บริษัท YIAN ก่อตั้งขึ้นที่เมืองเซี่ยงไฮ้ในปี 1996 และเริ่มเข้าสู่ตลาดอสังหาริมทรัพย์ในประเทศญี่ปุ่นในปี 2018 ก่อนจะขยายตัวเข้าสู่ธุรกิจ B&B และโรงแรมในปี 2024 ปัจจุบันบริษัทบริหารจัดการที่พักมากกว่า 100 แห่งในเขตโตเกียว โดยใช้มาตรฐานระดับโรงแรมธุรกิจ (Business Hotel) จนสามารถทำอัตราการเข้าพัก (Occupancy Rate) ได้สูงถึง 80% และสร้างรายได้ต่อเดือนกว่า 100 ล้านเยน
วิสัยทัศน์แห่งการเติบโตที่ขับเคลื่อนด้วยประสิทธิภาพ
การขยายตัวอย่างรวดเร็วของ YIAN ในโตเกียวมาพร้อมกับโอกาสและความท้าทายมหาศาล ก่อนที่จะนำ Smart Order มาใช้ YIAN ต้องเผชิญกับปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพและการเติบโตของธุรกิจ ดังนี้:
- การจัดการคำสั่งซื้อด้วยตนเองที่ขาดประสิทธิภาพ: หากไม่มีระบบบริหารจัดการที่พัก (Property Management System) ที่ทันสมัย การจัดการการจองจากหลายแห่งด้วยมือกลายเป็นเรื่องที่เสียเวลาและเสี่ยงต่อความผิดพลาดได้ง่าย
- ความเสี่ยงในการเกิดการจองซ้ำ (Double Bookings): การบริหารจัดการช่องทาง OTA (Online Travel Agency) หลายช่องทางโดยไม่มีระบบรวมศูนย์ ทำให้ความเสี่ยงในการเกิดห้องพักเต็มแล้วยังเปิดขาย (Over-selling) เพิ่มสูงขึ้นอย่างมาก
- ความยุ่งยากในการจัดการหลายแพลตฟอร์ม: การต้องสลับหน้าจอไปมาระหว่างแพลตฟอร์ม OTA ต่างๆ เพื่อปรับจำนวนห้องว่างและราคา เป็นกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ
- ข้อจำกัดในการเข้าถึงตลาดนักท่องเที่ยวจีน: แม้จะเล็งเห็นศักยภาพของนักท่องเที่ยวจีนที่มาเยือนญี่ปุ่น แต่ YIAN ในขณะนั้นยังขาดวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการดึงดูดกลุ่มลูกค้ากลุ่มนี้
เดิมที YIAN วางแผนที่จะสร้างระบบขึ้นมาใช้เอง แต่สุดท้ายได้ตัดสินใจเลือกใช้ Smart Order PMS เนื่องจากมีฟีเจอร์ที่ครบถ้วน แม้จะมีประสบการณ์ในญี่ปุ่นมายาวนานถึง 11 ปี แต่พวกเขาก็ยังเลือกซอฟต์แวร์นี้ในที่สุด เพราะความใช้งานง่าย (User-friendly) แต่ทรงพลังพอที่จะจัดการพอร์ตโฟลิโอที่พักจำนวนมหาศาลได้ พนักงานใหม่สามารถเรียนรู้วิธีการใช้งานได้ภายใน 1-2 วัน ด้วยการออกแบบที่เข้าใจง่ายและการฝึกอบรมที่ชัดเจน โดยไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ด้านโรงแรมมาก่อน
เพิ่มประสิทธิภาพและขยายการเข้าถึงด้วย Smart Order
ซอฟต์แวร์ Smart Order PMS ได้เข้ามาพลิกโฉมการดำเนินงานของ YIAN โดยการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ให้เรียบง่ายและสร้างโอกาสในการเติบโตใหม่ๆ:
- การจัดการคำสั่งซื้อที่ง่ายขึ้น: การซิงค์ข้อมูลอัตโนมัติจากทุกช่องทางช่วยลดภาระในการคีย์ข้อมูลด้วยตนเอง
- การซิงค์สต็อกห้องพักแบบเรียลไทม์: ระบบ Channel Manager ของ Smart Order ช่วยอัปเดตสต็อกห้องพักบนทุกแพลตฟอร์มการจองทันที ป้องกันการจองซ้ำและการขายเกินจำนวนที่มีอยู่จริง
- การควบคุมราคาและห้องว่างแบบรวมศูนย์: ความสามารถของ PMS ในการจัดการราคาและห้องว่างของ OTA ทั้งหมดจากแดชบอร์ดเพียงหน้าเดียว ช่วยให้กระบวนการทำงานคล่องตัวขึ้นอย่างมาก ทำให้การบริหารงานประจำวันง่ายขึ้น แม้แต่การที่ YIAN ต้องปรับราคาสูงถึง 3 ครั้งต่อวันก็ทำได้อย่างสะดวก
- การเชื่อมต่อกับ Rednote สำหรับตลาดจีน: การเชื่อมต่อนี้ช่วยให้ YIAN สามารถเปลี่ยนคอนเทนต์บนโซเชียลมีเดียให้กลายเป็นการจองโดยตรง (Direct Reservations) เชื่อมโยงกับกลุ่มนักท่องเที่ยวจีนที่กำลังขยายตัวได้อย่างไร้รอยต่อ
ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการของ YIAN กล่าวชื่นชม Smart Order ว่า: "ซอฟต์แวร์ PMS นี้ใช้งานง่ายมากและทำงานได้อย่างราบรื่น การอัปเดตสถานะห้องว่างแบบเรียลไทม์นั้นยอดเยี่ยมมาก ทีมสนับสนุนการปฏิบัติงานก็ยอดเยี่ยมเช่นกัน ความทุ่มเทของพวกเขาทำให้เรามีความรู้สึกมั่นคงและปลอดภัยในการดำเนินธุรกิจ"
Smart Order PMS กลายเป็นพันธมิตรสำคัญในการเติบโตของ Nihon YIAN Corporation ในตลาดญี่ปุ่นที่มีการแข่งขันสูง เป็นมากกว่าเครื่องมือจัดการ แต่คือผู้สนับสนุนความสำเร็จโดยการทำให้การดำเนินงานง่ายขึ้น ลดข้อผิดพลาด และเปิดโอกาสในตลาดจีน ช่วยให้ YIAN สามารถมุ่งเน้นไปที่มูลค่าหลักขององค์กร นั่นคือการส่งมอบแบรนด์และการบริการด้านการบริการ (Hospitality) ที่โดดเด่นให้กับฐานลูกค้าที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ
