โรงแรม 20 ห้องควรจ่ายค่าซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการโรงแรมเท่าไร?

สำหรับโรงแรม 20 ห้อง เป้าหมายราคาซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการโรงแรมที่เหมาะสมโดยทั่วไปอยู่ที่ 100–300 ดอลลาร์ต่อเดือน ก่อนรวมค่าใช้จ่ายด้านการประมวลผลการชำระเงิน ช่วงราคาด้านล่างควรครอบคลุมการดำเนินงานหลักที่เชื่อถือได้ ส่วนช่วงราคาด้านบนควรมีเหตุผลรองรับจากการรวมระบบกระจายการขาย การจองตรง ระบบอัตโนมัติ การรายงาน หรือการสนับสนุน ไม่ใช่เพียงแค่มีรายการฟีเจอร์ยาวกว่า

จำนวนห้องเป็นเพียงส่วนแรกของการคำนวณเท่านั้น ระบบบริหารจัดการโรงแรมราคา 100 ดอลลาร์อาจกลายเป็นชุดซอฟต์แวร์โรงแรมราคา 300 ดอลลาร์ได้ เมื่อ ผู้จัดการช่องทาง ระบบจอง ผู้ใช้งาน การเชื่อมต่อระบบ หรือการเริ่มต้นใช้งาน ถูกคิดค่าบริการแยกต่างหาก

งบประมาณระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ใช้งานได้จริงสำหรับโรงแรม 20 ห้อง

เริ่มจากอัตราต่อห้อง เพราะช่วยให้สามารถเปรียบเทียบใบเสนอราคาที่ต่างกันได้อย่างชัดเจน นำอัตรานั้นคูณด้วย 20 แล้วคำนวณยอดรวมรายปีก่อนเพิ่มค่าใช้จ่ายครั้งเดียวหรือค่าใช้จ่ายผันแปร

ตัวอย่างราคา 5 ดอลลาร์และ 15 ดอลลาร์สร้างส่วนต่างรายปี 2,400 ดอลลาร์ ช่องว่างนี้อาจสมเหตุสมผล หากราคาที่สูงกว่าช่วยแทนที่เครื่องมือแยกอื่น ๆ หรือลดงานที่ต้องทำด้วยมือ แต่จะอธิบายได้ยาก หากทั้งสองแผนรองรับเวิร์กโฟลว์ประจำวันแบบเดียวกัน

ใช้ช่วง 100–300 ดอลลาร์เป็นกรอบคัดกรองเบื้องต้น ไม่ใช่กฎตายตัวของตลาดทั้งหมด ที่พักที่เน้นลูกค้า walk-in อาจต้องใช้เพียงซอฟต์แวร์แผนกต้อนรับพื้นฐานเท่านั้น แต่โรงแรมที่ขายผ่านตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์หลายแห่ง (OTA) จำเป็นต้องมีการซิงโครไนซ์ช่องทางที่เชื่อถือได้ และอาจต้องใช้ระบบจองสำหรับการจองตรง

สิ่งที่ควรรวมอยู่ในราคารายเดือนของระบบบริหารจัดการโรงแรม

โรงแรม 20 ห้องไม่จำเป็นต้องมีความซับซ้อนระดับองค์กร แต่จำเป็นต้องมีเวิร์กโฟลว์การจองที่ครบถ้วน ใบเสนอราคาควรระบุให้ชัดเจนว่าสิ่งต่อไปนี้รวมอยู่ในราคาหรือไม่:

• ปฏิทินการจองแบบใช้งานจริง พร้อมการจัดสรรห้องและรายละเอียดการจอง
• เช็คอิน เช็คเอาต์ ข้อมูลผู้เข้าพัก ยอดคงเหลือ และรายงานพื้นฐาน
• การเข้าถึงสำหรับพนักงานโดยไม่มีค่าใช้จ่ายต่อผู้ใช้ที่สูงเกินไป
• การเข้าถึงผ่านมือถือหรือเบราว์เซอร์สำหรับผู้จัดการที่ทำงานอยู่นอกเคาน์เตอร์
• การสนับสนุน การอัปเดตซอฟต์แวร์ การส่งออกข้อมูล และการดูแลบัญชีตามปกติ

