สิทธิ์ผู้ใช้งานระบบ PMS โรงแรม: วิธีให้สิทธิ์เข้าถึงแก่พนักงานโดยไม่เสียการควบคุม

ทำไมสิทธิ์ผู้ใช้งานถึงสำคัญในระบบ PMS โรงแรม

ระบบ PMS โรงแรมจัดเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนสามประเภท: ข้อมูลการชำระเงินของแขก, บันทึกข้อมูลระบุตัวตนส่วนบุคคล และข้อมูลราคาห้องพักและรายได้ ไม่ใช่ พนักงาน ทุกคนจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลทั้งสามประเภทนี้ หัวหน้างานแม่บ้านไม่จำเป็นต้องดูโทเค็นบัตรเครดิต พนักงานแผนกต้อนรับไม่จำเป็นต้องแก้ไขแผนราคาหรือส่งออกฐานข้อมูลผู้ติดต่อของแขกทั้งหมด

เมื่อไม่ได้ตั้งค่าสิทธิ์อย่างถูกต้อง ความเสี่ยงจะเกิดขึ้นสองทาง ประการแรก หากข้อมูลประจำตัวของพนักงานถูกเจาะ ผู้โจมตีจะสามารถเข้าถึงทุกสิ่งที่บัญชีนั้นเข้าถึงได้ ประการที่สอง พนักงานที่มีสิทธิ์การเข้าถึงกว้างเกินกว่าที่บทบาทของตนต้องการอาจทำการเปลี่ยนแปลง — ไม่ว่าจะตั้งใจหรือไม่ได้ตั้งใจ — กับข้อมูลที่พวกเขาไม่ควรยุ่งเกี่ยว

การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาทในระบบ PMS โรงแรมไม่ใช่แค่การทำเครื่องหมายในช่องการปฏิบัติตามข้อกำหนด แต่มันคือโครงสร้างการทำงานที่จำกัดขอบเขตความเสียหายหากบัญชีใดบัญชีหนึ่งถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด ตั้งค่าผิดพลาด หรือถูกเจาะข้อมูล

คู่มือนี้จะจัดทำแผนผังโปรไฟล์สิทธิ์การเข้าถึงที่เหมาะสมสำหรับแต่ละบทบาทหลักหกประการที่พบในโรงแรมอิสระและเครือโรงแรมขนาดเล็ก

บทบาทที่ 1: เจ้าของ

บัญชีเจ้าของมีระดับสิทธิ์สูงสุดและควรเป็นของเจ้าของที่พักหรือผู้อำนวยการที่มีรายชื่อซึ่งมีความรับผิดชอบตามกฎหมายเท่านั้น ไม่ใช่บัญชีเริ่มต้นสำหรับการจัดการรายวัน

สิทธิ์การเข้าถึงระดับเจ้าของรวมถึง: การรายงานรายได้และกระแสเงินสดทั้งหมดในทุกที่พัก, การสร้างและแก้ไขแผนราคาห้องพัก, การสร้างและปิดใช้งานบัญชีพนักงาน, การกำหนดค่าสิทธิ์สำหรับบทบาทอื่นๆ ทั้งหมด, การเข้าถึงการส่งออกข้อมูลแขกทั้งหมด และการจัดการสัญญาและการสมัครสมาชิก

ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างสิทธิ์การเข้าถึงของเจ้าของและผู้จัดการคือการควบคุมบัญชีอื่นๆ และการเข้าถึงการตั้งค่าการเรียกเก็บเงินและการสมัครสมาชิก บัญชีเจ้าของสามารถสร้างและลบบัญชีผู้จัดการได้ แต่บัญชีผู้จัดการไม่สามารถทำได้

เจ้าของ ควรใช้ข้อมูลการเข้าสู่ระบบแยกต่างหาก — ไม่ใช้ร่วมกับพนักงานคนใด — และควรเปิดใช้งานการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัยหากระบบ PMS รองรับ

บทบาทที่ 2: ผู้จัดการที่พัก

บทบาทผู้จัดการที่พักครอบคลุมการดูแลการดำเนินงานรายวัน — กำกับดูแลแผนกต้อนรับ, จัดการการปรับราคาห้องพักภายในขอบเขตที่กำหนด, เข้าถึงข้อมูลการจองทั้งหมด และจัดทำรายงานเพื่อให้เจ้าของตรวจสอบ

