ช่วงเวลาที่โรงแรมไม่รับจองห้องพัก: โรงแรมจะเพิ่มผลกำไรได้อย่างไร?

โรงแรมทุกแห่งย่อมต้องเผชิญกับช่วงเวลาที่ความต้องการพุ่งสูงจนเกินกว่าจำนวนห้องพักที่มี ไม่ว่าจะเป็นช่วงเทศกาลวันหยุด, งานอีเวนต์ระดับเมือง หรือวันหยุดสุดสัปดาห์พิเศษที่ยอดจองเต็มล่วงหน้าเป็นเวลานาน ในช่วงเวลาที่มีความต้องการสูงเช่นนี้ โรงแรมหลายแห่งจะเลือกใช้สิ่งที่เรียกว่า "Blackout Dates" (วันยกเว้นการใช้สิทธิพิเศษ) สำหรับผู้ประกอบการโรงแรมบางท่าน Blackout Dates อาจฟังดูเหมือนการจำกัดโอกาส แต่ในความเป็นจริง นี่คือหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดในกลยุทธ์การบริหารรายได้หากใช้อย่างถูกต้อง Blackout Dates ไม่เพียงแต่จะช่วยปกป้องโครงสร้างราคา แต่ยังช่วยเพิ่มกำไรสูงสุดและยกระดับภาพลักษณ์ของแบรนด์อีกด้วย

คู่มือฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้คุณก้าวข้ามการปรับขึ้นราคาแบบพื้นฐาน และเริ่มใช้กลยุทธ์ที่ซับซ้อนขึ้น โดยใช้พลังของ Blackout Dates มากำหนดนิยามใหม่ให้กับผลกำไรในช่วงไฮซีซั่นของคุณ

Hotel Blackout Dates คืออะไร?

ในอุตสาหกรรมการบริการและการท่องเที่ยว คำว่า Blackout Dates หมายถึง ช่วงเวลาเฉพาะที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งโรงแรมจะจำกัดการจองในรูปแบบที่มีอัตราผลตอบแทนต่ำ (Low-yielding) มันคือการควบคุม "ความขาดแคลน" อย่างมีกลยุทธ์

โดยพื้นฐานแล้ว ในวันเหล่านี้ โรงแรมจะทำการ "ปิดกั้น" (Black out) การเข้าถึงห้องพักสำหรับแขกที่ต้องการจองด้วยอัตราส่วนลดพิเศษ, โปรโมชั่นเฉพาะกิจ, ราคาพิเศษสำหรับองค์กร (Corporate rates) หรือที่พบบ่อยที่สุดคือการใช้แต้มสะสม (Loyalty points) หรือบัตรกำนัลที่พักฟรีมาแลกเข้าพัก

เป้าหมายหลักคือการรักษา อัตราค่าห้องพักเฉลี่ย (Average Daily Rate: ADR) ให้สูงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในช่วงที่มีความต้องการพิเศษ เมื่อตลาดกำลังคึกคัก ไม่ว่าจะเป็นเพราะวันหยุดหรืออีเวนต์ใหญ่ คุณไม่จำเป็นต้องใช้ส่วนลดเพื่อดึงดูดแขก แต่คุณต้องมีกลไกเพื่อให้มั่นใจว่าทุกการจองจะสร้างรายได้สูงสุด Blackout Dates ทำหน้าที่สำคัญนี้ โดยเปรียบเสมือน "รั้ว" ที่คัดแยกห้องพักที่มีมูลค่าสูงสุดของคุณออกจากสัญญาจองที่มีมูลค่าต่ำ

ทำไม Blackout Dates ถึงสำคัญสำหรับโรงแรม?

ช่วงเวลา Blackout ไม่ใช่การปฏิเสธลูกค้า แต่เป็นการเลือกรับเฉพาะลูกค้าที่ สร้างกำไรได้สูงสุด เท่านั้น การเลือกเชิงกลยุทธ์นี้สำคัญต่อสุขภาพทางการเงินในระยะยาวด้วยเหตุผลดังนี้:

1. ขยายเพดานรายได้ให้สูงสุด

ในช่วงพีค (Peak periods) ความเต็มใจที่จะจ่าย (Willingness to pay) ของแขกจะอยู่ในระดับสูงสุด การจำกัดการจองที่มี ADR ต่ำ จะช่วยให้โรงแรมมั่นใจได้ว่าห้องพักทุกห้องที่ว่างอยู่จะถูกขายในราคา Best Available Rate (BAR) หรือใกล้เคียง ซึ่งเป็นการกอบโกยรายได้จากความต้องการที่พุ่งสูงขึ้นอย่างเต็มเม็ดเต็มหน่วย

2. ควบคุมต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับโปรแกรมสะสมคะแนน (Loyalty Programs)

สมาชิก Loyalty นั้นสำคัญ แต่การปล่อยห้องพักฟรีในคืนที่คุณสามารถขายได้ในราคา 500 ดอลลาร์ ถือเป็นการสูญเสียรายได้โดยตรง นั่นคือที่มาของ Blackout Dates ซึ่งช่วยให้คุณสามารถมอบสิทธิพักฟรีในวันที่ยอดจองน้อยและมีห้องเหลือ ในขณะที่ยังคงทำกำไรได้ในคืนที่ยุ่งที่สุด วิธีนี้ช่วยให้โปรแกรม Loyalty ไม่กลายเป็นภาระค่าใช้จ่ายมหาศาลและดำเนินต่อไปได้อย่างยั่งยืน

3. ช่วยให้การทำงานของทีมง่ายขึ้น

แทนที่จะต้องคอยเดาหรือจัดการกับราคาและกฎเกณฑ์ที่หลากหลายอยู่ตลอดเวลา ทุกคนในทีมสามารถตรวจสอบจากปฏิทินได้ทันที มันช่วยสร้างกลยุทธ์ราคาเดียวที่ชัดเจนและมีกำไรสูงสำหรับทุกช่องทางการจองไม่ว่าจะเป็น OTA, GDS หรือเว็บไซต์ของโรงแรมเอง วิธีนี้ทำให้คุณโฟกัสไปที่การสร้างกำไรสูงสุดได้อย่างเต็มที่

ประเภทและสถานการณ์ทั่วไปของ Blackout Dates

กลยุทธ์ Blackout ที่ประสบความสำเร็จเริ่มต้นจากการเข้าใจอย่างลึกซึ้งว่า เมื่อไหร่ และ ทำไม โรงแรมของคุณถึงมีความต้องการสูงสุด โดยทั่วไปจะแบ่งเป็น 2 ประเภทหลัก:

1. เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นประจำและคาดการณ์ได้:

คือช่วงเวลาพีคที่คุณสามารถวางตารางล่วงหน้าได้เป็นปี ซึ่งเป็นพื้นฐานของปฏิทิน Blackout ของคุณ:

• วันหยุดประจำชาติและวันสำคัญทางศาสนา: เช่น คริสต์มาสอีฟ, คืนส่งท้ายปีเก่า, สงกรานต์ (สำหรับไทย), หรือวันหยุดยาวต่างๆ ซึ่งเป็นปัจจัยหลักที่กระตุ้นการเดินทาง
• ช่วงปิดเทอมและฤดูกาลท่องเที่ยว: เดือนปิดเทอมฤดูร้อนสำหรับโรงแรมที่เน้นกลุ่มครอบครัว หรือช่วงสัปดาห์ Spring Break สำหรับเมืองรีสอร์ท
• การประชุมประจำปีขององค์กรหรือสมาคม: หากเมืองของคุณเป็นเจ้าภาพจัดงานคอนเวนชั่นใหญ่ประจำปี (เช่น งานเทรดโชว์ระดับโลก) วันเหล่านั้นคือโอกาสสำคัญในการทำ Blackout

2. เหตุการณ์เฉพาะถิ่นที่คาดการณ์ยาก:

เหตุการณ์เหล่านี้ขึ้นอยู่กับสถานที่ตั้งและอาจเปลี่ยนไปในแต่ละปี ซึ่งต้องอาศัยการตรวจสอบแบบ Dynamic:

