การเตรียมระบบ PMS โรงแรม: สิ่งที่ควรทำในช่วง 7 วันแรก

ระบบ PMS โรงแรม การเตรียมระบบควรเปลี่ยนกฎการดำเนินงานจริงของโรงแรมให้กลายเป็นระบบที่พนักงานเชื่อถือได้ 7 วันแรกไม่ใช่การแข่งกันเชื่อมต่อทุกฟีเจอร์ แต่เป็นลำดับขั้นตอนที่ต้องควบคุม โดยข้อมูลห้องพักต้องถูกต้องก่อนราคาห้องพัก ราคาห้องพักต้องเรียบร้อยก่อนจับคู่ OTA และการตั้งค่าต้องเสร็จสมบูรณ์ก่อนรับการจองจริง

7 วันที่มุ่งเน้นอย่างเต็มที่สามารถสร้างมาตรฐานสำหรับที่พักทั่วไปได้ การย้ายระบบหรือการเชื่อมต่อที่ซับซ้อนอาจใช้เวลานานกว่านั้น ให้ถือว่าวันที่เจ็ดคือวันตัดสินใจความพร้อม ไม่ใช่เส้นตายที่บังคับ

แผนนี้ช่วยให้เจ้าของมีผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบหนึ่งอย่าง และมีจุดตรวจสอบเพื่อผ่านหรือหยุดในแต่ละวัน

ก่อนวันที่ 1: ระบุผู้รับผิดชอบและรวบรวมไฟล์ต้นฉบับ

มอบหมายผู้รับผิดชอบฝั่งโรงแรมหนึ่งคนเพื่ออนุมัติห้องพัก, ราคาห้องพัก, นโยบาย, ผู้ใช้งาน, และการเปิดใช้งานจริง ผู้ให้บริการอาจเป็นคนตั้งค่าระบบให้ได้ แต่นโยบายของโรงแรมยังคงเป็นการตัดสินใจของที่พัก

เตรียมโฟลเดอร์ทำงานประกอบด้วย:

• รายละเอียดที่พัก, สกุลเงิน, เขตเวลา, ภาษี, นโยบาย, ข้อกำหนดใบแจ้งหนี้, และวิธีการชำระเงิน
• ห้องพักจริง, ประเภทห้องพัก, จำนวนผู้เข้าพัก, ห้องพักที่งดให้บริการ, และสถานะงานแม่บ้าน
• แพ็กเกจราคาห้องพัก, บริการที่รวมอยู่, ตรรกะราคาที่อ้างอิงตามเงื่อนไข, ข้อจำกัดระยะเวลาเข้าพัก, เงื่อนไขการยกเลิก, และกฎการมัดจำ
• รหัสที่พัก OTA, ชื่อห้องและราคาห้องพัก, โปรโมชั่นที่ใช้งานอยู่, จำนวนห้องว่างในอนาคต, และข้อมูลติดต่อสำหรับการเชื่อมต่อ
• ผู้ใช้งาน, บทบาท, ความต้องการในการเข้าถึง, การจองในอนาคต, และข้อมูลสำคัญที่ต้องส่งออกจากระบบเดิม

ห้ามตั้งค่าจากความทรงจำ ไฟล์ที่ได้รับการอนุมัติจะเป็นข้อมูลอ้างอิงเมื่อทีมงานตรวจสอบสิ่งที่ระบบ PMS โรงแรมแสดงผล

แผนการเตรียมระบบ PMS โรงแรม ใน 7 วัน

แผนด้านล่างนี้เรียงตามลำดับความสำคัญของการตั้งค่า การข้ามไปทำขั้นตอนถัดไปทั้งที่ขั้นตอนก่อนหน้ายังไม่เสร็จ มักจะทำให้เกิดงานตรวจสอบที่ยุ่งยากมากขึ้นในภายหลัง

ความสำเร็จขั้นแรกคือข้อมูลในระบบ PMS ตรงกับโรงแรมจริง ความสำเร็จขั้นสุดท้ายคือวงจรการจองที่ผ่านการทดสอบพร้อมหลักฐานและแนวทางการแก้ไขปัญหาเมื่อเกิดข้อผิดพลาด

ระบบ PMS โรงแรม ของ Smart Order นำการตั้งค่าห้องพัก การจอง ผู้ใช้งาน สถานะการดำเนินงาน การชำระเงิน และรายงานมารวมไว้ในเวิร์กโฟลว์เดียวกัน ช่วยให้ทีมงานเตรียมระบบสามารถทดสอบข้อมูลที่เชื่อมต่อกันในที่เดียว แทนที่จะต้องมาปรับข้อมูลจากหลายเครื่องมือให้ตรงกันหลังเปิดใช้งาน