สิทธิ์ของผู้จัดการที่พักมักจะรวมถึง: สิทธิ์ในการอ่านและเขียนข้อมูลการจองทั้งหมด, การดูและแก้ไขแผนราคาภายในพารามิเตอร์ที่ได้รับอนุมัติ, การเข้าถึงรายงานรายได้และอัตราการเข้าพัก, การมองเห็นตารางเวลาของพนักงาน, ความสามารถในการดำเนินการคืนเงินและปรับยอดค่าใช้จ่าย และสิทธิ์การเข้าถึงการตั้งค่า channel manager โรงแรม (OTA)

ขอบเขตสิทธิ์ที่สำคัญระหว่างผู้จัดการและเจ้าของคือ: ผู้จัดการไม่ควรสามารถสร้างหรือลบบบัญชีระดับผู้จัดการอื่นๆ, แก้ไขการตั้งค่าการเรียกเก็บเงินหรือการสมัครสมาชิก, หรือเริ่มต้นการส่งออกข้อมูลแขกทั้งหมดโดยไม่มีขั้นตอนการอนุมัติ ฟังก์ชันเหล่านี้มีความเสี่ยงสูงกว่าและควรอยู่ในระดับเจ้าของเท่านั้น

สำหรับโรงแรมที่มีที่พักแห่งเดียวซึ่งเจ้าของและผู้จัดการที่พักเป็นบุคคลเดียวกัน ทั้งสองบทบาทนี้อาจยุบรวมเป็นบัญชีเดียวได้ — แต่เมื่อเป็นบุคคลที่แยกจากกัน การแบ่งแยกความแตกต่างดังกล่าวก็คุ้มค่าที่จะบังคับใช้ในการตั้งค่าสิทธิ์

บทบาทที่ 3: พนักงานแผนกต้อนรับ

แผนกต้อนรับ พนักงานในส่วนนี้เป็นผู้ใช้งานระบบ PMS โรงแรมที่มีปริมาณการใช้งานสูงสุด พวกเขาต้องการการเข้าถึงอย่างรวดเร็วไปยังฟังก์ชันที่ใช้งานในทุกกะ — และถูกจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงในส่วนอื่นๆ ทั้งหมด

สิทธิ์ของพนักงานแผนกต้อนรับควรประกอบด้วย: การค้นหาข้อมูลการจองและการเช็คอิน, การดำเนินการเช็คเอาต์, การจัดสรรและปรับเปลี่ยนห้องพัก, การรับชำระเงินและการจัดการยอดบัญชีแขกสำหรับกะที่ได้รับมอบหมาย, การดูสถานะห้องพัก และการสร้างและแก้ไขบันทึกโปรไฟล์แขก

พนักงานแผนกต้อนรับไม่ควรมีสิทธิ์เข้าถึง: การแก้ไขแผนราคาห้องพัก, การส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อของแขก, การรายงานรายได้ย้อนหลังที่นอกเหนือจากอัตราการเข้าพักพื้นฐาน, ความสามารถในการลบข้อมูลการจองหรือโปรไฟล์แขกอย่างถาวร, หรือการเข้าถึงบัญชีพนักงานคนอื่น

ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับสิทธิ์ที่พบบ่อยที่สุดในการกำหนดค่าระบบ PMS โรงแรมคือการให้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบเต็มรูปแบบแก่พนักงานแผนกต้อนรับ เพราะเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดระหว่างการตั้งค่าระบบ สิทธิ์การเข้าถึงระดับนี้แทบจะไม่ถูกยกเลิกเลยเมื่อทีมเติบโตและเปลี่ยนแปลงไป เมื่อเวลาผ่านไป ที่พักจะสะสมบัญชีที่เข้าถึงได้ทั้งหมดหลายบัญชีซึ่งถือครองโดยพนักงานที่ต้องการใช้งานเพียงเศษเสี้ยวของขอบเขตสิทธิ์เหล่านั้น

บทบาทที่ 4: งานแม่บ้าน

งานแม่บ้าน ต้องการโปรไฟล์สิทธิ์ที่มีขอบเขตจำกัดอย่างเคร่งครัด ขั้นตอนการทำงานภายในระบบ PMS ของพวกเขานั้นแคบ: ดูรายการสถานะห้องพักของวันนี้, อัปเดตสถานะห้องพักเมื่อทำความสะอาดเสร็จแล้ว, และดูเวลาที่แขกจะมาถึงและออกไปเพื่อวางแผนความพร้อมของห้องพัก

