ราคาของระบบจองสำหรับโรงแรมขนาดเล็ก: สิ่งที่ต้องเปรียบเทียบก่อนตัดสินใจจ่าย

ราคาของระบบจองสำหรับโรงแรมขนาดเล็กแทบจะไม่ได้มาในรูปแบบตัวเลขเดียวที่ชัดเจน ผู้ให้บริการอาจโฆษณาค่าบริการรายเดือนที่ต่ำแต่กลับคิดค่าธรรมเนียมต่อการจอง บังคับใช้ระบบประมวลผลการชำระเงินของตนเอง หรือคิดค่าบริการแยกต่างหากสำหรับการรวมเข้ากับเว็บไซต์

นั่นทำให้ราคาที่โปรโมทว่าถูกที่สุดกลายเป็นจุดเปรียบเทียบที่อ่อนแอ ใบเสนอราคาที่มีประโยชน์ควรแสดงให้เห็นว่าโรงแรมต้องจ่ายเท่าใดในการรันระบบจอง การรับชำระเงิน การเชื่อมต่อกับเว็บไซต์ และการย้ายข้อมูลการจองที่ได้รับการยืนยันเข้าสู่การดำเนินงานประจำวัน

ต้นทุนของระบบจองไม่ใช่ต้นทุนของระบบ PMS

ระบบจองโรงแรม ช่วยให้แขกสามารถจองผ่านเว็บไซต์ของที่พักได้โดยตรง ระบบจะแสดงห้องพักที่ว่าง ราคาห้องพัก ข้อจำกัด นโยบาย ภาษี และความพร้อมใช้งานแบบเรียลไทม์ จากนั้นจึงส่งข้อมูลการจองที่ได้รับการยืนยันไปยังระบบปฏิบัติการของโรงแรม

ระบบบริหารจัดการโรงแรม (PMS) จะจัดการการจองหลังจากที่ข้อมูลเข้ามาถึง ทั้งปฏิทิน การจัดสรรห้องพัก ข้อมูลแขก สถานะการชำระเงิน รายงาน และกระบวนการทำงานของแผนกต้อนรับ ผู้ให้บริการบางรายรวมผลิตภัณฑ์ทั้งสองเข้าด้วยกัน ในขณะที่บางรายขายระบบจองเป็นเครื่องมือแบบสแตนด์อะโลนหรือส่วนเสริม

ความแตกต่างนี้ช่วยป้องกันการนับต้นทุนซ้ำซ้อน หาก แผนระบบ PMS ได้รวมระบบจองไว้แล้ว โรงแรมควรเปรียบเทียบต้นทุนส่วนเพิ่มในการเปิดใช้งานการจองตรง—ไม่ใช่การบวกค่าสมัครสมาชิก PMS เต็มจำนวนซ้ำอีกครั้ง หากระบบจองเป็นแบบสแตนด์อะโลน ให้รวมค่าธรรมเนียมตัวเชื่อมต่อหรือ API ที่จำเป็นในการรักษาสถานะคลังห้องพักให้ซิงโครไนซ์กัน

ขอให้ผู้ให้บริการระบุรายละเอียดของทุกส่วนประกอบ คำว่า “รวมระบบจองแล้ว” อาจครอบคลุมเฉพาะหน้าชำระเงิน แต่ไม่รวมถึงการประมวลผลการชำระเงิน การปรับแต่งเว็บไซต์ การเชื่อมต่อ Google Hotel Ads บริการช่วยเหลือระดับพรีเมียม หรือเนื้อหาหลายภาษา

รูปแบบราคาหลักของระบบจอง

ใบเสนอราคาส่วนใหญ่มักจะรวมโครงสร้างดังต่อไปนี้ตั้งแต่หนึ่งรูปแบบขึ้นไป ขอแนะนำให้จำลองต้นทุนโดยใช้มูลค่าและปริมาณการจองที่คุณคาดหวัง แทนที่จะเปรียบเทียบจากราคาเริ่มต้นที่โฆษณาไว้

