การแมปแผนราคากับ OTA ไม่ตรงกัน: โรงแรมตรวจหาและแก้ไขอย่างไร

ความไม่ตรงกันของการแมปแผนราคา OTA อาจทำให้ห้องพักที่ถูกต้องแสดงพร้อมเงื่อนไขการจองที่ไม่ถูกต้อง โรงแรมอาจต้องให้อาหารเช้าฟรี ยอมรับการยกเลิกที่ไม่ได้คำนวณไว้ในราคา เรียกเก็บเงินผิดวิธี หรือขายต่ำกว่าราคาสุทธิที่ตั้งใจไว้

การแมปหมายถึงความสัมพันธ์ระหว่างแผนราคาในระบบ PMS โรงแรมกับผลิตภัณฑ์ที่แขกสามารถจองผ่าน OTA ตัวอย่างเช่น แผนในระบบ PMS โรงแรมที่ชื่อว่า “เฉพาะห้องพักแบบไม่คืนเงิน” ไม่ควรชี้ไปยังผลิตภัณฑ์ OTA ที่ชื่อว่า “ยืดหยุ่นพร้อมอาหารเช้า”

เริ่มจากสิ่งที่แขกสามารถซื้อและสิ่งที่โรงแรมต้องมอบให้ ส่วนรหัสทางเทคนิคค่อยตรวจสอบเมื่อฝ่ายสนับสนุนต้องใช้

ปกป้องแขกและหยุดข้อเสนอที่ไม่ถูกต้อง

เปิดผลิตภัณฑ์ OTA ที่ได้รับผลกระทบและยืนยันสิ่งที่ผิดพลาดก่อนเปลี่ยนการเชื่อมต่อ บันทึกห้องพัก วันที่เข้าพัก ราคาที่แสดง มื้ออาหารที่รวมอยู่ เงื่อนไขการยกเลิก และคำแนะนำการชำระเงิน

หากข้อเสนอนั้นก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านการเงินหรือการบริการแขกโดยทันที ให้หยุดชั่วคราวหรือปิดเฉพาะแผนราคานั้นผ่านกระบวนการปกติของระบบ PMS โรงแรมหรือ channel manager โรงแรม อย่าปิดจำนวนห้องว่างที่ใช้ร่วมกันเมื่อห้องพักยังคงว่างภายใต้แผนอื่นที่ถูกต้อง

เก็บการจองที่มีอยู่ทั้งหมดไว้ อย่าลบหรือสร้างแผนราคาที่มีการจองอยู่ขึ้นใหม่ เพราะการแก้ไขและการยกเลิกในภายหลังอาจยังต้องใช้แผนนั้น มอบหมายให้บุคคลหนึ่งตรวจสอบการจองที่สร้างขึ้นแล้วภายใต้ผลิตภัณฑ์ที่ไม่ถูกต้อง

ความแตกต่างของราคาไม่ได้เกิดจากข้อผิดพลาดในการแมปเสมอไป ก่อนเปรียบเทียบระบบ PMS โรงแรมกับ OTA ให้ใช้ห้องพัก วันที่ จำนวนผู้เข้าพัก สกุลเงิน อุปกรณ์ ตลาด สถานะการเข้าสู่ระบบ และรูปแบบการแสดงภาษีเดียวกัน ส่วนลดบนมือถือ ราคาสมาชิก โปรโมชัน การแปลงสกุลเงิน หรือรูปแบบการแสดงภาษีอาจทำให้เกิดความแตกต่างที่ถูกต้องได้

เปรียบเทียบสี่องค์ประกอบที่แขกซื้อจริง

แผนราคาในระบบ PMS โรงแรมและผลิตภัณฑ์ OTA ไม่จำเป็นต้องมีชื่อเหมือนกัน แต่ต้องให้เงื่อนไขการเข้าพักเชิงพาณิชย์แบบเดียวกัน เปรียบเทียบสี่องค์ประกอบต่อไปนี้ก่อนสรุปว่าการแมปผิดพลาด

