จากสเปรดชีตสู่ระบบ PMS โรงแรม: วิธีทำความสะอาดข้อมูลก่อนนำเข้า

เหตุใดการนำเข้าข้อมูลจึงล้มเหลวตั้งแต่ยังไม่เริ่ม

การนำเข้าข้อมูลฟังดูน่าสนใจเพราะเหมือนเป็นกระบวนการขั้นตอนเดียว เพียงส่งออกสเปรดชีต อัปโหลดเข้าสู่ระบบ PMS ก็เสร็จเรียบร้อย แต่ในทางปฏิบัติ การนำเข้าเป็นปัญหาด้านรูปแบบและความครบถ้วนของข้อมูลก่อนที่จะเป็นปัญหาทางเทคนิค

ระบบ PMS โรงแรม ต้องการข้อมูลที่มีโครงสร้างชัดเจน ระเบียนผู้เข้าพักต้องมีชื่อ นามสกุล และข้อมูลติดต่ออย่างน้อยหนึ่งช่อง ประเภทห้องต้องมีชื่อที่ใช้สอดคล้องกัน จำนวนห้องที่กำหนดไว้ และจำนวนผู้เข้าพักสูงสุด ส่วนการจองต้องมีข้อมูลอ้างอิงผู้เข้าพัก วันที่ ประเภทห้อง ราคา และช่องทางการจอง ข้อมูลในสเปรดชีตที่สะสมขึ้นตามการใช้งานตลอด 3 หรือ 4 ปีแทบไม่เคยเป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านี้ทั้งหมดโดยไม่ต้องปรับแก้

ขั้นตอนการทำความสะอาดข้อมูลไม่ใช่สิ่งที่เลือกข้ามได้ เพราะเป็นตัวตัดสินว่าข้อมูลจะถูกนำเข้าอย่างราบรื่น หรือต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงแก้ไขด้วยตนเองภายหลัง

ก่อนเริ่มต้น: จับคู่ข้อมูลที่มีอยู่กับข้อมูลที่ระบบ PMS ต้องการ

ก่อนแก้ไขสเปรดชีต ให้ดาวน์โหลดเทมเพลตนำเข้าหรือข้อกำหนดของช่องข้อมูลจากระบบ PMS ก่อน ระบบส่วนใหญ่มีไฟล์ CSV ตัวอย่างหรือคู่มือการนำเข้าที่ระบุช่องข้อมูลบังคับและช่องข้อมูลเสริมสำหรับผู้เข้าพัก ห้องพัก ราคา และการจอง เอกสารดังกล่าวคือรูปแบบเป้าหมาย โดยหน้าที่ของการทำความสะอาดสเปรดชีตคือปรับโครงสร้างข้อมูลเดิมให้ตรงกับรูปแบบนั้น

ตรวจสอบข้อมูลแต่ละหมวดหมู่ในสเปรดชีตดังนี้:

• มีระเบียนผู้เข้าพักที่ไม่ซ้ำกันกี่รายการ และช่องข้อมูลใดบ้างที่กรอกไว้ในระเบียนส่วนใหญ่
• มีชื่อห้องที่ใช้งานอยู่กี่ชื่อ และชื่อเหล่านั้นหมายถึงประเภทห้องหรือห้องพักแต่ละห้อง
• มีการบันทึกรายละเอียดแผนราคาไว้อย่างชัดเจนหรือไม่ หรือคอลัมน์ราคาเป็นเพียงตัวเลข
• มีการจองในอนาคตอยู่ในรายการกี่รายการ และข้อมูลครบถ้วนหรือไม่

การตรวจสอบนี้จะช่วยระบุว่าส่วนใดต้องใช้ความพยายามในการทำความสะอาดมากที่สุด และข้อมูลหมวดหมู่ใดอาจป้อนใหม่ด้วยตนเองได้เร็วกว่าการทำความสะอาดแล้วนำเข้า

