แอปบริหารโรงแรมสำหรับเจ้าของ: รายงานและการควบคุมที่คุณควรดูได้จากทุกที่

รูปแบบการใช้งานของเจ้าของแตกต่างจากแผนกต้อนรับ

เจ้าของโรงแรมที่ตรวจสอบระบบบริหารจัดการโรงแรม (PMS) ขณะเดินทางไม่ได้พยายามทำเรื่องเช็คอินหรือเปลี่ยนห้องพัก แต่พวกเขากำลังพยายามหาคำตอบสำหรับ 5 คำถาม: รายได้ ที่ที่พักสร้างได้เป็นเท่าไร, อัตราการเข้าพักเป็นอย่างไรเมื่อเทียบกับการคาดการณ์, ช่องทางใดที่สร้างการจอง, กระแสเงินสด ในเดือนนี้เป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ และบัญชีของพนักงานมีการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงที่เหมาะสมหรือไม่

คำถามทั้ง 5 ข้อนี้ต้องการหน้าจอที่แตกต่างจากที่พนักงานแผนกต้อนรับใช้งาน แอปบริหารโรงแรมหลายตัวถูกสร้างขึ้นมาเพื่อพนักงานปฏิบัติการเป็นหลัก — ความต้องการด้านรายงานของเจ้าของมักจะถูกเพิ่มเข้ามาในภายหลัง ในรูปแบบของโมดูลรายงานหรือแดชบอร์ดการจัดการแยกต่างหาก ผลลัพธ์ก็คือเจ้าของมักจะได้รับเพียงบทสรุปอัตราการเข้าพักขั้นพื้นฐาน ทั้งที่สิ่งที่พวกเขาต้องการคือรายได้ในระดับช่องทางและกระแสเงินสดรายวัน

คู่มือนี้ครอบคลุมข้อมูลทั้ง 5 ประเภทที่เกี่ยวข้องกับเจ้าของ: สิ่งที่คุณควรมองเห็น สิ่งที่คุณควรควบคุมได้ และจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อแอปบริหารโรงแรมไม่สามารถให้ข้อมูลเหล่านั้นได้หากไม่มีการดำเนินการแบบแมนนวล

ผลการดำเนินงานด้านรายได้

การมองเห็นรายได้เป็นข้อกำหนดพื้นฐานที่สุดสำหรับเจ้าของที่ใช้ แอปบริหารโรงแรมจากระยะไกล มุมมองที่เป็นประโยชน์ขั้นต่ำสุดไม่ใช่แค่รายได้รวมจากห้องพักในเดือนนั้น — แต่เป็นรายได้ที่แยกตามประเภทห้องพัก ตามแหล่งที่มาของการจอง และการเปรียบเทียบกับช่วงเวลาเดียวกันของปีที่แล้ว

เจ้าของที่ดูแลที่พัก 2 หรือ 3 แห่งจำเป็นต้องเห็นรายได้ของที่พักแต่ละแห่งแยกกัน โดยมีมุมมองแบบรวมเพื่อประเมินผลการดำเนินงานโดยรวมของพอร์ตโฟลิโอ ระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ต้องเข้าสู่ระบบบัญชีของแต่ละที่พักแยกกันเพื่อดึงตัวเลขรายได้ จะสร้างความล่าช้าที่ไม่จำเป็นสำหรับผู้ที่จัดการที่พักมากกว่าหนึ่งแห่ง

ข้อมูลรายได้ควรอัปเดตแบบเรียลไทม์ ไม่ใช่วงจรรอบการรายงานแบบ 24 ชั่วโมง เจ้าของที่ต้องการทราบรายได้ที่คาดหวังในคืนนี้จากการจองที่ได้รับการยืนยัน ควรจะสามารถเห็นตัวเลขนั้นได้โดยไม่ต้องรอให้ระบบรันรายงานข้ามคืน

สิ่งที่ต้องตรวจสอบ: คุณสามารถเห็นรายได้ที่ยืนยันแล้วของวันนี้ ยอดรวมของเดือนนี้เทียบกับเดือนที่แล้ว และการแจกแจงตามประเภทห้องพัก — ทั้งหมดนี้จากแอปมือถือโดยไม่ต้องส่งออกข้อมูลใดๆ ได้หรือไม่?