หากโรงแรมพึ่งพา OTA ควรประเมินราคาของ ผู้จัดการช่องทาง ด้วย โรงแรมต้องสามารถส่งต่อราคาห้องพัก ข้อกำหนด ความพร้อมใช้งาน และการจอง ระหว่างระบบบริหารจัดการโรงแรมกับแต่ละช่องทางที่เชื่อมต่อได้โดยไม่ต้องอัปเดตปฏิทินด้วยตนเอง

สำหรับการขายตรง ควรตรวจสอบว่า ระบบจองโรงแรม รวมอยู่แล้ว ขายเป็นส่วนเสริม หรือคิดค่าบริการต่อการจอง ราคาของระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ดูต่ำอาจมีประโยชน์น้อยลง หากโรงแรมยังต้องซื้ออีกสองระบบเพิ่มเติมเพื่อจัดการแหล่งการจองหลักของตน

สำหรับที่พัก 20 ห้อง Smart Order สามารถทำให้โครงสร้างต้นทุนเรียบง่ายได้ แผน Professional มอบจุดเริ่มต้นฟรีสำหรับการดำเนินงานหลัก ขณะที่แผนราคา 5 ดอลลาร์ต่อห้องคิดเป็น 100 ดอลลาร์ต่อเดือน Smart Order ยังไม่เรียกเก็บค่าตั้งค่าอีกด้วย

ค่าใช้จ่ายที่ทำให้ซอฟต์แวร์โรงแรมราคาถูกกลายเป็นแพง

ราคาสมัครใช้งานที่โฆษณาไว้แทบไม่ใช่ตัวเลขเดียวที่ต้องพิจารณา ควรขอให้ผู้ให้บริการแสดงค่าใช้จ่ายคงที่และผันแปรทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับโครงสร้างการใช้งานจริงของโรงแรม

ค่าตั้งค่าและการเริ่มต้นใช้งาน

ผู้ให้บริการบางรายเรียกเก็บเงินสำหรับการตั้งค่าที่พัก การย้ายข้อมูล การฝึกอบรม หรือการสนับสนุนช่วงเริ่มใช้งานจริง ขณะที่บางรายเปิดให้เริ่มต้นใช้งานด้วยตนเอง การยกเว้นค่าตั้งค่าช่วยประหยัดเงินสดได้ก็ต่อเมื่อโรงแรมยังได้รับคำแนะนำมากพอในการตั้งค่าห้องพัก ราคาห้องพัก ภาษี และแหล่งการจองได้อย่างถูกต้อง

ผู้จัดการช่องทางและการเชื่อมต่อ OTA

ผู้จัดการช่องทางอาจถูกรวมอยู่ในแพ็กเกจ ตั้งราคาเป็นโมดูล หรือคิดค่าบริการตามจำนวน OTA ที่เชื่อมต่อ ควรยืนยันยอดรวมสำหรับช่องทางที่โรงแรมใช้อยู่ในปัจจุบันและอาจเพิ่มระหว่างสัญญา

ค่าธรรมเนียมระบบจอง

ตรวจสอบราคารายเดือน ค่าติดตั้ง และค่าธรรมเนียมต่อการจอง ระบบจองที่หักเปอร์เซ็นต์จากรายได้การจองตรงจะยิ่งมีค่าใช้จ่ายสูงขึ้นเมื่อโรงแรมเติบโต

การชำระเงินและการเชื่อมต่อระบบ

การประมวลผลบัตรมักจะแยกจากค่าสมัครใช้งานระบบบริหารจัดการโรงแรมตามปกติ ระบบล็อกประตู ระบบบัญชี จุดขาย การจัดการรายได้ หรือเครื่องมือส่งข้อความ อาจเพิ่มค่าธรรมเนียมการเชื่อมต่อหรือค่าบริการจากผู้ให้บริการได้เช่นกัน

