การเชื่อมต่อระบบ PMS โรงแรมกับ Expedia: คู่มือปฏิบัติสำหรับโรงแรมอิสระ

การเชื่อมต่อระบบ PMS โรงแรมกับ Expedia ช่วยให้โรงแรมอิสระสามารถจัดการสินค้าคงคลังและการจองของ Expedia ได้จากระบบบริหารจัดการโรงแรม (PMS) หรือผู้จัดการช่องทางที่เชื่อมต่ออยู่ แทนที่จะต้องอัปเดตข้อมูลซ้ำๆ ทุกวันใน Expedia Partner Central

การเชื่อมต่อจะปลอดภัยก็ต่อเมื่อผลิตภัณฑ์เชิงพาณิชย์ตรงกัน "Standard Double" ใน Expedia ต้องชี้ไปยังประเภทห้องของระบบ PMS โรงแรมที่ต้องการ ข้อเสนอที่สามารถคืนเงินได้ ไม่สามารถคืนเงินได้ แพ็กเกจ หรือตามจำนวนผู้เข้าพักแต่ละรายการ ต้องเชื่อมต่อกับแผนราคาที่ถูกต้อง การเชื่อมต่อที่ใช้งานได้ในทางเทคนิคแต่มีการจับคู่ที่ผิดพลาด อาจกระจายราคาที่ผิด หรือหักสินค้าคงคลังจากห้องที่ผิดได้

คู่มือนี้เน้นที่การตั้งค่าและการดำเนินงาน โดยจะไม่กล่าวซ้ำถึงวิธีการเข้าสู่ระบบ Partner Central หรือวิธีการทำงานของการจัดอันดับบน Expedia

สิ่งที่ระบบ PMS โรงแรมและ Expedia ต้องแลกเปลี่ยนกัน

Expedia Partner Central ยังคงเป็นอินเทอร์เฟซหลักของ Expedia สำหรับพาร์ทเนอร์ที่พัก Connectivity Hub ของ Expedia อธิบายไว้ว่าเป็นสถานที่ที่ที่พักใช้จัดการการจอง ความพร้อมใช้งาน สินค้าคงคลัง ราคา รายงาน และการชำระเงิน

เมื่อเปิดใช้งานผู้ให้บริการการเชื่อมต่อ ระบบ PMS โรงแรมหรือผู้จัดการช่องทาง จะกลายเป็นแหล่งข้อมูลหลักในการดำเนินการสำหรับฟิลด์ที่รองรับ ขั้นตอนการทำงานปกติจะครอบคลุมถึงราคาห้องพักและความพร้อมใช้งานที่ส่งไปยัง Expedia ในขณะที่การจองใหม่ การแก้ไข และการยกเลิกจะถูกส่งกลับมายังระบบของโรงแรม

ข้อจำกัดอาจรวมถึงวันที่ปิดรับการจอง จำนวนคืนเข้าพักขั้นต่ำ จำนวนคืนเข้าพักสูงสุด และการควบคุมการเช็คอินหรือเช็คเอาต์ ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและการเชื่อมต่อกับ Expedia เนื้อหาต่างๆ เช่น คำอธิบาย สิ่งอำนวยความสะดวก รูปภาพ นโยบาย และโปรโมชันบางรายการ อาจยังคงต้องจัดการใน Partner Central

สอบถามขอบเขตระดับฟิลด์จากผู้ให้บริการระบบ PMS โรงแรม พนักงานควรทราบว่าระบบใดเป็นผู้ควบคุมแต่ละฟิลด์ การแก้ไขราคาพื้นฐานหรือความพร้อมใช้งานเดียวกันในทั้งสองที่โดยไม่มีกระบวนการแทนที่ที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะทำให้เกิดข้อขัดแย้งได้

