ลิงก์ชำระเงินสำหรับระบบ PMS โรงแรม: ดีกว่าการโอนเงินผ่านธนาคารด้วยตนเองอย่างไร

ลิงก์ชำระเงินของระบบ PMS โรงแรมจะมอบหน้าเว็บที่ปลอดภัยให้แขกผู้เข้าพักสามารถชำระเงินมัดจำการจอง ยอดคงเหลือ หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมได้ ส่วนที่มีประโยชน์ที่สุดไม่ใช่ตัวลิงก์ แต่คือการเชื่อมโยงระหว่างการชำระเงินและบันทึกการจอง

ด้วยการโอนเงินผ่านธนาคารแบบแมนนวล พนักงานจะต้องส่งรายละเอียดบัญชี รอแขก ค้นหารายการเดินบัญชีธนาคาร ระบุเลขอ้างอิงการโอนเงิน แล้วจึงอัปเดตการจอง ลิงก์ชำระเงินสามารถนำเลขอ้างอิงการจองและจำนวนเงินที่เรียกเก็บไปได้ตั้งแต่ต้น ทำให้ติดตามสถานะการชำระเงินได้ง่ายขึ้น

สิ่งนี้มีความสำคัญมากกว่าแค่ราคาห้องพัก โรงแรมอิสระมักจะเรียกเก็บค่าบริการรับส่งสนามบิน อาหารเช้า การเช็คเอาต์ล่วงเวลา เงินมัดจำความเสียหาย การใช้มินิบาร์ ทัวร์ และการบริโภคระดับใบสั่งซื้ออื่นๆ เมื่อรายการเหล่านี้ยังคงผูกอยู่กับการจอง ทีมงานสามารถดูได้ว่ามีการเรียกเก็บเงินใดไปแล้ว ชำระเงินไปแล้วเท่าใด และยังมียอดค้างชำระใดบ้าง

ลิงก์ชำระเงินของระบบ PMS โรงแรมทำงานอย่างไร

ลิงก์ชำระเงิน จะถูกสร้างขึ้นจากบันทึกการจองหรือบัญชีของแขก พนักงานสามารถเลือกจำนวนเงิน สกุลเงิน วัตถุประสงค์ในการชำระเงิน และวันหมดอายุหรือวันครบกำหนด จากนั้นส่งลิงก์ผ่านอีเมล ข้อความ หรือช่องทางอื่นที่ได้รับการอนุมัติ

แขกจะเปิดหน้าการชำระเงินและทำธุรกรรมให้เสร็จสมบูรณ์ผ่านผู้ให้บริการการชำระเงินที่เชื่อมต่อไว้ ระบบ PMS โรงแรมหรือการผสานการชำระเงินจะรับสถานะว่าสำเร็จ ล้มเหลว หรือรอดำเนินการ และเชื่อมโยงข้อมูลดังกล่าวเข้ากับการจอง

การไหลของข้อมูลควรแสดงให้เห็นอย่างชัดเจน: การจองตรงเข้าสู่ระบบ PMS โรงแรม, พนักงานเรียกเก็บเงินมัดจำ, แขกทำการชำระเงิน, ยอดคงเหลือของการจองเปลี่ยนแปลง, และแผนกต้อนรับเห็นสถานะการชำระเงินที่อัปเดตแล้ว หากแขกซื้อการอัปเกรดในภายหลัง รายการดังกล่าวจะถูกเพิ่มเข้าไปในคำสั่งซื้อเดิม และสามารถเรียกเก็บเงินผ่านคำขอใหม่ได้

ลิงก์ชำระเงินไม่ควรเปิดเผยรายละเอียดบัตรทั้งหมดให้พนักงานโรงแรมทราบ ผู้ให้บริการชำระเงินจะจัดการหน้าป้อนข้อมูลบัตร ในขณะที่ระบบ PMS จะจัดเก็บเฉพาะผลการดำเนินการและเลขอ้างอิงธุรกรรมที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

เมื่อการโอนเงินผ่านธนาคารด้วยตนเองสร้างภาระงานเพิ่มเติม

การโอนเงินผ่านธนาคารเป็นวิธีที่คุ้นเคยและอาจมีค่าใช้จ่ายน้อย แต่ทำให้ขั้นตอนการชำระเงินแยกออกจากเวิร์กโฟลว์การจอง