วันที่ 1: ยืนยันกฎระเบียบของที่พักและแหล่งข้อมูลหลัก

เริ่มต้นที่โปรไฟล์ที่พัก: ชื่อจดทะเบียนและชื่อทางการค้า, ที่อยู่, รายละเอียดการติดต่อ, เขตเวลาท้องถิ่น, สกุลเงินหลัก, ภาษา, การจัดการภาษี, เวลาเช็คอินและเช็คเอาต์, ข้อกำหนดใบแจ้งหนี้, และนโยบายการดำเนินงาน

รวบรวมรายการเชื่อมต่อระบบที่จำเป็น และยืนยันว่าใครเป็นผู้ให้สิทธิ์การเข้าถึงและดูแลแต่ละการเชื่อมต่อ

ตัดสินใจว่าระบบใดจะควบคุมห้องพัก, ราคาห้องพัก, ข้อจำกัด, ความพร้อมใช้งาน, และการเปลี่ยนแปลงการจอง การมีจุดแก้ไขหลายจุดโดยไม่มีผู้ดูแลหลักเพียงคนเดียวจะทำให้เกิดความขัดแย้งของข้อมูล

ผลลัพธ์วันที่ 1: เอกสารการตั้งค่าที่ได้รับการอนุมัติ 1 ฉบับ และบันทึกปัญหาที่พบ

ห้ามทำต่อหาก: สกุลเงิน, ภาษี, จำนวนห้องพัก, ผู้ดูแลการเชื่อมต่อระบบ, หรือผู้อนุมัติขั้นสุดท้ายยังไม่ชัดเจน

วันที่ 2: สร้างประเภทห้องพัก ห้องพักจริง และจำนวนห้องว่าง

สร้างห้องพักจริงก่อน จากนั้นจึงจัดกลุ่มเฉพาะห้องที่สามารถสลับใช้กันได้เป็นประเภทห้องพักที่เปิดขาย บันทึกตำแหน่งที่ตั้ง, รูปแบบเตียง, จำนวนผู้เข้าพัก, การอำนวยความสะดวก, และสถานะ

จำนวนห้องพักจริงต้องตรงกับจำนวนห้องว่างตามประเภทห้องพัก โรงแรมที่มีห้อง Deluxe King 6 ห้องไม่สามารถแสดงบนระบบ 7 ห้องได้ เพียงเพราะมีรายการ OTA เก่าหรือห้องที่ไม่ได้เปิดใช้งานตกค้างอยู่ ควรกำหนดให้ชัดเจนว่าห้องที่งดให้บริการ, ห้องพักส่วนตัวของเจ้าของ, การบล็อกเพื่อซ่อมบำรุง, และการย้ายห้อง จะส่งผลต่อจำนวนห้องว่างที่ขายได้อย่างไร

นำเข้าข้อมูลการจองล่วงหน้าหลังจากที่ได้รับการอนุมัติห้องพักแล้วเท่านั้น ตรวจสอบวันที่, ห้องพัก, แหล่งที่มา, ราคาห้องพัก, ยอดคงเหลือ, ชื่อผู้เข้าพัก, และรหัสยืนยันจากระบบภายนอก

ผลลัพธ์วันที่ 2: ตารางห้องพักที่ได้รับการอนุมัติและจำนวนห้องว่างที่ตรวจสอบแล้ว

ห้ามทำต่อหาก: ระบบ PMS โรงแรมไม่สามารถระบุรายละเอียดห้องพักจริง, ห้องที่ขายได้, หรือห้องที่ถูกบล็อกได้อย่างครบถ้วน

วันที่ 3: ตั้งค่าราคาห้องพัก ภาษี นโยบาย และข้อจำกัด

สร้างราคาเริ่มต้นสำหรับประเภทห้องพักที่ขายได้แต่ละประเภท จากนั้นเพิ่มเฉพาะแพ็กเกจราคาห้องพักที่โรงแรมใช้งานจริง สำหรับแต่ละแพ็กเกจ ให้บันทึกว่าราคาเป็นแบบคงที่หรืออ้างอิงตามเงื่อนไข, ส่วนต่างราคาจากแพ็กเกจหลัก, บริการที่รวมอยู่, ราคาตามจำนวนผู้เข้าพัก, เงื่อนไขการยกเลิก, กำหนดเวลาชำระมัดจำ, ภาษี, และวันที่เปิดขาย

