Como os hotéis devem reconciliar as reservas e os registos de liquidação da Rakuten Travel

A reconciliação das liquidações da Rakuten Travel é o processo de comprovar como cada reserva deu origem ao montante registado pelo hotel. O total da liquidação é o ponto de chegada, não a explicação inicial.

Uma diferença nem sempre significa que falta dinheiro. Uma reserva pode pertencer a outro período de estadia, o hóspede pode pagar no alojamento, uma taxa de cancelamento pode substituir a receita do quarto ou os pontos, cupões, encargos do canal, impostos, reembolsos e ajustes posteriores podem constar de registos diferentes.

Este fluxo de trabalho destina-se a proprietários de hotéis e responsáveis financeiros. Centra-se em comprovativos práticos das reservas e em decisões contabilísticas, não no custo geral de adesão à Rakuten Travel.

Comece pelas condições comerciais assinadas pelo hotel

Antes de reconciliar um período, reúna o contrato em vigor do alojamento, a tabela de taxas, as condições de pagamento, o tratamento fiscal, as regras de financiamento de pontos e cupões, o tratamento de cancelamentos e o calendário de liquidações. Não utilize uma percentagem de comissão copiada de outro hotel.

Registe quais reservas são pagas no alojamento e quais montantes podem ser processados através de uma modalidade de pagamento ou liquidação do canal disponível para a conta. Registe como devem ser apresentados os cancelamentos, as não comparências, os reembolsos, os pontos dos hóspedes, os cupões, as contribuições para campanhas e as estadias contestadas.

Confirme a moeda e a data de referência utilizadas em cada registo. O hotel pode declarar a receita pela data da estadia, enquanto um extrato do canal pode agrupar a atividade pela data da reserva, do check-out, do pagamento ou do processamento. Uma diferença temporal deve transitar para o período seguinte, em vez de ser forçada para o mês errado.

Designe um responsável financeiro e um contacto operacional. A equipa financeira pode conciliar valores e taxas; a equipa operacional pode esclarecer o estado da estadia, as alterações feitas pelo hóspede, as não comparências e os ajustes manuais.

Reúna os quatro registos relativos ao mesmo período

Utilize quatro conjuntos de comprovativos: os registos de reservas da Rakuten, o registo de liquidação ou faturação aplicável, os registos de estadias e contas do Sistema de Gestão Hoteleira e os registos bancários ou de pagamentos do hotel. Mantenha os ficheiros originais inalterados e efetue a reconciliação numa cópia de trabalho controlada.

Para cada reserva, registe o número de reserva da Rakuten, o hóspede, a data da reserva, as datas da estadia, o quarto e o plano, o estado, o valor do quarto, os impostos, a taxa de cancelamento, o método de pagamento, os pontos, o cupão, a promoção, os encargos do canal, os ajustes e o montante previsto a receber ou a pagar pelo hotel.

No Sistema de Gestão Hoteleira, registe o número da reserva de origem, o estado de check-in ou cancelamento, a receita de alojamento lançada, os impostos, os pagamentos dos hóspedes, os reembolsos e quaisquer correções manuais. No registo bancário, registe o montante recebido ou pago, a data-valor, a referência, a moeda e o custo da transferência, quando aplicável.

Utilize o número de reserva da Rakuten como chave principal de correspondência. Os nomes dos hóspedes podem mudar, conter caracteres diferentes ou repetir-se, pelo que devem servir de apoio à correspondência, e não determiná-la.

Separe as modalidades de pagamento antes de conciliar os totais

Não combine todas as reservas da Rakuten num único pagamento previsto. Comece por separar as reservas consoante quem cobrou o dinheiro ao hóspede e o que o hotel deve esperar receber ou pagar.

Uma reserva paga no alojamento gera normalmente um valor a receber do hóspede e receita em numerário ou cartão cobrada pelo hotel. Ainda assim, pode gerar taxas do canal, financiamento de pontos ou outros encargos. Um pagamento processado pelo canal pode gerar um montante líquido devido ao hotel após as deduções permitidas. Uma reserva cancelada ou com não comparência pode não gerar receita de alojamento, mas gerar uma taxa de cancelamento, um reembolso ou um ajuste posterior.

