ยอดชำระเงินของ Agoda ไม่ตรงกับยอดรวมการจอง: สิ่งที่ต้องกระทบยอด

ความไม่ตรงกันของ ยอดชำระเงินจาก Agoda มักเริ่มต้นจากจำนวนเงินสองยอดที่ไม่ได้ถูกกำหนดให้ตรงกันตั้งแต่แรก ยอดรวมการจองอาจเป็นราคาขายที่แสดงให้แขกเห็น ในขณะที่ยอดเงินที่โรงแรมได้รับอาจรวมถึงค่าคอมมิชชัน รูปแบบการชำระเงิน ภาษี การปรับปรุง การจองหลายรายการ หรือวันที่ชำระบัญชีที่แตกต่างกัน

เริ่มการกระทบยอดจากการจองออกไป ระบุว่าใครเป็นผู้เก็บเงินจากแขก ตรวจสอบจำนวนเงินในระดับการจองของ Agoda ค้นหาชุดการชำระเงิน และหลังจากนั้นจึงเปรียบเทียบการชำระบัญชีของธนาคารหรือบัตรกับบัญชีแยกประเภทใน ระบบ PMS โรงแรม

ระบุจำนวนเงินให้ชัดเจนก่อนทำการตรวจสอบ

แยกแต่ละจำนวนเงินออกจากกันให้ชัดเจน: ยอดเงินสุดท้ายที่แสดงให้แขกเห็น; รายละเอียดค่าห้องพักและภาษีของการจอง; จำนวนเงินที่ที่พักควรเก็บหรือได้รับ; ค่าตอบแทนหรือค่าคอมมิชชันของ Agoda; การแก้ไข การยกเลิก การปฏิเสธ ภาษี หรือการปรับปรุงด้วยตนเอง; จำนวนเงินที่รวมอยู่ในรหัสการชำระเงิน (Payout ID); จำนวนเงินที่เรียกเก็บจากบัตรของ Agoda หรือส่งผ่านการโอนเงินผ่านธนาคาร; และจำนวนเงินที่บันทึกไว้ในระบบ PMS โรงแรมและบัญชีแยกประเภททั่วไป

อย่าใช้คำว่า "ยอดรวมการจอง" และ "ยอดชำระเงิน" สลับกันในทิกเก็ตขอความช่วยเหลือ โปรดระบุจำนวนเงิน สกุลเงิน หน้าแหล่งที่มา และวันที่สำหรับแต่ละค่าอย่างชัดเจน

บทความนี้ครอบคลุมการกระทบยอดการชำระเงินในวงกว้าง รวมถึงการจองที่ไม่มีการยกเลิก หากคำถามหลักคือการเข้าพักที่ถูกยกเลิกทำให้เกิดการคืนเงินหรือค่าธรรมเนียมที่ถูกต้องหรือไม่ จำเป็นต้องมีการตรวจสอบการคืนเงินจากการยกเลิกแยกต่างหาก

แยกแยะระหว่าง Agoda Collect และ Property Collect

เปิดการจองใน Agoda Partner Portal > Bookings > Reservations และยืนยันรูปแบบการชำระเงิน

สำหรับ Agoda Collect, Agoda จะเป็นผู้เก็บเงินจากแขกและโรงแรมจะได้รับจำนวนเงินที่กำหนดผ่านวิธีการชำระเงินที่ตั้งค่าไว้ ในหน้าการจอง ให้เปิด Payment & pricing > Price breakdown เพื่อตรวจสอบค่าตอบแทนและจำนวนเงินการจองที่ที่พักจะได้รับ

สำหรับ Property Collect, แขกจะชำระเงินให้โรงแรมโดยตรง ยอดรวมที่แสดงให้แขกเห็นจึงไม่ควรปรากฏเป็นยอดชำระเงินที่แยกต่างหากจาก Agoda แต่ค่าตอบแทนของ Property Collect สามารถนำไปหักกลบลบหนี้กับจำนวนเงินจ่ายล่วงหน้าที่ Agoda ค้างชำระกับที่พักได้

สำหรับการจองแบบ Property Collect ให้ใช้ Finance > All transactions และจับคู่หมายเลขอ้างอิงการจองกับจำนวนเงินที่เก็บหรือค่าตอบแทน ค่าตอบแทนของ Property Collect จะถูกบันทึกไว้ในมุมมองธุรกรรมทางการเงิน อย่าคาดหวังว่าเวาเชอร์ในหน้าการจองจะแสดงข้อมูลในตำแหน่งเดียวกับจำนวนเงินของ Agoda Collect