เตรียม Partner Central ให้พร้อมก่อนทำการเชื่อมต่อ

ตั้งค่าที่พักบน Expedia ให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนเปิดใช้งานการเชื่อมต่อข้อมูล ประเภทห้องพัก แผนราคา จำนวนผู้เข้าพัก นโยบายการยกเลิก ภาษี ค่าธรรมเนียม และรูปแบบการชำระเงินจำเป็นต้องมีอยู่ใน Partner Central เพื่อให้มีข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับการจับคู่

ตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ใช้ ผู้ที่เปิดใช้งานผู้ให้บริการต้องสามารถเข้าถึงการตั้งค่าการเชื่อมต่อของที่พักได้ บัญชีหรือที่พักภายใต้การบริหารบางแห่งอาจต้องให้ Expedia หรือผู้ให้บริการการกระจายสินค้าที่มีอยู่เปิดใช้งานหรือเปลี่ยนแปลงการเชื่อมต่อให้

ทบทวนรูปแบบการกำหนดราคากับผู้ให้บริการระบบ PMS โรงแรม Expedia รองรับการกำหนดราคาตามจำนวนผู้เข้าพัก และการไม่มีค่าจำนวนผู้เข้าพักอาจทำให้มีการใช้ราคาสำหรับผู้เข้าพักจำนวนมากโดยไม่ได้ตั้งใจ ยืนยันว่าระบบ PMS โรงแรมส่งราคาต่อห้อง ราคาตามระดับผู้เข้าพัก หรือราคาที่คำนวณมา (derived rates)

ระบุกระบวนการทำงานของ Expedia Collect และ Hotel Collect ที่ที่พักใช้ด้วย ข้อมูลการจองและการชำระเงินที่พนักงานแผนกต้อนรับได้รับอาจแตกต่างกัน ดังนั้นการตั้งค่าระบบ PMS โรงแรมควรรักษาประเภทการชำระเงินและคำแนะนำที่ถูกต้องไว้

เลือกผู้ให้บริการการเชื่อมต่อ

ใน Partner Central โดยปกติแล้วโรงแรมจะเปิดส่วนการตั้งค่าการเชื่อมต่อของ Expedia และเลือกระบบ PMS โรงแรม, channel manager โรงแรม หรือผู้ให้บริการการเชื่อมต่อที่ได้รับการอนุมัติ ป้ายกำกับและขั้นตอนที่มีอาจแตกต่างกันไปตามบัญชีและผู้ให้บริการ

เปิดใช้งานประเภทการเชื่อมต่อที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงาน ซึ่งมักจะรวมถึงความพร้อมใช้งานและราคาห้องพัก ควบคู่ไปกับการดึงข้อมูลการจอง การเปิดใช้งานเพียงอย่างใดอย่างหนึ่งจะทำให้เกิดกระบวนการทำงานที่ไม่สมบูรณ์: โรงแรมอาจได้รับการจองโดยไม่ได้กระจายสินค้าคงคลังล่าสุด หรือส่งความพร้อมใช้งานไปโดยไม่ได้รับรายละเอียดการจองโดยอัตโนมัติ

อย่าตัดการเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการรายปัจจุบันจนกว่าผู้ให้บริการรายใหม่และ Expedia จะตกลงลำดับการเปลี่ยนระบบกันเรียบร้อยแล้ว การที่สองระบบส่งข้อมูลสินค้าคงคลังพร้อมกันจะสร้างการอัปเดตที่ขัดแย้งกัน ในขณะที่ช่องว่างระหว่างผู้ให้บริการจะทำให้โรงแรมต้องพึ่งพาการทำงานแบบแมนนวล

บันทึกเวลาที่เปิดใช้งาน ชื่อผู้ให้บริการ รหัสที่พัก ประเภทการเชื่อมต่อที่เปิดใช้งาน และข้อมูลติดต่อฝ่ายสนับสนุน ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยลดเวลาในการแก้ปัญหาเมื่อการเปลี่ยนแปลงถูกปฏิเสธ