แขกอาจลืมใส่หมายเลขการจอง ใช้ชื่อบัญชีอื่น รวมการจองสองรายการไว้ในการโอนครั้งเดียว หักค่าธรรมเนียมธนาคาร หรือส่งสกุลเงินผิด พนักงานจึงต้องเปรียบเทียบจำนวนเงินและเวลาที่โอนด้วยตนเอง จนกว่างานนั้นจะเสร็จสิ้น ระบบ PMS อาจยังแสดงว่ายังไม่ได้ชำระเงินมัดจำแม้ว่าเงินจะเข้าบัญชีแล้วก็ตาม

การโอนเงินยังสร้างความไม่แน่นอนเรื่องเวลา แขกสามารถส่งภาพหน้าจอที่ไม่ได้พิสูจน์ว่าการชำระเงินเสร็จสมบูรณ์ เวลาในการประมวลผลทั้งในประเทศและระหว่างประเทศนั้นแตกต่างกัน และวันหยุดสุดสัปดาห์หรือเวลาปิดยอดอาจทำให้การรับเงินล่าช้า โรงแรมจะต้องตัดสินใจว่าจะกั๊กห้องพักไว้หรือไม่ในขณะที่การชำระเงินยังไม่ได้รับการยืนยัน

กระบวนการนี้จะยากขึ้นเมื่อมีคนหลายคนชำระเงินเป็นส่วนๆ สำหรับการจองแบบกลุ่ม หรือเมื่อมีการบริโภคเพิ่มเติมหลังจากที่แขกมาถึงแล้ว ยอดเงินในธนาคารเพียงก้อนเดียวไม่สามารถอธิบายได้ว่าแต่ละจำนวนเงินควรชำระให้กับรายการใดในใบสั่งซื้อ

เมื่อลิงก์ชำระเงินเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

ลิงก์ชำระเงินจะมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อโรงแรมต้องการการตอบสนองที่รวดเร็ว ตรวจสอบได้ และผูกติดอยู่กับการจองเพียงรายการเดียว

ลิงก์ชำระเงินทำงานได้ดีสำหรับเงินมัดจำที่จำเป็นในการยืนยันการจองตรง ยอดค้างชำระก่อนเดินทางมาถึง การจองภายในวันเดียวกัน หรือคำขอชำระเงินที่ทำขึ้นในขณะที่แขกไม่ได้อยู่ที่แผนกต้อนรับ แขกจะได้รับหน้าเว็บชำระเงินและจำนวนเงินที่ชัดเจนโดยไม่ต้องคัดลอกรายละเอียดธนาคาร

นอกจากนี้ยังใช้งานได้จริงสำหรับการเปลี่ยนแปลงหลังจากการจองเดิม หากแขกเพิ่มจำนวนคืนที่พัก แพ็กเกจอาหารเช้า บริการรถรับส่งสนามบิน หรือการเช็คเอาต์ล่วงเวลา พนักงานสามารถเพิ่มการบริโภคลงในคำสั่งซื้อและเรียกเก็บยอดคงเหลือใหม่ที่แน่นอนได้

โรงแรมจึงสามารถจัดการสถานะการดำเนินงานได้ดีกว่าการพึ่งพาสลิปโอนเงินธนาคาร ไม่ว่าจะเป็น: เรียกเก็บแล้ว, เปิดอ่านแล้ว (หากรองรับ), ชำระแล้ว, ล้มเหลว, หมดอายุ, คืนเงินแล้ว หรือยังคงค้างชำระ

เมื่อการเรียกเก็บเงินไม่ได้เชื่อมโยงกับการจอง พนักงานอาจยืนยันการจองผิดพลาดหรือมองข้ามรายการเสริมที่ยังไม่ได้ชำระเงิน โซลูชันการชำระเงินของ Smart Order จะเชื่อมโยงคำขอชำระเงินเข้ากับบันทึกการจอง ช่วยให้ทีมงานเห็นยอดสั่งซื้อและสามารถติดตามผลได้จากขั้นตอนการทำงานเดียวกัน

