Reserva da Expedia Não Recebida pelo seu Sistema de Gestão Hoteleira? Verificação em 10 Minutos

Quando uma reserva da Expedia não é recebida pelo seu Sistema de Gestão Hoteleira, a primeira prioridade é o hóspede e o quarto — não o método técnico de entrega. Comece pelo Expedia Partner Central, confirme que a reserva está ativa e conclua as cinco verificações abaixo.

Esta é uma verificação inicial de 10 minutos, não uma promessa de que todos os problemas de ligação podem ser resolvidos em 10 minutos. Não sincronize repetidamente a reserva, não crie várias reservas manuais nem peça ao hóspede para reservar novamente enquanto investiga.

A Verificação de 10 Minutos para uma Reserva da Expedia em Falta

Minutos 0–2: Confirme a Reserva no Partner Central

Inicie sessão no Expedia Partner Central e certifique-se de que selecionou a propriedade correta. Pesquise a reserva utilizando o itinerário da Expedia ou o ID da reserva. Se necessário, pesquise também pelo nome do hóspede, datas da estadia e data da reserva.

Abra a reserva e confirme:

• o seu estado atual;
• as datas de chegada e partida;
• o tipo de quarto e o plano de tarifa;
• o número de hóspedes;
• as instruções de pagamento; e
• se a reserva foi modificada ou cancelada.

A Expedia descreve o Partner Central como um local principal para os parceiros de alojamento gerirem reservas. Se a reserva não estiver lá, volte a verificar a propriedade e o identificador e, em seguida, contacte o Apoio a Parceiros da Expedia através do Partner Central. Não crie uma reserva no Sistema de Gestão Hoteleira com base apenas num e-mail não verificado ou numa captura de ecrã do hóspede.

Se o Partner Central mostrar a reserva como confirmada, trate-a como uma reserva ativa enquanto investiga por que motivo está em falta no Sistema de Gestão Hoteleira.

Minutos 2–4: Proteja o Quarto

Verifique se o tipo de quarto reservado ainda está disponível. Se a chegada estiver próxima ou a propriedade estiver quase cheia, coloque uma única retenção temporária documentada no quarto correto ou no conjunto de inventário partilhado, de acordo com o procedimento do seu hotel.

Utilize apenas uma ação de contenção. Não feche o mesmo quarto separadamente no Sistema de Gestão Hoteleira, gestor de canais e Partner Central, pois isso pode remover inventário em excesso. Registe quem colocou a retenção, por que motivo foi criada e quem a removerá depois de o incidente ser resolvido.

Escale imediatamente se for uma chegada no próprio dia, o último quarto disponível, várias reservas da Expedia em falta ou uma questão de pagamento que impeça o check-in.

Minutos 4–6: Pesquise Cuidadosamente no Sistema de Gestão Hoteleira

Não dependa apenas do ecrã de chegadas de hoje. Pesquise em toda a lista de reservas utilizando o itinerário da Expedia ou o ID da reserva, o apelido do hóspede, as datas de chegada e partida e a data em que o hóspede reservou.

Inclua todas as propriedades e todos os estados se a sua conta gerir mais do que uma localização. Verifique registos não atribuídos, modificados, cancelados, arquivados e duplicados. Confirme também que nenhum filtro de data, propriedade, origem ou permissão de utilizador está a ocultar a reserva.

Se encontrar o ID da Expedia num registo incompleto, não crie uma segunda reserva. Guarde o registo e os detalhes do erro para o suporte, para que a reserva existente possa ser corrigida.

Minutos 6–8: Verifique os Avisos de Ligação Visíveis

Abra a área de ligação à Expedia no seu Sistema de Gestão Hoteleira ou gestor de canais. Procure apenas informações disponíveis para a equipa do hotel. Estas podem incluir uma ligação à Expedia desligada ou inativa, um aviso de autorização expirada, um quarto ou plano de tarifa não mapeado, um erro de sincronização recente ou um alerta que afete mais do que uma reserva.

