วิธีตรวจสอบการอัปเดตจำนวนห้องพักแบบกลุ่มใน OTA ที่เชื่อมต่อทั้งหมด

การเปลี่ยนแปลงจำนวนห้องพักครั้งใหญ่ช่วยลดเวลาทำงานด้วยตนเองได้หลายชั่วโมง แต่การพลาดเพียงหนึ่งห้องหรือหนึ่งวันอาจทำให้เกิดการจองเกินจำนวนหรือทำให้ห้องที่ยังขายได้หายไปจากระบบ การตรวจสอบการอัปเดตจำนวนห้องพักแบบกลุ่ม หมายถึงการยืนยันว่าจำนวนห้องพักที่กำหนดไว้ถูกส่งไปยัง OTA ที่เชื่อมต่อครบทุกช่องทางแล้ว

ผู้จัดการโรงแรมไม่จำเป็นต้องตรวจสอบข้อความทางเทคนิคทุกรายการ แต่ต้องการคำตอบที่ใช้งานได้จริงสำหรับสามคำถาม ได้แก่ ห้องที่ถูกต้องได้รับการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ OTA ทุกช่องทางได้รับข้อมูลแล้วหรือไม่ และขณะนี้ผู้เข้าพักสามารถจองได้เฉพาะจำนวนห้องที่โรงแรมขายได้จริงหรือไม่

บันทึกผลลัพธ์ที่ต้องการไว้ก่อน

ก่อนดำเนินการอัปเดต ให้บันทึกที่พัก ประเภทห้อง ช่วงวันที่ ความพร้อมใช้งานปัจจุบัน และความพร้อมใช้งานใหม่ ระบุวันที่ที่ต้องคงค่าแตกต่างจากวันอื่นไว้ด้วย เช่น วันหยุดสุดสัปดาห์ คืนที่มีอีเวนต์ หรือวันที่ห้องเต็ม

บันทึกสั้นๆ นี้ช่วยป้องกันปัญหาที่พบได้บ่อย เมื่อทีมงานพบตัวเลขผิดปกติในภายหลัง แต่ไม่สามารถระบุได้ว่าตัวเลขนั้นเกิดจากการอัปเดตแบบกลุ่มหรือมีอยู่ก่อนแล้ว

ระบุสิ่งที่ต้องการเปลี่ยนแปลงให้ชัดเจน ห้องว่างห้าห้องแตกต่างจากการกำหนดเพดานการขายไว้ที่ห้าห้อง การปิดการขายแตกต่างจากการระบุว่าห้องไม่พร้อมใช้งาน หากหน้าจอมีตัวเลือกควบคุมหลายรายการ ให้ยืนยันว่าคุณกำลังเปลี่ยนจำนวนห้องที่ขายได้ซึ่งจะส่งไปยังช่องทางต่างๆ

สำหรับห้องพักรวม ให้บันทึกว่าตัวเลขหมายถึงจำนวนเตียงหรือจำนวนห้อง ส่วนห้องส่วนตัว ให้ยืนยันว่าแต่ละยูนิตขายเป็นห้องทั้งห้องเพียงครั้งเดียวหรือไม่ อย่าคัดลอกจำนวนเดียวกันไปใช้กับผลิตภัณฑ์หลายรายการโดยไม่ตรวจสอบก่อนว่าตัวเลขนั้นหมายถึงอะไร

ดำเนินการอัปเดตจากจุดควบคุมที่ใช้ตามปกติ

หากโรงแรมจัดการความพร้อมใช้งานบน OTA ผ่านระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือ ผู้จัดการช่องทาง ตามปกติ ให้ดำเนินการเปลี่ยนแปลงแบบกลุ่มในระบบนั้น อย่าแก้ไขระบบหลังบ้านของ OTA หลายช่องทางพร้อมกัน เว้นแต่ที่พักกำลังรับมือกับเหตุฉุกเฉิน

ตรวจสอบว่าการเชื่อมต่อของแต่ละช่องทางยังทำงานอยู่ก่อนบันทึก จากนั้นเลือกที่พัก ประเภทห้อง และช่วงวันที่ให้ถูกต้อง ตรวจสอบวันแรกและวันสุดท้ายอย่างละเอียด เพื่อป้องกันไม่ให้การอัปเดตสิ้นสุดก่อนกำหนดหนึ่งวันหรือล่วงเลยเข้าสู่ฤดูกาลถัดไป

ดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนครั้งละหนึ่งรายการ ตัวอย่างเช่น อัปเดตจำนวนห้องพักก่อน แล้วจึงแยกจัดการการเปลี่ยนแปลงราคาหรือข้อจำกัด หากรวมหลายการดำเนินการไว้ด้วยกัน การระบุว่าส่วนใดทำให้เกิดผลลัพธ์ผิดปกติจะทำได้ยากขึ้น

ตรวจสอบตามห้าขั้นตอนนี้

1. ตรวจสอบผลลัพธ์ในระบบบริหารจัดการโรงแรม เปิดประเภทห้องและวันที่ที่เลือกอีกครั้ง ยืนยันว่าจำนวนใหม่ได้รับการบันทึกแล้ว รวมถึงวันแรกและวันสุดท้าย
2. ตรวจสอบสถานะของ OTA ทุกช่องทาง ตรวจสอบหน้าจอช่องทางว่าผลลัพธ์สำเร็จ กำลังรอดำเนินการ มีคำเตือน หรือล้มเหลว อย่าถือว่าการอัปเดตที่ยังรอดำเนินการเสร็จสมบูรณ์แล้ว
3. เปิดระบบหลังบ้านของ OTA แต่ละช่องทาง ตรวจสอบวันที่ตัวอย่างของห้องที่ถูกต้อง ระบบหลังบ้านควรแสดงจำนวนห้องที่ขายได้ตรงกับระบบที่ใช้ควบคุม
4. ค้นหาในมุมมองของผู้เข้าพัก ทดสอบวันที่สำคัญและจำนวนผู้เข้าพักในรูปแบบต่างๆ ยืนยันว่าห้องที่ขายได้ปรากฏขึ้น และห้องที่ไม่มีจำนวนคงเหลือไม่สามารถจองได้
5. บันทึกข้อยกเว้น บันทึกชื่อ OTA ห้อง วันที่ จำนวนที่คาดไว้ จำนวนที่มองเห็น และผู้รับผิดชอบการติดตามผล

เป้าหมายไม่ใช่การตรวจสอบทุกช่องในปฏิทิน แต่คือการยืนยันช่วงวันที่ทั้งหมดและทดสอบจุดที่มีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาดมากที่สุด

ควรตรวจสอบวันที่ใดบ้าง

ตรวจสอบวันแรกและวันสุดท้ายของการอัปเดตเสมอ เพิ่มวันธรรมดาหนึ่งวันและวันหยุดสุดสัปดาห์หนึ่งวัน รวมถึงคืนที่มีอีเวนต์หรือวันที่จำนวนห้องเปลี่ยนเป็นศูนย์

หากความพร้อมใช้งานเพิ่มขึ้น ให้ตรวจสอบอย่างน้อยหนึ่งวันที่มีการเพิ่มจำนวน การเพิ่มจำนวนห้องพักมีความเสี่ยงต่อการจองเกินจำนวนสูงกว่าการลดจำนวน นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบวันที่เหลือเพียงหนึ่งห้องด้วย เพราะตำแหน่งห้องสุดท้ายมีความสำคัญต่อรายได้

ตรวจสอบประเภทห้องทุกประเภทที่รวมอยู่ในการเปลี่ยนแปลงแบบกลุ่ม หากห้องมีข้อเสนอแยกสำหรับผู้เข้าพักคนเดียว อาหารเช้า การจองที่ไม่สามารถขอคืนเงิน หรือโปรโมชัน ให้ตรวจสอบว่าข้อเสนอเหล่านั้นใช้จำนวนห้องพักร่วมกันหรือควบคุมแยกกัน

สุดท้าย ให้ตรวจสอบ OTA ที่เชื่อมต่อทุกช่องทาง ช่องทางที่มียอดจองน้อยมักถูกมองข้ามได้ง่ายและอาจเก็บข้อมูลความพร้อมใช้งานเดิมไว้นานกว่า เนื่องจากพนักงานไม่ค่อยเปิดระบบหลังบ้านของช่องทางเหล่านั้น