ตั้งค่ากฎระยะเวลาเข้าพัก, วันที่ปิดรับจอง, ช่วงเวลาที่เปิดให้จอง, ค่าธรรมเนียมตามจำนวนผู้เข้าพัก, อาหาร, แพ็กเกจ, และข้อจำกัดที่รองรับ ควรระวังว่าไม่ใช่ทุก OTA ที่จะรองรับทุกกฎเกณฑ์

ทดลองคำนวณด้วยตนเอง 3 รายการ ได้แก่: การเข้าพักแบบ 1 คืนด้วยราคาพื้นฐาน, การเข้าพักหลายคืนที่คาบเกี่ยวกับการเปลี่ยนวันหรือเปลี่ยนราคา, และการจองที่มีค่าธรรมเนียมผู้เข้าพักเสริมหรือมีบริการอื่นรวมอยู่ด้วย นำยอดรวมจากระบบ PMS ไปเทียบกับนโยบายที่ได้รับอนุมัติ

ผลลัพธ์วันที่ 3: ตารางราคาห้องพักและข้อจำกัด พร้อมด้วยผลรวมตัวอย่างที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว

ห้ามทำต่อหาก: ราคาที่อ้างอิงตามเงื่อนไข, ภาษี, บริการเสริม, เงื่อนไขการยกเลิก, หรือผลรวมตัวอย่างยังหาข้อสรุปไม่ได้

วันที่ 4: เชื่อมต่อ OTA และอนุมัติการจับคู่ทั้งหมด

เชื่อมต่อ channel manager โรงแรม หลังจากที่ข้อมูลห้องพักและราคาห้องพักนิ่งแล้วเท่านั้น ให้จับคู่ประเภทห้องพักใน PMS กับผลิตภัณฑ์บน OTA ที่ตรงกัน จากนั้นจึงจับคู่แต่ละแพ็กเกจราคาที่ใช้งานอยู่กับข้อจำกัดที่รองรับ

แค่ชื่อเหมือนกันยังไม่พอ ต้องยืนยันจำนวนห้องพัก, จำนวนผู้เข้าพัก, ข้อเสนอห้องพัก, บริการเสริม, เงื่อนไขการยกเลิก, และโควตาที่อยู่เบื้องหลังแต่ละผลิตภัณฑ์ คุณต้องปิด, ลบ, หรือจับคู่ทุกผลิตภัณฑ์ที่กำลังเปิดขายอยู่

ในช่วงวันที่ในอนาคตที่ปลอดภัย ให้เปรียบเทียบราคาห้องพัก, ความพร้อมใช้งาน, การเข้าพักขั้นต่ำ, และการปิดรับจอง ระหว่างระบบ PMS, เอกซ์ทราเน็ต (Extranet), และหน้าเว็บสาธารณะ ห้ามปล่อยให้มี channel manager โรงแรม 2 ตัว ควบคุมห้องว่างเดียวกันเด็ดขาด

ผลลัพธ์วันที่ 4: เอกสารจับคู่ข้อมูลที่ลงนามแล้ว, ภาพหน้าจอ, การประทับเวลา, และบันทึกสถานะการส่งมอบ

ห้ามทำต่อหาก: มีผลิตภัณฑ์ OTA ที่เปิดใช้งานแต่ยังไม่ได้จับคู่ หรือมีราคาหน้าเว็บ, ข้อจำกัด, หรือจำนวนห้องว่างที่ไม่สามารถปรับให้ตรงกันได้

วันที่ 5: สร้างผู้ใช้งานและตั้งค่าเวิร์กโฟลว์รายวัน

สร้างบัญชีแยกสำหรับพนักงานแต่ละคน กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงขั้นต่ำที่จำเป็นสำหรับบทบาทนั้น แผนกต้อนรับ, งานแม่บ้าน, ฝ่ายรับจอง, การเงิน, การจัดการรายได้, แผนกซ่อมบำรุง, และเจ้าของ ไม่ควรใช้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบร่วมกันโดยอัตโนมัติ

ทดสอบการเข้าถึงข้อมูลรายได้, การส่งออกข้อมูลแขก, การเขียนทับราคาห้องพัก, การคืนเงิน, การตั้งค่า, การชำระเงิน, และประวัติการตรวจสอบ ลบสิทธิ์ที่ไม่จำเป็นออก และรักษาบัญชีผู้ดูแลระบบที่ได้รับอนุญาตไว้ 2 บัญชี