สิทธิ์ของงานแม่บ้านควรประกอบด้วย: การดูและอัปเดตสถานะห้องพัก (มีแขกพักอยู่, ว่างยังไม่ทำความสะอาด, ว่างทำความสะอาดแล้ว, ปิดซ่อม), รายการแขกมาถึงและออกไปในวันนี้พร้อมเวลาที่คาดไว้, และการดูการมอบหมายงานหากระบบ PMS มีโมดูลงานแม่บ้าน

บัญชีงานแม่บ้านต้องไม่มีสิทธิ์เข้าถึง: รายละเอียดการติดต่อของแขก, ข้อมูลการชำระเงินทุกประเภท, ข้อมูลราคาห้องพักหรือรายได้, การแก้ไขการจอง, หรือความสามารถในการเช็คอินหรือเช็คเอาต์ให้กับแขกโดยเด็ดขาด

การเข้าถึงผ่านแอปมือถือมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบทบาทนี้ พนักงานงานแม่บ้านไม่ได้นั่งประจำโต๊ะ ระบบ PMS โรงแรมที่ให้สิทธิ์การเข้าถึงสำหรับงานแม่บ้านผ่านแอปมือถือ — แทนที่จะต้องใช้แท็บเล็ตส่วนรวมที่แผนกต้อนรับ — ช่วยให้สามารถอัปเดตสถานะห้องพักได้แบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องสร้างปัญหาจากการใช้ข้อมูลเข้าสู่ระบบร่วมกัน หรือขยายสิทธิ์ของบัญชีงานแม่บ้านให้ครอบคลุมถึงฟังก์ชันของแผนกต้อนรับ

บทบาทที่ 5: การเงิน / บัญชี

บทบาทการเงินหรือบัญชีใช้กับที่พักที่มีสมาชิกในทีมแยกต่างหากเป็นผู้จัดการการออกใบแจ้งหนี้, การกระทบยอดรายได้ และการส่งออกข้อมูลเข้าระบบบัญชี — ซึ่งแยกออกจากการรับชำระเงินของแผนกต้อนรับในระหว่างที่แขกเข้าพัก

สิทธิ์ฝ่ายการเงินควรประกอบด้วย: สิทธิ์ในการอ่านยอดบัญชีแขกจากการจองทั้งหมดและบันทึกการชำระเงิน, การรายงานรายได้และการส่งออกข้อมูลสำหรับช่วงวันที่กำหนด, การเข้าถึงสรุปธุรกรรมรายวัน และความสามารถในการสร้างใบแจ้งหนี้หรือสำเนายอดบัญชีแขกเพื่อการกระทบยอดทางบัญชี

บัญชีการเงินไม่ควรมีสิทธิ์เข้าถึง: การสร้างหรือแก้ไขการจอง, การตั้งค่าแผนราคาห้องพัก, การจัดการบัญชีพนักงาน หรือการส่งออกข้อมูลการติดต่อของแขกเพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาด บทบาททางการเงินเน้นการอ่านข้อมูลเป็นหลัก — จำเป็นต้องเห็นบันทึกการชำระเงินอย่างชัดเจนแต่ไม่จำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลการดำเนินงาน

หากระบบ PMS มีการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์บัญชี บัญชีการเงินคือข้อมูลประจำตัวที่เหมาะสมสำหรับการเชื่อมต่อการทำงานดังกล่าว — ไม่ใช่บัญชีเจ้าของหรือผู้จัดการ ซึ่งมีสิทธิ์กว้างขวางเกินกว่าที่ระบบซิงค์บัญชีต้องการ

บทบาทที่ 6: จำกัดการเข้าถึง / พนักงานตามฤดูกาล

ที่พักที่มีการจ้างพนักงานตามฤดูกาลหรือพนักงานพาร์ทไทม์ — พนักงานแทนที่แผนกต้อนรับ, ผู้ประสานงานกิจกรรม, หัวหน้างานแม่บ้านชั่วคราว — จำเป็นต้องมีโปรไฟล์สิทธิ์ที่ตรงกับขอบเขตบทบาทชั่วคราว

