Como reconciliar liquidações, comissões e totais de reservas da Trip.com

A reconciliação das liquidações da Trip.com falha quando a equipa financeira compara montantes que respondem a questões diferentes. O total do hóspede não corresponde automaticamente ao valor a receber pelo hotel. O total da liquidação pode incluir várias reservas, ajustes posteriores ou uma moeda diferente. O depósito bancário também pode divergir devido à conversão cambial e aos encargos de receção.

Utilize um percurso de controlo desde a reserva até ao banco. Comece pela reserva, calcule o resultado comercial esperado de acordo com o contrato do alojamento, associe-o ao lote de liquidação e, em seguida, liquide o depósito efetivamente recebido.

Crie um registo de reconciliação ao nível da reserva

Crie um registo para cada reserva da Trip.com incluída no período em análise. Registe o ID do alojamento, o número da reserva na Trip.com, o nome do hóspede, as datas da reserva e da estadia, o quarto e o plano tarifário, o estado da reserva, o método de pagamento, o total apresentado ao hóspede, os impostos e taxas, o montante do hotel, a base de cálculo da comissão, a taxa de comissão, a moeda e qualquer alteração ou cancelamento.

Mantenha três datas separadas: a data da reserva, a data da estadia ou do check-out e a data-valor da liquidação ou do movimento bancário. Uma reserva pode pertencer a um mês operacional e ser liquidada noutro. Registá-la apenas pela data do depósito oculta o momento de reconhecimento da receita e faz com que ajustes antigos pareçam erros do período atual.

Utilize a versão final da reserva, mas preserve a versão original e todas as alterações. Se o número de noites, a ocupação, a tarifa, os impostos, o estado do cancelamento ou a penalização tiverem mudado após a confirmação, a equipa financeira precisa dos montantes anteriores e posteriores para explicar a linha da liquidação.

Confirme primeiro o contrato e o método de pagamento

Não deduza o método de pagamento a partir do nome do plano tarifário nem da forma como outra reserva da Trip.com foi paga. Abra a reserva e os detalhes da liquidação disponibilizados ao alojamento e confirme quem recebeu o dinheiro do hóspede e como o alojamento deverá receber os fundos.

A taxa de comissão é definida pelo contrato do alojamento e pode diferir da aplicada a outro alojamento ou acordo comercial. As informações da Trip.com para parceiros de alojamento incluem a taxa de comissão no processo contratual e exigem dados corretos do cartão virtual ou da transferência bancária para a liquidação. Utilize o contrato assinado e o registo atual da reserva como referências de controlo para o cálculo.

Se a reserva utilizar um cartão virtual, registe o montante elegível para cobrança, as condições de ativação, a validade e a moeda, sem copiar dados protegidos do cartão para uma folha de cálculo ou pedido de suporte. Se a conta for liquidada por transferência bancária, registe o ID da liquidação, a data de vencimento, a data de pagamento, a referência bancária e a conta de destino.

Reconcilie uma reserva com uma linha de liquidação

Siga esta ordem para que cada diferença tenha um responsável claramente identificado:

1. Confirme o estado final da reserva e os detalhes mais recentes da estadia no eBooking.
2. Recalcule o montante do alojamento com base nas noites, tarifas, suplementos de ocupação e itens incluídos.
3. Separe os impostos e as taxas de acordo com a entidade responsável pela cobrança e entrega.
4. Aplique a comissão contratada à base comissionável correta, e não automaticamente ao total do hóspede.
5. Adicione ou subtraia taxas de cancelamento, reembolsos, alterações, incentivos ou ajustes manuais aprovados.
6. Calcule o valor esperado a receber pelo hotel na moeda da liquidação.
7. Associe o número da reserva e o valor esperado a receber à linha da liquidação ou ao montante do cartão virtual.
8. Associe o lote de liquidação à transação bancária ou do processador de cartões.
9. Registe separadamente qualquer encargo bancário ou diferença cambial, sem os incluir na receita dos quartos nem na comissão do canal.