ตั้งค่าข้อความยืนยันและแก้ไขการจอง, สถานะงานแม่บ้าน, วิธีการชำระเงิน, การแจ้งเตือนมัดจำ, การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด, รูปแบบการเรียกเก็บเงิน, และการควบคุมการปิดยอดสิ้นวัน ระบบชำระเงินโรงแรม ของ Smart Order สามารถเชื่อมโยงการชำระเงินเข้ากับยอดคงเหลือของการจองได้ แต่โรงแรมยังคงต้องใช้กฎที่ได้รับการอนุมัติสำหรับการเรียกเก็บเงิน การคืนเงิน และข้อยกเว้นต่างๆ

ผลลัพธ์วันที่ 5: ตารางสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ และการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ได้รับการอนุมัติ

ห้ามทำต่อหาก: พนักงานต้องใช้การล็อกอินร่วมกัน, ผู้ใช้งานทั่วไปสามารถแก้ไขการตั้งค่าสำคัญได้, หรือความรับผิดชอบเรื่องการชำระเงินและสถานะห้องพักยังไม่ชัดเจน

วันที่ 6: ทดสอบการจองแบบครบวงจรตั้งแต่ต้นจนจบ

การทดสอบต้องจำลองตามขั้นตอนของธุรกิจจริง ลองสร้างการจองด้วยตัวเอง, การจองตรง, และการทดสอบจองผ่าน OTA หลักแต่ละแห่ง หรือผ่านระบบที่มีโควตาห้องพักแยกจากกัน

บันทึกจำนวนห้องว่างและราคาเริ่มต้น ยืนยันว่าระบบ PMS ได้รับข้อมูลห้องพัก, ราคาห้องพัก, ผู้เข้าพัก, วันที่, แหล่งที่มา, ภาษี, นโยบาย, รหัสอ้างอิงภายนอก, การชำระเงิน, และยอดคงเหลืออย่างถูกต้อง จากนั้นตรวจสอบว่าจำนวนความพร้อมใช้งานในช่องทางต่างๆ ลดลงอย่างถูกต้อง

ทดลองเปลี่ยนวันที่, เปลี่ยนห้องพักหรือราคาห้องพัก, เพิ่มค่าใช้จ่าย, บันทึกการชำระเงิน, เช็คอิน, ย้ายห้อง, เช็คเอาต์, ทำงานแม่บ้านให้เสร็จ, ทดสอบการคืนเงิน, ยกเลิกการจองอื่น, และตรวจสอบว่าจำนวนห้องว่างกลับมาเปิดขายอีกครั้ง

บันทึกผลลัพธ์ที่คาดหวัง, ผลลัพธ์จริง, เวลาประทับ, ภาพหน้าจอ, รหัสการจอง, ผู้รับผิดชอบ, และวิธีการแก้ไขสถานการณ์ ไฟแสดงสถานะการเชื่อมต่อสีเขียวไม่ใช่หลักฐานของการทดสอบ

ผลลัพธ์วันที่ 6: บันทึกผลการทดสอบที่สมบูรณ์ โดยมีการระบุสถานะผ่านหรือไม่ผ่านในทุกขั้นตอนสำคัญ

ห้ามทำต่อหาก: จำนวนห้องว่าง, ราคา, นโยบาย, การชำระเงิน, สถานะห้องพัก, หรือการยกเลิกทำงานไม่ครบวงจรตามที่คาดการณ์ไว้

วันที่ 7: ตรวจสอบความถูกต้อง, อบรมพนักงาน, และตัดสินใจเปิดใช้งาน

เริ่มต้นด้วยการเปรียบเทียบการจองล่วงหน้า, จำนวนห้องพัก, ราคาห้องพัก, ข้อจำกัด, ยอดคงเหลือ, และความพร้อมใช้งานบน OTA กับไฟล์ข้อมูลอ้างอิงที่ได้รับอนุมัติ แก้ไขข้อแตกต่างที่พบทันที แทนที่จะปล่อยไปตามเก็บกวาดในวันเปิดระบบจริง

ให้ผู้ใช้งานที่ไม่ได้มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ 2 คน ทดลองทำงานจริงโดยไม่มีผู้เชี่ยวชาญคอยชี้แนะ ทดสอบแผนกต้อนรับ, งานแม่บ้าน, การบล็อกห้องเพื่อซ่อมบำรุง, และรายงานประจำวันของผู้จัดการ

