Incompatibilidade no Mapeamento de Planos de Tarifas OTA: Como os Hotéis a Identificam e Corrigem

Uma incompatibilidade no mapeamento de um plano de tarifas OTA pode fazer com que o quarto correto seja apresentado com condições de reserva erradas. O hotel pode oferecer pequeno-almoço sem intenção, aceitar um cancelamento que não foi considerado no preço, cobrar o pagamento incorretamente ou vender abaixo do preço final pretendido.

Mapeamento significa simplesmente a relação entre um plano de tarifas no Sistema de Gestão Hoteleira e o produto que os hóspedes podem reservar numa OTA. Por exemplo, o plano do Sistema de Gestão Hoteleira “Apenas Quarto Não Reembolsável” não deve apontar para um produto OTA chamado “Flexível com Pequeno-Almoço Incluído”.

Comece pelo que o hóspede pode comprar e pelo que o hotel deve fornecer. Os códigos técnicos podem esperar até que uma equipa de suporte precise deles.

Proteja os Hóspedes e Interrompa a Oferta Errada

Abra o produto OTA afetado e confirme o que está errado antes de alterar a ligação. Guarde o quarto, as datas da estadia, o preço apresentado, a refeição incluída, os termos de cancelamento e as instruções de pagamento.

Se a oferta criar um risco financeiro ou de atendimento ao hóspede imediato, pause ou feche apenas esse plano de tarifas através do processo habitual do Sistema de Gestão Hoteleira ou do Gestor de Canais. Não feche o inventário de quartos partilhado quando o próprio quarto continuar disponível através de outros planos válidos.

Mantenha todas as reservas existentes. Não elimine nem recrie um plano de tarifas com reservas ativas, pois as modificações e os cancelamentos posteriores ainda podem depender dele. Designe uma pessoa para rever as reservas já criadas através do produto errado.

Nem todas as diferenças de preço são erros de mapeamento. Utilize o mesmo quarto, datas, ocupação, moeda, dispositivo, mercado, estado de início de sessão e apresentação de impostos antes de comparar o Sistema de Gestão Hoteleira com a OTA. Um desconto para dispositivos móveis, preço para membros, promoção, conversão de moeda ou apresentação de impostos pode criar uma diferença válida.

Compare os Quatro Campos que os Hóspedes Realmente Compram

O plano de tarifas do Sistema de Gestão Hoteleira e o produto OTA não precisam de ter nomes idênticos. No entanto, devem prometer a mesma estadia comercial. Compare estes quatro campos antes de decidir que o mapeamento está errado.

Refeições e Inclusões

Verifique se ambos os produtos são apenas de quarto, incluem pequeno-almoço, meia pensão ou outro pacote. Compare também estacionamento, transporte do aeroporto, artigos de boas-vindas, créditos do resort ou outras inclusões que representem custos para o hotel.

Se a OTA vender pequeno-almoço, mas o Sistema de Gestão Hoteleira receber um plano apenas de quarto, a receção poderá não ver a inclusão e o hotel poderá absorver um custo de refeição não planeado. Proteja a promessa apresentada ao hóspede enquanto o mapeamento é corrigido.

Política de Cancelamento

Compare o prazo de cancelamento gratuito, a condição não reembolsável, a cobrança por não comparência, as regras de modificação e qualquer depósito retido após o cancelamento.

Um produto OTA flexível ligado a um plano não reembolsável do Sistema de Gestão Hoteleira cria conflitos no momento do cancelamento. A confirmação da OTA é o registo do que o hóspede comprou; não substitua silenciosamente esses termos pela política pretendida pelo hotel.

Método e Momento do Pagamento

Verifique se a OTA cobra o pagamento, se o hotel cobra ao hóspede, se é utilizado um cartão virtual ou se é necessário um depósito antes da chegada. Confirme quando o pagamento fica disponível e qual o montante que o hotel deve cobrar.

