1. Associe cada linha de pagamento da Traveloka a um número de reserva e ao estado final da estadia.
2. Separe a receita dos hóspedes das comissões, descontos, reembolsos, impostos e outros ajustes.
3. Associe o lote de pagamentos concluído ao valor efetivamente liquidado na conta bancária ou no cartão.
4. Mantenha as diferenças não explicadas em aberto, em vez de alterar a receita dos quartos para forçar o acerto do saldo.
A reconciliação dos pagamentos da Traveloka não consiste numa comparação direta entre o valor total da reserva do hóspede e o montante depositado na conta bancária do hotel. O pagamento pode refletir comissões, promoções, impostos, reembolsos, cancelamentos, ajustes anteriores ou diferenças de datas.
O método mais fiável consiste em começar por um único lote de pagamentos, associar todas as reservas incluídas e, em seguida, comparar o total do lote com o valor recebido. Desta forma, a equipa financeira consegue explicar a diferença sem a ocultar na receita dos quartos.
TERA Os menus e os nomes dos documentos podem variar consoante o mercado, o contrato da propriedade, o acordo de pagamento e as permissões do utilizador. Utilize os registos de pagamentos e reservas disponíveis na conta da propriedade, seguindo a mesma sequência de controlo apresentada abaixo.
Comece por um pagamento ou depósito bancário
Escolha um pagamento concluído, uma liquidação de cartão ou um depósito bancário. Registe a respetiva referência, moeda, montante, data de pagamento prevista, data bancária efetiva e a propriedade que recebe os fundos.
Não comece pelo mês inteiro se o hotel receber vários lotes. Um único pagamento fornece à equipa financeira um total definido e um conjunto limitado de reservas para analisar.
Abra o registo de pagamento correspondente da Traveloka no TERA e identifique as reservas e os ajustes incluídos. Descarregue ou guarde o extrato disponível de acordo com o processo financeiro habitual do hotel.
Se o banco tiver recebido um único montante combinado referente a várias propriedades ou moedas, divida a reconciliação pelas referências de pagamento de suporte antes de associar as estadias individuais.
Prepare os registos finais das reservas
Para cada reserva incluída no pagamento, localize a mesma reserva no TERA e no Sistema de Gestão Hoteleira. Utilize o número de reserva da Traveloka como referência principal e confirme o nome do hóspede, a propriedade, as datas de check-in e check-out, o tipo de quarto, o estado final, a moeda e o valor total da estadia.
Utilize a versão mais recente da reserva. Alterações de datas, estadias encurtadas, mudanças de quarto, cancelamentos, não comparências ou reembolsos parciais podem fazer com que a confirmação original seja diferente do montante final a pagar.
O registo do Sistema de Gestão Hoteleira deve mostrar o que o hotel reconheceu como receita de quartos e serviços adicionais. O registo do TERA deve mostrar o estado atual da reserva e do pagamento na Traveloka. O registo do pagamento deve mostrar o montante transferido para o hotel. Estes registos têm finalidades diferentes e não devem ser forçados a apresentar o mesmo valor.
Associe todas as reservas ao pagamento
Analise o pagamento, uma reserva de cada vez:
- Associe o número de reserva da Traveloka à reserva no Sistema de Gestão Hoteleira.
- Confirme se a estadia foi concluída, cancelada, alterada, reembolsada ou marcada como não comparência.
- Registe o montante final da reserva e o montante elegível para pagamento ao abrigo do contrato do hotel.
- Registe separadamente a comissão, a contribuição promocional, os impostos, as taxas, o reembolso ou o ajuste, quando apresentados.
- Calcule o montante previsto para essa reserva e compare-o com a linha de pagamento.
- Marque a reserva como reconciliada ou transfira a diferença para uma lista de exceções.
- Some todos os montantes e ajustes das reservas reconciliadas e compare o resultado com o total do pagamento.
Não compense várias diferenças sem explicação entre si. Uma reserva em falta de 40 $ e uma dedução não relacionada de 40 $ não passam a estar corretas apenas porque, por acaso, o total do lote fica equilibrado.
Quando a receita das reservas e os totais dos canais podem ser analisados em conjunto, a equipa financeira gasta menos tempo a reconstruir o mês a partir de ficheiros separados. Os relatórios e análises para hotéis da Smart Order ajudam os gestores a comparar a receita dos canais com os registos das reservas antes de lançar o pagamento da Traveloka no razão contabilístico.
Reconcilie a receita da Traveloka a partir de um único registo do hotel
Compare a receita das reservas e o desempenho dos canais num único fluxo de trabalho e analise apenas as linhas de pagamento que não correspondem.
Explique a diferença sem a ocultar
Comissão ou encargo do canal
Registe a reserva pelo montante de receita reconhecido pelo hotel e contabilize separadamente a comissão da Traveloka ou o encargo do canal de acordo com o plano de contas. Não substitua a receita dos quartos pelo montante líquido recebido no banco.
Contribuição para promoções ou descontos
Confirme se o desconto foi financiado pelo hotel, pela Traveloka ou se o custo foi partilhado. O preço de venda ao hóspede, por si só, não indica quanto o hotel deve receber.