เมื่อการจองเข้าสู่ระบบ PMS โรงแรม จำนวนห้องพักควรลดลง และความพร้อมใช้งานล่าสุดควรส่งกลับไปยัง Expedia และช่องทางการขายอื่นๆ ที่เชื่อมต่อไว้ทั้งหมด channel manager โรงแรม ช่วยให้วงจรนี้อยู่ในกระบวนการทำงานของสินค้าคงคลังเดียวกัน แทนที่จะพึ่งพาพนักงานให้อัปเดต Partner Central หลังจากการจองแต่ละครั้ง

จับคู่ทุกประเภทห้องพักและแผนราคา

การจับคู่ (Mapping) คือการเชื่อมโยงรหัสผลิตภัณฑ์ของ Expedia เข้ากับรหัสผลิตภัณฑ์ของระบบ PMS โรงแรม ชื่ออาจแตกต่างกันได้ แต่ห้องพักและเงื่อนไขทางการค้าต้องเป็นข้อเสนอเดียวกัน

เริ่มต้นที่ประเภทห้องพัก เปรียบเทียบจำนวนผู้เข้าพัก รูปแบบเตียง กองสินค้าคงคลังจริง และดูว่า Expedia ขายแบบหมวดหมู่หรือเจาะจงห้อง อย่าจับคู่ห้องพักในระบบ PMS โรงแรมที่ไม่เกี่ยวข้องกันสองห้องเข้ากับห้องเดียวใน Expedia เพียงเพราะชื่อดูคล้ายกัน

จากนั้นให้จับคู่แผนราคา ข้อเสนอเฉพาะห้องพักที่ยืดหยุ่นได้ไม่ควรชี้ไปยังราคาแบบรวมอาหารเช้าที่ไม่สามารถคืนเงินได้ ตรวจสอบนโยบายการยกเลิก การรวมอาหาร ราคาตามจำนวนผู้เข้าพัก สกุลเงิน ภาษี สิทธิ์ของแพ็กเกจ และความสัมพันธ์ของราคาที่คำนวณมา

หลีกเลี่ยงการจับคู่แผนที่ไม่ได้ใช้งานหรือแผนทดสอบ ลบการจับคู่เก่าออกเมื่อแผนราคาถูกยกเลิก และทบทวนอีกครั้งทุกครั้งที่โรงแรมเพิ่มห้องพัก โปรโมชัน ตัวเลือกจำนวนผู้เข้าพัก หรือนโยบายการยกเลิก

เก็บทะเบียนการจับคู่ไว้โดยระบุรหัส Expedia, รหัส PMS, ชื่อที่แสดง, สถานะ และวันที่ทบทวน นี่จะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการวิเคราะห์ปัญหาเมื่อมีราคาถูกส่งไปยังผลิตภัณฑ์ที่ผิด

โหลดราคาห้องพัก ความพร้อมใช้งาน และข้อจำกัด

หลังจากการจับคู่ ให้ส่งสินค้าคงคลังและราคาสำหรับหน้าต่างการจองทั้งหมดของโรงแรม การเชื่อมต่ออาจดูปกติดีสำหรับเดือนหน้า ในขณะที่วันที่ในอนาคตยังคงปิดอยู่หรือว่างเปล่า

ทบทวนจำนวนห้องที่ขายได้ตามประเภทห้องและวันที่ ตรวจสอบราคาพื้นฐาน ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมตามจำนวนผู้เข้าพัก กฎสำหรับเด็กที่เกี่ยวข้อง จำนวนคืนเข้าพักขั้นต่ำ วันที่ปิดรับการจอง และข้อจำกัดการเช็คอินหรือเช็คเอาต์

ทดสอบในวันธรรมดาทั่วไป วันหยุดสุดสัปดาห์ ช่วงพีค และวันที่ที่อยู่ไกลออกไป Expedia Partner Central อาจแสดงการอัปเดตที่ยอมรับแล้ว ก่อนที่หน้าค้นหาสาธารณะที่แคชไว้ทุกหน้าจะแสดงผลตรงกัน คำแนะนำการทดสอบการเชื่อมต่ออย่างเป็นทางการของ Expedia ระบุว่าการแสดงราคาบนเว็บไซต์จริงบางส่วนอาจใช้เวลาในการรีเฟรช ในขณะที่ผลลัพธ์ในหน้าชำระเงินควรใช้ราคาปัจจุบัน