แนวโน้มอัตราการเข้าพัก

ข้อมูลอัตราการเข้าพักจะเป็นประโยชน์เมื่อมันแสดงให้เห็นแนวโน้ม ไม่ใช่แค่ตัวเลขของวันนี้ เจ้าของจำเป็นต้องเห็นอัตราการเข้าพักในปัจจุบันเทียบกับเดือนก่อน ช่วงเวลาเดียวกันของปีที่แล้ว และแนวโน้มยอดจองล่วงหน้าสำหรับ 30 และ 60 วันถัดไป

ข้อมูลยอดจองล่วงหน้ามีความสำคัญสูงสุดต่อการตัดสินใจตั้งราคา โรงแรมที่มีอัตราการเข้าพัก 40 เปอร์เซ็นต์ในอีก 30 วันข้างหน้าและมีแนวโน้มยอดจองล่วงหน้าที่แข็งแกร่ง จะมีกลยุทธ์ราคาที่แตกต่างจากโรงแรมที่มีอัตราการเข้าพักเท่ากันแต่แนวโน้มยอดจองคงที่หรือลดลง หากไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลนี้จากระยะไกลได้ เจ้าของจะไม่สามารถตอบสนองต่อสัญญาณความต้องการของตลาดในช่วงเวลาที่ไม่ได้เข้าไปที่พักได้เลย

อัตราการเข้าพักตามประเภทห้องพักเป็นการเพิ่มข้อมูลอีกระดับ การรู้ว่าห้องเตียงคู่มีอัตราการเข้าพัก 90 เปอร์เซ็นต์ในขณะที่ห้องสวีทอยู่ที่ 40 เปอร์เซ็นต์ เป็นข้อมูลที่สามารถนำไปปรับใช้ได้จริง — มันช่วยแจ้งให้ทราบถึงการตั้งราคาห้องพัก การปรับแผนราคาบน OTA และการมุ่งเน้นที่ยอดขายโดยตรง แอปบริหารโรงแรมที่แสดงเฉพาะอัตราการเข้าพักรวมจะทำให้ข้อมูลนั้นกลายเป็นตัวเลขที่ไม่บอกคุณว่าควรจะจัดการตรงไหน

สิ่งที่ต้องตรวจสอบ: คุณสามารถเห็นอัตราการเข้าพักล่วงหน้า 30 วันโดยแยกตามประเภทห้องพัก พร้อมแนวโน้มยอดจองล่วงหน้าที่มองเห็นได้สำหรับช่วงเวลาปัจจุบัน — จากแอปมือถือของระบบ PMS โดยไม่ต้องส่งออกเป็นสเปรดชีตได้หรือไม่?

สัดส่วนช่องทางการจอง

รายงานสัดส่วนช่องทางการจองจะแสดงให้เห็นว่าการจองมาจากไหน — มาจาก OTA ใด, สัดส่วนการจองตรงเป็นเท่าไร, และสัดส่วนมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรในแต่ละเดือน สำหรับเจ้าของ นี่คือข้อมูลที่เป็นตัวกำหนดกลยุทธ์ช่องทาง ภาระค่าคอมมิชชันของ OTA และการลงทุนในการจองตรงนั้นให้ผลลัพธ์หรือไม่

เจ้าของที่สามารถมองเห็นได้ว่า 74 เปอร์เซ็นต์ของการจองในเดือนมิถุนายนมาจาก Booking.com, 15 เปอร์เซ็นต์ผ่าน Agoda และ 11 เปอร์เซ็นต์มาจากการจองตรง จะมีการพูดคุยกับผู้จัดการรายได้ของพวกเขาแตกต่างจากคนที่รู้เพียงยอดรวมของการจอง ต้นทุนค่าคอมมิชชันที่แฝงอยู่ในสัดส่วน 74 เปอร์เซ็นต์ของ Booking.com ถือเป็นรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริง — การรู้ข้อมูลนี้จะช่วยให้เจ้าของจำลองผลกระทบของการเปลี่ยนสัดส่วนเพียง 10 เปอร์เซ็นต์นั้นมาเป็นการจองตรงได้