ค่าสมัครสมาชิกรายเดือนแบบคงที่

โรงแรมจ่ายค่าซอฟต์แวร์เท่าเดิมในแต่ละเดือน บางครั้งอาจมีราคาที่สูงขึ้นตามจำนวนห้องพัก ที่พัก ผู้ใช้งาน หรือฟีเจอร์ที่มากขึ้น โครงสร้างนี้สามารถคาดการณ์ได้และจะมีต้นทุนต่อการจองที่ถูกลงเมื่อปริมาณการจองตรงเพิ่มขึ้น

ตรวจสอบว่าระดับราคาที่เสนอมานั้นรวมการซิงโครไนซ์กับระบบ PMS รหัสโปรโมชัน แผนราคาห้องพัก การวิเคราะห์ การเชื่อมต่อระบบชำระเงิน และการบริการลูกค้าหรือไม่ แพ็กเกจเริ่มต้นที่มีราคาถูกอาจไม่ครอบคลุมฟังก์ชันที่จำเป็นสำหรับการเปิดใช้งานจริง

ค่าคอมมิชชันจากรายได้การจองตรง

ผู้ให้บริการคิดค่าธรรมเนียมเป็นเปอร์เซ็นต์จากการจองตรงที่ได้รับการยืนยันแต่ละรายการ ค่าธรรมเนียมระบบจอง 1% จากรายได้การจองตรง 20,000 ดอลลาร์ต่อเดือน จะเท่ากับต้นทุน 200 ดอลลาร์ (ก่อนหักค่าธรรมเนียมการประมวลผลบัตร)

การแบ่งปันรายได้ช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายคงที่ในช่วงเดือนที่ยอดจองน้อย แต่จะเพิ่มขึ้นตามยอดขาย ควรสอบถามให้ชัดเจนว่าค่าคอมมิชชันนั้นคำนวณจากรายได้ห้องพัก ภาษี ค่าธรรมเนียม บริการเสริม เงินมัดจำ หรือมูลค่าการจองทั้งหมด และควรถามด้วยว่าจะเกิดอะไรขึ้นหลังจากการยกเลิกหรือการคืนเงินบางส่วน

ค่าธรรมเนียมคงที่ต่อการจอง

แทนที่จะหักเป็นเปอร์เซ็นต์ ระบบจะคิดค่าธรรมเนียมคงที่สำหรับการจองทุกรายการ รูปแบบนี้อาจได้ผลดีสำหรับโรงแรมที่มีมูลค่าการจองเฉลี่ยสูง เนื่องจากค่าซอฟต์แวร์จะไม่เพิ่มขึ้นตามราคาห้องพัก

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเมื่อยืนยันการจอง การชำระเงิน การเช็คอิน หรือการเข้าพักเสร็จสมบูรณ์ โรงแรมไม่ควรทึกทักเอาเองว่าการยกเลิกการจองจะทำให้ได้รับการคืนเงินค่าธรรมเนียมส่วนนี้

แผนแบบรวมชุดหรือ “ไม่มีค่าคอมมิชชัน”

แพ็กเกจระบบ PMS บางรูปแบบรวมระบบจองไว้แล้วโดยไม่คิดค่าคอมมิชชันแยกต่างหาก โรงแรมยังคงต้องจ่ายค่าสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์หลักและค่าธรรมเนียมการชำระเงิน แต่รายได้ส่วนใหญ่จากการจองตรงแต่ละรายการจะยังคงอยู่กับที่พัก

การรวมแพ็กเกจสามารถช่วยลดต้นทุนตัวเชื่อมต่อและช่องโหว่ของข้อมูลได้ แต่มันก็อาจทำให้โรงแรมต้องพึ่งพาผู้ให้บริการเพียงรายเดียวมากขึ้น ดังนั้นสิทธิ์ในการเข้าถึงเพื่อส่งออกข้อมูล ระยะเวลาสัญญา และต้นทุนในการเปลี่ยนผู้ให้บริการจึงยังคงเป็นเรื่องสำคัญ

