1. Pesquise na OTA como hóspede para confirmar se o quarto ainda pode ser reservado.
2. Proteja as datas afetadas antes de investigar a causa.
3. Verifique o alojamento, o tipo de quarto, o plano tarifário e as datas no Sistema de Gestão Hoteleira.
4. Reenvie o stop-sell uma vez e confirme depois que a OTA está fechada.
Quando um stop-sell não é sincronizado com uma OTA, o risco imediato é simples: o hotel pode receber uma reserva que não consegue assegurar. Não precisa de compreender a ligação técnica antes de agir. Primeiro, interrompa novas vendas e depois verifique onde ocorreu a falha na instrução.
Este checklist destina-se a gestores de hotéis e equipas de receção. Centra-se nas informações visíveis no Sistema de Gestão Hoteleira, no Gestor de Canais e na extranet da OTA.
Proteja o Hotel Antes de Resolver o Problema
Comece por fazer uma pesquisa como hóspede na OTA afetada. Utilize as datas exatas da estadia e o número de hóspedes. Continue até conseguir ver o quarto e o plano tarifário, pois um alojamento pode aparecer nos resultados da pesquisa mesmo quando a oferta afetada está fechada.
Se o quarto ainda puder ser reservado, utilize a forma aprovada mais rápida para proteger o hotel. Para uma data próxima ou esgotada, poderá ser necessário fechar o quarto na extranet da OTA enquanto a ligação é verificada. Registe quem efetuou a alteração temporária e quando.
Não feche quartos não relacionados nem todo o alojamento, exceto se o risco também os afetar. Um encerramento geral pode proteger contra overbooking, mas também pode impedir vendas válidas.
Informe as equipas de receção e reservas sobre as datas e os tipos de quarto afetados. Devem evitar reservas manuais que utilizem os mesmos quartos restantes até o problema ser resolvido.
O channel manager para hotéis da Smart Order ajuda as equipas a gerir, num único local, o inventário de quartos mapeado e as atualizações dos canais, facilitando o acompanhamento de encerramentos urgentes.
Controle a Disponibilidade dos Canais com Mais Facilidade
Faça a gestão do inventário do hotel e dos canais ligados num único fluxo operacional com a Smart Order.
Siga Este Checklist do Sistema de Gestão Hoteleira
Siga as verificações pela ordem indicada. Pare quando encontrar um erro claro, corrija-o e volte a testar.
- Confirme o alojamento correto. As contas com vários alojamentos podem abrir no último hotel utilizado. Verifique o nome do hotel antes de alterar qualquer informação.
- Confirme as datas. Verifique o ano e o mês, sobretudo para épocas futuras. Certifique-se de que a última noite está incluída.
- Confirme o tipo de quarto. Nomes semelhantes, como Duplo Standard e Duplo Standard com Varanda, podem corresponder a produtos diferentes.
- Confirme o plano tarifário. Fechar uma tarifa flexível poderá não fechar uma tarifa não reembolsável, com pequeno-almoço, móvel ou para membros.
- Verifique o que foi realmente alterado no Sistema de Gestão Hoteleira. Um quarto fora de serviço ou bloqueado na receção pode reduzir a disponibilidade local sem enviar um stop-sell às OTA.
- Verifique o estado do canal. Procure um resultado de sucesso, pendente, aviso ou falha junto à atualização. Uma instrução pendente ainda não foi confirmada.
- Verifique a ligação do quarto. Certifique-se de que o quarto do Sistema de Gestão Hoteleira continua ligado ao quarto pretendido na OTA. Esta ligação é frequentemente designada por mapeamento.
- Corrija o problema antes de voltar a tentar. Corrija primeiro a data, o quarto ou o plano tarifário incorreto, a ligação desativada ou o valor rejeitado.
- Reenvie uma vez. Cliques repetidos dificultam a identificação da atualização aceite pela OTA.
- Volte a verificar a OTA. Abra as mesmas datas na extranet da OTA e repita a pesquisa como hóspede.
O hotel só está protegido quando a oferta correta já não pode ser reservada, e não apenas quando o Sistema de Gestão Hoteleira apresenta o estado fechado.
Conheça as Causas Mais Comuns
O plano tarifário incorreto permaneceu aberto
O quarto pode ter várias opções de reserva. Um stop-sell aplicado à tarifa flexível standard nem sempre fecha uma tarifa não reembolsável ou promocional.
Verificação: Compare o nome da oferta disponível para reserva com o plano tarifário fechado no Sistema de Gestão Hoteleira.
Ação: Feche o plano tarifário correto ou todo o tipo de quarto, caso todas as ofertas devam deixar de ser vendidas.
O quarto do Sistema de Gestão Hoteleira está ligado ao quarto incorreto na OTA
Isto acontece frequentemente depois de um quarto ser renomeado, substituído ou criado. O Sistema de Gestão Hoteleira pode apresentar uma atualização bem-sucedida, embora esta tenha sido enviada para outro produto da OTA.
Verificação: Compare o nome e o código do quarto no Sistema de Gestão Hoteleira com o quarto ligado apresentado para essa OTA.