Faça uma captura de ecrã e anote a hora e o fuso horário. Não altere o mapeamento ativo de um quarto ou tarifa apenas para forçar a passagem de uma reserva. Uma alteração incorreta do mapeamento pode afetar reservas futuras e o inventário.

Um channel manager para hotéis pode manter as reservas e a disponibilidade num único fluxo de trabalho operacional, mas os avisos e as opções de recuperação exatos dependem do fornecedor e da ligação utilizada.

Minutos 8–10: Contacte a Equipa de Suporte Certa

Utilize o último sistema onde a reserva está visível para decidir quem deve investigar a seguir:

• Não encontrada no Partner Central: verifique a propriedade e o identificador e, em seguida, contacte o Apoio a Parceiros da Expedia.
• Confirmada no Partner Central, mas ausente do Sistema de Gestão Hoteleira/gestor de canais ligado: contacte primeiro a equipa de suporte desse fornecedor de software.
• Visível num gestor de canais, mas ausente do Sistema de Gestão Hoteleira: contacte o fornecedor do Sistema de Gestão Hoteleira e inclua o registo do gestor de canais.
• Visível no Sistema de Gestão Hoteleira, mas ausente das chegadas: verifique as datas, o estado, a atribuição do quarto e os filtros antes de abrir um caso técnico.

Evite pedir a vários fornecedores que tentem entregar novamente a reserva ao mesmo tempo. Forneça um registo completo a uma única equipa de suporte, peça um número de caso e documente todas as ações.

Deve Criar uma Reserva Manual no Sistema de Gestão Hoteleira?

Crie uma reserva manual apenas quando a reserva da Expedia estiver confirmada, o hóspede ou o inventário estiver em risco imediato e o procedimento aprovado do seu hotel exigir um registo temporário no Sistema de Gestão Hoteleira.

Se criar uma, identifique-a claramente como pendente de reconciliação da sincronização com a Expedia. Adicione o ID do itinerário, as datas da estadia, o quarto reservado, a tarifa, a ocupação, o modelo de pagamento e o número do caso de suporte. Não copie o número completo de um cartão de pagamento nem outros dados de pagamento protegidos para notas gerais ou para um ticket de suporte comum.

Atribua uma pessoa para acompanhar o caso. Quando a reserva ligada chegar, compare os dois registos antes de eliminar, cancelar ou combinar qualquer elemento. Caso contrário, o hotel pode enviar mensagens duplicadas, cobrar o pagamento duas vezes ou reduzir o inventário duas vezes.

Não cancele a reserva confirmada da Expedia nem peça ao viajante para reservar novamente porque o sistema ligado do hotel ainda não a apresentou.

O Que Verificar Quando a Reserva Aparecer

Encontrar a reserva não representa o fim do incidente. Antes de remover uma retenção temporária do quarto, confirme que existe apenas uma reserva operacional no Sistema de Gestão Hoteleira e que o respetivo ID do itinerário, hóspede, datas, quarto, tarifa, ocupação e estado correspondem ao Partner Central. As instruções de pagamento devem estar visíveis apenas para pessoal autorizado, o inventário deve ter diminuído uma única vez e o hóspede não deve receber confirmações, pedidos de pagamento ou mensagens de acesso duplicados. Confirme também que futuras modificações ou cancelamentos conseguem atualizar a mesma reserva.

Registe como o problema foi resolvido e encerre o caso de suporte apenas depois de a retenção temporária ou o registo manual provisório ter sido reconciliado.

Informações a Fornecer ao Suporte Técnico

A equipa do hotel pode acelerar a investigação sem diagnosticar a integração por conta própria.

Informações que a Equipa do Hotel Pode Recolher

Inclua o seguinte num único caso de suporte:

• nome da propriedade e ID da propriedade na Expedia, se estiver visível;
• itinerário da Expedia ou ID da reserva;
• nome do hóspede e datas da estadia;
• hora de criação ou modificação da reserva, incluindo o fuso horário;
• uma captura de ecrã que mostre o estado no Partner Central;
• uma captura de ecrã do resultado da pesquisa no Sistema de Gestão Hoteleira ou do aviso de ligação visível;
• a última vez que outra reserva da Expedia chegou normalmente;
• qualquer retenção, reserva manual, alteração de mapeamento ou nova tentativa já realizada; e
• se envolve uma chegada no próprio dia, o último quarto ou várias reservas em falta.