สำหรับโรงแรมขนาดเล็ก โครงสร้างราคาจะเข้าใจง่ายขึ้นเมื่อมูลค่าการจองและต้นทุนการประมวลผลถูกแยกออกจากกัน ระบบจองโรงแรม ของ Smart Order ถูกเชื่อมต่อเข้ากับระบบ PMS และส่งข้อมูลการจองตรง ราคาห้องพักแบบเรียลไทม์ และความพร้อมใช้งานเข้าสู่กระบวนการทำงานเดียวกันโดยไม่ต้องเสียค่าคอมมิชชันให้ OTA

ค่าธรรมเนียมการชำระเงินคือต้นทุนอีกชั้นหนึ่งที่แยกต่างหาก

ระบบจองมีหน้าที่สร้างการจอง ในขณะที่เกตเวย์การชำระเงินหรือผู้ประมวลผลมีหน้าที่อนุมัติบัตร กระเป๋าเงินอิเล็กทรอนิกส์ การชำระเงินผ่านธนาคาร เงินมัดจำ หรือยอดชำระเต็มจำนวน บริการเหล่านี้แตกต่างกันและมักจะมีค่าธรรมเนียมที่ไม่เหมือนกัน

ค่าธรรมเนียมบัตรออนไลน์มักจะเป็นการรวมกันระหว่างเปอร์เซ็นต์และยอดเงินคงที่ต่อการทำธุรกรรมที่สำเร็จ บัตรต่างประเทศ การแปลงสกุลเงิน วิธีการชำระเงินทางเลือก เครื่องมือป้องกันการฉ้อโกง การเบิกจ่ายทันที และการดึงเงินคืนอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม โดยราคาจะแตกต่างกันไปตามผู้ประมวลผลและตลาด

ลองนึกถึงโรงแรมขนาด 12 ห้องที่ได้รับการจองตรง 40 รายการต่อเดือน โดยมีมูลค่าเฉลี่ย 400 ดอลลาร์ต่อรายการ มูลค่าการจองตรงต่อเดือนจะอยู่ที่ 16,000 ดอลลาร์ หากสมมติอัตราค่าดำเนินการที่ 2.9% บวก 0.30 ดอลลาร์ต่อธุรกรรม ค่าดำเนินการชำระเงินจะเท่ากับ 476 ดอลลาร์ แบ่งเป็น 464 ดอลลาร์จากส่วนของเปอร์เซ็นต์ บวกกับ 12 ดอลลาร์ในส่วนของค่าธรรมเนียมคงที่

เงิน 476 ดอลลาร์นั้นไม่ใช่ค่าคอมมิชชันของระบบจอง มันอาจมีผลบังคับใช้ไม่ว่าระบบจองจะคิดค่าบริการ 49 ดอลลาร์ต่อเดือน 1% ของยอดการจอง หรือไม่มีค่าซอฟต์แวร์แยกต่างหากเลยก็ตาม คุณควรแยกตัวเลขสองรายการนี้ออกจากกันเมื่อคำนวณต้นทุนการได้มาซึ่งลูกค้าผ่านช่องทางตรง

สอบถามให้ชัดเจนว่าใครเป็นเจ้าของบัญชีร้านค้า และใครเป็นผู้รับเงินจากแขก การตั้งค่าที่โปร่งใสที่สุดจะช่วยให้โรงแรมสามารถตรวจสอบการชำระเงิน การคืนเงิน ข้อพิพาท และการเบิกจ่ายแต่ละรายการได้ หากเงินต้องผ่านผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ก่อน ให้ยืนยันระยะเวลาการชำระบัญชี เงินสำรอง การจัดการเรื่องคืนเงิน และเงื่อนไขการยกเลิกสัญญา

การทำงานร่วมกับเว็บไซต์อาจเปลี่ยนแปลงต้นทุนในปีแรก

ระบบจองต้องการเส้นทางที่เชื่อมจากเว็บไซต์โรงแรมไปยังการค้นหาแบบเรียลไทม์และหน้าชำระเงิน การเชื่อมต่ออาจเป็นปุ่มกดจอง วิดเจ็ตแบบฝังตัว หน้าการจองบนโฮสต์ ซับโดเมน หรือเว็บไซต์ที่ปรับแต่งมาโดยเฉพาะ