การทำความสะอาดรายชื่อผู้เข้าพัก

รายชื่อผู้เข้าพักมักเป็นหมวดหมู่ที่ยุ่งเหยิงที่สุด เมื่อผ่านไปหลายปี สเปรดชีตของโรงแรมขนาดเล็กทั่วไปจะสะสมข้อมูลผู้เข้าพักรายเดียวกันที่ถูกบันทึกด้วยอีเมลต่างกันจากช่องทางการจองหลายแห่ง ชื่อที่เขียนหลายรูปแบบ (J. Smith, John Smith หรือ Smith, John) และข้อมูลจากการจองเพียงครั้งเดียวที่ไม่มีข้อมูลติดต่อซึ่งใช้งานได้

ลบข้อมูลซ้ำเป็นอันดับแรก ใน Excel หรือ Google Sheets ให้จัดเรียงตามอีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ แล้วค้นหาแถวที่ผู้เข้าพักรายเดียวกันปรากฏหลายครั้ง เก็บระเบียนที่มีข้อมูลครบถ้วนที่สุดไว้และลบรายการที่เหลือ หากผู้เข้าพักเคยเข้าพัก 5 ครั้งแต่ปรากฏเป็น 5 แถวแยกกัน ให้รวมระเบียนเหล่านั้นเข้าด้วยกัน

กำหนดรูปแบบชื่อให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ระบบ PMS ส่วนใหญ่จัดเก็บชื่อและนามสกุลไว้คนละช่อง คอลัมน์ในสเปรดชีตที่มีข้อความอย่าง "Smith, John" หรือ "John Smith (Booking.com)" จึงต้องแยกข้อมูลก่อนนำเข้า ใช้เครื่องมือแปลงข้อความเป็นคอลัมน์หรือสูตรในสเปรดชีตเพื่อแยกช่องข้อมูลอย่างถูกต้อง

ทำเครื่องหมายระเบียนที่ข้อมูลไม่ครบถ้วน แถวข้อมูลผู้เข้าพักที่ไม่มีทั้งอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์จะไม่สามารถรับข้อความอัตโนมัติได้ ให้ตัดสินใจว่าจะนำเข้าระเบียนเหล่านี้ตามสภาพเดิม ซึ่งจะมีเพียงชื่อโดยไม่มีช่องทางติดต่อ หรือจะไม่นำเข้า โดยทั่วไป การนำเข้าข้อมูลผู้เข้าพักย้อนหลังทุกรายโดยไม่คำนึงถึงคุณภาพข้อมูลไม่คุ้มกับภาระการทำความสะอาดที่ตามมา

คัดกรองผู้เข้าพักล่าสุดและผู้เข้าพักประจำ ผู้เข้าพักที่เข้าพักครั้งล่าสุดนานกว่า 2 ปีและไม่เคยกลับมาอีกมีแนวโน้มสร้างคุณค่าให้ระบบใหม่น้อย การนำเข้าข้อมูลเหล่านี้เพิ่มเพียงปริมาณโดยไม่ได้เพิ่มประโยชน์ แนวทางคัดกรองที่ใช้ได้จริงคือ นำเข้าผู้เข้าพักที่เคยเข้าพักอย่างน้อย 2 ครั้ง หรือเคยเข้าพักภายในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา

การกำหนดชื่อห้องและประเภทห้องให้เป็นมาตรฐาน

ระบบ PMS จัดการสินค้าคงคลังตามประเภทห้อง ซึ่งเป็นหมวดหมู่ที่รวมห้องจริงซึ่งมีสิ่งอำนวยความสะดวก ราคา และความจุเท่ากันไว้ด้วยกัน แต่สเปรดชีตมักบันทึกห้องแต่ละห้องโดยใช้ชื่อไม่สอดคล้องกัน เช่น "Room 101" "Deluxe King 2nd Floor" "Ocean View – king" และ "OK king" อาจหมายถึงห้องประเภทเดียวกันในแถวต่าง ๆ ที่พนักงานหลายคนบันทึกไว้คนละช่วงเวลา

ก่อนนำเข้า ให้กำหนดประเภทห้องที่จะใช้ในระบบ PMS สำหรับที่พักที่มี 12 ห้อง อาจแบ่งเป็น 3 หรือ 4 ประเภท ได้แก่ Standard Queen, Standard King, Deluxe King และ Accessible Queen โดยห้องจริงแต่ละห้องต้องจับคู่กับประเภทใดประเภทหนึ่งเพียงประเภทเดียว