อย่าเขียนทับค่าซ้ำๆ ในขณะที่รอการเปลี่ยนแปลงของแคชสาธารณะ ยืนยันสถานะการอัปเดตในระบบผู้ให้บริการและ Partner Central จากนั้นทดสอบเส้นทางการจองในขั้นตอนสุดท้าย

ทดสอบวงจรการจอง

สร้างการจองที่สามารถยกเลิกได้ผ่านเว็บไซต์สำหรับผู้เข้าพักของ Expedia ในวันที่ที่มีความเสี่ยงต่ำ ยืนยันว่าระบบ PMS โรงแรมได้รับข้อมูลที่พัก ประเภทห้อง แผนราคา วันที่ จำนวนผู้เข้าพัก ราคา ภาษี หมายเลขยืนยันของ Expedia รูปแบบการชำระเงิน และสถานะการจองที่ถูกต้อง

ความพร้อมใช้งานควรลดลงหนึ่งครั้งในระบบ PMS โรงแรมและในช่องทางอื่นๆ ที่เชื่อมต่ออยู่ หากการจองมีมากกว่าหนึ่งห้อง ให้ตรวจสอบจำนวนที่ถูกต้อง

แก้ไขวันที่หรือจำนวนผู้เข้าพักหากการจองอนุญาต ระบบ PMS โรงแรมควรอัปเดตการจองที่มีอยู่แทนที่จะสร้างการจองซ้ำ จากนั้นยกเลิกและยืนยันว่าสถานะเปลี่ยนไปและสินค้าคงคลังกลับมาตามกฎการเติมเต็มที่ตั้งไว้

ทำซ้ำอีกครั้งกับห้องพักที่เหลือเพียงหนึ่งห้อง การทดสอบห้องสุดท้ายนี้จะเปิดเผยข้อผิดพลาดในการจับคู่และความพร้อมใช้งานที่การจองปกติอาจซ่อนไว้

สุดท้าย ขอให้ผู้ให้บริการสาธิตการอัปเดตที่ถูกปฏิเสธหรือข้อมูลรับรองที่ถูกตัดการเชื่อมต่อ พนักงานจำเป็นต้องเห็นการแจ้งเตือน วันที่ได้รับผลกระทบ สถานะการลองใหม่ และช่องทางการส่งเรื่อง

ตรวจสอบ Expedia Collect และ Hotel Collect

การซิงค์ข้อมูลการกระจายสินค้าและการจัดการการชำระเงินจะบรรจบกันในบันทึกการจอง

ด้วยรูปแบบ Expedia Collect โดยปกติแล้ว Expedia จะเก็บเงินจากนักเดินทาง และที่พักจะได้รับการชำระเงินตามวิธีการชำระบัญชีที่กำหนดไว้ ด้วยรูปแบบ Hotel Collect ที่พักจะรับผิดชอบในการเก็บเงินตามเงื่อนไขการจอง ความพร้อมให้บริการและการจัดการที่แน่นอนจะแตกต่างกันไปตามตลาดและข้อตกลง

ระบบ PMS โรงแรมควรระบุรูปแบบ จำนวนเงินที่คาดหวัง สกุลเงิน บัตรเสมือน หรือคำแนะนำในการชำระเงินที่ให้มาอย่างชัดเจน และยอดคงเหลือใดๆ ที่ผู้เข้าพักยังค้างชำระที่ที่พัก