การเลือกรูปแบบการชำระเงินผิดเป็นวิธีที่เร็วที่สุดที่จะทำให้เกิดความไม่ตรงกันที่ผิดพลาด: แผนกการเงินอาจคาดหวังให้ Agoda โอนเงินที่แขกชำระให้กับที่พักโดยตรงไปแล้ว

กระทบยอดการจองหนึ่งรายการเข้ากับชุดการชำระเงิน

ใช้รหัสการจอง (Booking ID) หนึ่งรหัสและสกุลเงินเดียวตลอดขั้นตอนนี้

1. เปิดการจองและบันทึกรูปแบบการชำระเงินปัจจุบัน สถานะ วันที่ สกุลเงิน ยอดรวมของแขก จำนวนเงินของที่พัก การจัดการภาษี และค่าตอบแทน
2. ตรวจสอบว่าการจองมีการแก้ไข ยกเลิก ระบุว่าไม่มาเข้าพัก (no-show) หรือได้รับการจัดการภายใต้เงื่อนไขที่แตกต่างออกไปหลังจากทำการจองหรือไม่
3. เปิด Finance > Payouts และค้นหาหมายเลขอ้างอิงการจองในส่วนของธุรกรรมที่ต้องชำระ
4. ตรวจสอบส่วน Adjustments ก่อนยืนยันจำนวนเงินในชุดที่คาดหวัง
5. หากการชำระเงินได้รับการประมวลผลแล้ว ให้เปิด Finance > Past payouts และค้นหารหัสการชำระเงินที่รวมการจองดังกล่าวไว้
6. ดาวน์โหลดหรือเก็บใบแจ้งยอดระดับการจองสำหรับการชำระเงินนั้น
7. จับคู่รหัสการชำระเงินกับธุรกรรมการโอนเงินผ่านธนาคาร บัตรเสมือน (Virtual Card) หรือ e-Card
8. เปรียบเทียบการชำระบัญชีกับยอดค้างรับในระบบ PMS โรงแรมและการบันทึกบัญชี

รหัสการชำระเงินหนึ่งรหัสสามารถจัดกลุ่มการจองและการปรับปรุงที่เข้าเงื่อนไขได้หลายรายการ หลังจากการประมวลผล ให้จับคู่ชุดใน Past payouts แทนที่จะเปรียบเทียบยอดเงินฝากธนาคารกับการจองเพียงรายการเดียว เงินฝากหนึ่งยอดอาจครอบคลุมการเข้าพักหลายรายการรวมถึงการปรับปรุงจากช่วงเวลาอื่นด้วย

ระบบวิเคราะห์ข้อมูลโรงแรม ของ Smart Order ช่วยให้ทีมการเงินสามารถรักษารายได้จากการจอง แหล่งที่มาของช่องทาง จำนวนคืนห้องพัก และผลการดำเนินงานให้สอดคล้องกัน ในขณะที่ยอดชำระเงินจาก Agoda จะถูกกระทบยอดแยกต่างหาก

ตรวจสอบสาเหตุหลักที่ทำให้ยอดชำระเงินจาก Agoda ไม่ตรงกัน

ยอดชำระเงินต่ำกว่ายอดรวมของแขก ยืนยันว่ายอดรวมของแขกรวมถึงค่าคอมมิชชัน ภาษีที่โรงแรมจัดเก็บ ค่าบริการ หรือรายการที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการโอนเงินจาก Agoda หรือไม่ ตรวจสอบรูปแบบการชำระเงินก่อนที่จะถือว่าส่วนต่างนี้เป็นการหักเงิน

การจองแบบ Property Collect หักลดจากการชำระเงินแบบจ่ายล่วงหน้า ตรวจสอบ Finance > All transactions เพื่อดูการหักกลบลบหนี้ค่าตอบแทน โรงแรมเก็บเงินจากแขกโดยตรง ในขณะที่ค่าคอมมิชชันสามารถหักออกจากรายได้ของ Agoda Collect

จำนวนเงินการจองเปลี่ยนแปลงหลังจากการชำระเงินเริ่มต้นขึ้น ค้นหาการแก้ไขหรือการยกเลิก จากนั้นให้ตรวจสอบ Adjustments หากการชำระเงินได้รับการยืนยันแล้ว ให้กระทบยอดจำนวนเงินที่เปลี่ยนแปลงกับชุดการชำระเงินถัดไปที่เข้าเงื่อนไข ก่อนที่จะถือว่าเป็นยอดค้างชำระ

ชุดการชำระเงินรวมการปรับปรุงที่ไม่สามารถอธิบายได้ จับคู่ข้อมูลอ้างอิงและเหตุผลของการปรับปรุง จากนั้นให้จัดประเภทว่าเป็นยอดคงค้าง การเรียกเก็บเงินเกิน การคิดค่าธรรมเนียมปฏิเสธการจอง การแก้ไขภาษี การจัดการการยกเลิกที่ตกลงร่วมกัน หรือประเภทการปรับปรุงอื่นๆ ที่มีเอกสารระบุไว้