จัดทำเอกสารการสนับสนุน, การยกระดับปัญหา, ผู้ดูแลการเชื่อมต่อระบบ, การสำรองข้อมูล, การควบคุมช่องทางด้วยระบบแมนนวล, การจัดการชำระเงินสำรอง, และขั้นตอนการระงับระบบชั่วคราว กำหนดตัวบุคคลที่จะทำหน้าที่เฝ้าระวังในระหว่างกะการทำงานจริงครั้งแรก

ผลลัพธ์วันที่ 7: รายการตรวจสอบการเปิดใช้งานระบบที่ลงนามแล้ว, ระบุชื่อผู้ดูแลการเฝ้าระวัง, แผนการสนับสนุน, และขั้นตอนแผนสำรองเพื่อถอยกลับระบบ

เปิดใช้งานจริงเฉพาะเมื่อ: การทดสอบที่สำคัญทั้งหมดผ่านฉลุย, ข้อมูลการจองล่วงหน้าถูกต้อง, พนักงานสามารถทำงานหลักได้สำเร็จ, และโรงแรมสามารถกู้สถานการณ์ได้หากเกิดปัญหาระบบเชื่อมต่อขัดข้อง

สิ่งที่ควรรอทำหลังจากผ่านสัปดาห์แรกไปแล้ว

อย่าชะลอความพร้อมในการใช้งานระบบหลักเพียงเพื่อต้องการให้ทุกรายงาน, เทมเพลต, ฟีเจอร์เสนอขาย, แพ็กเกจ, กลุ่มลูกค้า CRM, กฎการตั้งราคาแบบไดนามิก, หรือการเชื่อมต่อทางเลือกต่างๆ สมบูรณ์แบบ ขอบเขตงานในสัปดาห์แรกควรเน้นไปที่ความปลอดภัยของการจอง, จำนวนห้องว่าง, ราคาห้องพัก, การชำระเงิน, ห้องพัก, และสิทธิ์การเข้าถึงของพนักงานก่อน

ย้ายงานที่ไม่เร่งด่วนไปไว้ในรายการที่ต้องทำภายหลังโดยกำหนดวันเวลาไว้ เพิ่มระบบอัตโนมัติเฉพาะหลังจากที่ทีมงานสามารถบันทึกข้อมูลใช้งานจริงได้อย่างถูกต้อง และเข้าใจถึงกระบวนการทำงานแบบแมนนวลแล้วเท่านั้น

ทบทวนการตั้งค่าอีกครั้งหลังจากใช้งานจริงผ่านไปสัปดาห์แรก และตรวจสอบอีกครั้งเมื่อครบเดือนแรก ตรวจสอบข้อผิดพลาดในการอัปเดต, การตั้งค่าทับด้วยระบบแมนนวล, การปรับเปลี่ยนการจับคู่, สิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้, ข้อโต้แย้งเรื่องการชำระเงิน, ความแตกต่างของรายงาน, และวิธีการทำงานแบบเลี่ยงปัญหาของพนักงาน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในช่วงเตรียมระบบสัปดาห์แรก

เชื่อมต่อ OTA ก่อนที่โครงสร้างห้องพักและราคาห้องพักจะนิ่ง

การเปลี่ยนแปลงห้องพักหรือราคาห้องพักในภายหลังสามารถทำให้การจับคู่ข้อมูลพังทลายหรือเกิดการซ้ำซ้อนได้ ควรอนุมัติโครงสร้างระบบภายในให้เรียบร้อยก่อน

มอบสิทธิ์ผู้ดูแลระบบให้กับทุกคน

สิ่งนี้ทำให้หาผู้รับผิดชอบได้ยาก และเพิ่มความเสี่ยงด้านการเงิน, ความเป็นส่วนตัว, และการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า ควรใช้บัญชีที่ระบุชื่อผู้ใช้ชัดเจนและจำกัดการเข้าถึงตามบทบาทหน้าที่

ทดสอบเฉพาะการจองใหม่เท่านั้น

ข้อผิดพลาดในระบบจริงมักปรากฏขึ้นในระหว่างการปรับเปลี่ยนข้อมูล, การยกเลิก, การคืนเงิน, การย้ายห้อง, การติดข้อจำกัดต่างๆ, และการปล่อยห้องว่างคืนระบบ

ถือว่าวันที่เจ็ดเป็นเส้นตายที่เลื่อนไม่ได้

การเลื่อนวันเปิดระบบออกไปยังมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการฝืนเปิดใช้งานทั้งที่ยังหาข้อสรุปเรื่องจำนวนห้องว่าง, ภาษี, การชำระเงิน, หรือการจับคู่ข้อมูลไม่ได้

คำถามที่พบบ่อย

สามารถเตรียมระบบ PMS โรงแรมให้พร้อมใช้งานภายใน 7 วันได้หรือไม่?