O mapeamento errado pode gerar um pedido de depósito incorreto, um segundo pedido de pagamento ou instruções de cobrança erradas para a receção. Mantenha os dados de pagamento protegidos fora de notas comuns e capturas de ecrã enviadas ao suporte.

Preço Final para o Hóspede

Compare o preço total da mesma estadia, não apenas a tarifa base por noite. Inclua cobranças de ocupação, impostos, taxas, suplementos de refeições, descontos, ajustes de tarifas derivadas e a moeda apresentada ao hóspede.

Se os quatro campos comerciais coincidirem, mas o preço público for diferente, investigue promoções, apresentação de impostos, preços por ocupação, moeda e descontos de mercado antes de alterar o mapeamento. Se as condições apontarem para outro plano do Sistema de Gestão Hoteleira, é provável que a relação esteja errada.

Quando os planos são geridos em vários canais, um channel manager para hotéis oferece à equipa um único local para comparar o plano de tarifas do Sistema de Gestão Hoteleira com o produto OTA antes do envio de outro preço ou reserva.

Confirme e Corrija a Relação entre o Sistema de Gestão Hoteleira e a OTA

O que Significa Mapeamento

Em termos práticos, o mapeamento responde a uma pergunta: que plano de tarifas do Sistema de Gestão Hoteleira deve controlar e receber cada produto OTA? O hotel deve conseguir descrever ambos os lados através dos mesmos quatro campos, mesmo quando os nomes apresentados são diferentes.

Escolha uma propriedade, um quarto, uma data, um plano do Sistema de Gestão Hoteleira e um produto OTA afetados. Confirme primeiro se o quarto físico está correto. Depois, compare o plano do Sistema de Gestão Hoteleira com o produto OTA através das refeições, cancelamento, pagamento e preço final.

Verifique o que mudou recentemente. Um novo plano, um quarto copiado, uma oferta renomeada, uma nova ligação do canal, uma migração do Sistema de Gestão Hoteleira ou a mudança de um preço independente para um preço derivado podem deixar selecionada uma relação antiga.

Altere Uma Relação de Cada Vez

Pause as edições de rotina do plano afetado e guarde capturas de ecrã da configuração atual. Selecione o plano pretendido do Sistema de Gestão Hoteleira e o produto OTA com base no significado comercial, e não nos nomes mais semelhantes.

Altere apenas a relação incorreta do plano de tarifas. Mantenha inalteradas as ligações verificadas da propriedade, do quarto e do inventário. Se a alteração de um plano exigir a desconexão de toda a propriedade ou do quarto, pare e contacte o fornecedor de conectividade.

Utilize uma data futura de baixo risco para a verificação. Envie uma alteração controlada de preço ou restrição e, depois, verifique o produto OTA exato e confirme que os planos não relacionados não foram alterados.

Reveja as Reservas Criadas no Plano Errado

A correção do mapeamento protege as vendas futuras. Não corrige automaticamente as reservas já criadas através do plano errado no Sistema de Gestão Hoteleira.

Compare cada confirmação OTA afetada com o respetivo registo no Sistema de Gestão Hoteleira. Preserve o preço do hóspede, as refeições, os termos de cancelamento, as instruções de pagamento, as datas da estadia e a referência da reserva de origem. Corrija códigos internos de tarifas ou notas operacionais apenas através de um processo aprovado que mantenha as futuras atualizações da OTA associadas à mesma reserva.

Verifique as consequências operacionais. O plano errado pode ter alterado a contagem de refeições, as tarefas de depósito, as mensagens automáticas, o lançamento de impostos ou pacotes, o tratamento de comissões, os códigos de receita ou as instruções de pagamento para a receção.

Contacte o hóspede apenas quando uma diferença relevante exigir esclarecimento. Não descreva o erro interno de mapeamento do hotel como um erro do hóspede e não cancele uma reserva OTA válida apenas para tornar o registo do Sistema de Gestão Hoteleira mais organizado.