จัดการทุกค่าใช้จ่ายภายในใบสั่งซื้อ

ยอดรวมของการจองสามารถเปลี่ยนแปลงได้ระหว่างการจองและการเช็คเอาต์ รายได้จากราคาห้องพักเป็นเพียงองค์ประกอบเดียวเท่านั้น ใบสั่งซื้ออาจรวมถึงภาษี เงินมัดจำ ค่าอาหาร ค่าเดินทาง การอัปเกรด การเช็คอินก่อนเวลา การเช็คเอาต์ล่วงเวลา การใช้มินิบาร์ ค่าซักรีด ทัวร์ หรือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับความเสียหาย

เก็บบันทึกแต่ละรายการก่อนเรียกเก็บเงิน พนักงานควรเห็นคำอธิบาย จำนวน ราคาต่อหน่วย ภาษี จำนวนเงินที่ชำระแล้ว และยอดคงเหลือ การขอเก็บเงินแบบระบุเพียง “$80” โดยไม่มีรายละเอียดนั้นอธิบายได้ยากกว่าลิงก์ที่ระบุชัดเจนว่าเป็นค่าบริการรับส่งสนามบินสองเที่ยวหรือค่าเช็คเอาต์ล่วงเวลา

หากแขกชำระยอดคงเหลือเพียงบางส่วน ใบสั่งซื้อควรยังคงเปิดไว้สำหรับส่วนต่าง หากรายการใดถูกลบออกไป ระบบ PMS ควรเก็บรักษาประวัติการปรับปรุงรายการไว้แทนที่จะเขียนทับยอดรวมเดิมโดยไม่มีการแจ้งเตือน

เมื่อถึงเวลาเช็คเอาต์ พนักงานต้องการดูหน้าจอรวมที่แสดงทั้งราคาห้องพัก การบริโภคเพิ่มเติม เงินมัดจำที่หักออก การคืนเงิน และยอดค้างชำระทั้งหมด สิ่งนี้จะทำให้การพูดคุยกับแขกมีความชัดเจนยิ่งขึ้น และช่วยให้ฝ่ายบัญชีมีบันทึกที่นำไปใช้งานต่อได้จริง

ใช้สถานะการชำระเงินเพื่อการติดตามผล

ลิงก์ที่ส่งไปไม่ใช่การชำระเงินที่เสร็จสมบูรณ์ โรงแรมจำเป็นต้องมีกฎระเบียบว่าควรทำอย่างไรต่อไป

กำหนดวันครบกำหนดตามนโยบายการจอง การจองแบบขอคืนเงินไม่ได้อาจต้องชำระเงินทันที ในขณะที่การจองแบบยืดหยุ่นอาจต้องการเพียงเงินมัดจำ การเข้าพักในวันเดียวกันต้องการเวลาการตอบสนองที่สั้นกว่าการจองล่วงหน้าเป็นเดือน

ใช้การแจ้งเตือนอย่างระมัดระวัง ควรส่งครั้งแรกก่อนถึงกำหนดเวลาและส่งอีกครั้งเฉพาะเมื่อยังไม่มียอดชำระเงินเข้ามา หยุดการแจ้งเตือนหลังจากการชำระสำเร็จ ถูกยกเลิก หรือได้รับการยกเว้นจากพนักงาน

การชำระเงินที่ล้มเหลวจำเป็นต้องมีสถานะที่สามารถดำเนินการต่อได้ แขกอาจต้องลองใช้บัตรอื่น ยืนยันตัวตน หรือขอใช้วิธีอื่น พนักงานไม่ควรสร้างการจองใหม่เพียงเพราะการชำระเงินล้มเหลว

สำหรับลิงก์ที่หมดอายุ ให้สร้างคำขอใหม่จากยอดคงเหลือในใบสั่งซื้อปัจจุบัน การใช้ยอดเงินเก่าซ้ำหลังจากการจองเปลี่ยนแปลงอาจทำให้แขกถูกเรียกเก็บเงินมากเกินไปหรือน้อยเกินไป