การใช้ปุ่มกดแบบง่ายๆ มักจะรวดเร็วและประหยัดกว่า แต่แขกอาจรู้สึกขาดความต่อเนื่องได้หากพวกเขาต้องออกจากโดเมนของโรงแรม หรือพบว่าดีไซน์หน้าชำระเงินไม่เข้ากับตัวเว็บไซต์ ในขณะที่การแทรกหน้าจองหรือปรับแต่งกระบวนการทำงานจะช่วยเพิ่มความสอดคล้องได้ แต่ก็อาจต้องอาศัยนักพัฒนาและการทดสอบอย่างต่อเนื่อง

เตรียมงบประมาณสำหรับการตั้งค่านอกเหนือจากตัวซอฟต์แวร์:

• เวลาในการออกแบบเว็บไซต์หรือนักพัฒนา รวมถึงการจัดวางรูปแบบบนมือถือและการติดตามการวิเคราะห์ข้อมูล
• รายละเอียดห้องพัก รูปภาพ นโยบาย ภาษี แผนราคาห้องพัก การแปลภาษา และอีเมลยืนยัน
• โดเมน โฮสติ้ง ระบบรักษาความปลอดภัย การเข้าถึง เครื่องมือจัดการความยินยอม และการแก้ไขเนื้อหาอย่างต่อเนื่อง
• การทดสอบข้ามอุปกรณ์ สกุลเงิน วิธีการชำระเงิน การปรับเปลี่ยนการจอง และการยกเลิก

ลองสอบถามผู้ให้บริการว่าพวกเขาจัดการงานบนเว็บไซต์ให้จนเสร็จสิ้น หรือให้เพียงแค่คำแนะนำในการติดตั้งเท่านั้น คำว่า “ผสานการทำงานฟรี” อาจหมายถึงการให้ลิงก์มาตรฐาน ในขณะที่การปรับเปลี่ยนดีไซน์ การกำหนดการติดตามผล หรือการทำเว็บไซต์ใหม่ยังคงต้องเสียค่าใช้จ่าย

อย่าลืมทดสอบเส้นทางขากลับด้วย เมื่อแขกทำการจอง ข้อมูลการจองควรเข้าสู่ระบบ PMS ด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง ทั้งประเภทห้องพัก ราคา วันที่ จำนวนแขก บันทึกการชำระเงิน แหล่งที่มา และการหักความพร้อมใช้งานห้องพัก การต้องมาคีย์ข้อมูลซ้ำเองด้วยมือ จะเปลี่ยนวิดเจ็ตเว็บไซต์ราคาถูกให้กลายเป็นกระบวนการทำงานรายวันที่แสนแพง

เปรียบเทียบต้นทุนรวมกับสถานการณ์จำลองของโรงแรมขนาดเล็ก

ใช้สมมติฐานชุดเดียวกันสำหรับใบเสนอราคาทุกฉบับ สมมติว่าโรงแรมคาดหวังมูลค่าการจองตรง 16,000 ดอลลาร์ จากการจอง 40 รายการต่อเดือน

ข้อเสนอ A คิดค่าบริการ 59 ดอลลาร์ต่อเดือน โดยไม่มีค่าคอมมิชชันระบบจอง ข้อเสนอ B ไม่มีค่าบริการรายเดือน แต่หัก 1% ของมูลค่าการจอง หรือเท่ากับ 160 ดอลลาร์ ข้อเสนอ C คิดค่าบริการ 2 ดอลลาร์ต่อการจอง หรือเท่ากับ 80 ดอลลาร์ ทั้งสามข้อเสนอนี้อาจยังมีค่าใช้จ่ายในการประมวลผลการชำระเงินที่เท่ากันอยู่

ดังนั้น การเปรียบเทียบค่าซอฟต์แวร์จึงอยู่ที่ 59 ดอลลาร์ เทียบกับ 160 ดอลลาร์ เทียบกับ 80 ดอลลาร์—ไม่ใช่ศูนย์ดอลลาร์เทียบกับแบบเสียเงิน ควรบวกค่าธรรมเนียมการตั้งค่า เว็บไซต์ ตัวเชื่อมต่อ การบริการลูกค้า และต้นทุนการชำระเงินเข้าไปก่อนตัดสินใจเลือก

