วิธีการเขียนอีเมลยืนยันการจองโรงแรม

อีเมลยืนยันการจองไม่ได้เป็นเพียงแค่เรื่องพิธีการ หลังจากที่แขกจองห้องพักแล้ว อีเมลนี้เป็นหนึ่งในการสื่อสารโดยตรงครั้งแรกๆ ระหว่างแขกกับโรงแรม อีเมลนี้ช่วยเสริมสร้างความไว้วางใจของแขกและทำให้ข้อมูลสำคัญทั้งหมดเกี่ยวกับการจองชัดเจน ไม่ว่าคุณจะบริหารโรงแรมบูติก เบดแอนด์เบรคฟาสต์ หรืออพาร์ตเมนต์ให้เช่าระยะสั้น การได้รับอีเมลที่ถูกต้องถือเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาความสัมพันธ์กับแขก

บทความนี้จะอธิบายสิ่งที่ควรใส่ในอีเมลยืนยันการจอง วิธีการเขียนอย่างมืออาชีพและสุภาพ พร้อมเทมเพลตอีเมลสำหรับอ้างอิง

ทำไมอีเมลยืนยันจึงสำคัญในการจองโรงแรม

แขกกังวล การจองสำเร็จหรือไม่? ราคาจะเปลี่ยนแปลงหรือไม่? เช็คอินตอนเที่ยงคืนได้ไหม? อีเมลยืนยันการจองสั้นๆ ที่เป็นมิตรจะช่วยขจัดความกังวลเหล่านั้นทั้งหมด อีเมลนี้จะบอกนักเดินทางว่า "เราพร้อมต้อนรับคุณแล้ว"

ความรู้สึกปลอดภัยเช่นนี้ช่วยลดอัตราการยกเลิกการจองและเพิ่มโอกาสในการได้รับรีวิวที่ดี นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาของพนักงาน: ลดการโทรเข้ามาถามว่า "ช่วยยืนยันวันเข้าพักให้ฉันหน่อยได้ไหม?" ลดข้อโต้แย้งเรื่องการขอคืนเงิน และลดความประหลาดใจตอนเช็คอิน ท้ายที่สุด อีเมลนี้คือความประทับใจแรกเกี่ยวกับแบรนด์ของคุณ สื่อสารให้ดูเหมือนโรงแรมที่คุณต้องการให้พวกเขาจดจำ

องค์ประกอบสำคัญที่ควรใส่ในอีเมลยืนยันการจองโรงแรม

​​1. หัวเรื่อง (Header) ที่ชัดเจนและตรงประเด็น

หัวเรื่องควรบอกผู้รับทันทีว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไร ควรเขียนให้สั้น กระชับ และสื่อถึงแบรนด์หากเป็นไปได้ ตัวอย่าง:

“การเข้าพักของคุณที่ [ชื่อโรงแรม] – ยืนยันการจอง [หมายเลข] แล้ว”
“ยืนยันการจอง – โอเชียนวิว รีสอร์ท”
“คุณจองเรียบร้อยแล้ว! รายละเอียดการจอง [ชื่อโรงแรม] อยู่ด้านใน”

สิ่งนี้จะช่วยให้แขกค้นหาอีเมลได้ง่ายในภายหลัง

2. ข้อมูลผู้เข้าพักส่วนบุคคล

เริ่มต้นด้วยการทักทายอย่างเป็นมิตรโดยใช้ชื่อผู้เข้าพัก ซึ่งจะทำให้อีเมลดูเป็นส่วนตัวและน่าเชื่อถือมากขึ้น

ใส่รายละเอียดการจองพื้นฐาน เช่น:

ชื่อผู้เข้าพัก
หมายเลขอ้างอิงการจอง
อีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์ติดต่อ (ถ้ามี)

หากผู้เข้าพักจองแทนผู้อื่น โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลผู้เข้าพักถูกต้อง

3. รายละเอียดการจอง

นี่คือหัวใจสำคัญของอีเมลยืนยันการจองของคุณ ระบุข้อมูลให้ชัดเจนและอ่านง่าย:

วันที่เช็คอินและเช็คเอาต์
ประเภทห้องพักและจำนวนห้อง
จำนวนผู้เข้าพัก
แผนอาหาร บริการเสริม หรือแพ็กเกจ
บริการเสริมต่างๆ เช่น บริการรับส่งสนามบิน สปา หรืออาหารเช้า

การใช้ตารางหรือรายการหัวข้อย่อยในส่วนนี้จะช่วยให้เข้าใจชัดเจนยิ่งขึ้น

4. รายละเอียดการชำระเงินและการยกเลิก

ระบุราคาอย่างโปร่งใส ระบุข้อมูลต่อไปนี้:

ราคารวม (พร้อมรายละเอียดเพิ่มเติมหากจำเป็น)
จำนวนเงินที่ชำระ (หรือเงินมัดจำที่ได้รับ)
วิธีการชำระเงินที่ยอมรับ
นโยบายการยกเลิกหรือการเปลี่ยนแปลง
กำหนดเวลาสำหรับการเปลี่ยนแปลงโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย

การแจ้งข้อมูลให้ชัดเจนจะช่วยหลีกเลี่ยงข้อพิพาทในอนาคตและประหยัดเวลาทั้งสำหรับคุณและผู้เข้าพัก

