Como os hotéis usam planos de tarifas flexíveis e não reembolsáveis para aumentar a receita

O que é um plano de tarifas de hotel?

Um plano de tarifas de hotel é um pacote de preços que combina uma tarifa do quarto com um conjunto específico de condições. Essas condições incluem a política de cancelamento, o momento do pagamento, se as refeições estão incluídas, a estadia mínima e quais canais de reserva podem aceder ao plano.

Os planos de tarifas permitem que um único hotel sirva vários segmentos de hóspedes a diferentes preços, sem precisar de tipos de quarto separados para cada um. Um viajante de negócios que precisa de flexibilidade para cancelar pagará mais por essa opção. Um viajante de lazer com datas definidas aceitará um desconto em troca de se comprometer antecipadamente. Um hotel, dois planos de tarifas, dois resultados de receita — ambos otimizados para o hóspede que faz a reserva.

BAR: a base da qual todos os planos de tarifas derivam

Antes de definir qualquer plano de tarifas individual, os hotéis precisam de estabelecer a sua Best Available Rate (BAR). A BAR é a tarifa totalmente flexível, visível ao público — o preço base do quarto para uma determinada noite, atualizado dinamicamente com base na procura, na ocupação e na concorrência local.

Todos os outros planos de tarifas devem ser expressos como uma percentagem da BAR, não como um valor fixo. Se a sua BAR para uma sexta-feira na época alta for $200, a sua tarifa não reembolsável deriva automaticamente desse valor. Quando a procura muda e a BAR passa para $220, a tarifa não reembolsável ajusta-se sem qualquer atualização manual.

Esta é a decisão estrutural mais importante na gestão de planos de tarifas. Hotéis que definem preços fixos para cada plano, em vez de os derivarem da BAR, acabam por fazer trabalho manual sempre que a procura muda — e, em mercados dinâmicos, isso é constante.

A tarifa flexível: a sua opção premium para viajantes com planos incertos

Um plano de tarifa flexível dá aos hóspedes a possibilidade de cancelar a sua reserva — normalmente até 24 ou 48 horas antes da chegada — sem qualquer penalização. Em troca dessa liberdade, os hóspedes pagam uma tarifa mais elevada do que qualquer plano restrito disponível.

A tarifa flexível serve hóspedes que não conseguem comprometer-se totalmente com uma data de viagem: viajantes de negócios cujas agendas mudam, hóspedes de lazer ainda a comparar opções, reservas antecipadas com planos incertos. Para estes segmentos, a garantia de cancelamento tem valor monetário real. Eles pagarão um prémio por isso.

Do ponto de vista da receita, a tarifa flexível é o seu teto. Define o máximo que um hóspede disposto pagará por acesso sem restrições. Tudo o resto na sua estrutura de planos de tarifas fica abaixo dela.

A tarifa não reembolsável: garantir receita antes da chegada

Uma tarifa não reembolsável oferece um preço de quarto com desconto em troca de pagamento integral antecipado e sem direito a cancelar ou modificar. O hóspede paga menos. O hotel recebe receita garantida, independentemente do que aconteça entre a reserva e o check-in.

Definir o desconto

O desconto numa tarifa não reembolsável deve ficar entre 8% e 12% abaixo da sua tarifa flexível. Abaixo de 8%, a poupança não é suficientemente relevante para levar um hóspede a comprometer-se. Acima de 15%, começa a canibalizar a receita da sua própria tarifa flexível — hóspedes que teriam pago o preço mais alto passam a escolher a opção com desconto.

Derive automaticamente a tarifa não reembolsável da BAR. À medida que a BAR muda com a procura, a diferença entre a tarifa flexível e a não reembolsável mantém-se consistente sem qualquer intervenção manual.

Porque altera materialmente a receita

As taxas de cancelamento nas OTA ultrapassam regularmente 20% nas reservas flexíveis padrão. Para um hotel de 30 quartos com 80% de ocupação, isso significa cinco a seis quartos por noite cancelados — quartos que depois precisam de ser vendidos a tarifas de última hora mais baixas, se chegarem a ser vendidos.

Transferir 30–40% das reservas para planos de tarifas não reembolsáveis reduz diretamente essa exposição. O dinheiro entra mais cedo, o que melhora o planeamento operacional. Os horários de limpeza e equipa tornam-se mais previsíveis. A receção passa menos tempo a processar cancelamentos e são necessários menos recursos para substituir reservas perdidas.

O ganho de receita não vem apenas do pagamento antecipado. Vem também da redução do custo operacional de gerir cancelamentos em escala.

Quando os hóspedes reservam o seu plano não reembolsável através da Booking.com, Agoda ou qualquer OTA conectada, essa reserva deve aparecer no seu Sistema de Gestão Hoteleira no momento em que é confirmada — com a disponibilidade automaticamente fechada em todos os outros canais. A Smart Order trata disto em tempo real: os planos de tarifas configurados no sistema sincronizam instantaneamente com todos os canais OTA conectados, para que não haja intervalo entre a sua estratégia de preços e o que os hóspedes veem em cada plataforma.

Mais três planos de tarifas que vale a pena adicionar

Além das tarifas flexíveis e não reembolsáveis, três planos adicionais resolvem lacunas específicas de receita sem tornar demasiado complexa a oferta que os hóspedes veem.