อย่าถือเอายอดรวมทั้งหมดของผู้เข้าพักเป็นรายได้สุทธิของโรงแรมโดยไม่พิจารณาภาษี ค่าธรรมเนียม คอมมิชชัน ส่วนลด และเงื่อนไขการชำระบัญชี พนักงานแผนกต้อนรับต้องการคำแนะนำในการชำระเงินสำหรับการปฏิบัติงาน ส่วนแผนกบัญชีต้องการการกระทบยอดในภายหลัง

ทดสอบทั้งสองรูปแบบหากที่พักใช้ทั้งคู่ การจับคู่ห้องพักที่ถูกต้องไม่ได้รับประกันว่าระบบจะเข้าใจเส้นทางการชำระเงินและฟิลด์รายได้อย่างถูกต้อง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเชื่อมต่อ Expedia

ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่มาจากความเป็นเจ้าของการตั้งค่ามากกว่ามาจาก API

• เปิดใช้งานการเชื่อมต่อเพียงประเภทเดียว: มีการจองเข้ามา แต่ราคาห้องพักและความพร้อมใช้งานยังคงต้องทำแบบแมนนวล หรือในทางกลับกัน
• การจับคู่ห้องพักหรือราคาผิดพลาด: ผลิตภัณฑ์ของ Expedia อัปเดตสินค้าคงคลังหรือราคาของระบบ PMS โรงแรมผิดพลาด
• ราคาตามจำนวนผู้เข้าพักไม่สมบูรณ์: ค่าสำหรับผู้เข้าพักหนึ่งท่าน สองท่าน เด็ก หรือบุคคลเสริม ทำให้ได้ยอดรวมที่ไม่ตรงตามคาด
• ไม่มีสินค้าคงคลังในอนาคต: วันที่ใกล้ๆ ทำงานได้ปกติ แต่วันในเดือนถัดๆ ไปดูเหมือนจะขายหมดแล้ว
• มีผู้ให้บริการสองรายที่ยังคงใช้งานได้: ระบบเก่าและระบบใหม่แข่งขันกันอัปเดตข้อมูลบน Expedia
• เข้าใจรูปแบบการชำระเงินผิดพลาด: การจองแบบ Expedia Collect และ Hotel Collect ได้รับการปฏิบัติจากแผนกต้อนรับเหมือนกัน

ปัญหาอื่นๆ ได้แก่ แผนราคาที่ปิดไปแล้ว ข้อมูลการเข้าสู่ระบบหมดอายุ สกุลเงินไม่ถูกต้อง ข้อจำกัดที่ไม่รองรับ และพนักงานทำการเปลี่ยนแปลงตามปกติใน Partner Central หลังจากที่ระบบ PMS โรงแรมกลายเป็นแหล่งข้อมูลหลักแล้ว

แก้ไขสาเหตุ ส่งข้อมูลที่ได้รับผลกระทบอีกครั้ง และทดสอบในมุมของผู้เข้าพักแบบเต็มรูปแบบอีกรอบ ป้ายการเชื่อมต่อสีเขียวเพียงอย่างเดียวไม่ใช่ข้อพิสูจน์

เฝ้าระวังในช่วง 48 ชั่วโมงแรก

เปิดใช้งานในช่วงที่ยอดขายเบาบาง ดีกว่าเปิดใช้งานก่อนงานกิจกรรมสำคัญทันที ถ่ายภาพหน้าจอความพร้อมใช้งานและราคาบน Expedia ไว้ก่อนจะเปลี่ยนระบบ

สำหรับสองวันแรก ให้ทบทวนการจองใหม่ การแก้ไข และการยกเลิกจาก Expedia ทุกรายการ เปรียบเทียบสินค้าคงคลังของอีก 30 วันข้างหน้า และราคาที่เป็นตัวแทนในหลายๆ รายการ ระหว่างระบบ PMS โรงแรม, Partner Central และหน้าชำระเงินสาธารณะ

จับตาดูการอัปเดตที่ถูกปฏิเสธ ผลิตภัณฑ์ที่ไม่ได้จับคู่ การจองที่ไม่ได้รับการตอบรับ บันทึกที่ซ้ำซ้อน ความแตกต่างของสกุลเงิน และสินค้าคงคลังที่ไม่กลับคืนมาหลังจากการยกเลิก