มื้ออาหารและสิ่งที่รวมอยู่

ตรวจสอบว่าผลิตภัณฑ์ทั้งสองเป็นแบบเฉพาะห้องพัก รวมอาหารเช้า รวมอาหารสองมื้อ หรือแพ็กเกจอื่น และเปรียบเทียบที่จอดรถ บริการรับส่งสนามบิน ของต้อนรับ เครดิตรีสอร์ต หรือสิ่งอื่นที่รวมอยู่ซึ่งทำให้โรงแรมมีค่าใช้จ่าย

หาก OTA ขายแบบรวมอาหารเช้า แต่ระบบ PMS โรงแรมได้รับแผนเฉพาะห้องพัก แผนกต้อนรับอาจไม่เห็นสิ่งที่รวมอยู่และโรงแรมอาจต้องรับภาระค่าอาหารที่ไม่ได้วางแผนไว้ ให้รักษาสัญญาที่แสดงต่อแขกในระหว่างแก้ไขการแมป

นโยบายการยกเลิก

เปรียบเทียบกำหนดเวลายกเลิกฟรี เงื่อนไขไม่คืนเงิน ค่าธรรมเนียมกรณีไม่เข้าพัก กฎการแก้ไข และเงินมัดจำที่โรงแรมเก็บไว้หลังการยกเลิก

ผลิตภัณฑ์ OTA แบบยืดหยุ่นที่เชื่อมกับแผนแบบไม่คืนเงินในระบบ PMS โรงแรมจะทำให้เกิดข้อโต้แย้งเมื่อมีการยกเลิก การยืนยันจาก OTA คือหลักฐานของสิ่งที่แขกซื้อ อย่าแอบแทนที่เงื่อนไขเหล่านั้นด้วยนโยบายที่โรงแรมตั้งใจใช้

วิธีและช่วงเวลาการชำระเงิน

ตรวจสอบว่า OTA เป็นผู้เรียกเก็บเงิน โรงแรมเรียกเก็บจากแขก ใช้บัตรเสมือน หรือต้องชำระเงินมัดจำก่อนเดินทางมาถึง ยืนยันว่าเงินจะพร้อมให้เรียกเก็บเมื่อใดและโรงแรมควรเรียกเก็บเป็นจำนวนเท่าใด

การแมปที่ผิดอาจทำให้ส่งคำขอเงินมัดจำไม่ถูกต้อง เรียกเก็บเงินซ้ำ หรือแสดงคำแนะนำการเรียกเก็บเงินของแผนกต้อนรับผิดพลาด อย่าใส่รายละเอียดการชำระเงินที่ได้รับการคุ้มครองไว้ในบันทึกทั่วไปหรือภาพหน้าจอที่ส่งให้ฝ่ายสนับสนุน

ราคาสุทธิสำหรับแขก

เปรียบเทียบราคารวมของการเข้าพักเดียวกัน ไม่ใช่เฉพาะราคาพื้นฐานต่อคืน รวมค่าบริการตามจำนวนผู้เข้าพัก ภาษี ค่าธรรมเนียม ค่าอาหารเพิ่มเติม ส่วนลด การปรับราคาอ้างอิง และสกุลเงินที่แสดงต่อแขก

หากองค์ประกอบเชิงพาณิชย์ทั้งสี่ตรงกันแต่ราคาสาธารณะแตกต่างกัน ให้ตรวจสอบโปรโมชัน รูปแบบการแสดงภาษี ราคาตามจำนวนผู้เข้าพัก สกุลเงิน และส่วนลดตามตลาดก่อนเปลี่ยนการแมป หากเงื่อนไขชี้ไปยังแผนอื่นในระบบ PMS โรงแรม ความสัมพันธ์นั้นมีแนวโน้มว่าจะผิด