Informações a Fornecer ao Suporte Técnico

A equipa do hotel pode explicar a incompatibilidade comercial sem diagnosticar a ligação. Envie um único pedido de suporte que contenha:

• o ID da propriedade, o ID do plano de tarifas do Sistema de Gestão Hoteleira, o ID do plano de tarifas do Gestor de Canais e o ID da oferta ou do plano de tarifas da OTA;
• o quarto, as datas da estadia, a ocupação, a moeda e o mercado de vendas afetados;
• as refeições, o cancelamento, o pagamento e o preço final esperados e reais;
• uma referência de reserva afetada, com os dados de pagamento ocultados;
• capturas de ecrã do plano no Sistema de Gestão Hoteleira, do ecrã de mapeamento, do produto OTA e da oferta apresentada ao hóspede; e
• a hora da atualização, o fuso horário, a confirmação de saída ou o resultado da entrega e as alterações recentes à configuração.

Esta é a única fase em que a cadeia de identificadores é útil. Peça ao suporte para confirmar que ID técnico aponta para cada produto e se a atualização mais recente chegou a esse destino. A equipa do hotel não deve precisar de inspecionar conteúdos de mensagens ou filas do fornecedor.

Confirme a Correção e Evite que o Problema se Repita

Não encerre o caso apenas porque o ecrã de mapeamento parece correto. Confirme que uma atualização controlada do Sistema de Gestão Hoteleira altera o produto OTA pretendido, enquanto outro plano válido permanece inalterado.

Pesquise a oferta pública da OTA utilizando as mesmas datas, ocupação, moeda, mercado, estado de início de sessão, refeições e condições de cancelamento e pagamento. Depois, efetue uma reserva de teste cancelável e autorizada. Verifique se entra no Sistema de Gestão Hoteleira através do plano de tarifas pretendido, com o preço e a alteração de inventário corretos, e se uma modificação e um cancelamento aprovados atualizam o mesmo registo.

Documente o plano final do Sistema de Gestão Hoteleira e o produto OTA no registo de planos de tarifas do hotel. Repita esta verificação dos campos comerciais sempre que a equipa lançar, copiar, renomear, derivar ou descontinuar um plano de tarifas, mudar de Gestor de Canais ou migrar o Sistema de Gestão Hoteleira.

Perguntas Frequentes

O que é uma incompatibilidade no mapeamento de um plano de tarifas OTA?

Significa que um plano de tarifas do Sistema de Gestão Hoteleira está ligado ao produto OTA errado. O quarto pode estar correto, enquanto as refeições, o cancelamento, o pagamento ou o preço final estão errados.

O tipo de quarto pode estar correto enquanto o plano de tarifas está errado?

Sim. O inventário do quarto pode ser atualizado corretamente enquanto a OTA vende condições comerciais diferentes das atribuídas ao plano do Sistema de Gestão Hoteleira.

Todas as diferenças de preço na OTA são erros de mapeamento?

Não. Primeiro, compare as mesmas datas, ocupação, moeda, impostos, mercado, estado de início de sessão, promoções e regras de preços derivados. O mapeamento é a causa provável quando o produto OTA corresponde a outro plano do Sistema de Gestão Hoteleira.

O hotel deve eliminar e recriar o plano de tarifas?

Não enquanto tiver reservas ativas ou planos dependentes. Proteja a oferta, confirme a relação pretendida e altere apenas o mapeamento incorreto através do fluxo de trabalho aprovado.

Como se verifica um mapeamento corrigido?

Verifique uma atualização controlada no produto OTA pretendido, confirme que os planos não relacionados permanecem inalterados e conclua uma reserva cancelável e autorizada, uma modificação e um cancelamento.

Para os gestores de hotéis, a abordagem mais segura é comparar aquilo que o hóspede compra: refeições, cancelamento, pagamento e preço final. Utilize os IDs técnicos apenas depois de esses factos comerciais mostrarem que plano do Sistema de Gestão Hoteleira e que produto OTA devem estar ligados.