5. ข้อมูลติดต่อและสถานที่ตั้งของโรงแรม

ทำให้ผู้เข้าพักติดต่อคุณได้ง่าย ระบุข้อมูลต่อไปนี้:

ชื่อและที่อยู่โรงแรมแบบเต็ม
หมายเลขโทรศัพท์และอีเมล
ลิงก์ Google Maps (ไม่บังคับ) สำหรับเส้นทางแบบแตะครั้งเดียว

หากโรงแรมของคุณมีเคาน์เตอร์เช็คอินเปิดให้บริการตามเวลาที่กำหนด หรือหากคุณมีบริการเช็คอินแบบดิจิทัล โปรดระบุข้อมูลดังกล่าวด้วย

6. คำแนะนำสำหรับการเดินทางมาถึง

ช่วยให้แขกวางแผนการเดินทางได้อย่างสบายใจ ข้อมูลที่เป็นประโยชน์อาจรวมถึง:

เวลาเช็คอินที่เร็วที่สุดและเวลาเช็คเอาต์ช้าที่สุด
คำแนะนำเกี่ยวกับที่จอดรถ
รหัสรับกุญแจหรือรหัสเช็คอินด้วยตนเอง
เคล็ดลับการเดินทางในพื้นที่
สิ่งที่ควรทำหากเดินทางมาถึงล่าช้า

สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งสำหรับโรงแรมขนาดเล็ก บ้านพักตากอากาศ หรือพื้นที่ชนบท

7. โอกาสในการขายต่อยอด

โดยไม่ต้องกดดัน คุณสามารถแนะนำการอัปเกรดหรือบริการที่ช่วยยกระดับการเข้าพักของพวกเขาได้:

อัปเกรดเป็นห้องดีลักซ์
จองอาหารค่ำยามพระอาทิตย์ตกดินที่ร้านอาหารบนดาดฟ้าของคุณ
ร่วมทัวร์ในพื้นที่
รับส่วนลดสปาสำหรับการจองล่วงหน้า

ใส่ปุ่มหรือลิงก์เพื่อจองข้อเสนอเหล่านี้ล่วงหน้าหากเป็นไปได้

8. ขอบคุณและปิดท้าย

จบอีเมลด้วยข้อความที่อบอุ่นและเป็นกันเอง ขอบคุณแขกที่เลือกที่พักของคุณและแสดงความตื่นเต้นเกี่ยวกับการเข้าพัก น้ำเสียงที่เป็นมิตรช่วยให้แขกรู้สึกมีคุณค่าและกำหนดบรรยากาศของการบริการที่ดีเยี่ยม

เคล็ดลับการเขียนอีเมลยืนยันการจองที่เป็นมืออาชีพและเป็นกันเอง

เขียนอีเมลให้เหมือนกับที่คุณพูดที่แผนกต้อนรับ: อบอุ่น ชัดเจน ไม่แข็งทื่อ ใช้ย่อหน้าสั้นๆ และสัญลักษณ์หัวข้อย่อย เพื่อให้แขกสามารถสแกนผ่านโทรศัพท์ได้ ระบุสีและโลโก้ของโรงแรมไว้ในส่วนหัวและส่วนท้ายเพื่อให้จดจำได้ทันที หลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะ เช่น "folio", "นโยบายการรับประกัน" และเขียนว่า "ใบเรียกเก็บเงินของคุณ" หรือ "วิธีที่เรารักษาความปลอดภัยห้องพักของคุณ" แทน ทดสอบอีเมลบนมือถือเสมอ: หากจำเป็นต้องย่อและขยาย ให้ออกแบบใหม่

ตัวอย่างเทมเพลตอีเมลยืนยันการจองโรงแรม

✅เทมเพลตมาตรฐาน (การยืนยันขั้นพื้นฐาน)

✅เทมเพลตโรงแรมหรู (คำทักทายส่วนบุคคล)

✅แบบฟอร์มเช็คอินด้วยตนเอง (กุญแจดิจิทัล)

✅แบบฟอร์มการจองแบบกลุ่ม

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

🚫 การละเว้นหมายเลขการจองหรือวันที่
🚫 การเขียนเรียงความ 400 คำ — แขกอ่านผ่านโทรศัพท์
🚫 การซ่อนนโยบายการยกเลิกการจองด้วยตัวอักษรขนาดเล็ก
🚫 การใช้หัวข้อที่คลุมเครือ เช่น “การจองของคุณ”
🚫 การลืมเขตเวลา (เขียนว่า “15:00 น. เวลาท้องถิ่น”)
🚫 การส่งอีเมลช้าหลายชั่วโมง — ความเร็วเป็นสิ่งสำคัญ

สรุป

อีเมลยืนยันการจองที่ชัดเจนและเป็นมิตรจะช่วยให้แขกรู้สึกได้รับการต้อนรับก่อนที่จะเดินทางมาถึง ช่วยปรับปรุงการสื่อสารและสร้างบรรยากาศที่ดีให้กับการเข้าพัก

ด้วย Smart Order PMS คุณสามารถส่งอีเมลยืนยันอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเอง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสร้างและปรับแต่งเทมเพลตให้ตรงกับสไตล์ของโรงแรมและความต้องการของแขก ทำให้การสื่อสารกับแขกง่ายขึ้น เร็วขึ้น และเป็นมืออาชีพมากขึ้น

เริ่มส่งอีเมลอัตโนมัติถึงแขกของคุณวันนี้

ทดลองใช้ฟรี