ข้อมูลสัดส่วนช่องทางการจองมักจะขาดหายไปในรายงานพื้นฐานของระบบบริหารจัดการโรงแรม มันมักจะถูกวางไว้ในแพ็กเกจระดับที่สูงกว่าหรือระบุว่าเป็นส่วนเสริม "ประสิทธิภาพของช่องทาง" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแจกแจงการจองระดับช่องทางนั้นมีอยู่ในแพ็กเกจที่คุณต้องการหรือไม่ — และสามารถเข้าถึงได้จากแอปมือถือหรือเพียงแค่จากแผงควบคุมบนเดสก์ท็อป

ความชัดเจนของกระแสเงินสด

ความชัดเจนของกระแสเงินสดจากระบบบริหารจัดการโรงแรม ครอบคลุมความต้องการที่เกี่ยวข้องกันสองประการ: สิ่งที่เก็บเงินมาแล้วเมื่อเทียบกับสิ่งที่ค้างชำระ และการรับเงินฝากและการชำระเงินในสัปดาห์ปัจจุบันสอดคล้องกับค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นอย่างไร

ความต้องการประการแรก — ยอดที่เก็บแล้วเมื่อเทียบกับยอดค้างชำระ — ระบบบริหารจัดการโรงแรมจำเป็นต้องแยกแยะให้ชัดเจนระหว่างการจองที่เก็บเงินแล้ว การจองที่มีบัตรเครดิตในระบบแต่ยังไม่ตัดเงิน และการจองที่ยังไม่มีการเก็บเงิน เจ้าของที่ตรวจสอบกระแสเงินสดควรจะสามารถเห็นยอดรวมของรายได้ที่ได้รับการยืนยันและเรียกเก็บเงินแล้วสำหรับรอบบิลปัจจุบัน โดยไม่รวมการจองที่อาจถูกยกเลิกหรือบัตรที่อาจถูกปฏิเสธ

ความต้องการประการที่สอง — ระยะเวลาการชำระเงิน — เป็นสิ่งที่ไม่ค่อยมีในรายงานพื้นฐานของระบบบริหารจัดการโรงแรม การรู้ว่ามีการจอง 18 รายการที่มีวันเช็คอินในช่วง 7 วันข้างหน้าและมียอดค้างชำระรวมกัน 4,200 ดอลลาร์ จะทำให้เจ้าของเห็นตัวเลขกระแสเงินสดล่วงหน้าที่สำคัญต่อการวางแผนการดำเนินงาน

สิ่งที่ต้องตรวจสอบ: ระบบบริหารจัดการโรงแรมสามารถแยกแยะระหว่างรายได้ที่เก็บมาแล้วกับรายได้ที่อนุมัติวงเงินแต่ยังไม่ได้เรียกเก็บในรายงานกระแสเงินสดได้หรือไม่? คุณสามารถดูยอดการชำระเงินของผู้เข้าพักที่กำลังจะมาถึงได้โดยไม่ต้องส่งออกข้อมูลการจองแบบแมนนวลหรือไม่?

การควบคุมบัญชีและสิทธิ์ของพนักงาน

การควบคุมสิทธิ์ของพนักงานเป็นความรับผิดชอบระดับเจ้าของที่เอกสารการบริหารจัดการโรงแรมส่วนใหญ่มักให้ความสำคัญน้อยเกินไป ระบบบริหารจัดการโรงแรมประกอบด้วยข้อมูลการชำระเงินของผู้เข้าพัก ประวัติการจองทั้งหมด โครงสร้างแผนราคาห้องพัก และข้อมูลในรายงาน — ไม่ใช่ทุกบทบาทของพนักงานที่จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดนี้ และไม่ใช่ทุกบทบาทที่เข้าถึงข้อมูลได้ควรมีสิทธิ์ดังกล่าวเป็นค่าเริ่มต้น

เจ้าของที่สามารถตรวจสอบและปรับปรุง สิทธิ์ของบัญชีพนักงาน จากแอปบริหารโรงแรมได้จากระยะไกล จะสามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็วเมื่อบทบาทของสมาชิกในทีมมีการเปลี่ยนแปลง เช่น การจำกัดการเข้าถึงของพนักงานใหม่ในช่วงทดลองงาน การเพิกถอนสิทธิ์ในทันทีที่มีคนลาออก หรือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีงานแม่บ้านไม่สามารถดูข้อมูลการชำระเงินหรือส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อของผู้เข้าพักได้