เมื่อจัดการแผนผ่านหลายช่องทาง channel manager โรงแรม ช่วยให้ทีมมีจุดเดียวสำหรับเปรียบเทียบแผนราคาในระบบ PMS โรงแรมกับผลิตภัณฑ์ OTA ก่อนส่งราคาหรือการจองรายการถัดไป

ยืนยันและแก้ไขความสัมพันธ์ระหว่างระบบ PMS โรงแรมกับ OTA

การแมปหมายถึงอะไร

ในทางปฏิบัติ การแมปตอบคำถามหนึ่งข้อว่า แผนราคาใดในระบบ PMS โรงแรมควรควบคุมและรับผลิตภัณฑ์ OTA แต่ละรายการ โรงแรมควรอธิบายทั้งสองฝั่งด้วยองค์ประกอบสี่อย่างเดียวกันได้ แม้ชื่อที่แสดงจะแตกต่างกัน

เลือกที่พัก ห้องพัก วันที่ แผนในระบบ PMS โรงแรม และผลิตภัณฑ์ OTA ที่ได้รับผลกระทบอย่างละหนึ่งรายการ ยืนยันว่าห้องพักจริงถูกต้องก่อน จากนั้นเปรียบเทียบแผนในระบบ PMS โรงแรมกับผลิตภัณฑ์ OTA โดยใช้มื้ออาหาร การยกเลิก การชำระเงิน และราคาสุทธิ

ตรวจสอบสิ่งที่เพิ่งเปลี่ยนแปลง แผนใหม่ ห้องพักที่คัดลอก ข้อเสนอที่เปลี่ยนชื่อ การเชื่อมต่อช่องทางใหม่ การย้ายระบบ PMS โรงแรม หรือการเปลี่ยนจากราคาแบบเอกเทศเป็นราคาอ้างอิง อาจทำให้ความสัมพันธ์เก่ายังคงถูกเลือกอยู่

เปลี่ยนความสัมพันธ์ทีละรายการ

หยุดการแก้ไขตามปกติสำหรับแผนที่ได้รับผลกระทบชั่วคราวและบันทึกภาพหน้าจอของการตั้งค่าปัจจุบัน เลือกแผนในระบบ PMS โรงแรมและผลิตภัณฑ์ OTA ที่ต้องการตามความหมายเชิงพาณิชย์ ไม่ใช่ชื่อที่คล้ายกันมากที่สุด

เปลี่ยนเฉพาะความสัมพันธ์ของแผนราคาที่ไม่ถูกต้อง ปล่อยให้การเชื่อมต่อที่พัก ห้องพัก และจำนวนห้องว่างที่ยืนยันแล้วคงเดิม หากการเปลี่ยนแผนหนึ่งรายการจำเป็นต้องยกเลิกการเชื่อมต่อทั้งที่พักหรือห้องพัก ให้หยุดและติดต่อผู้ให้บริการการเชื่อมต่อ

ใช้วันที่ในอนาคตที่มีความเสี่ยงต่ำเพื่อตรวจสอบ ส่งการเปลี่ยนแปลงราคาหรือข้อจำกัดแบบควบคุมหนึ่งรายการ จากนั้นตรวจสอบผลิตภัณฑ์ OTA ที่เจาะจงและยืนยันว่าแผนที่ไม่เกี่ยวข้องไม่มีการเปลี่ยนแปลง

ตรวจสอบการจองที่สร้างขึ้นภายใต้แผนที่ไม่ถูกต้อง

การแก้ไขการแมปช่วยปกป้องยอดขายในอนาคต แต่ไม่ได้ซ่อมแซมการจองที่สร้างขึ้นแล้วภายใต้แผนที่ไม่ถูกต้องในระบบ PMS โรงแรมโดยอัตโนมัติ