Atribua a cada reserva um resultado contabilístico previsto antes de a comparar com a liquidação. Isto evita que a equipa financeira trate uma reserva cobrada pelo hotel como um pagamento em falta do canal ou registe a mesma receita duas vezes.

Quando a responsabilidade pelo pagamento não for clara, consulte a reserva individual e o contrato. Não a deduza a partir do total bancário nem da forma como outra OTA funciona.

O Smart Order permite reunir a origem da reserva, o estado da estadia, a receita do quarto e os relatórios do hotel num único processo de análise. A equipa financeira pode investigar uma exceção enquanto a equipa operacional confirma se o hóspede ficou alojado, cancelou ou alterou a reserva.

Associe cada reserva ao respetivo resultado financeiro

Trabalhe reserva a reserva. Não assinale um lote como correto apenas porque várias diferenças se anulam entre si por coincidência.

1. Associe o número de reserva da Rakuten a um registo do Sistema de Gestão Hoteleira.
2. Confirme se o hóspede ficou alojado, cancelou, alterou as datas ou não compareceu.
3. Compare o valor reservado do quarto, os impostos, as refeições e os benefícios com a conta do Sistema de Gestão Hoteleira.
4. Identifique quem cobrou o pagamento e que montante o hotel deve receber, reter, reembolsar ou pagar.
5. Associe pontos, cupões, promoções, encargos do canal, taxas de cancelamento, reembolsos e ajustes à regra aplicável.
6. Associe o montante líquido resultante à liquidação, fatura, movimento bancário ou item em aberto.

Preserve o preço original da reserva. Uma tarifa pública posterior não altera a base financeira da reserva. Se a equipa tiver alterado manualmente o total no Sistema de Gestão Hoteleira, exija uma justificação e aprovação para que a equipa financeira consiga distinguir uma correção válida de uma perda de receita.

Reconcilie pontos, cupões e promoções separadamente

Os incentivos aos hóspedes podem afetar o montante pago pelo hóspede, o custo de aquisição do hotel, a liquidação do canal ou mais do que um registo. Trate cada componente separadamente, em vez de registar um único desconto sem explicação.

Relativamente aos pontos, confirme se o hóspede resgatou pontos, acumulou pontos adicionais financiados pelo hotel ou ambos. Relativamente aos cupões, identifique se a redução foi financiada pela Rakuten, pelo hotel ou por uma campanha conjunta. Num plano de alojamento promocional, compare o preço efetivamente reservado com a base aprovada e as regras da promoção.

Registe em campos distintos o valor bruto do quarto, a redução apresentada ao hóspede, a parte financiada pelo hotel, a parte financiada pelo canal e o valor líquido final do hotel. Isto protege os relatórios de gestão: um custo de marketing financiado não deve aparecer discretamente como uma tarifa de quarto mais baixa se a política contabilística do hotel o tratar separadamente.

Se a descrição no extrato não for clara, sinalize a reserva em vez de atribuir a diferença à comissão. Uma dedução do mesmo valor pode representar um custo de pontos, uma contribuição para um cupão, uma correção, um imposto ou um ajuste de pagamento.

Trate cancelamentos, não comparências e alterações segundo a cronologia

Crie uma cronologia breve para cada exceção: reserva original, alteração, cancelamento ou não comparência, decisão sobre a taxa, cobrança ou reembolso ao hóspede, ajuste do canal e lançamento contabilístico.

Um cancelamento pode ocorrer num mês e a respetiva taxa ou reembolso surgir noutro. Uma estadia abreviada pode alterar a receita do quarto sem alterar o número da reserva. Uma não comparência pode implicar uma taxa, mas nenhuma noite de ocupação. Mantenha separados o estado comercial e o estado contabilístico até ambos estarem concluídos.