การทดสอบในทางปฏิบัติไม่ใช่การมีอยู่ของการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท (เพราะแพลตฟอร์มระบบบริหารจัดการโรงแรมส่วนใหญ่รองรับในหลักการ) แต่เป็นเรื่องที่ว่าการตั้งค่าสิทธิ์นั้นสามารถให้เจ้าของเข้าถึงได้โดยไม่ต้องอาศัยฝ่ายไอทีในพื้นที่หรือต้องเปิดตั๋วขอรับความช่วยเหลือหรือไม่ หากการเปลี่ยนสิทธิ์บัญชีของพนักงานจำเป็นต้องเข้าสู่ระบบแผงควบคุมบนเดสก์ท็อปที่มีเพียงผู้จัดการที่พักเท่านั้นที่เข้าถึงได้ การควบคุมของเจ้าของก็จะเป็นเพียงทฤษฎีเท่านั้น

สิ่งที่ต้องตรวจสอบ: คุณสามารถสร้าง แก้ไข และปิดใช้งานบัญชีพนักงาน — พร้อมการตั้งค่าสิทธิ์เฉพาะตามบทบาท — ได้โดยตรงจากแดชบอร์ดสำหรับเจ้าของของระบบ PMS หรือแอปมือถือหรือไม่?

จะหมายความว่าอย่างไรเมื่อไม่มีรายงาน

แอปบริหารโรงแรมที่กำหนดให้เจ้าของต้องโทรหาที่พัก เข้าสู่ระบบเดสก์ท็อปจากระยะไกล หรือรออีเมลรายงานแบบแมนนวล ไม่ได้ให้การมองเห็นแก่เจ้าของแต่อย่างใด — แต่เป็นการปิดกั้นข้อมูลผ่านความยุ่งยากในการดำเนินงาน

ความยุ่งยากนี้จะยิ่งทวีคูณสำหรับเจ้าของที่จัดการที่พักหลายแห่ง หรือผู้ที่ใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่นอกพื้นที่ที่พัก คุณค่าของระบบ PMS โรงแรมบนคลาวด์สำหรับเจ้าของคือการเข้าถึงข้อมูลได้โดยไม่ต้องปรากฏตัว เมื่อการเข้าถึงนั้นไม่สมบูรณ์ — เช่น ดูรายได้ได้แต่ดูสัดส่วนช่องทางการจองไม่ได้, เห็นอัตราการเข้าพักแต่ไม่เห็นกระแสเงินสด — แอปบริหารโรงแรมจึงตอบสนองความต้องการของเจ้าของได้เพียงบางส่วน และยังคงสร้างความพึ่งพาระบบซอฟต์แวร์แบบติดตั้งในพื้นที่ให้กลับมาอีกครั้ง

เมื่อประเมินแอปบริหารโรงแรมใดๆ ก็ตาม ขอให้ผู้ขายแสดงข้อมูลทั้ง 5 หมวดหมู่ — รายได้, อัตราการเข้าพัก, สัดส่วนช่องทางการจอง, กระแสเงินสด, และสิทธิ์ของพนักงาน — ในอินเทอร์เฟซบนมือถือ อย่ายอมรับการสาธิตผลิตภัณฑ์ที่แสดงบนเดสก์ท็อปแล้วใช้การอธิบายมุมมองบนมือถือแทน ประสบการณ์บนมือถือคือผลิตภัณฑ์สำหรับเจ้าของที่ไม่ได้อยู่ที่พัก

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแอปบริหารโรงแรมสำหรับเจ้าของ

แอปบริหารโรงแรมควรแสดงรายงานใดให้เจ้าของดูได้จากระยะไกล?

เจ้าของที่ใช้แอปบริหารโรงแรมจากระยะไกลต้องการ: รายได้แบบเรียลไทม์แยกตามประเภทห้องพักและแหล่งที่มาของการจอง, อัตราการเข้าพักล่วงหน้าพร้อมแนวโน้มยอดจอง, การแจกแจงสัดส่วนช่องทางการจอง, สรุปยอดเงินที่เก็บแล้วเทียบกับยอดค้างชำระ, และการจัดการบัญชีรวมถึงสิทธิ์ของพนักงาน ข้อมูลทั้ง 5 หมวดหมู่นี้ครอบคลุมฟังก์ชันการตรวจสอบและการควบคุมที่เจ้าของต้องการโดยไม่ต้องปรากฏตัว

แอปบริหารโรงแรมสำหรับเจ้าของแตกต่างจากเวอร์ชันสำหรับแผนกต้อนรับอย่างไร?