Cancelamento, não comparência ou reembolso
Verifique o estado final, as condições de cancelamento, o montante cobrável e o registo do reembolso. Uma reserva pode permanecer no histórico e, ainda assim, contribuir com um valor nulo, uma taxa parcial ou um ajuste posterior ao pagamento.
Diferença de impostos ou taxas
Separe os impostos e as taxas cobrados pelo hotel dos montantes tratados ao abrigo do acordo com a Traveloka. Siga as políticas fiscais e contabilísticas locais da propriedade, em vez de assumir que todos os encargos pertencem à receita dos quartos.
Diferença cambial ou bancária
Confirme a moeda do pagamento, a moeda da conta bancária, a taxa de câmbio, o encargo de transferência e a data-valor. Uma dedução bancária ou diferença cambial não deve ser registada como uma reserva em falta.
Diferença de datas
Uma estadia concluída pode pertencer a um pagamento posterior devido ao calendário de pagamentos, a uma análise pendente ou à data em que a reserva se tornou elegível. Mantenha-a como valor a receber em aberto até identificar o respetivo lote de pagamentos.
Associe o pagamento ao movimento bancário
Depois de associar todas as linhas de pagamento ou de as incluir numa lista de exceções, compare o total do pagamento com o depósito bancário ou a liquidação de cartão efetivamente recebidos.
Confirme a entidade jurídica da propriedade, a conta bancária, a moeda, a data-valor e a referência do pagamento. Se o montante bancário for inferior, procure taxas bancárias ou conversões cambiais antes de voltar a analisar reservas já reconciliadas.
Contabilize o pagamento de acordo com a política contabilística habitual do hotel. Mantenha a receita bruta dos quartos, os custos relacionados com a Traveloka, os valores a receber dos hóspedes, os valores a receber da Traveloka, os reembolsos e o dinheiro recebido nas contas adequadas.
Anexe ao fecho o extrato do pagamento, o ficheiro de correspondência das reservas, o comprovativo bancário e as notas sobre as exceções. Isto cria um histórico claro para o proprietário, o contabilista e a reconciliação do mês seguinte.
Resolva as exceções por ordem de prioridade
Comece pelas reservas totalmente ausentes do pagamento e, em seguida, investigue montantes incorretos, linhas duplicadas, deduções inesperadas, reembolsos e diferenças de datas.
Para cada exceção, escreva uma frase que apresente o resultado esperado e o resultado efetivo. Por exemplo: “A reserva X da Traveloka foi concluída pelo montante Y, mas não está incluída no pagamento Z.” Adicione o registo da reserva, o estado final, a referência do pagamento e um comprovativo bancário com os dados confidenciais ocultados.
Não envie um único pedido de suporte que inclua vários períodos de pagamento não relacionados. Agrupe os problemas apenas quando tiverem a mesma causa ou referência de pagamento.
Encaminhe o problema rapidamente quando estiver em falta um pagamento elevado, os fundos tiverem sido enviados para a propriedade errada, a moeda estiver incorreta, várias estadias concluídas estiverem ausentes ou o mesmo ajuste aparecer mais do que uma vez.
Crie um controlo de fim de mês repetível
Designe uma pessoa responsável por descarregar os registos de pagamentos da Traveloka, defina um prazo para finalizar a receita no Sistema de Gestão Hoteleira e mantenha uma única lista de exceções. A equipa financeira não deve começar enquanto a Receção ainda estiver a alterar o estado das estadias ou a registar reembolsos sem aviso.
Sempre que possível, utilize o número de reserva da Traveloka no Sistema de Gestão Hoteleira e na exportação contabilística. Referências consistentes reduzem as pesquisas manuais e evitam que duas reservas com nomes de hóspedes semelhantes sejam associadas incorretamente.
Analise as exceções em aberto do mês anterior antes de fechar o mês atual. Um ajuste posterior pode resolver uma diferença anterior, mas deve ser associado à reserva original, em vez de ser tratado como receita de quartos do mês atual.
A reconciliação fica concluída quando todas as linhas de pagamento têm uma reserva ou um ajuste documentado, o total do lote corresponde ao valor bancário e todas as diferenças restantes têm um responsável e uma próxima ação definida.
Perguntas frequentes
Por que motivo o pagamento da Traveloka é inferior à receita das reservas?
O pagamento pode incluir comissões, descontos financiados pelo hotel, reembolsos, impostos, taxas, ajustes anteriores ou diferenças cambiais e bancárias. Associe as reservas individualmente antes de decidir qual destas explicações se aplica.
A equipa financeira deve reconciliar os pagamentos pela data da reserva ou pela data de check-out?
Utilize as regras de elegibilidade das reservas e dos pagamentos definidas no contrato da propriedade e mantenha a data da reserva, a data da estadia, a data do pagamento e a data bancária em campos separados. Estas datas podem pertencer a períodos contabilísticos diferentes.
O que fazer se uma reserva concluída não constar do pagamento?
Confirme o estado final, o acordo de pagamento, a data de elegibilidade e se a reserva aparece noutro lote. Mantenha-a como exceção em aberto até que a Traveloka ou os registos do hotel esclareçam a que pagamento pertence.
O hotel pode utilizar o pagamento líquido como receita de quartos?
Isso pode ocultar comissões, descontos, reembolsos e encargos bancários. Registe a receita e as deduções separadamente, de acordo com a política contabilística do hotel, para manter visível a rentabilidade do canal.