เปรียบเทียบการยืนยัน OTA ที่ได้รับผลกระทบทุกรายการกับบันทึกในระบบ PMS โรงแรม รักษาราคา มื้ออาหาร เงื่อนไขการยกเลิก คำแนะนำการชำระเงิน วันที่เข้าพัก และหมายเลขอ้างอิงการจองจากต้นทางของแขกไว้ แก้ไขรหัสราคาภายในหรือบันทึกการปฏิบัติงานผ่านกระบวนการที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น ซึ่งยังคงทำให้การอัปเดตจาก OTA ในอนาคตเชื่อมกับการจองเดิม

ตรวจสอบผลกระทบต่อการดำเนินงาน แผนที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้จำนวนมื้ออาหาร งานเรียกเก็บเงินมัดจำ ข้อความอัตโนมัติ การลงรายการภาษีหรือแพ็กเกจ การจัดการค่าคอมมิชชัน รหัสรายได้ หรือคำแนะนำการเรียกเก็บเงินของแผนกต้อนรับเปลี่ยนแปลงไป

ติดต่อแขกเฉพาะเมื่อความแตกต่างที่มีนัยสำคัญจำเป็นต้องได้รับการชี้แจง อย่าอธิบายข้อผิดพลาดในการแมปภายในของโรงแรมว่าเป็นความผิดของแขก และอย่ายกเลิกการจอง OTA ที่ถูกต้องเพียงเพื่อทำให้บันทึกในระบบ PMS โรงแรมดูเรียบร้อยขึ้น

ข้อมูลที่ควรมอบให้ฝ่ายสนับสนุนทางเทคนิค

พนักงานโรงแรมสามารถอธิบายความไม่ตรงกันเชิงพาณิชย์ได้โดยไม่ต้องวิเคราะห์การเชื่อมต่อ ส่งเคสให้ฝ่ายสนับสนุนหนึ่งเคสโดยระบุข้อมูลต่อไปนี้:

• ID ที่พัก, ID แผนราคาในระบบ PMS โรงแรม, ID แผนราคาใน channel manager โรงแรม และ ID ข้อเสนอหรือแผนราคาของ OTA;
• ห้องพัก วันที่เข้าพัก จำนวนผู้เข้าพัก สกุลเงิน และตลาดการขายที่ได้รับผลกระทบ;
• มื้ออาหาร การยกเลิก การชำระเงิน และราคาสุทธิที่คาดหวังและที่เกิดขึ้นจริง;
• หมายเลขอ้างอิงการจองที่ได้รับผลกระทบหนึ่งรายการ โดยปกปิดข้อมูลการชำระเงิน;
• ภาพหน้าจอของแผนในระบบ PMS โรงแรม หน้าจอการแมป ผลิตภัณฑ์ OTA และข้อเสนอที่แสดงต่อแขก; และ
• เวลาอัปเดต เขตเวลา การตอบรับหรือผลการนำส่งขาออก และการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าล่าสุด

นี่เป็นขั้นตอนเดียวที่ห่วงโซ่ตัวระบุมีประโยชน์ ขอให้ฝ่ายสนับสนุนยืนยันว่า ID ทางเทคนิคใดชี้ไปยังผลิตภัณฑ์ใด และการอัปเดตล่าสุดไปถึงเป้าหมายนั้นหรือไม่ พนักงานโรงแรมไม่ควรต้องตรวจสอบเพย์โหลดข้อความหรือคิวของผู้ให้บริการด้วยตนเอง

ยืนยันการแก้ไขและป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ

อย่าปิดเคสเพียงเพราะหน้าจอการแมปดูถูกต้อง ยืนยันว่าการอัปเดตจากระบบ PMS โรงแรมแบบควบคุมหนึ่งรายการเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ OTA ที่ต้องการ ขณะที่แผนอื่นที่ถูกต้องยังคงไม่เปลี่ยนแปลง