A equação de controlo é:

Valor esperado a receber pelo hotel = montante comissionável do alojamento menos a comissão, mais ou menos os ajustes da reserva, mais os impostos ou taxas devidos ao alojamento

Os campos exatos variam consoante o contrato, o mercado e o método de pagamento. O controlo essencial consiste em garantir que cada componente tem uma origem identificada e não fica oculto num único valor líquido sem explicação.

O business intelligence para hotéis da Smart Order mantém visíveis a receita das reservas, as noites de alojamento, o canal de origem e as métricas operacionais, enquanto a equipa financeira reconcilia separadamente as liquidações da Trip.com.

Calcule a comissão sem utilizar a base errada

Um erro comum consiste em multiplicar o total apresentado ao hóspede pela percentagem de comissão. Determine primeiro se os impostos, encargos de serviço, refeições, suplementos por pessoa adicional, taxas cobradas pelo alojamento ou benefícios financiados pela plataforma fazem parte da base comissionável.

Por exemplo, um hóspede pode ver um total de 540, enquanto o montante comissionável do alojamento é 500. Com uma taxa contratual hipotética de 15%, a comissão sobre 500 é 75, e não 81. Este é apenas um exemplo; utilize a base e a taxa associadas ao contrato e à reserva reais do alojamento.

Mantenha a despesa de comissão separada do valor líquido recebido. Se o hotel registar apenas o depósito como receita, a ADR e a produção do canal ficam subavaliadas. Um registo contabilístico mais claro apresenta a receita bruta dos quartos de acordo com a política contabilística do hotel, a comissão como despesa ou conta de contra-receita, o valor a receber da Trip.com, as obrigações fiscais aplicáveis e o posterior lançamento de liquidação de caixa.

Não substitua o encargo do quarto no Sistema de Gestão Hoteleira apenas para o igualar à liquidação. Corrija um montante no Sistema de Gestão Hoteleira somente quando a própria reserva estiver incorreta e a alteração aprovada da reserva justificar a correção.

Identifique a diferença restante

O total da reserva é superior à linha da liquidação. Verifique a base comissionável, a comissão, os impostos ou taxas cobrados pelo alojamento, os benefícios financiados pela plataforma e se parte do montante é paga diretamente no alojamento. Confirme depois se a reserva não foi parcialmente reembolsada ou encurtada.

A linha da liquidação é inferior ao esperado após uma alteração. Compare a data e hora da alteração com o fecho do lote. O montante original pode ter sido incluído num lote e a correção noutro. Consulte períodos de liquidação anteriores e posteriores antes de abrir um pedido relativo a um pagamento em falta.

O depósito bancário é inferior ao lote de liquidação. Compare a moeda, a taxa de câmbio, os encargos de transferência, as deduções de bancos intermediários, as taxas do processador de cartões, a data-valor e a possibilidade de o banco ter dividido um pagamento. Não classifique um encargo bancário como comissão da Trip.com.

O depósito bancário é superior ao valor de uma reserva. Procure reservas e ajustes adicionais no ID da liquidação. O montante do lote deve ser reconciliado com o lote completo, e não com a maior reserva nele incluída.

Uma reserva cancelada ou marcada como no-show continua a ter comissão. Confirme se foi cobrada uma taxa e se o contrato determina que essa taxa cobrada é comissionável. Um cancelamento gratuito, um cancelamento cobrado, uma taxa dispensada e um no-show são eventos financeiros diferentes.

A mesma reserva aparece duas vezes. Compare o número da reserva, o ID da liquidação, o tipo de ajuste, o sinal e a data. Uma linha pode corresponder ao montante original a pagar e a segunda à sua reversão ou correção. Não registe ambas como receita.