• อีเวนต์กีฬาสำคัญ: การแข่งขันรอบชิงชนะเลิศ, งานวิ่งมาราธอนระดับโลก หรือคอนเสิร์ตของศิลปินชื่อดังที่บัตรขายหมดเกลี้ยง
• เทศกาลและงานวัฒนธรรม: เทศกาลดนตรีระดับเมือง, งานเทศกาลอาหาร หรือตลาดนัดประจำฤดูกาลที่มีชื่อเสียง
• ปัจจัยกระตุ้นความต้องการในภูมิภาค: สำหรับโรงแรมใกล้สนามบิน การยกเลิกเที่ยวบินหรือเหตุการณ์สภาพอากาศกะทันหันอาจทำให้ความต้องการพุ่งสูงขึ้นอย่างไม่คาดคิด ซึ่งจำเป็นต้องเปิดใช้ข้อจำกัด Blackout ทันที

วิธีระบุวันของโรงแรมคุณ

การระบุวันที่ถูกต้องคือการวิเคราะห์ข้อมูล ไม่ใช่การคาดเดา ความแม่นยำในการพยากรณ์จะส่งผลโดยตรงต่อกำไรของคุณ

• ตรวจสอบข้อมูลผลประกอบการย้อนหลัง: มองให้ลึกกว่าแค่อัตราการเข้าพัก ระบุวันที่ดีที่สุด 50 ถึง 100 อันดับแรกของปีที่ผ่านมา โดยดูจาก รายได้ต่อห้องพักทั้งหมด (RevPAR) และ ADR ที่สูงที่สุด วันเหล่านี้คือ "วันทำกำไร" และจะเป็นแกนหลักของปฏิทิน Blackout ใหม่ของคุณ วิเคราะห์ปัจจัยที่ขับเคลื่อนรายได้เหล่านั้นว่ามาจากคอนเสิร์ต หรือแค่เป็นวันหยุดสุดสัปดาห์ทั่วไป
• รวมปฏิทินกิจกรรมอย่างเป็นทางการของเมือง: ทำงานอย่างใกล้ชิดกับหน่วยงานส่งเสริมการท่องเที่ยวหรือศูนย์ประชุม ระบุกิจกรรมที่คาดว่าจะมีผู้ร่วมงานจากต่างถิ่นเกินจำนวนที่กำหนด (เช่น 5,000 คนขึ้นไป) สิ่งสำคัญคือ อย่าทำ Blackout เฉพาะแค่วันงาน แต่ควรครอบคลุมไปถึง "Shoulder nights" (คืนก่อนและหลังวันงาน) เพื่อดึงดูดการเข้าพักที่ยาวนานที่สุด
• ตรวจสอบพฤติกรรมการตั้งราคาของคู่แข่ง: โดยใช้เครื่องมือ Rate Shopper หากคู่แข่งของคุณพร้อมใจกันตั้งราคาสูงขึ้นอย่างมาก หรือใช้เงื่อนไขการเข้าพักขั้นต่ำ (MLOS) สำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์ใดเป็นพิเศษ นั่นคือสัญญาณบ่งชี้ว่าตลาดคาดการณ์ความต้องการที่พุ่งสูง และคุณควรเริ่มใช้กลยุทธ์ Blackout ตามความเหมาะสม
• กำหนดเกณฑ์มาตรฐานสำหรับ Revenue Manager: เช่น คืนใดที่คาดการณ์ว่าอัตราการเข้าพักจะเกิน 90% หรือ ADR สูงกว่าค่าเฉลี่ยรายเดือน 50% ให้กำหนดเป็นวัน Blackout โดยอัตโนมัติ เพื่อตัดการตัดสินใจที่ใช้อารมณ์หรือการตัดสินใจที่ไม่มีเกณฑ์รองรับออกไป

กลยุทธ์เพิ่มกำไรสูงสุดในช่วง Blackout Dates

การยกเลิกส่วนลดเป็นเพียงก้าวแรก การเพิ่มกำไรที่แท้จริงต้องใช้กลวิธีด้านรายได้เพิ่มเติมดังนี้:

1. การตั้งราคาแบบ Dynamic และ Premium:

อย่าหยุดอยู่แค่ราคาเดียวที่ตั้งไว้สูง ใช้ข้อจำกัดด้านห้องพักและความต้องการที่สูงให้เป็นประโยชน์ด้วยการปรับราคาแบบ Dynamic ตลอดเวลา (Dynamic Pricing) ควรปรับราคาหลายครั้งต่อวันตามความเร็วของการจอง (Booking pace) นอกจากนี้ ควรแยกประเภทห้องพัก โดยตั้งราคาพรีเมียมให้สูงที่สุดสำหรับห้องที่ดีที่สุด เช่น ห้องสวีทหรือห้องที่วิวสวยที่สุด เนื่องจากห้องเหล่านี้มักจะถูกจองก่อนโดยแขกที่ไม่ค่อยอ่อนไหวต่อราคา

2. ข้อจำกัดเรื่องระยะเวลาเข้าพัก:

บังคับใช้เงื่อนไข ระยะเวลาเข้าพักขั้นต่ำ (Minimum Length of Stay: MLOS) ตัวอย่างเช่น งานเทศกาล 3 วัน ให้กำหนดว่าต้องจองอย่างน้อย 3 คืน วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้แขกจองเฉพาะคืนวันเสาร์ที่มีค่าที่สุด แล้วปล่อยให้คืนวันศุกร์และวันอาทิตย์ขายยาก มันจะช่วยเพิ่มรายได้รวมต่อแขกและทำให้อัตราการเข้าพักเสถียรตลอดช่วงงาน

3. ยกระดับคุณค่าที่นำเสนอ (ไม่ใช่แค่ราคา):

แขกที่ยอมจ่ายราคาพรีเมียมควรได้รับการดูแลที่พรีเมียม แทนที่จะลดราคา ให้เสนอ สิทธิประโยชน์ที่มีมูลค่าสูงแต่ต้นทุนต่ำ เพื่อทำให้ราคานั้นดูคุ้มค่า เช่น การันตีเช็คอินก่อนเวลาหรือเช็คเอาท์เลท, เครื่องดื่มต้อนรับสูตรพิเศษ หรือเครดิตสำหรับใช้บริการภายในโรงแรม (เช่น สปาหรือห้องอาหาร) สิ่งนี้เรียกว่า "การเพิ่มมูลค่า" (Value-add) ซึ่งช่วยรักษาฐานรายได้สูงพร้อมกับยกระดับประสบการณ์ของแขก

4. การเพิ่มยอดขายและรายได้เสริมเป็นสิ่งสำคัญ:

เมื่อแขกตอบตกลงจ่ายค่าห้องในราคาสูงแล้ว เป้าหมายต่อไปคือการเพิ่มยอดใช้จ่ายส่วนอื่น ฝึกพนักงานต้อนรับให้เสนอขายอย่างกระตือรือร้นเมื่อแขกมาถึง เช่น เสนอการอัปเกรดห้องพักโดยมีค่าธรรมเนียม หรือโปรโมทแพ็กเกจที่มีมาร์จิ้นสูงซึ่งรวมค่าจอดรถ อาหารเช้า หรือการจองมื้อค่ำ เนื่องจากแขกยอมรับราคาห้องพักที่สูงได้แล้ว พวกเขามักจะพร้อมซื้อบริการเพิ่มเติมได้ง่ายขึ้น

บทสรุป

จงมองว่า Blackout Dates เป็นมากกว่าแค่การปกป้องรายได้ แต่มันคือตัวขับเคลื่อนกำไรในช่วงไฮซีซั่นของคุณ มันช่วยให้คุณมีวิธีที่ชาญฉลาดและมีวินัยในการควบคุมจำนวนห้องพัก เพื่อให้คุณทำเงินได้มากที่สุดในช่วงที่ความต้องการสูงที่สุด

สำหรับชาวโรงแรม เป้าหมายคือ "ความชัดเจน" ไม่ใช่ "ความซับซ้อน" ระบุช่วงเวลาทำกำไรด้วยข้อมูล ตั้งข้อจำกัดแต่เนิ่นๆ อย่างมั่นคง และที่สำคัญที่สุด อย่าลืมเปลี่ยนจาก "การให้ส่วนลด" มาเป็นการ "เพิ่มมูลค่า" แทน การใช้ Blackout Dates อย่างมีกลยุทธ์จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าช่วงเวลาที่ยุ่งที่สุดของคุณจะสะท้อนออกมาเป็นตัวเลขกำไรที่สวยงามในบัญชี และสร้างความยั่งยืนให้กับธุรกิจในระยะยาว