Compare o registo final da Rakuten com o Sistema de Gestão Hoteleira. Se um indicar cancelamento e o outro indicar estadia realizada, não resolva a diferença alterando o total da receita. Confirme o que aconteceu operacionalmente, quem aprovou uma eventual isenção da taxa e qual registo deve ser corrigido.

Transfira as diferenças temporais válidas para a reconciliação seguinte, indicando o número da reserva, o montante previsto, o motivo, o responsável e a data de acompanhamento. Nunca as oculte num saldo geral de “outros”.

Investigue as diferenças segundo uma ordem fixa

Quando o montante líquido não corresponder, verifique primeiro as causas mais simples: período incorreto, alojamento incorreto, reserva duplicada ou em falta, alteração das datas da estadia, modalidade de pagamento, estado do cancelamento, pontos, financiamento de cupões, custo da promoção, impostos, encargos do canal, reembolsos e lançamentos manuais no Sistema de Gestão Hoteleira.

Para cada diferença, indique o montante e o respetivo sentido. “Faltam 8.000 JPY” é mais útil do que “liquidação incorreta”. Anexe o registo da reserva, a conta do Sistema de Gestão Hoteleira, a linha relevante da liquidação, a referência bancária e qualquer aprovação de um ajuste manual.

Não substitua uma conta do Sistema de Gestão Hoteleira apenas para a fazer corresponder ao extrato. Corrija o sistema que contém o evento comercial incorreto. Se ambos os registos estiverem corretos, mas utilizarem períodos diferentes, mantenha um item de reconciliação em aberto.

Encaminhe diferenças relevantes ou recorrentes com um único conjunto de comprovativos. Inclua o alojamento, o período, o número da reserva, o cálculo previsto, o cálculo comunicado, a regra contratual utilizada e a resposta exata de que a equipa financeira necessita.

Encerre o período com controlos de gestão

A reconciliação fica concluída quando cada reserva da Rakuten abrangida estiver conciliada, explicada ou transferida como um item em aberto com responsável definido. O total dos itens conciliados, das diferenças temporais válidas e das exceções não resolvidas deve estabelecer a correspondência com os registos contabilísticos e bancários.

Peça a uma segunda pessoa que reveja as baixas manuais, as isenções de taxas, as reservas duplicadas, os reembolsos de valor elevado, as diferenças cambiais e as deduções promocionais abaixo da margem aprovada. Bloqueie ou arquive o ficheiro de trabalho de acordo com a política financeira do hotel.

Forneça à direção um resumo breve: receita bruta das estadias realizadas, cancelamentos e não comparências, montante cobrado pelo hotel, montante processado pelo canal, custo de pontos e cupões, custo das promoções, encargos do canal, reembolsos, movimento líquido de caixa, diferenças em aberto e causas recorrentes.

Utilize as diferenças recorrentes para melhorar as operações. Números de reserva em falta, notas de pagamento incompletas, cancelamentos não registados e financiamento de promoções pouco claro devem dar origem a melhorias na Receção ou no controlo dos canais antes do próximo encerramento.

Perguntas frequentes

Todas as reservas da Rakuten devem constar de um pagamento?

Não. O registo financeiro previsto depende de quem cobrou o pagamento, do estado da estadia, das condições comerciais e do período utilizado na liquidação.

A equipa financeira pode efetuar a reconciliação apenas a partir do total da liquidação?

Não. O total pode ocultar erros que se compensam entre si. Associe cada reserva e dedução antes de aceitar o lote.

Como devem ser registados os pontos e cupões?

Separe o desconto concedido ao hóspede das partes financiadas pelo hotel e pelo canal e, em seguida, siga a política contabilística do alojamento e as condições comerciais assinadas.

O que deve acontecer a uma diferença temporal?

Transfira-a para o período seguinte, indicando o número da reserva, o montante, o motivo, o responsável e o período previsto para a regularização. Não a force para o mês errado.