• Compra antecipada aplica descontos de 10–25% sobre a BAR para hóspedes que reservam com 30 a 180 dias de antecedência. Garante receita comprometida mais cedo, melhora o fluxo de caixa e dá-lhe maior visibilidade da procura para equipas e operações. O risco é vender demasiados quartos com um desconto elevado em períodos que acabam por ter muita procura — limite o número de quartos disponíveis com esta tarifa.
• Duração da estadia oferece uma tarifa por noite mais baixa em troca de um número mínimo de noites reservadas. Ajuda a preencher períodos intermédios e fases de baixa ocupação ao tornar as estadias mais longas mais atrativas. Um mínimo de três noites a 15% abaixo da BAR muitas vezes supera a venda de noites individuais ao preço total durante janelas de procura fraca.
• Tarifas de última hora preenchem quartos vazios no dia da chegada, visando viajantes espontâneos que reservam no próprio dia. Use este plano com cuidado. Se os hóspedes perceberem que os preços baixam sempre à última hora, uma parte das suas reservas futuras simplesmente esperará — canibalizando a receita de hóspedes que se teriam comprometido mais cedo a uma tarifa mais elevada.

Como distribuir planos de tarifas pelos canais OTA

Um plano de tarifas só funciona se os hóspedes conseguirem encontrá-lo e reservá-lo. Isso significa que todos os planos que configura precisam de estar ativos e corretos em todos os canais onde o seu hotel aparece — Booking.com, Agoda, Airbnb, Expedia e a sua página de reservas diretas.

Atualizar planos de tarifas manualmente no extranet de cada plataforma é lento e cria falhas. Um plano não reembolsável atualizado na Booking.com mas esquecido na Agoda significa que os hóspedes num canal veem uma oferta diferente. As OTA monitorizam a paridade tarifária, e inconsistências podem gerar penalizações no ranking.

Um Gestor de Canais ligado ao seu Sistema de Gestão Hoteleira elimina este problema. Quando atualiza um plano de tarifas num único local, a alteração é enviada simultaneamente para todas as OTA conectadas. Não há exportação manual, não há verificação cruzada de múltiplos extranets e não há atraso entre uma decisão de preços e o que os hóspedes veem em todos os seus canais.

Erros que enfraquecem a sua estratégia de planos de tarifas

• Mostrar apenas uma opção não reembolsável é o erro mais comum. Hóspedes que precisam de flexibilidade não vão comprometer-se — vão reservar com um concorrente. Mostre sempre um plano flexível juntamente com o não reembolsável. A comparação torna o desconto visível e posiciona a tarifa flexível como uma escolha premium, não como uma opção demasiado cara.
• Demasiados planos de tarifas apresentados publicamente criam paralisia de escolha. Internamente, pode operar uma dúzia de configurações para diferentes canais, contas empresariais e épocas. O que os hóspedes veem publicamente deve ser limitado a três a cinco opções. Acima disso, as reservas tendem a diminuir em vez de aumentar.
• Preços fixos em vez de tarifas derivadas da BAR criam trabalho de manutenção desnecessário. Sempre que a procura muda, cada plano precisa de uma atualização manual. Ancorar todos os planos à BAR significa que uma única alteração se propaga automaticamente por toda a sua estrutura tarifária.
• Não recalibrar por época deixa dinheiro em cima da mesa. Planos de tarifas que funcionaram em janeiro podem estar a subvalorizar julho. Reveja a sua âncora BAR e as diferenças de desconto entre planos no início de cada grande período de procura.

FAQ

Qual é a diferença entre uma tarifa de hotel flexível e uma não reembolsável?

Uma tarifa flexível permite que os hóspedes cancelem sem penalização — normalmente até 24–48 horas antes da chegada — em troca de um preço de quarto mais elevado. Uma tarifa não reembolsável oferece um desconto de 8–12% abaixo da tarifa flexível em troca de pré-pagamento integral e sem direito a cancelar. Ambas servem segmentos de hóspedes diferentes e devem ser sempre apresentadas em conjunto.

Que desconto deve oferecer uma tarifa não reembolsável?

Entre 8% e 12% abaixo da sua tarifa flexível é o intervalo padrão. É suficientemente alto para ser relevante para hóspedes sensíveis ao preço, mas baixo o bastante para proteger a receita da sua tarifa flexível. Descontos acima de 15% correm o risco de desviar reservas da sua opção flexível de maior valor.

O que é BAR na Gestão de Receitas hoteleira?

BAR significa Best Available Rate — a tarifa totalmente flexível e visível ao público que se ajusta à procura, à ocupação e à concorrência. É a âncora a partir da qual todos os outros planos de tarifas são derivados como percentagens, o que significa que uma única atualização da BAR ajusta automaticamente todos os planos ligados a ela.

Quantos planos de tarifas deve ter um hotel pequeno?

Comece com dois: uma tarifa flexível e uma tarifa não reembolsável. Quando estiverem a funcionar de forma consistente, adicione um plano de compra antecipada para reservas feitas com antecedência. Limite o que os hóspedes veem publicamente a três a cinco opções. Configurações internas para canais específicos ou contas empresariais podem ir além disso sem acrescentar complexidade visível.

Os planos de tarifas precisam de ser configurados no Sistema de Gestão Hoteleira?

Sim. Os planos de tarifas são configurados no seu Sistema de Gestão Hoteleira (PMS) e distribuídos para os canais OTA através de um Gestor de Canais conectado. Sem essa ligação, os planos de tarifas têm de ser inseridos manualmente no extranet de cada plataforma — o que cria riscos de paridade tarifária, carga de trabalho adicional e falhas quando a procura muda rapidamente.