บทนำ
การบริหารจัดการโรงแรมให้ประสบความสำเร็จนั้นต้องอาศัยความใส่ใจในรายละเอียดอย่างยิ่ง และไม่มีอะไรสำคัญไปกว่าการรักษาบันทึกทางการเงินให้สะอาดและถูกต้อง หากที่พักของคุณเป็นพันธมิตรกับ Booking.com ซึ่งเป็นตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ (OTA) ชั้นนำของโลก คุณย่อมทราบถึงมูลค่ามหาศาลที่พวกเขาช่วยสร้างยอดจองให้ แต่เมื่อถึงสิ้นเดือน คำถามที่พบบ่อยคือ: "ฉันจะเอาใบเสร็จมาทำกระทบยอดทางการเงินได้อย่างไร?"
การขอใบแจ้งหนี้ (Invoice) จาก Booking.com อาจสร้างความสับสนได้แม้แต่กับโรงแรมที่มีประสบการณ์ เอกสารนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำบัญชี ภาษี และการติดตามการชำระค่าคอมมิชชั่น คู่มือนี้นำเสนอขั้นตอนง่ายๆ สำหรับโรงแรมในการขอใบแจ้งหนี้ พร้อมทั้งอธิบายความแตกต่างระหว่างเอกสารที่โรงแรมต้องการและเอกสารที่แขกต้องการ เพื่อให้คุณหยุดปวดหัวกับตาราง Excel และทำให้การทำบัญชีเป็นเรื่องง่าย
ใบเสร็จของ Booking.com คืออะไร?
เพื่อให้การจัดการการเงินเป็นไปอย่างถูกต้อง คุณต้องเข้าใจลักษณะของเอกสารที่คุณกำลังมองหาเสียก่อน
เมื่อคนโรงแรมพูดถึง "ใบเสร็จจาก Booking.com" ส่วนใหญ่มักจะหมายถึง ใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชั่น (Commission Invoice) ที่ออกโดยแพลตฟอร์ม เนื่องจาก Booking.com ทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการจองที่พักเพื่อแลกกับค่าธรรมเนียมร้อยละ (ค่าคอมมิชชั่น)
เอกสารสำคัญนี้ไม่ใช่ใบเสร็จสำหรับการเข้าพักของแขก แต่เป็นสรุปรายละเอียดค่าบริการที่คุณค้างชำระต่อ Booking.com โดยจะแสดงรายการค่าคอมมิชชั่นที่เรียกเก็บสำหรับการจองที่เสร็จสมบูรณ์ทุกรายการผ่านแพลตฟอร์มในรอบบิลนั้นๆ (โดยปกติคือรายเดือน)
ข้อควรจำเกี่ยวกับวงจรทางการเงินของเอกสารนี้: ในช่วงเริ่มต้นจะเรียกว่า "ใบแจ้งหนี้" (Invoice) เพื่อแจ้งยอดที่ต้องชำระ และเมื่อคุณชำระค่าคอมมิชชั่นครบถ้วนแล้ว เอกสารนี้จะทำหน้าที่เป็น "ใบเสร็จรับเงินค่าคอมมิชชั่น" สำหรับบันทึกทางธุรกิจของคุณอย่างเป็นทางการ Booking.com จะออกเอกสารนี้ให้แก่คุณ (พาร์ทเนอร์) เท่านั้น และจะไม่ส่งให้แขกโดยตรง
ทำไมโรงแรมจึงต้องการใบแจ้งหนี้จาก Booking.com?
ความต้องการใบแจ้งหนี้จาก Booking.com นั้นมีมากกว่าแค่ความต้องการทราบข้อมูล แต่มันเป็นข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการดำเนินธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมาย
- เพื่อภาษีและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ทุกธุรกิจต้องรายงานค่าใช้จ่ายและรายได้อย่างถูกต้องต่อสรรพากร ใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชั่นจาก Booking.com คือหลักฐานสำคัญในการพิสูจน์และใช้ลดหย่อนค่าใช้จ่ายจากการใช้บริการแพลตฟอร์ม หากไม่มีเอกสารที่ถูกต้อง นักบัญชีของคุณจะจัดการกับต้นทุนการดำเนินงานที่สำคัญนี้ได้ยาก ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาในระหว่างการตรวจสอบบัญชี
- การกระทบยอดทางการเงินและความถูกต้อง ในธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงรวดเร็วอย่างโรงแรม ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้ ใบแจ้งหนี้ที่ละเอียดช่วยให้ทีมการเงินตรวจสอบข้อมูลกับบันทึกภายในได้ คุณสามารถตรวจสอบรายการจองใน Booking.com เทียบกับระบบจัดการที่พัก (PMS) ของคุณ เพื่อยืนยันสองประเด็นหลัก:
- การคำนวณค่าคอมมิชชั่นที่ถูกต้อง: มั่นใจว่าคุณถูกเรียกเก็บเฉพาะแขกที่เข้าพักจริง ไม่ใช่แขกที่ No-show หรือยกเลิกตามเงื่อนไข
- สถานะการชำระเงิน: ยืนยันว่ายอดค่าคอมมิชชั่นถูกหักออกจากบัญชีหรือชำระโดยคุณอย่างถูกต้อง และไม่มีการเก็บเงินซ้ำซ้อน