ปริมาณจะมีผลต่อผลลัพธ์ ที่รายได้การจองตรง 4,000 ดอลลาร์ต่อเดือน โมเดลแบบ 1% จะมีค่าใช้จ่าย 40 ดอลลาร์ และอาจถูกกว่าค่าสมัครสมาชิกแบบ 59 ดอลลาร์ แต่ที่ยอด 40,000 ดอลลาร์ ค่าคอมมิชชันเดียวกันจะกลายเป็น 400 ดอลลาร์ ขอแนะนำให้จำลองสถานการณ์ในช่วงเดือนที่ยอดจองต่ำ เดือนที่เป็นไปตามคาดการณ์ และเดือนที่ยอดจองสูง

จากนั้นให้คำนวณอัตราต้นทุนที่แท้จริงของระบบจอง:

(ต้นทุนระบบจองและการเชื่อมต่อรายเดือน ÷ มูลค่าการจองตรง) × 100

ควรแยกการประมวลผลการชำระเงินไว้เป็นอัตราที่สอง เว้นเสียแต่ว่าผู้ให้บริการจะรวมไว้แล้ว สิ่งนี้จะช่วยให้โรงแรมสามารถเปรียบเทียบความคุ้มค่าของซอฟต์แวร์ได้ โดยไม่สับสนระหว่างต้นทุนการรับบัตรกับต้นทุนในการสร้างยอดจอง

คำถามที่ควรถามก่อนเซ็นสัญญา

ขอใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรโดยระบุจำนวนห้องพัก เว็บไซต์ สกุลเงิน ปริมาณการจองที่คาดหวัง และวิธีการชำระเงินของคุณ หลีกเลี่ยงราคาแบบ “เริ่มต้นที่” กว้างๆ

ลองถามคำถามเหล่านี้:

1. ราคาคิดเป็นรายเดือน ต่อห้องพัก ต่อการจอง ส่วนแบ่งรายได้ หรือแบบผสม?
2. ค่าคอมมิชชันคำนวณจากมูลค่าการจองส่วนใด และหากยกเลิกการจองจะได้เงินคืนหรือไม่?
3. เราสามารถใช้ระบบประมวลผลการชำระเงินใดได้บ้าง และมีค่าธรรมเนียมบัตร บัตรต่างประเทศ การแปลงสกุลเงิน การคืนเงิน และการจัดการข้อพิพาทอย่างไร?
4. ราคานี้รวมการซิงโครไนซ์กับระบบ PMS การตั้งค่า การฝึกอบรม การบริการลูกค้า การอัปเดต และฟีเจอร์ของระบบจองแล้วหรือยัง?
5. การทำงานร่วมกับเว็บไซต์หมายถึงการให้ลิงก์ วิดเจ็ต หน้าโฮสต์เพจ หรือดีไซน์แบบปรับแต่ง?
6. ใครเป็นเจ้าของโดเมน ข้อมูลแขก บทวิเคราะห์ บัญชีร้านค้า และโทเค็นการชำระเงิน?
7. มีระยะเวลาขั้นต่ำ ค่าดำเนินการ ค่าธรรมเนียมที่เพิ่มขึ้นต่อปี หรือค่าธรรมเนียมการยกเลิกสัญญาหรือไม่?
8. เราสามารถส่งออกข้อมูลการจอง ข้อมูลแขก ราคาห้องพัก เนื้อหา และบันทึกการชำระเงินได้หรือไม่หากเราเลิกใช้งาน?

ขอทดสอบระบบในมุมมองของแขกก่อนตัดสินใจ ลองค้นหาห้องพักบนมือถือ ใช้โปรโมชัน ตรวจสอบราคารวม ชำระเงินมัดจำ และยืนยันว่าข้อมูลการจองปรากฏขึ้นในระบบ PMS อย่างถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อย

ระบบจองโรงแรมมีราคาเท่าไร?