บัญชีที่ถูกจำกัดการเข้าถึงควรเป็นไปตามชื่ออย่างแท้จริง: สิทธิ์แคบกว่าบัญชีแผนกต้อนรับมาตรฐาน พร้อมกับการเปิดใช้งานแบบจำกัดเวลาหากระบบ PMS รองรับ พนักงานแผนกต้อนรับตามฤดูกาลมักต้องการ: รายชื่อแขกมาถึงในวันนี้, การดำเนินการเช็คอิน และการรับชำระเงิน ไม่ควรรวมถึงประวัติโปรไฟล์ของแขก, ข้อมูลรายได้, หรือการเข้าถึงผู้จัดการช่องทาง (channel manager)

ระเบียบวินัยในการบริหารจัดการในที่นี้คือการจัดการวงจรชีวิตของบัญชี การสร้างบัญชีชั่วคราวสำหรับพนักงานตามฤดูกาลแล้วปิดใช้งานเมื่อพวกเขาออกไป — แทนที่จะปล่อยให้บัญชียังคงทำงานและนำกลับมาใช้เป็นข้อมูลเข้าสู่ระบบร่วมกัน — เป็นแนวปฏิบัติที่โรงแรมส่วนใหญ่มักละเลย การตรวจสอบบัญชีพนักงานไตรมาสละครั้งมักจะพบบัญชีหลายบัญชีที่ควรจะถูกปิดใช้งานไปหลายเดือนแล้ว

วิธีตรวจสอบการตั้งค่าสิทธิ์ปัจจุบันของคุณ

หากคุณไม่ได้ทบทวนสิทธิ์บัญชีพนักงานในระบบ PMS โรงแรมของคุณเมื่อเร็วๆ นี้ การตรวจสอบทุกไตรมาสถือเป็นสิ่งที่คุ้มค่า ขั้นตอนนี้ใช้เวลาไม่ถึง 30 นาที และมักจะพบบัญชีอย่างน้อยหนึ่งบัญชีที่ควรแก้ไข

สำหรับแต่ละบัญชีพนักงานที่ยังใช้งานอยู่ ให้ยืนยันว่า: บุคคลนี้ยังทำงานอยู่ที่นี่หรือไม่, ระดับสิทธิ์ปัจจุบันตรงกับบทบาทปัจจุบันหรือไม่, และบัญชีนั้นมีสิทธิ์เข้าถึงประเภทข้อมูลใดที่บทบาทของพวกเขาไม่ต้องการหรือไม่?

บัญชีที่เป็นของอดีตพนักงานควรถูกปิดใช้งานทันที — ไม่ใช่แค่ปล่อยทิ้งไว้โดยไม่ใช้งาน บัญชีที่มีสิทธิ์ระดับผู้ดูแลระบบแต่เป็นของพนักงานปฏิบัติการ ควรถูกลดระดับไปเป็นโปรไฟล์บทบาทที่เหมาะสม

หากระบบ PMS ปัจจุบันของคุณไม่อนุญาตให้กำหนดค่าสิทธิ์ในระดับความละเอียดที่บทบาทต่างๆ ของคุณต้องการ นั่นถือเป็นช่องโหว่ของคุณสมบัติที่ควรนำมาพิจารณาเมื่อคุณประเมินแพลตฟอร์มของคุณในครั้งถัดไป

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับสิทธิ์ผู้ใช้งานระบบ PMS โรงแรม

ระบบ PMS โรงแรมควรรองรับบทบาทสิทธิ์ผู้ใช้งานใดบ้าง?

อย่างน้อยที่สุด ระบบ PMS โรงแรมควรรองรับบทบาท: เจ้าของ, ผู้จัดการที่พัก, พนักงานแผนกต้อนรับ และงานแม่บ้าน พร้อมโปรไฟล์สิทธิ์ที่แตกต่างกัน บทบาทการเงินและบทบาทการเข้าถึงแบบจำกัดช่วยเพิ่มความละเอียดที่เป็นประโยชน์สำหรับที่พักที่มีพนักงานบัญชีแยกต่างหากหรือมีการจ้างพนักงานตามฤดูกาล แต่ละบทบาทควรสามารถกำหนดค่าสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลเฉพาะหมวดหมู่ได้ — ข้อมูลการจอง, การชำระเงิน, รายงาน, แผนราคาห้องพัก — ไม่ใช่แค่มีระดับสิทธิ์แบบให้ทั้งหมดหรือไม่ได้เลยแบบเดียว

พนักงานแผนกต้อนรับไม่ควรเข้าถึงข้อมูลใดในระบบ PMS โรงแรม?