Não inclua dados completos de cartões de pagamento, códigos de segurança, palavras-passe de contas ou códigos de verificação de utilização única.

Verificações Técnicas a Solicitar

A equipa técnica do seu Sistema de Gestão Hoteleira, gestor de canais ou da Expedia pode ter de inspecionar um ID de mensagem, evento de recuperação da reserva ou da API, resposta de entrega, fila de importação ou rejeição e a camada de mapeamento da propriedade, do quarto ou da tarifa.

Não precisa de aceder nem interpretar estes elementos. Peça à equipa de suporte que identifique a última etapa bem-sucedida, explique a falha exata e confirme a ação de recuperação segura para a sua ligação. A Expedia suporta diferentes tecnologias de reserva, pelo que um método de reenvio ou nova tentativa que funciona para um fornecedor pode não se aplicar a outro.

Como Reduzir o Risco da Próxima Vez

Adicione uma breve verificação de reconciliação de reservas a cada turno. Compare as reservas recentes da Expedia no Partner Central com o Sistema de Gestão Hoteleira, especialmente antes de noites esgotadas e depois de alterações à ligação ou ao mapeamento.

Mantenha uma nota interna com o ID da sua propriedade na Expedia, o ID da conta ou propriedade no Sistema de Gestão Hoteleira, os contactos de suporte aprovados e o procedimento do hotel para retenções temporárias de quartos. Forme a equipa para escalar várias reservas em falta como um incidente de ligação, em vez de criar um registo manual separado para cada reserva.

Ao alterar um tipo de quarto, plano de tarifa, Sistema de Gestão Hoteleira ou gestor de canais, confirme quem validará as reservas existentes e novas após a alteração.

Perguntas Frequentes

O que devo fazer primeiro se uma reserva da Expedia não estiver no meu Sistema de Gestão Hoteleira?

Verifique a propriedade correta no Expedia Partner Central. Confirme o estado da reserva, o ID do itinerário, as datas, o quarto e as instruções de pagamento antes de alterar o inventário ou criar um registo no Sistema de Gestão Hoteleira.

Devo criar uma reserva manual?

Apenas como uma medida temporária aprovada quando a reserva da Expedia estiver confirmada e o hóspede ou o quarto estiver em risco imediato. Identifique-a para reconciliação e atribua uma pessoa para resolver o risco de duplicação.

Quem devo contactar: a Expedia, o meu gestor de canais ou o meu fornecedor do Sistema de Gestão Hoteleira?

Se a reserva não estiver no Partner Central, contacte a Expedia. Se estiver no Partner Central, mas não no seu sistema ligado, contacte esse fornecedor de software. Se um gestor de canais tiver a reserva, mas o Sistema de Gestão Hoteleira não, contacte o fornecedor do Sistema de Gestão Hoteleira.

As tarifas podem ser atualizadas mesmo quando uma reserva está em falta?

Sim. As tarifas, a disponibilidade e as reservas podem utilizar diferentes capacidades e verificações da ligação. Uma atualização bem-sucedida das tarifas não prova que todas as reservas chegaram ao Sistema de Gestão Hoteleira.

O que prova que o problema está resolvido?

Uma reserva no Sistema de Gestão Hoteleira corresponde ao Partner Central, o inventário foi alterado uma única vez, qualquer retenção temporária ou registo manual foi reconciliado e as atualizações posteriores da reserva conseguem chegar ao mesmo registo.

Para os operadores hoteleiros, a ordem mais segura é simples: confirme a reserva da Expedia, proteja o quarto uma vez, pesquise no Sistema de Gestão Hoteleira, verifique os avisos visíveis e forneça um caso completo à equipa de suporte certa.