ต้นทุนจะแตกต่างกันไปตามรูปแบบราคา จำนวนห้องพัก ปริมาณการจอง ซอฟต์แวร์ที่รวมอยู่ในแพ็กเกจ และงานส่วนของเว็บไซต์ โรงแรมขนาดเล็กอาจเห็นทั้งค่าสมัครสมาชิกแบบคงที่ ค่าธรรมเนียมต่อการจอง ค่าคอมมิชชันแบบเปอร์เซ็นต์ หรือระบบจองที่รวมอยู่ในซอฟต์แวร์ระบบ PMS

ระบบจองที่ไม่มีค่าคอมมิชชันนั้นใช้งานฟรีจริงๆ หรือ?

มักจะไม่ใช่แบบนั้น คำว่าไม่มีค่าคอมมิชชันหมายความว่าผู้ให้บริการจะไม่หักเปอร์เซ็นต์จากรายได้การจอง โรงแรมอาจจะยังคงต้องจ่ายค่าสมาชิกรายเดือน การประมวลผลบัตร เว็บไซต์ การตั้งค่า การบริการลูกค้า การแปลงสกุลเงิน และค่าธรรมเนียมจัดการข้อพิพาท

ราคาของระบบจองรวมค่าธรรมเนียมการชำระเงินด้วยหรือไม่?

บางครั้งก็รวมไว้ แต่โดยทั่วไปมักจะแยกจากกัน ควรขอให้ผู้ให้บริการแยกรายการค่าธรรมเนียมระบบจองและค่าธรรมเนียมประมวลผลการชำระเงินให้ชัดเจน รวมถึงค่าธรรมเนียมบัตรต่างประเทศ การแปลงสกุลเงิน การคืนเงิน และการดึงเงินคืน

โรงแรมขนาดเล็กจำเป็นต้องมีเว็บไซต์ใหม่หรือไม่?

ไม่เสมอไป ระบบจองจำนวนมากสามารถเชื่อมต่อผ่านปุ่ม หน้าโฮสต์เพจ หรือวิดเจ็ตแบบฝังตัวได้ เว็บไซต์ใหม่หรือแบบที่ปรับแต่งจะมีประโยชน์เมื่อเว็บไซต์เดิมทำงานช้า ใช้งานยากบนมือถือ หรือไม่สามารถรองรับขั้นตอนการจองที่น่าเชื่อถือได้

ระบบจองควรเชื่อมต่อกับระบบ PMS หรือไม่?

ควรอย่างยิ่ง ราคาห้องพักและความพร้อมใช้งานแบบเรียลไทม์ควรส่งผ่านไปถึงเว็บไซต์ ในขณะที่การจองที่ได้รับการยืนยันควรเข้าสู่ระบบ PMS และตัดคลังห้องพักโดยอัตโนมัติ หากไม่มีการเชื่อมต่อส่วนนี้ พนักงานจะต้องคีย์ข้อมูลการจองซ้ำ และเสี่ยงต่อการเกิดปัญหาความพร้อมใช้งานห้องพักที่ไม่เป็นปัจจุบัน

เปรียบเทียบต้นทุนของช่องทางการจองตรงที่มีประสิทธิภาพ

ระบบจองที่เหมาะสมไม่ใช่เพียงแค่ระบบที่มีค่าบริการรายเดือนต่ำที่สุดเท่านั้น แต่มันคือระบบที่มอบความชัดเจนเรื่องต้นทุนรวมแก่โรงแรมขนาดเล็ก การซิงโครไนซ์กับระบบ PMS ที่เชื่อถือได้ การควบคุมการชำระเงิน และเส้นทางการจองที่แขกสามารถทำได้จนเสร็จสิ้นสมบูรณ์

ขอแนะนำให้เปรียบเทียบค่าซอฟต์แวร์ ค่าคอมมิชชัน การชำระเงิน และการทำงานบนเว็บไซต์แยกออกจากกัน จากนั้นค่อยนำมารวมกันเป็นต้นทุนในปีแรกและต้นทุนรายเดือนที่คาดหวัง สิ่งนี้จะช่วยเปิดเผยให้เห็นว่าราคาโปรโมทที่ถูกแสนถูกนั้น จะยังคงเป็นราคาที่จับต้องได้อยู่หรือไม่เมื่อยอดการจองตรงเริ่มเติบโตขึ้น