ความหมายของผลลัพธ์ที่พบบ่อย

OTA ทุกช่องทางแสดงจำนวนไม่ถูกต้อง

การเลือกข้อมูลสำหรับการอัปเดตแบบกลุ่มครั้งแรกอาจไม่ถูกต้อง ตรวจสอบที่พัก ประเภทห้อง วันที่ และจำนวนในระบบบริหารจัดการโรงแรมอีกครั้ง แก้ไขข้อมูลต้นทางให้ถูกต้องก่อนส่งการอัปเดตใหม่

OTA หนึ่งช่องทางแสดงจำนวนไม่ถูกต้อง

มุ่งตรวจสอบช่องทางนั้นโดยเฉพาะ ตรวจสอบว่าการเชื่อมต่อยังทำงานอยู่หรือไม่ และห้องในระบบบริหารจัดการโรงแรมเชื่อมโยงกับห้องของ OTA ที่ถูกต้องหรือไม่ ชื่อห้องที่คล้ายกันอาจทำให้สังเกตการเชื่อมต่อที่ไม่ถูกต้องได้ยาก

มีเพียงบางวันที่ไม่ถูกต้อง

ตรวจสอบวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด รอยต่อระหว่างเดือน การตั้งค่าแทนที่ที่มีอยู่ และการตั้งค่าสำหรับคืนที่มีอีเวนต์ แก้ไขเฉพาะวันที่ได้รับผลกระทบแทนการอัปเดตทั้งชุดซ้ำ

ระบบหลังบ้านของ OTA แสดงข้อมูลถูกต้อง แต่ผู้เข้าพักจองไม่ได้

สาเหตุอาจไม่ได้มาจากความพร้อมใช้งาน ตรวจสอบว่าแผนราคาเปิดขายอยู่หรือไม่ มีข้อกำหนดการเข้าพักขั้นต่ำหรือไม่ และการค้นหาของผู้เข้าพักระบุจำนวนผู้เข้าพักและช่วงเวลาการจองถูกต้องหรือไม่

จำนวนที่ถูกต้องเปลี่ยนกลับในภายหลัง

แหล่งข้อมูลอื่นอาจเขียนทับค่าเดิม ตรวจสอบการอัปเดตระบบบริหารจัดการโรงแรมในภายหลัง กฎที่ตั้งเวลาไว้ ผู้ใช้อื่น หรือการแก้ไขโดยตรงในระบบหลังบ้าน ระบุให้ได้ว่าระบบใดเป็นผู้ดำเนินการเปลี่ยนแปลงล่าสุดก่อนแก้ไขอีกครั้ง

แก้ไขข้อยกเว้นอย่างปลอดภัย

อย่าส่งการอัปเดตแบบกลุ่มทั้งหมดซ้ำเพียงเพราะ OTA หนึ่งช่องทางหรือหนึ่งวันมีข้อมูลไม่ถูกต้อง การส่งซ้ำทั้งชุดอาจเขียนทับราคาสำหรับอีเวนต์ การปิดขาย หรือการปรับค่าด้วยตนเองที่ถูกต้องอยู่แล้ว

เริ่มจากแก้ไขสาเหตุ เช่น การเลือกวันที่ผิด การเชื่อมต่อที่ไม่ทำงาน การเชื่อมโยงห้อง หรือการตั้งค่าแทนที่ที่มีอยู่ จากนั้นอัปเดตเฉพาะห้องและวันที่ที่ได้รับผลกระทบ บันทึกเพียงครั้งเดียว แล้วตรวจสอบระบบบริหารจัดการโรงแรม ระบบหลังบ้าน และมุมมองของผู้เข้าพักซ้ำตามขั้นตอนเดิม

สำหรับวันที่ห้องเต็มซึ่งต้องจัดการอย่างเร่งด่วน ให้ปิดข้อเสนอของ OTA ที่ได้รับผลกระทบด้วยตนเอง หากขั้นตอนของโรงแรมอนุญาต บันทึกการเปลี่ยนแปลงชั่วคราวและตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบบริหารจัดการโรงแรมได้รับการแก้ไขก่อนกลับมาใช้การอัปเดตอัตโนมัติ