มีการเรียกเก็บเงินเพียงบางส่วนจากจำนวนที่คาดหวัง เปรียบเทียบจำนวนเงินที่ได้รับการอนุมัติกับยอดเรียกเก็บจริงผ่านบัตรเสมือนหรือ e-Card รวมถึงยอดคงเหลือใดๆ อย่าสร้างการเรียกเก็บเงินเต็มจำนวนครั้งที่สองก่อนที่จะยืนยันว่าได้ชำระบัญชีอะไรไปแล้วบ้าง

ยอดเงินฝากธนาคารแตกต่างจากรหัสการชำระเงิน ตรวจสอบค่าธรรมเนียมการโอน การหักเงินของธนาคารผู้รับ การแปลงสกุลเงิน สกุลเงินที่ชำระบัญชี วันที่ที่มีผลบังคับใช้ และดูว่าธนาคารจัดกลุ่มหรือแยกธุรกรรมหรือไม่ ให้แยกความแตกต่างทางการธนาคารเหล่านี้ออกจากการคำนวณการจองของ Agoda

รายได้ในระบบ PMS โรงแรมเท่ากับยอดรวมของแขก แต่ยอดค้างรับจาก Agoda เป็นยอดสุทธิ ตรวจสอบการออกแบบบัญชี รายได้ค่าห้องพัก ภาระภาษี ค่าใช้จ่ายค่าคอมมิชชัน ยอดค้างรับจาก Agoda และใบเสร็จรับเงินสดอาจต้องมีการบันทึกแยกกัน แทนที่จะเป็นรายการรายได้สุทธิเพียงรายการเดียว

แยกความแตกต่างเรื่องเวลาออกจากข้อผิดพลาดจริง

การจองสามารถรับรู้รายได้ในรอบการดำเนินงานหนึ่ง และชำระเงินในอีกรอบหนึ่ง วันที่เข้าพัก วันที่ยกเลิก วันที่ครบกำหนดชำระ วันที่ยืนยันการชำระเงิน วันที่เรียกเก็บจากบัตร วันที่ที่มีผลบังคับใช้ และวันที่บันทึกของธนาคาร ล้วนเป็นเหตุการณ์ที่แตกต่างกัน

กระทบยอดการจองให้ตรงกับรอบระยะเวลาที่นโยบายบัญชีของโรงแรมกำหนด จากนั้นให้ยกยอดค้างรับของ Agoda ไปจนกว่าจะมีการชำระบัญชี อย่าย้ายรายได้ค่าห้องพักไปยังเดือนของธนาคารเพียงเพื่อให้ยอดเงินสดตรงกัน

สำหรับการชำระเงินแบบชุด ให้รักษาสมุดบัญชีพัก (Clearing Account) บันทึกแต่ละการจองและการปรับปรุงกับรหัสการชำระเงิน จากนั้นเคลียร์รหัสนั้นเมื่อทำธุรกรรมผ่านธนาคารหรือบัตรมาถึง ยอดคงเหลือที่ไม่ตรงกันจะยังคงมองเห็นได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนรายได้การจองเดิม

หากจำนวนเงินยังคงติดลบ ให้ตรวจสอบว่าค่าตอบแทนของ Property Collect หรือการคืนเงินหลังการชำระเงินเกินกว่ายอดการจอง Agoda Collect ที่ต้องชำระซึ่งถูกเลือกไว้ในปัจจุบันหรือไม่ เพิ่มธุรกรรมที่เข้าเงื่อนไขรายการถัดไปในการกระทบยอด และเริ่มต้นการชำระเงินก็ต่อเมื่อยอดคงเหลือที่เลือกเป็นบวกแล้วเท่านั้น

ป้องกันการบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อน

อย่าบันทึกการแก้ไขการชำระเงินด้วยตนเองโดยตรงไปยังรายได้ ในขณะที่การจองจากระบบ PMS โรงแรมดั้งเดิม การปรับปรุงจาก Agoda หรือข้อมูลจากธนาคารอาจยังมาไม่ถึง ให้ใช้รายการกระทบยอดชั่วคราวร่วมกับรหัสการจองและรหัสการชำระเงิน

ก่อนปิดรายการ ยืนยันว่าระบบบัญชีได้นำเข้ารายได้จากการจองดั้งเดิม การปรับปรุงการแก้ไขหรือการยกเลิก ชุดการชำระเงินจาก Agoda การชำระบัญชีผ่านธนาคารหรือบัตร หรือสมุดรายวันทั่วไปที่ป้อนด้วยตนเองโดยพนักงานคนอื่นแล้วหรือไม่