สัญญาและการสนับสนุน

เปรียบเทียบข้อผูกพันรายเดือนและรายปี การปรับขึ้นเมื่อต่ออายุ เงื่อนไขการยกเลิก การสนับสนุนพรีเมียม การฝึกอบรมเพิ่มเติม และค่าธรรมเนียมการส่งออกข้อมูล ส่วนลดสำหรับการชำระรายปีไม่ควรปกปิดความจริงว่าการตั้งค่าระบบนั้นอาจไม่เหมาะกับที่พัก

เปรียบเทียบใบเสนอราคาซอฟต์แวร์โรงแรมสำหรับโรงแรม 20 ห้อง 2 รายการ

ข้อเสนอ 2 รายการอาจแสดงราคาเริ่มต้นต่ำเท่ากัน แต่สร้างยอดรวมปีแรกที่แตกต่างกันมาก ตัวอย่างด้านล่างเป็นเพียงภาพประกอบ แต่แสดงให้เห็นว่าโมดูลแยกส่งผลต่อการตัดสินใจอย่างไร

ใบเสนอราคา B เริ่มต้นด้วยอัตราพื้นฐานของระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ต่ำกว่า แต่โมดูลแยกและค่าตั้งค่าทำให้มีราคาแพงกว่า 960 ดอลลาร์ในปีแรก ในปีที่สอง แม้ไม่มีค่าตั้งค่า ก็ยังมีค่าใช้จ่าย 2,760 ดอลลาร์ เมื่อเทียบกับ 2,400 ดอลลาร์ของใบเสนอราคา A

อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้หมายความว่าใบเสนอราคา A ดีกว่าโดยอัตโนมัติ โรงแรมต้องเปรียบเทียบคุณภาพการเชื่อมต่อ การสนับสนุน เวิร์กโฟลว์การชำระเงิน การรายงาน และเงื่อนไขสัญญา บทเรียนสำคัญคือควรเปรียบเทียบสถานการณ์การดำเนินงานแบบครบถ้วนหนึ่งชุด แทนการเทียบแค่ราคาเริ่มต้นที่โฆษณาไว้สองราคา

เมื่อใดที่ซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการโรงแรมฟรีเพียงพอ

ซอฟต์แวร์โรงแรมฟรีอาจเป็นทางเลือกที่สมเหตุสมผลสำหรับที่พัก 20 ห้อง เมื่อความต้องการเร่งด่วนคือการแทนที่สเปรดชีต รวมศูนย์การจอง ติดตามข้อมูลผู้เข้าพัก และให้ผู้จัดการเข้าถึงผ่านมือถือได้

แผน Professional ของ Smart Order รวมการดำเนินงานหลักของแผนกต้อนรับ รายงานพื้นฐาน การเข้าถึงผ่านมือถือ และการจัดการลูกค้า สิ่งนี้ช่วยให้โรงแรมขนาดเล็กมีฐานการดำเนินงานที่พร้อมใช้งานได้โดยไม่มีค่าบริการรายเดือนของระบบบริหารจัดการโรงแรม

การตัดสินใจอัปเกรดมักเกิดขึ้นเมื่อโรงแรมต้องการการกระจาย OTA แบบซิงโครไนซ์แบบเรียลไทม์ ระบบจองตรง เครื่องมือขั้นสูง หรือเวิร์กโฟลว์ที่เชื่อมต่อกว้างขึ้น อย่าอัปเกรดเพียงเพราะแพ็กเกจแบบชำระเงินมีฟีเจอร์มากกว่า ควรอัปเกรดเมื่อฟังก์ชันที่ขาดอยู่ส่งผลต่อการดำเนินงานหรือรายได้อย่างวัดผลได้

ราคา 300 ดอลลาร์ต่อเดือนแพงเกินไปสำหรับ 20 ห้องหรือไม่?