หากผลลัพธ์ยังไม่ชัดเจน ให้ใช้วันที่ในอนาคตที่มีความเสี่ยงต่ำหนึ่งวัน เปลี่ยนความพร้อมใช้งานหนึ่งห้อง บันทึกเวลา และตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงเดียวกันปรากฏบน OTA หรือไม่ คืนค่าเป็นจำนวนที่ต้องการทันทีหลังการทดสอบ หลีกเลี่ยงคืนที่มีอีเวนต์และห้องว่างห้องสุดท้ายของโรงแรม

จัดทำบันทึกส่งมอบงานที่มีประโยชน์

บันทึกฉบับสุดท้ายควรกระชับพอให้พนักงานกะถัดไปเข้าใจได้ ระบุผู้ดำเนินการอัปเดต ห้องและวันที่ที่เปลี่ยนแปลง จำนวนที่ต้องการ OTA ที่ตรวจสอบแล้ว และข้อยกเว้นที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข

เพิ่มภาพหน้าจอเฉพาะเมื่อภาพนั้นแสดงความแตกต่างที่เกิดขึ้นจริง ภาพหน้าจอทั่วไปที่ระบุเพียงว่าดำเนินการสำเร็จมีประโยชน์น้อยกว่าภาพที่แสดงห้อง วันที่ และจำนวนอย่างชัดเจน

ติดตามการจองหรือการยกเลิกรายการถัดไปที่ส่งผลต่อกลุ่มห้องพักที่อัปเดต ยืนยันว่าความพร้อมใช้งานเปลี่ยนแปลงตามจำนวนที่คาดไว้และค่าใหม่ถูกส่งไปยังช่องทางต่างๆ วิธีนี้ช่วยตรวจพบปัญหาที่การตรวจสอบปฏิทินเพียงครั้งเดียวอาจพลาดไป

ฟีเจอร์ รายงานโรงแรม ของ Smart Order ช่วยให้ผู้จัดการตรวจสอบยอดขายห้องพักและความเคลื่อนไหวของจำนวนห้องที่ผิดปกติได้ โดยไม่ต้องเปลี่ยนการตรวจสอบทุกครั้งให้เป็นการสืบค้นทางเทคนิค

คำถามที่พบบ่อย

ข้อความว่าสำเร็จจากระบบบริหารจัดการโรงแรมยืนยันได้หรือไม่ว่า OTA ทุกช่องทางได้รับการอัปเดตแล้ว

ไม่ได้ ให้เปิดค่าดังกล่าวอีกครั้งในระบบหลังบ้านของ OTA แต่ละช่องทาง และทดสอบวันที่สำคัญจากมุมมองของผู้เข้าพัก

จำเป็นต้องตรวจสอบทุกวันหรือไม่

โดยทั่วไปไม่จำเป็น ให้ตรวจสอบวันแรกและวันสุดท้ายของช่วง วันหยุดสุดสัปดาห์ วันที่มีอีเวนต์ วันที่จำนวนห้องเป็นศูนย์ วันที่เพิ่มจำนวนห้อง รวมถึงประเภทห้องและ OTA ทุกช่องทาง

สามารถแก้ไข OTA เพียงหนึ่งช่องทางโดยตรงได้หรือไม่

แก้ไขโดยตรงเฉพาะเมื่อเป็นการตั้งค่าแทนที่ฉุกเฉินที่ได้รับอนุมัติ หากระบบบริหารจัดการโรงแรมเป็นผู้ควบคุมจำนวนห้องพัก การอัปเดตอัตโนมัติครั้งถัดไปอาจเขียนทับค่าที่แก้ไขด้วยตนเอง

โรงแรมควรรอนานเพียงใดก่อนตรวจสอบ

ตรวจสอบระบบบริหารจัดการโรงแรมและสถานะช่องทางทันที ตรวจสอบระบบหลังบ้านของ OTA หลังระบบยอมรับการอัปเดต จากนั้นค้นหาในมุมมองของผู้เข้าพักหลังพ้นระยะเวลาแสดงผลตามปกติของการเชื่อมต่อนั้น

ข้อมูลใดช่วยให้ฝ่ายสนับสนุนตรวจสอบปัญหาได้

ระบุที่พัก OTA ประเภทห้อง วันที่ จำนวนที่คาดไว้และจำนวนที่มองเห็น การประทับเวลา และภาพหน้าจอ รวมหมายเลขอ้างอิงการอัปเดตด้วยหากระบบแสดงไว้