Ação: Corrija a ligação do quarto e volte a enviar a disponibilidade pretendida.
Um bloqueio local do quarto foi confundido com um encerramento na OTA
Marcar um quarto como sujo, fora de serviço ou indisponível para a receção nem sempre altera o inventário online.
Verificação: Consulte o número de quartos do hotel disponíveis para venda e a disponibilidade nos canais, e não apenas o ecrã de Limpeza ou do estado dos quartos.
Ação: Reduza a disponibilidade online ou aplique o stop-sell através do sistema que controla as vendas nas OTA.
A ligação ao canal está em pausa ou requer atenção
Uma sessão expirada, uma ligação desativada do alojamento ou um problema na conta pode impedir que os novos valores cheguem à OTA.
Verificação: Procure um aviso de ligação e consulte a hora da última atualização bem-sucedida.
Ação: Restabeleça a ligação e reenvie apenas o quarto e as datas afetados.
A OTA aceitou a atualização, mas continua a apresentar uma oferta
A oferta visível pode pertencer a outro quarto, ocupação, pacote ou parceiro de vendas. Também poderá existir um pequeno atraso na apresentação.
Verificação: Compare o quarto, o plano tarifário, as datas, a ocupação e as condições de cancelamento exatos.
Ação: Atualize a extranet e a pesquisa como hóspede. Se a mesma oferta continuar disponível após o período normal de atualização, recolha provas para a equipa de suporte.
Como Confirmar que o Stop-Sell Funcionou
Faça três verificações simples.
Primeiro, volte a abrir as datas no Sistema de Gestão Hoteleira ou no Gestor de Canais. Confirme que o quarto e o plano tarifário corretos apresentam disponibilidade zero ou o estado fechado.
Em segundo lugar, abra as mesmas datas na extranet da OTA. Confirme que a disponibilidade guardada está fechada. Não confie no valor ainda visível num campo de edição que não tenha sido guardado.
Em terceiro lugar, pesquise como hóspede utilizando as mesmas datas e ocupação. A oferta afetada não deverá poder ser reservada. Se outros quartos continuarem à venda, certifique-se de que são produtos realmente diferentes.
Guarde um registo breve com o canal afetado, as datas, o quarto, a hora de encerramento, a pessoa responsável e a confirmação final. Isto ajuda o turno seguinte a compreender que o risco foi controlado.
Quando Contactar o Suporte
Encaminhe o problema quando a atualização correta for apresentada como aceite, mas a mesma oferta da OTA continuar disponível para reserva, quando não for possível corrigir um mapeamento ou quando a ligação falhar repetidamente.
Forneça o nome do alojamento, a OTA, o tipo de quarto, o plano tarifário, as datas, o resultado esperado, o resultado atual e os registos de data e hora. Adicione capturas de ecrã do Sistema de Gestão Hoteleira, da extranet da OTA e da pesquisa como hóspede. Se o sistema apresentar uma referência da atualização, inclua-a, mas os colaboradores do hotel não precisam de a interpretar.
Não inclua dados de cartões nem informações desnecessárias sobre os hóspedes.
Evite que o Mesmo Problema se Repita
Mantenha os nomes dos quartos e dos planos tarifários suficientemente claros para que os colaboradores os consigam distinguir. Reveja as ligações aos canais sempre que um quarto ou plano tarifário for adicionado, renomeado ou removido. Inclua uma pesquisa como hóspede na OTA no checklist para datas esgotadas e grandes eventos.
Defina um único sistema para controlar a disponibilidade normal nos canais. Se os colaboradores efetuarem uma alteração de emergência diretamente na extranet de uma OTA, devem registá-la e reconciliá-la posteriormente com o Sistema de Gestão Hoteleira. Caso contrário, uma atualização automática posterior poderá reabrir o quarto.
O software para receção de hotel da Smart Order ajuda as equipas a manter os controlos temporários do inventário e as tarefas de acompanhamento visíveis entre turnos.
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Utilize a Smart Order para reunir a disponibilidade dos quartos, a gestão dos canais e o acompanhamento da receção.
Perguntas Frequentes
Devemos fechar manualmente a OTA durante uma emergência?
Sim, se o quarto ainda puder ser reservado e o procedimento do hotel permitir uma intervenção de emergência. Registe a alteração e reconcilie-a com o Sistema de Gestão Hoteleira antes de a sincronização normal ser retomada.
A disponibilidade zero no Sistema de Gestão Hoteleira fecha sempre todas as tarifas nas OTA?
Nem sempre. Confirme como o quarto e os planos tarifários estão ligados. As promoções ou opções de ocupação geridas de forma independente poderão exigir verificações separadas.
Devemos continuar a clicar em sincronizar até funcionar?
Não. Identifique e corrija a causa e depois tente novamente uma vez. Várias atualizações podem gerar confusão e substituir um valor correto.
O problema está resolvido quando o Sistema de Gestão Hoteleira indica sucesso?
Ainda não. Confirme o valor na extranet da OTA e faça uma pesquisa como hóspede para a oferta afetada.