สำหรับ 20 ห้อง ราคา 300 ดอลลาร์ต่อเดือนเท่ากับ 15 ดอลลาร์ต่อห้อง ซึ่งถือว่าสมเหตุสมผลได้ หากรวมระบบบริหารจัดการโรงแรม ผู้จัดการช่องทาง ระบบจอง รายงานที่ใช้งานได้จริง การสนับสนุนที่เชื่อถือได้ และการเชื่อมต่อระบบที่โรงแรมต้องซื้อแยกหากไม่มีแพ็กเกจนี้

แต่จะถือว่าแพง หากโรงแรมยังต้องจ่ายเพิ่มแยกต่างหากสำหรับเครื่องมือกระจายการขายหรือการจองตรงที่จำเป็น อีกทั้งอาจไม่คุ้มค่า หากพนักงานใช้เพียงส่วนน้อยของระบบเท่านั้น

ทดสอบราคานี้กับจำนวนคืนห้องที่ขายได้ โรงแรม 20 ห้องมีจำนวนคืนห้องว่างให้ขายได้ประมาณ 600 คืนในเดือน 30 วัน หากมีอัตราการเข้าพัก 60% จะขายได้ประมาณ 360 คืนห้องพัก ชุดระบบราคา 200 ดอลลาร์ต่อเดือนมีต้นทุนประมาณ 0.56 ดอลลาร์ต่อคืนห้องที่ขายได้ ส่วนชุดระบบราคา 300 ดอลลาร์มีต้นทุนประมาณ 0.83 ดอลลาร์

อัตราส่วนนี้มีประโยชน์มากกว่าการดูเพียงราคาค่าสมัครใช้งาน หากการซิงโครไนซ์ที่เชื่อถือได้ช่วยป้องกันการจองเกินจำนวนที่มีต้นทุนสูงได้หนึ่งครั้ง หรือช่วยประหยัดเวลาทำงานของพนักงานหลายชั่วโมง ซอฟต์แวร์นี้อาจคุ้มค่ากับราคา แต่หากเวิร์กโฟลว์ยังคงต้องทำด้วยมือ แม้ราคาต่ำก็ยังถือว่าสิ้นเปลือง

วิธีกำหนดงบประมาณสูงสุดสำหรับระบบบริหารจัดการโรงแรมของคุณ

ให้เริ่มจากความต้องการของที่พักแล้วค่อยย้อนกลับ แทนที่จะเลือกแผนก่อน

1. ระบุแหล่งที่มาของการจองและงานประจำวันที่ต้องพร้อมใช้งานตั้งแต่วันเปิดระบบ
2. กำหนดให้ชัดว่า ระบบบริหารจัดการโรงแรม ผู้จัดการช่องทาง ระบบจอง การชำระเงิน การรายงาน และการสนับสนุน รวมอยู่แล้วหรือคิดแยก
3. คำนวณต้นทุนคงที่รายเดือน ค่าใช้จ่ายผันแปรจากการจองหรือการชำระเงิน และต้นทุนค่าตั้งค่าในปีแรก
4. หารต้นทุนคงที่รายเดือนด้วย 20 ห้อง และด้วยจำนวนคืนห้องที่คาดว่าจะขายได้
5. ตัดโมดูลเสริมที่ไม่ได้แก้ปัญหาปัจจุบันออก

ใช้ความต้องการด้าน รายงานและการวิเคราะห์ ในการเปรียบเทียบด้วย ระบบที่ดีควรแสดงอัตราการเข้าพัก รายได้ห้องพัก แหล่งการจอง และข้อมูลการดำเนินงานที่โรงแรมต้องการได้ โดยไม่สร้างกระบวนการทำสเปรดชีตซ้ำซ้อนอีกชุดหนึ่ง

สำหรับโรงแรมอิสระขนาด 20 ห้องส่วนใหญ่ เป้าหมายคือระบบที่เชื่อมต่อกันได้ครบในช่วงล่างถึงช่วงกลางของราคา 100–300 ดอลลาร์ ควรขยับสูงกว่านี้ก็ต่อเมื่อข้อเสนอสามารถแทนที่ค่าสมัครใช้งานอื่น ๆ หรือมอบเวิร์กโฟลว์ที่ทีมจะใช้งานจริงได้

Smart Order ช่วยให้ที่พักเริ่มต้นด้วยเครื่องมือหลัก แล้วค่อยเพิ่มฟังก์ชันที่เชื่อมต่อกันตามความต้องการเมื่อการดำเนินงานเติบโตขึ้น และด้วยการไม่มีค่าตั้งค่า การเปรียบเทียบต้นทุนปีแรกจึงไม่เริ่มต้นด้วยค่าใช้จ่ายการติดตั้งเพิ่มเติม