เมื่อกำหนดประเภทห้องแล้ว ให้ตรวจสอบสเปรดชีตเพื่อหารูปแบบชื่อห้องที่แตกต่างกันแต่หมายถึงประเภทเดียวกัน และปรับให้เป็นมาตรฐาน ชื่อที่ใช้ในการนำเข้าต้องตรงกับชื่อที่ตั้งค่าไว้ในระบบ PMS ทุกตัวอักษร เพราะการจองที่นำเข้าด้วยชื่อ "Deluxe King" จะไม่เชื่อมโยงกับประเภทห้องที่ชื่อ "King Deluxe"

นอกจากนี้ ต้องแยกความแตกต่างระหว่างชื่อห้องกับหมายเลขห้องให้ชัดเจน ระบบ PMS บางระบบใช้หมายเลขห้องสำหรับการจัดสรรภายใน และใช้ชื่อประเภทห้องสำหรับแสดงในหน้าจอง สเปรดชีตอาจรวมข้อมูลทั้งสองอย่างไว้ด้วยกัน จึงต้องแยกออกก่อนนำเข้า

การเตรียมแผนราคา

แผนราคากำหนดโครงสร้างราคาของประเภทห้อง ได้แก่ ราคาต่อคืน เงื่อนไขที่ใช้กับราคานั้น เช่น วันที่ ระยะเวลาการเข้าพัก และจำนวนผู้เข้าพัก รวมถึงช่องทาง OTA ที่เชื่อมต่อ หากมี

สเปรดชีตของ โรงแรมขนาดเล็กส่วนใหญ่ ไม่ได้บันทึกแผนราคาเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง แต่เพียงใส่ตัวเลขไว้ในคอลัมน์ราคาโดยไม่ระบุว่าใช้กับวันธรรมดา วันหยุดสุดสัปดาห์ ช่วงที่มีความต้องการสูง หรือทุกช่วงที่กล่าวมา ก่อนนำเข้า ให้ตัดสินใจว่าระบบ PMS จะใช้แผนราคาใด และราคาแต่ละรายการในสเปรดชีตจะจับคู่กับแผนใด

นำเข้าเฉพาะแผนราคาที่ยังใช้งานอยู่ ไม่จำเป็นต้องย้ายราคาตามฤดูกาลในอดีตที่ไม่ได้ใช้อีกต่อไป สิ่งสำคัญคือการนำเข้าราคาที่ใช้กับการจองที่กำลังจะมาถึงให้ถูกต้อง

หากที่พักใช้ราคาแตกต่างกันตามช่องทาง เช่น ราคาสุทธิสำหรับ Booking.com และราคาจองตรงสำหรับการจองทางโทรศัพท์ ให้ตรวจสอบก่อนนำเข้าว่าระบบ PMS จัดการราคาเหล่านี้อย่างไร บางระบบกำหนดให้สร้างแผนราคาแยกตามช่องทาง ขณะที่บางระบบใช้ราคาฐานแล้วคำนวณตามกฎค่าคอมมิชชันเพิ่มเติม การนำเข้าราคาเฉพาะช่องทางลงในช่องราคาฐานจะทำให้ตัวเลขไม่ถูกต้องโดยที่ระบบไม่แจ้งข้อผิดพลาด

การย้ายข้อมูลการจองในอนาคต

การจองในอนาคตเป็นข้อมูลที่ส่งผลกระทบมากที่สุดในการนำเข้า หากผู้เข้าพักที่มีการจองในเดือนหน้าไม่ปรากฏในระบบ PMS ใหม่ ที่พักจะพบปัญหานี้ในขั้นตอนเช็กอิน ไม่ใช่ระหว่างการย้ายระบบ