ทำได้ สำหรับที่พักอิสระที่ไม่มีความซับซ้อน มีฐานข้อมูลที่ชัดเจน และมีผู้อำนาจตัดสินใจพร้อมดำเนินการ การย้ายระบบหรือการเชื่อมต่อที่ซับซ้อนอาจใช้เวลานานกว่านั้น 7 วันควรเป็นวงจรควบคุมรอบแรก ไม่ใช่เส้นตายการันตีที่บังคับ

ใครควรเป็นผู้ดูแลการเตรียมระบบ PMS?

ควรมีผู้รับผิดชอบฝั่งโรงแรมหนึ่งคนที่ทำหน้าที่อนุมัติการตัดสินใจด้านการดำเนินงาน, ประสานงานระหว่างพนักงานและผู้ให้บริการ, จัดทำบันทึกปัญหา, และลงนามในรายการตรวจสอบการเปิดใช้งานระบบ การตั้งค่าด้านเทคนิคสามารถมอบหมายให้ผู้อื่นทำได้ แต่นโยบายของโรงแรมนั้นมอบหมายแทนไม่ได้

ควรเชื่อมต่อ OTA เมื่อใด?

หลังจากที่ประเภทห้องพัก, ห้องพักจริง, จำนวนห้องว่าง, แพ็กเกจราคาห้องพัก, ภาษี, และข้อจำกัดได้รับการอนุมัติแล้ว การเชื่อมต่อก่อนหน้านั้นทำให้เกิดความเสี่ยงในการส่งข้อมูลการตั้งค่าที่ยังไม่นิ่งขึ้นสู่ช่องทางการขายจริง

ต้องใช้การทดสอบการจองจำนวนเท่าใด?

ทดสอบทุกช่องทางการจองที่แตกต่างกันและโควตาห้องพักจริง อย่างน้อยควรครอบคลุมการจองด้วยตัวเอง (Manual), การจองตรง, และการเชื่อมต่อ OTA หลักแต่ละแห่ง รวมถึงสถานการณ์การแก้ไขการจอง, การยกเลิก, การชำระเงิน, เช็คเอาต์, งานแม่บ้าน, และการปล่อยห้องว่างคืนระบบ

ควรปิดระบบ PMS เดิมในวันที่เจ็ดหรือไม่?

เฉพาะในกรณีที่การจองล่วงหน้าถูกต้องตรงกัน, การเชื่อมต่อระบบผ่านการทดสอบ, พนักงานสามารถทำงานหลักได้, และแผนการเปลี่ยนระบบอนุญาตให้ทำได้ เก็บรักษาข้อมูลส่งออกที่จำเป็นไว้ และปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานควบคู่ (Parallel-run) หรือขั้นตอนการถ่ายโอนระบบที่ตกลงร่วมกันไว้

7 วันแรกควรสร้างหลักฐานการทำงานที่เชื่อถือได้

ความสำเร็จในการเตรียมระบบ PMS โรงแรม ไม่ใช่แค่หน้าจอการตั้งค่าที่เสร็จสมบูรณ์ แต่เป็นหลักฐานชี้วัดว่าระบบแสดงผลตรงตามสภาพจริงของโรงแรม คำนวณสิ่งต่างๆ ได้ตรงตามที่โรงแรมต้องการขาย เชื่อมต่อผลิตภัณฑ์ OTA ได้ถูกต้อง จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ และสามารถประมวลผลการจองตั้งแต่การสร้างการจองไปจนถึงการยกเลิกหรือเช็คเอาต์ได้

ใช้แผนงานนี้เป็นจุดตรวจสอบ 7 ด่าน หากขั้นตอนสำคัญล้มเหลว ให้หยุด แก้ไข และทดสอบใหม่ การเปิดตัวระบบที่ผ่านการตรวจสอบอย่างละเอียด ปลอดภัยกว่าการเชื่อมต่อที่ยังไม่ได้รับการพิสูจน์