Controle a moeda e os prazos de liquidação

Mantenha campos separados para a moeda da reserva, a moeda da liquidação e a moeda da conta bancária. Registe o montante de origem, a taxa de câmbio aplicada quando disponível, o montante convertido e o montante bancário. Sem estes campos, qualquer variação cambial parecerá um erro de comissão.

Não classifique uma liquidação como atrasada utilizando apenas a data de check-out. Compare o contrato do alojamento, o método de pagamento, o fecho do lote, o estado do valor a pagar, o estado do pagamento e a data-valor bancária. Os fins de semana, o processamento bancário, um perfil de pagamentos incompleto ou uma transferência falhada podem atrasar a entrada do dinheiro depois de a reserva se tornar elegível.

Utilize uma conta de compensação de liquidações. Registe os valores a receber ao nível da reserva com referência ao ID da liquidação e liquide esse ID quando a transação bancária chegar. Qualquer saldo restante na conta de compensação indicará uma reserva, um ajuste, uma taxa ou uma diferença cambial específica.

Feche o lote e evite a repetição de erros

Antes de fechar um período de liquidação da Trip.com, confirme que cada linha da liquidação tem uma referência de reserva ou ajuste, cada reserva tem um estado final, a comissão utiliza a base e a taxa aprovadas, os impostos estão associados à entidade correta e o ID da liquidação corresponde à transação bancária.

Conserve a exportação das reservas, o relatório de liquidação, a versão do contrato, os comprovativos dos ajustes, a referência bancária, a folha de reconciliação e a aprovação do revisor durante o período normal de conservação contabilística do hotel. Limite o acesso aos dados de pagamento e oculte as informações protegidas antes de encaminhar o caso.

Se ainda existir uma diferença, envie ao Apoio a Alojamentos da Trip.com o ID do alojamento, o número da reserva, o ID da liquidação, as moedas, o cálculo esperado, a linha efetiva, a data do lote, a referência bancária e o montante exato ainda por resolver. Faça uma pergunta específica, como qual foi o ajuste que alterou o montante a pagar pelo alojamento, em vez de pedir uma explicação de todo o extrato.

Um sistema de gestão hoteleira integrado reduz a introdução repetida de dados ao manter juntos a reserva de origem e a referência do canal. Ainda assim, a equipa financeira deve efetuar um controlo independente entre a liquidação e o banco.

Perguntas frequentes

Porque é que uma liquidação da Trip.com não corresponde ao total da reserva?

O total da reserva pode incluir itens comissionáveis e não comissionáveis, impostos, taxas ou montantes cobrados por diferentes entidades. A liquidação também pode incluir ajustes ou várias reservas.

Onde deve começar a reconciliação?

Comece pela reserva final e pelo método de pagamento, calcule o valor esperado a receber pelo hotel de acordo com o contrato e associe depois o resultado à linha da liquidação e ao depósito bancário.

A comissão deve ser calculada sobre o total do hóspede?

Apenas se o contrato definir que todo esse montante é comissionável. Utilize a base de alojamento documentada e separe os impostos, as taxas cobradas pelo alojamento e os benefícios financiados.

Um depósito bancário pode incluir várias reservas da Trip.com?

Sim. Reconcilie o depósito com o respetivo ID de liquidação ou lote completo e, em seguida, distribua cada reserva e ajuste dentro desse lote.

A receita no Sistema de Gestão Hoteleira deve ser alterada para corresponder ao depósito?

Não. Mantenha separados a receita, a comissão, os impostos, os valores a receber, as diferenças cambiais, os encargos bancários e a liquidação em dinheiro, exceto quando uma alteração aprovada da reserva modificar o valor subjacente da estadia.

A reconciliação das liquidações da Trip.com só fica concluída quando a reserva final, a comissão contratual, a linha da liquidação, o lote de pagamento e o lançamento bancário formam uma cadeia rastreável. Esta cadeia protege tanto o controlo de caixa como os relatórios de rentabilidade dos canais.