ค้นหาข้อเสนอ OTA สาธารณะโดยใช้วันที่ จำนวนผู้เข้าพัก สกุลเงิน ตลาด สถานะการเข้าสู่ระบบ มื้ออาหาร เงื่อนไขการยกเลิก และการชำระเงินเดียวกัน จากนั้นทำการจองทดสอบแบบยกเลิกได้ที่ได้รับอนุญาต ยืนยันว่าการจองเข้าสู่ระบบ PMS โรงแรมภายใต้แผนราคาที่ต้องการ พร้อมราคาและการเปลี่ยนแปลงจำนวนห้องว่างที่ถูกต้อง และการแก้ไขกับการยกเลิกที่ได้รับอนุมัติอัปเดตบันทึกเดิม

บันทึกแผนในระบบ PMS โรงแรมและผลิตภัณฑ์ OTA ขั้นสุดท้ายไว้ในทะเบียนแผนราคาของโรงแรม ทำการตรวจสอบองค์ประกอบทางธุรกิจนี้ซ้ำทุกครั้งที่ทีมเปิดตัว คัดลอก เปลี่ยนชื่อ สร้างราคาอ้างอิง หรือยกเลิกแผนราคา เปลี่ยน channel manager โรงแรม หรือย้ายระบบ PMS โรงแรม

คำถามที่พบบ่อย

การแมปแผนราคากับ OTA ไม่ตรงกันคืออะไร?

หมายถึงแผนราคาในระบบ PMS โรงแรมเชื่อมต่อกับผลิตภัณฑ์ OTA ที่ไม่ถูกต้อง ห้องพักอาจถูกต้อง แต่มื้ออาหาร การยกเลิก การชำระเงิน หรือราคาสุทธิอาจผิดพลาด

ประเภทห้องพักถูกต้องแต่แผนราคาผิดได้หรือไม่?

ได้ จำนวนห้องว่างอาจอัปเดตอย่างถูกต้อง ขณะที่ OTA ขายเงื่อนไขเชิงพาณิชย์ซึ่งแตกต่างจากเงื่อนไขที่กำหนดให้แผนในระบบ PMS โรงแรม

ความแตกต่างของราคา OTA ทุกกรณีเป็นข้อผิดพลาดในการแมปหรือไม่?

ไม่ใช่ ขั้นแรกให้เปรียบเทียบวันที่ จำนวนผู้เข้าพัก สกุลเงิน ภาษี ตลาด สถานะการเข้าสู่ระบบ โปรโมชัน และกฎราคาอ้างอิงเดียวกัน การแมปน่าจะเป็นสาเหตุเมื่อผลิตภัณฑ์ OTA สอดคล้องกับแผนอื่นในระบบ PMS โรงแรม

โรงแรมควรลบและสร้างแผนราคาขึ้นใหม่หรือไม่?

ไม่ควรทำขณะที่แผนนั้นมีการจองอยู่หรือมีแผนอื่นต้องพึ่งพา ปกป้องข้อเสนอ ยืนยันความสัมพันธ์ที่ต้องการ และเปลี่ยนเฉพาะการแมปที่ไม่ถูกต้องผ่านเวิร์กโฟลว์ที่ได้รับอนุมัติ

จะตรวจสอบการแมปที่แก้ไขแล้วได้อย่างไร?

ตรวจสอบการอัปเดตแบบควบคุมหนึ่งรายการบนผลิตภัณฑ์ OTA ที่ต้องการ ยืนยันว่าแผนที่ไม่เกี่ยวข้องยังคงไม่เปลี่ยนแปลง และทำการจองแบบยกเลิกได้ การแก้ไข และการยกเลิกที่ได้รับอนุญาตให้เสร็จสมบูรณ์

สำหรับผู้จัดการโรงแรม วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือเปรียบเทียบสิ่งที่แขกซื้อ ได้แก่ มื้ออาหาร การยกเลิก การชำระเงิน และราคาสุทธิ ใช้ ID ทางเทคนิคหลังจากข้อเท็จจริงทางธุรกิจเหล่านี้แสดงให้เห็นแล้วว่าแผนใดในระบบ PMS โรงแรมควรเชื่อมต่อกับผลิตภัณฑ์ OTA ใด