มิฉะนั้นความคลาดเคลื่อนเพียงจุดเดียวอาจกลายเป็นข้อผิดพลาดสองจุดที่หักกลบลบกัน ซึ่งจะหายไปในระดับที่พัก แต่ยังคงผิดพลาดตามช่องทางและช่วงเวลา

ส่งเรื่องความแตกต่างของการชำระเงินพร้อมหลักฐาน

ใช้เส้นทาง Need Help ของ Partner Portal ก็ต่อเมื่อได้แยกจำนวนเงินฝั่ง Agoda ออกมาแล้ว ส่งข้อมูลหนึ่งชุดประกอบด้วยรหัสที่พักและรหัสการจอง รูปแบบการชำระเงินและวิธีการชำระเงิน สถานะการจองและการเข้าพัก ยอดรวมของแขก จำนวนเงินของที่พัก ค่าตอบแทน สกุลเงิน รหัสการชำระเงิน หมายเลขอ้างอิงธุรกรรม ข้อมูลอ้างอิงและคำอธิบายการปรับปรุง รวมถึงวันที่ครบกำหนด ยืนยัน วันที่มีผลบังคับใช้ และวันที่ของธนาคารที่เกี่ยวข้อง เพิ่มบันทึกธนาคารหรือบัตรที่มีการปกปิดข้อมูลความลับ และระบุส่วนต่างระหว่างจำนวนเงินที่คาดหวังกับจำนวนเงินจริงให้ชัดเจน

ระบุให้ชัดเจนว่าความไม่ตรงกันนั้นอยู่ระหว่างการจองกับธุรกรรมของ Agoda, ธุรกรรมของ Agoda กับชุดการชำระเงิน, ชุดการชำระเงินกับธนาคาร หรือธนาคารกับการบันทึกในระบบ PMS โรงแรม สิ่งนี้จะช่วยนำทางกรณีดังกล่าวไปยังหลักฐานที่ถูกต้องแทนที่จะขอให้ฝ่ายสนับสนุนอธิบายข้อมูลตลอดทั้งเดือน

คำถามที่พบบ่อย

ทำไมยอดชำระเงินของ Agoda จึงไม่เท่ากับยอดรวมการจอง?

ยอดรวมการจองอาจเป็นจำนวนเงินที่แสดงให้แขกเห็น ในขณะที่ยอดชำระเงินจะสะท้อนถึงรูปแบบการชำระเงิน ค่าตอบแทน ภาษี การปรับปรุง องค์ประกอบของชุดการชำระเงิน และวิธีการชำระบัญชี

แผนกการเงินสามารถดูค่าตอบแทนของ Property Collect ได้ที่ไหน?

ใช้ Finance > All transactions และจับคู่หมายเลขอ้างอิงการจอง จะไม่แสดงบนเวาเชอร์การจองในลักษณะเดียวกับจำนวนเงินของ Agoda Collect

ยอดชำระเงินหนึ่งยอดจาก Agoda สามารถรวมการจองหลายรายการได้หรือไม่?

ได้ การจองที่ต้องชำระสามารถจัดกลุ่มไว้ภายใต้รหัสการชำระเงิน (Payout ID) เดียวกันได้ และการปรับปรุงที่จำเป็นก็สามารถรวมอยู่ในชุดเดียวกันได้

ทำไมการจองที่เก่ากว่าจึงส่งผลต่อการชำระเงินรอบนี้?

การแก้ไขในภายหลัง การยกเลิก การแก้ไขด้วยตนเอง ยอดคงค้าง หรือการเรียกเก็บเงินเกิน สามารถปรากฏเป็นการปรับปรุงในการชำระเงินในอนาคตได้

แผนกการเงินควรเปลี่ยนรายได้ในระบบ PMS โรงแรมให้ตรงกับยอดเงินฝากธนาคารหรือไม่?

ไม่ควรทำโดยอัตโนมัติ ให้กระทบยอดรายได้ ค่าคอมมิชชัน ภาษี ยอดค้างรับ ยอดชำระเงิน และการชำระบัญชีธนาคารแยกกันตามนโยบายบัญชีของโรงแรม

ความไม่ตรงกันของยอดชำระเงินจาก Agoda จะได้รับการแก้ไขเมื่อความแตกต่างแต่ละจุดมีแหล่งที่มา จำนวนเงิน สกุลเงิน ช่วงเวลา และการจัดการทางบัญชีอย่างชัดเจน เริ่มต้นด้วยรูปแบบการชำระเงิน ติดตามการจองไปจนถึงรหัสการชำระเงิน และแยกเรื่องเวลาของธนาคารออกจากเรื่องเศรษฐศาสตร์ของการจอง