ส่งออกการจองในอนาคตทั้งหมดจากสเปรดชีตปัจจุบัน ตั้งแต่วันนี้ไปจนถึงอย่างน้อย 90 วันข้างหน้า สำหรับการจองแต่ละรายการ ช่องข้อมูลขั้นต่ำที่ต้องมี ได้แก่ ชื่อผู้เข้าพัก วันที่เช็กอิน วันที่เช็กเอาต์ ประเภทห้อง ราคาต่อคืน ยอดรวม ช่องทางต้นทาง และสถานะการชำระเงิน (รับเงินมัดจำแล้ว มียอดค้างชำระ หรือชำระเต็มจำนวนแล้ว)

หลังนำเข้า ให้ตรวจสอบการจองในอนาคตทุกรายการเทียบกับสเปรดชีตต้นฉบับทีละแถว ตรวจสอบว่าวันที่ถูกถ่ายโอนอย่างถูกต้อง เพราะรูปแบบวันที่ไม่ตรงกันเป็นข้อผิดพลาดจากการนำเข้าที่พบบ่อยที่สุด ประเภทห้องจับคู่ถูกต้อง และสถานะการชำระเงินแม่นยำ การจองใดที่แสดงว่าชำระเต็มจำนวนแล้วทั้งที่ยังมียอดค้าง หรือในทางกลับกัน ต้องได้รับการแก้ไขก่อนผู้เข้าพักมาถึง

สำหรับการจองผ่าน OTA ให้ตรวจสอบระเบียนที่นำเข้าเทียบกับข้อมูลยืนยันบนแพลตฟอร์ม OTA ระเบียนในระบบ PMS และระเบียนใน OTA ควรแสดงวันที่ ประเภทห้อง และชื่อผู้เข้าพักตรงกัน

ข้อมูลที่ควรละไว้

เมื่อต้องย้ายระบบ ผู้คนมักต้องการย้ายข้อมูลทุกอย่าง ซึ่งทำให้ชุดข้อมูลนำเข้ามีขนาดใหญ่เกินจำเป็น ใช้เวลาทำความสะอาดนานขึ้น และเพิ่มข้อมูลรบกวนในระบบที่ทีมงานยังอยู่ระหว่างเรียนรู้

ข้อมูลที่ควรละไว้:

• การจองที่ยกเลิกแล้ว (เป็นข้อมูลบันทึก ไม่ใช่ข้อมูลที่ยังใช้งานอยู่)
• ผู้เข้าพักที่เคยเข้าพักเพียงครั้งเดียวเมื่อกว่า 2 ปีก่อนและไม่มีข้อมูลติดต่อ
• แผนราคาย้อนหลังจากฤดูกาลที่สิ้นสุดไปแล้ว
• การจองผ่าน OTA ที่แพลตฟอร์มจะส่งเข้าสู่ระบบ PMS โดยอัตโนมัติเมื่อเปิดใช้งานการเชื่อมต่อช่องทางแล้ว

ข้อมูลที่ควรให้ความสำคัญ:

• การจองในอนาคตทั้งหมด
• ผู้เข้าพักประจำและผู้เข้าพักที่เคยเข้าพักภายในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา
• แผนราคาที่ใช้กับการจองที่ยืนยันแล้วหรือการจองในระยะใกล้

คำถามที่พบบ่อย

ควรนำเข้าข้อมูลใดบ้างเมื่อย้ายจากสเปรดชีตไปยังระบบ PMS โรงแรม

ข้อมูล 4 หมวดหมู่ที่ควรนำเข้า ได้แก่ รายชื่อผู้เข้าพัก ประเภทและชื่อห้อง แผนราคาที่ยังใช้งานอยู่ และการจองในอนาคต ในบรรดาข้อมูลเหล่านี้ การจองในอนาคตเร่งด่วนที่สุด เพราะการจองที่กำลังจะมาถึงซึ่งถ่ายโอนไม่ถูกต้องจะก่อให้เกิดปัญหาในขั้นตอนเช็กอิน ส่วนประวัติผู้เข้าพักและการจองย้อนหลังสามารถเลือกนำเข้าเฉพาะบางรายการหรือทยอยป้อนใหม่ได้ โดยไม่จำเป็นต้องครบถ้วนก่อนวันแรกที่เปิดใช้งานระบบจริง