แอปบริหารโรงแรมเวอร์ชันสำหรับแผนกต้อนรับสร้างขึ้นเพื่อการทำงาน — การเช็คอิน, การเปลี่ยนห้องพัก, การเรียกเก็บเงิน ส่วนเวอร์ชันสำหรับเจ้าของนั้นสร้างขึ้นเพื่อการมองเห็นและการควบคุม — การตรวจสอบรายได้, แนวโน้มอัตราการเข้าพัก, กระแสเงินสด, และสิทธิ์ของพนักงาน แพลตฟอร์มระบบบริหารจัดการโรงแรมส่วนใหญ่รองรับการใช้งานทั้งสองรูปแบบผ่านการเข้าถึงตามบทบาท แต่คุณภาพของรายงานสำหรับเจ้าของนั้นแตกต่างกันอย่างมากในแต่ละแพลตฟอร์ม

แอปบริหารโรงแรมสามารถแสดงสัดส่วนช่องทางการจองและภาระค่าคอมมิชชันของ OTA ได้หรือไม่?

รายงานสัดส่วนช่องทางการจอง — การจองที่แยกตามแหล่งที่มาของ OTA และสัดส่วนการจองตรง — จะมีอยู่ในแพ็กเกจระดับกลางขึ้นไปบนแพลตฟอร์มระบบบริหารจัดการโรงแรมส่วนใหญ่ โดยมักจะไม่มีในแพ็กเกจพื้นฐาน ภาระค่าคอมมิชชันของ OTA (ต้นทุนค่าคอมมิชชันรวมที่สอดคล้องกับสัดส่วนช่องทางการจองของคุณ) มักจะเป็นการคำนวณที่คุณทำขึ้นจากข้อมูลสัดส่วนช่องทางการจอง ไม่ใช่รายงานที่มาพร้อมกับระบบ PMS โดยตรง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารวมรายงานระดับช่องทางไว้ในระดับแพ็กเกจที่คุณต้องการก่อนที่จะเซ็นสัญญา

ระบบบริหารจัดการโรงแรมควรให้สิทธิ์การควบคุมอะไรแก่เจ้าของในการจัดการพนักงาน?

เจ้าของควรสามารถสร้างและปิดใช้งานบัญชีพนักงาน, กำหนดสิทธิ์ตามบทบาทเพื่อจำกัดข้อมูลที่แต่ละบทบาทสามารถดูหรือส่งออก, และปรับสิทธิ์เหล่านั้นจากระยะไกลได้โดยไม่ต้องอาศัยการเข้าถึงในพื้นที่หรือเปิดตั๋วขอรับความช่วยเหลือ สิทธิ์ที่สำคัญที่ต้องควบคุมได้แก่: การมองเห็นข้อมูลการชำระเงิน, การส่งออกรายชื่อติดต่อผู้เข้าพัก, และสิทธิ์ในการแก้ไขแผนราคาห้องพัก

รายงานรายได้แบบเรียลไทม์เป็นมาตรฐานในแอปบริหารโรงแรมหรือไม่?

รายงานรายได้แบบเรียลไทม์ — ซึ่งแสดงรายได้ของการจองที่ได้รับการยืนยันเมื่อมีการทำรายการเข้ามา แทนที่จะเป็นรอบการรายงานรายวันหรือรายสัปดาห์ — เป็นมาตรฐานของแพลตฟอร์มระบบ PMS โรงแรมบนคลาวด์ สิ่งที่แตกต่างออกไปคือความลึกของข้อมูล: รายได้รวมมักจะมีให้ดูแบบเรียลไทม์เสมอ ในขณะที่การแจกแจงระดับช่องทาง, การแยกตามประเภทห้องพัก, และแนวโน้มยอดจองล่วงหน้า มักจะพบได้ในแพ็กเกจที่สูงกว่าหรือเป็นส่วนเสริมในการรายงาน