สัญญาณเตือนในใบเสนอราคาระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรม 20 ห้อง

ข้อเสนอควรได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบมากขึ้น เมื่อมีราคาพาดหัวต่ำแต่ไม่มียอดรวมแยกรายการอย่างชัดเจน ควรระวังเงื่อนไขจำนวนห้องขั้นต่ำที่สูงกว่าสต็อกห้องจริงของโรงแรม ค่าคอมมิชชันการจอง ค่าธรรมเนียมต่อผู้ใช้ ค่าการส่งออกข้อมูลแบบมีค่าใช้จ่าย ข้อจำกัด OTA ที่ไม่ชัดเจน หรือค่าตั้งค่าที่ไม่มีการระบุสิ่งที่จะส่งมอบอย่างชัดเจน

ควรตั้งคำถามกับสัญญาระยะยาวที่เสนอมาก่อนที่โรงแรมจะได้ทดสอบเวิร์กโฟลว์หลักด้วยเช่นกัน ทีมงานควรได้เห็นว่าการจอง การเปลี่ยนแปลง การยกเลิก การชำระเงิน และการอัปเดตช่องทางทำงานอย่างไรก่อนที่จะมองว่าส่วนลดคือการประหยัดจริง

ระบบบริหารจัดการโรงแรมที่เหมาะสมไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ที่มีราคาต่ำที่สุด แต่คือระบบที่มีต้นทุนรวมต่ำที่สุดสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่ที่พักต้องใช้จริง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับราคาซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการโรงแรม

ซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับ 20 ห้องมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?

งบประมาณที่ใช้งานได้จริงสำหรับระบบบริหารจัดการโรงแรมบนคลาวด์มักอยู่ที่ประมาณ 100–300 ดอลลาร์ต่อเดือน โดยขึ้นอยู่กับโมดูลและบริการที่รวมอยู่ ทั้งนี้ยังมีแผนพื้นฐานฟรีและระบบเฉพาะทางที่มีราคาสูงกว่านี้เช่นกัน

การตั้งราคาต่อห้องหรือราคาแบบเหมาจ่าย แบบไหนดีกว่ากัน?

ไม่มีแบบใดดีกว่าโดยอัตโนมัติ การตั้งราคาต่อห้องคำนวณได้ง่ายสำหรับ 20 ห้อง ส่วนราคาแบบเหมาจ่ายอาจคุ้มค่า แต่โรงแรมต้องตรวจสอบข้อจำกัดจำนวนห้องและระดับฟีเจอร์ ควรเปรียบเทียบยอดรวมรายปีแบบครบถ้วน

ผู้จัดการช่องทางควรรวมอยู่ในราคาของระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือไม่?

สำหรับโรงแรมที่ขายหลายช่องทาง การรวมไว้ในแพ็กเกจช่วยให้จัดการต้นทุนและการสนับสนุนได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการช่องทางแบบแยกก็ยังใช้งานได้ หากการเชื่อมต่อมีความเสถียรและราคารวมยังแข่งขันได้

Smart Order มีค่าตั้งค่าหรือไม่?

ไม่มี Smart Order ไม่เรียกเก็บค่าตั้งค่า อย่างไรก็ตาม โรงแรมยังคงต้องเตรียมข้อมูลห้องพัก ราคาห้องพัก นโยบาย ผู้ใช้ และการแมปช่องทางให้ถูกต้องก่อนเปิดใช้งานจริง

โรงแรมควรทบทวนต้นทุนซอฟต์แวร์บ่อยแค่ไหน?

ควรทบทวนเมื่อต่ออายุสัญญา และทุกครั้งที่จำนวนห้อง ช่องทางการจอง ปริมาณการชำระเงิน หรือโมดูลที่ต้องใช้มีการเปลี่ยนแปลง ควรเปรียบเทียบต้นทุนต่อห้องและต้นทุนต่อคืนห้องที่ขายได้กับคุณค่าที่ระบบมอบให้