หลังจากระบบเสถียรแล้ว ให้ทบทวนข้อยกเว้นเป็นประจำทุกวันและตรวจสอบการจับคู่ตามกำหนดการ ทบทวนการจับคู่ทุกครั้งที่ Expedia หรือโรงแรมเปลี่ยนแปลงประเภทห้อง แผนราคา กฎเกี่ยวกับจำนวนผู้เข้าพัก โปรโมชัน หรือนโยบาย

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเชื่อมต่อระบบ PMS โรงแรมกับ Expedia

โรงแรมอิสระจำเป็นต้องมี channel manager โรงแรมสำหรับ Expedia หรือไม่?

ไม่เสมอไป แต่มันจะใช้งานได้จริงเมื่อโรงแรมขายผ่าน Expedia รวมถึง OTA อื่นๆ หรือระบบจองตรงของโรงแรม ผู้จัดการช่องทางจะกระจายสินค้าคงคลังที่แชร์กันจากระบบ PMS โรงแรม และลดการอัปเดตบนเอ็กซ์ทราเน็ตแบบแยกส่วน

อะไรควรจะซิงค์ระหว่างระบบ PMS โรงแรมและ Expedia?

อย่างน้อยที่สุด โรงแรมมักต้องการราคาห้องพัก ความพร้อมใช้งาน ข้อจำกัดที่รองรับ การจองใหม่ การแก้ไข และการยกเลิก เนื้อหา โปรโมชัน ฟิลด์การชำระเงิน และนโยบายจะขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและขอบเขตการเชื่อมต่อ

ทำไม Expedia ถึงแสดงราคาห้องพักผิด?

สาเหตุที่พบบ่อยได้แก่ การจับคู่แผนราคาผิดพลาด ราคาตามจำนวนผู้เข้าพักไม่สมบูรณ์ การกำหนดค่าสกุลเงินหรือภาษี ข้อผิดพลาดของราคาที่คำนวณมา การซ้อนทับของโปรโมชัน หรือความล่าช้าในการแสดงผลสาธารณะที่แคชไว้ ยืนยันราคาชำระเงินสุดท้ายและติดตามตรวจสอบผลิตภัณฑ์ที่จับคู่ไว้

พนักงานยังสามารถแก้ไขราคาใน Partner Central หลังจากเชื่อมต่อแล้วได้หรือไม่?

ได้เฉพาะเมื่อกระบวนการทำงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรรองรับการแทนที่ที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น หากระบบ PMS โรงแรมเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับราคา การแก้ไขตามปกติใน Partner Central อาจถูกเขียนทับหรือสร้างผลลัพธ์ที่ไม่สอดคล้องกันได้

มองว่าสถานะการเชื่อมต่อเป็นเพียงจุดเริ่มต้น

การเชื่อมต่อระบบ PMS โรงแรมกับ Expedia จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อวงจรการจองเต็มรูปแบบทำงานได้ ไม่ใช่แค่ตอนที่ Partner Central ระบุชื่อผู้ให้บริการเท่านั้น

เตรียมผลิตภัณฑ์ของ Expedia ให้พร้อม เปิดใช้งานประเภทการเชื่อมต่อที่จำเป็น จับคู่ห้องพักและราคาทุกรายการ โหลดหน้าต่างการจองทั้งหมด และทดสอบการจอง การแก้ไข การยกเลิก การจัดการการชำระเงิน และความพร้อมใช้งานของห้องพักห้องสุดท้าย

สำหรับโรงแรมอิสระ วินัยดังกล่าวจะเปลี่ยน Expedia จากภาระงานเอ็กซ์ทราเน็ตที่แยกส่วนกัน ให้กลายเป็นส่วนหนึ่งที่ควบคุมได้ในกระบวนการกระจายสินค้าของระบบ PMS โรงแรม