ขั้นตอนการขอใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จจาก Booking.com
กระบวนการเข้าถึงเอกสารสำหรับเจ้าของที่พักนั้นทำได้ง่ายผ่านระบบ Partner Extranet:
- ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบการแจ้งเตือน (ในอีเมลของคุณ) Booking.com จะส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังที่อยู่ที่ลงทะเบียนไว้ทันทีที่มีการออกใบแจ้งหนี้รายเดือน โดยปกติจะเกิดขึ้นในช่วงสัปดาห์แรกของเดือนถัดไป (เช่น ใบแจ้งหนี้ของเดือนกุมภาพันธ์ จะพร้อมในต้นเดือนมีนาคม)
- ขั้นตอนที่ 2: ลงชื่อเข้าใช้ Extranet เข้าสู่ระบบ Booking.com Extranet ด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณ หากคุณบริหารหลายที่พัก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือกที่พักที่ถูกต้อง
- ขั้นตอนที่ 3: ไปที่แถบการเงิน (Finance) ในเมนูหลัก ให้มองหาแถบที่เขียนว่า "การเงิน" (Finance) หรือ "การจัดการ" (Administration) เมื่อคลิกเข้าไปคุณจะพบเมนูย่อยที่ชื่อว่า "ใบแจ้งหนี้" (Invoices) หรือ "เอกสารและใบแจ้งหนี้" (Documents and Invoices)
- ขั้นตอนที่ 4: ค้นหาและดาวน์โหลดใบเสร็จ ในหน้าใบแจ้งหนี้ คุณจะเห็นรายการเอกสารทั้งหมดเรียงตามวันที่ คุณสามารถเลือก "ดู" (View) หรือ "ดาวน์โหลด PDF" (Download PDF) เพื่อส่งต่อให้นักบัญชีหรือซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกดาวน์โหลดเป็นไฟล์ CSV สำหรับการนำข้อมูลไปประมวลผลต่อได้ง่ายขึ้น
- เคล็ดลับมือโปร: ตรวจสอบความถูกต้องของการจอง (เช่น No-show หรือการยกเลิก) ในระบบ Extranet ทันทีหลังการเช็คเอาท์ เพื่อให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ที่ออกมานั้นถูกต้อง 100% และไม่ต้องเสียเวลาทำเรื่องโต้แย้งในภายหลัง
แล้วใบแจ้งหนี้และใบเสร็จของแขกล่ะ?
นี่คือจุดที่สร้างความสับสนมากที่สุด โรงแรมต้องแยกความแตกต่างระหว่าง "ใบเสร็จค่าคอมมิชชั่น" (ค่าใช้จ่ายของโรงแรม) และ "ใบแจ้งหนี้ของแขก" (ค่าบริการที่โรงแรมมอบให้แขก) ออกจากกัน
โรงแรมคือผู้ออกใบแจ้งหนี้ ตามกฎหมายและนโยบายของ Booking.com โรงแรมคือผู้ให้บริการที่พัก ดังนั้นโรงแรมมีหน้าที่รับผิดชอบเพียงผู้เดียวในการออกใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินเต็มรูปแบบให้แก่แขกสำหรับยอดรวมค่าที่พักทั้งหมด
เอกสารนี้ต้องประกอบด้วย: ค่าห้องพัก, ภาษี, ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม (เช่น มินิบาร์, ที่จอดรถ) และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของโรงแรม คุณควรตั้งค่าระบบ PMS ให้สามารถออกเอกสารเหล่านี้ได้ทันทีเมื่อแขกเช็คเอาท์
Booking.com ออกหลักฐานการชำระเงิน ไม่ใช่ใบกำกับภาษี Booking.com ทำหน้าที่เป็นตัวแทน จึงไม่สามารถออกใบกำกับภาษีสำหรับการเข้าพักได้ สิ่งที่พวกเขาออกให้แขกได้คือ "หลักฐานการชำระเงิน" (Proof of Payment) หรือ "การยืนยันการจ่ายเงิน" (Payment Confirmation) ซึ่งใช้ยืนยันว่าแขกได้จ่ายเงินให้ Booking.com แล้วเท่านั้น สำหรับนักท่องเที่ยวที่ต้องนำไปเบิกค่าใช้จ่าย เอกสารนี้อาจเพียงพอในบางกรณี แต่ไม่ใช่ใบกำกับภาษีอย่างเป็นทางการ เมื่อแขกถามขอ "ใบเสร็จจาก Booking.com" ส่วนใหญ่มักหมายถึงพวกเขาต้องการใบกำกับภาษีที่ถูกต้องจากคุณ (โรงแรม) นั่นเอง
บทสรุป
การรู้วิธีเรียกดูใบเสร็จจาก Booking.com เป็นเรื่องง่ายแต่สำคัญมากสำหรับระบบการเงินของโรงแรม พึงระลึกไว้เสมอว่า: ใบแจ้งหนี้จาก Booking.com คือบันทึกค่าใช้จ่ายของโรงแรม ส่วนใบเสร็จรับเงินค่าที่พักคือเอกสารที่โรงแรมต้องออกให้แขก การแยกแยะเอกสารสองส่วนนี้จะช่วยให้การทำบัญชีของคุณราบรื่นและมีเวลาโฟกัสกับการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้แก่ผู้เข้าพักมากขึ้น