พนักงานแผนกต้อนรับไม่ควรมีสิทธิ์ในการแก้ไขแผนราคาห้องพัก, การส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อของแขกทั้งหมด, การรายงานรายได้ย้อนหลังที่นอกเหนือจากอัตราการเข้าพักพื้นฐาน, หรือการลบโปรไฟล์แขกหรือข้อมูลการจองอย่างถาวร การเข้าถึงรายละเอียดโทเค็นการชำระเงิน — ซึ่งต่างจากการรับและการบันทึกการชำระเงิน — ควรถูกจำกัดขอบเขตในระดับที่จำเป็นสำหรับฟังก์ชันการจัดการยอดบัญชีแขก ไม่ใช่ให้มองเห็นฐานข้อมูลการชำระเงินทั้งหมด

บัญชีงานแม่บ้านควรกำหนดค่าอย่างไรในระบบ PMS โรงแรม?

บัญชีงานแม่บ้านควรเข้าถึงได้เฉพาะการจัดการสถานะห้องพัก, ตารางแขกมาถึงและออกไปในวันนี้, และการมอบหมายงานหากมี ไม่ควรเข้าถึงข้อมูลการติดต่อของแขก, บันทึกการชำระเงิน, การตั้งค่าราคาห้องพัก, หรือการแก้ไขการจอง การเข้าถึงบนมือถือที่ถูกจำกัดให้อยู่ในสิทธิ์ระดับนี้ถือเป็นการนำไปใช้ในทางปฏิบัติได้จริงที่สุด — ซึ่งช่วยให้อัปเดตสถานะห้องพักได้แบบเรียลไทม์โดยที่พนักงานงานแม่บ้านไม่ต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่แผนกต้อนรับร่วมกัน

ควรตรวจสอบสิทธิ์ผู้ใช้งานระบบ PMS โรงแรมบ่อยแค่ไหน?

การทบทวนบัญชีพนักงานที่ใช้งานอยู่ทั้งหมดในทุกไตรมาสถือเป็นความถี่ที่สมเหตุสมผลสำหรับโรงแรมอิสระส่วนใหญ่ การทบทวนแต่ละครั้งควรยืนยันว่าบัญชีที่ใช้งานอยู่ทุกบัญชีเป็นของสมาชิกทีมปัจจุบัน, ระดับสิทธิ์ตรงกับบทบาทปัจจุบัน, และไม่มีบัญชีของพนักงานที่ลาออกไปแล้วยังเปิดใช้งานอยู่ สำหรับที่พักที่มีอัตราการลาออกของพนักงานสูงกว่า การทบทวนรายเดือนหรือการตรวจสอบทันทีเมื่อมีพนักงานลาออกจะเหมาะสมกว่า

สิทธิ์ผู้ใช้งานระบบ PMS โรงแรมสามารถลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้หรือไม่?

การตั้งค่าการเข้าถึงตามบทบาทอย่างถูกต้องจะลดขอบเขตข้อมูลที่ถูกเปิดเผยในกรณีที่ข้อมูลเข้าสู่ระบบถูกเจาะ ซึ่งช่วยจำกัดความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามกฎระเบียบภายใต้มาตรฐาน PCI DSS และ GDPR ได้โดยตรง บัญชีงานแม่บ้านที่เข้าถึงได้เฉพาะสถานะห้องพักจะไม่สามารถเปิดเผยข้อมูลการชำระเงินได้แม้ว่าข้อมูลเข้าสู่ระบบจะถูกขโมย บัญชีแผนกต้อนรับที่ไม่สามารถส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อของแขกได้จะไม่สามารถทำให้ข้อมูลจำนวนมากรั่วไหลผ่านการกระทำเพียงครั้งเดียว การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงให้เหลือเพียงสิ่งที่แต่ละบทบาทต้องการจริงๆ เป็นการนำระบบความปลอดภัยแบบการให้สิทธิ์น้อยที่สุด (least-privilege) มาใช้ในทางปฏิบัติที่ระดับ PMS