta na extranet. Identifique o sistema que efetuou a alteração mais recente antes de voltar a editar.
Corrija as Exceções em Segurança
Não reenvie toda a atualização em massa apenas porque uma OTA ou uma data está incorreta. Um reenvio completo pode substituir corretamente preços de eventos, encerramentos de vendas ou ajustes manuais.
Comece por corrigir a causa: a seleção de datas errada, uma ligação inativa, a associação do quarto ou uma substituição existente. Depois, atualize apenas o quarto e as datas afetados. Guarde uma vez e repita as mesmas verificações no Sistema de Gestão Hoteleira, na extranet e como hóspede.
Para uma data esgotada urgente, feche manualmente a oferta da OTA afetada, caso o procedimento do hotel o permita. Registe a alteração temporária e certifique-se de que o Sistema de Gestão Hoteleira é corrigido antes de as atualizações automáticas serem retomadas.
Se o resultado continuar pouco claro, utilize uma data futura de baixo risco. Altere a disponibilidade em um quarto, registe a hora e verifique se essa alteração exata aparece na OTA. Reponha o valor pretendido imediatamente após o teste. Evite noites de eventos e o último quarto disponível do hotel.
Crie um Registo de Passagem de Turno Útil
O registo final deve ser suficientemente breve para que o turno seguinte o compreenda. Inclua quem fez a atualização, os quartos e as datas alterados, as quantidades pretendidas, as OTA verificadas e todas as exceções ainda não resolvidas.
Adicione capturas de ecrã apenas quando mostrarem uma diferença real. Uma captura de um ecrã geral de sucesso é menos útil do que uma que mostre o quarto, a data e a quantidade exatos.
Continue a acompanhar a reserva ou o cancelamento seguinte que afete o conjunto de quartos atualizado. Confirme que a disponibilidade muda na quantidade esperada e que o novo valor chega aos canais. Isto permite detetar problemas que uma verificação pontual do calendário pode não revelar.
Os relatórios do hotel do Smart Order podem ajudar os gestores a analisar as vendas de quartos e movimentos invulgares do inventário sem transformar cada verificação numa investigação técnica.
Ofereça aos Gestores uma Visão Mais Clara das Alterações de Inventário
Reúna as operações do hotel, a disponibilidade e as tarefas de acompanhamento com o Smart Order.
Perguntas Frequentes
Uma mensagem de sucesso do Sistema de Gestão Hoteleira comprova que todas as OTA foram atualizadas?
Não. Volte a abrir o valor na extranet de cada OTA e teste as datas importantes do ponto de vista do hóspede.
É necessário verificar todas as datas?
Normalmente, não. Verifique os limites do intervalo, os fins de semana, as datas de eventos, o inventário a zero, os aumentos de inventário e cada tipo de quarto e OTA.
Podemos corrigir diretamente uma OTA?
Utilize uma edição direta apenas para uma substituição de emergência aprovada. Se o Sistema de Gestão Hoteleira controlar o inventário, a atualização automática seguinte poderá substituir o valor manual.
Quanto tempo deve o hotel esperar antes de verificar?
Verifique imediatamente o Sistema de Gestão Hoteleira e o estado do canal. Consulte a extranet da OTA depois de a atualização ser aceite e, em seguida, faça a pesquisa como hóspede após o período normal de apresentação dessa ligação.
Que informações ajudam a equipa de suporte a investigar?
Forneça o alojamento, a OTA, o tipo de quarto, as datas, as quantidades esperadas e visíveis, os registos de data e hora e as capturas de ecrã. Inclua a referência da atualização, caso seja apresentada.