ควรทำความสะอาดรายชื่อผู้เข้าพักของโรงแรมอย่างไรก่อนนำเข้าสู่ระบบ PMS

ลบระเบียนซ้ำโดยจัดเรียงตามอีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ และเก็บรายการของผู้เข้าพักแต่ละรายที่มีข้อมูลครบถ้วนที่สุดไว้ กำหนดรูปแบบชื่อให้เป็นมาตรฐานโดยแยกชื่อและนามสกุลไว้คนละช่อง ทำเครื่องหมายหรือลบระเบียนที่ไม่มีข้อมูลติดต่อ และคัดกรองรายชื่อให้เหลือเฉพาะผู้เข้าพักที่เคยเข้าพักมากกว่า 1 ครั้ง หรือเคยเข้าพักภายในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา เพราะการนำเข้าระเบียนทุกอย่างที่เคยบันทึกไว้จะเพิ่มเพียงปริมาณโดยไม่ได้เพิ่มประโยชน์

เหตุใดชื่อห้องจึงก่อให้เกิดปัญหาในการนำเข้าข้อมูลสู่ระบบ PMS โรงแรม

PMS จัดระเบียบห้องพักตามประเภทห้อง ไม่ใช่ตามชื่อห้องแต่ละห้อง หากตั้งชื่อในสเปรดชีตไม่สอดคล้องกัน เช่น ห้องประเภทเดียวกันถูกบันทึกเป็น "King", "King Room", "Deluxe King" และ "Room 101 King" เมื่อนำเข้าข้อมูล ระบบจะพบระเบียนที่ไม่ตรงกับประเภทห้องใด ๆ ที่กำหนดไว้ วิธีแก้คือกำหนดประเภทห้องของที่พักให้เรียบร้อยก่อนนำเข้าข้อมูล และปรับชื่อห้องทุกรายการในสเปรดชีตให้เป็นมาตรฐานเดียวกันและตรงกับชื่อที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด

เมื่อเปลี่ยนมาใช้ PMS ควรนำเข้าการจองล่วงหน้าไปไกลเพียงใด

นำเข้าการจองทั้งหมดตั้งแต่วันนี้ไปจนถึงอย่างน้อย 90 วันข้างหน้า หลังจากนำเข้าแล้ว ให้ตรวจสอบแต่ละระเบียนเทียบกับสเปรดชีตต้นฉบับเพื่อค้นหาข้อผิดพลาดด้านรูปแบบวันที่ ประเภทห้องที่ไม่ตรงกัน และสถานะการชำระเงินที่คลาดเคลื่อน นอกจากนี้ ควรตรวจสอบการจองจาก OTA เทียบกับข้อมูลยืนยันการจองบนแพลตฟอร์ม OTA โดยตรง ระเบียนใน PMS และข้อมูลยืนยันจาก OTA ต้องตรงกันทั้งวันที่ ประเภทห้อง และชื่อผู้เข้าพัก ก่อนเปิดใช้งานการเชื่อมต่อช่องทางการขาย

เมื่อต้องย้ายข้อมูลจากสเปรดชีตไปยังระบบ PMS โรงแรม มีข้อมูลใดบ้างที่ไม่ควรนำเข้า

ไม่ควรนำเข้าการจองที่ยกเลิกแล้ว ข้อมูลผู้เข้าพักที่เคยเข้าพักเพียงครั้งเดียวเมื่อกว่าสองปีก่อนและไม่มีข้อมูลติดต่อ แผนอัตราค่าห้องพักย้อนหลังจากฤดูกาลที่สิ้นสุดไปแล้ว รวมถึงการจองจาก OTA ที่แพลตฟอร์มจะส่งเข้าสู่ PMS โดยอัตโนมัติหลังเปิดใช้งานการเชื่อมต่อช่องทางการขาย การนำเข้าระเบียนที่ไม่มีประโยชน์ต่อการดำเนินงานจะเพิ่มภาระในการทำความสะอาดข้อมูลให้กับกระบวนการย้ายข้อมูลที่ต้องอาศัยการตรวจสอบอย่างรอบคอบอยู่แล้ว