ลิงก์ชำระเงินยังช่วยปรับปรุงการกระทบยอดบัญชี

การกระทบยอดบัญชีจะเปรียบเทียบรายการทำธุรกรรมของผู้ให้บริการชำระเงินกับใบสั่งซื้อในระบบ PMS และบันทึกทางบัญชี ลิงก์ชำระเงินจะช่วยในส่วนนี้เนื่องจากคำขอแต่ละรายการสามารถระบุหมายเลขการจองหรือหมายเลขอ้างอิงการสั่งซื้อได้

ทีมงานสามารถระบุได้ว่าการจองใดเป็นที่มาของการชำระเงิน จำนวนเงินตรงกับยอดคงเหลือที่คาดไว้หรือไม่ และมีการคืนเงินหรือข้อพิพาทที่เปลี่ยนแปลงผลลัพธ์สุดท้ายหรือไม่ สิ่งนี้ช่วยลดปัญหาการรับเงินมัดจำที่ไม่ตรงกับข้อมูล ซึ่งมักพบได้บ่อยจากการใช้ข้อความอ้างอิงโอนเงินแบบทั่วไป

การตรวจสอบประจำวันควรครอบคลุมถึงการชำระเงินที่สำเร็จ ความล้มเหลว การคืนเงิน ข้อพิพาท คำขอที่หมดอายุ และจำนวนเงินที่ได้รับแต่ยังไม่ได้จัดสรรเข้ายอด ระบบอัตโนมัติช่วยลดเวลาการทำงานลง แต่ไม่ได้เข้ามาแทนที่การควบคุมทางการเงิน

บันทึกข้อมูลที่ส่งออกควรแยกแยะรายได้จากราคาห้องพัก ภาษี เงินมัดจำ และการบริโภคเพิ่มเติมที่ระบบบัญชีจำเป็นต้องใช้ ยอดรวมที่แสดงเพียง “ได้รับเงินแล้ว” อย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอสำหรับการรายงานรายได้ที่แม่นยำ

เมื่อการโอนเงินผ่านธนาคารยังคงเป็นวิธีที่เหมาะสม

ลิงก์ชำระเงินไม่สามารถแทนที่การโอนเงินได้ทุกกรณี การโอนเงินผ่านธนาคารอาจเหมาะสำหรับการมัดจำของกลุ่มขนาดใหญ่ ลูกค้าองค์กรที่มีกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ ยอดค้างชำระจากการเข้าพักระยะยาว หรือความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่จัดการผ่านการกระทบยอดบัญชีธนาคารอยู่แล้ว

นอกจากนี้ยังอาจเลือกใช้การโอนเงินในกรณีที่การรับบัตรมีข้อจำกัด ค่าใช้จ่ายของบัตรข้ามพรมแดนมีราคาสูง หรือแขกและโรงแรมใช้เครือข่ายธนาคารภายในประเทศที่รวดเร็ว

กุญแจสำคัญคือการเก็บบันทึกการจองให้ครบถ้วนสมบูรณ์ เพิ่มจำนวนเงินโอนที่คาดหวัง วันครบกำหนด เลขอ้างอิงธนาคาร ชื่อผู้จ่าย วันที่ได้รับ และพนักงานที่ตรวจสอบเข้าไป อย่าทำเครื่องหมายว่าการจองนั้นชำระเงินแล้วโดยพิจารณาจากภาพหน้าจอเพียงอย่างเดียว เมื่อนโยบายกำหนดว่าต้องรอให้เงินเข้าบัญชีอย่างสมบูรณ์ก่อน

โรงแรมสามารถนำเสนอตัวเลือกทั้งสองวิธี ลิงก์ชำระเงินช่วยเรื่องความรวดเร็วและสะดวกสบาย ในขณะที่การโอนเงินผ่านธนาคารตอบโจทย์การชำระเงินมูลค่าสูงบางรายการ หรือเวิร์กโฟลว์ของบัญชีที่ถูกกำหนดไว้แล้ว

ตั้งค่าลิงก์ชำระเงินอย่างปลอดภัย

ใช้ผู้ให้บริการชำระเงินและการผสานระบบ PMS โรงแรมที่เหมาะสมกับตลาดของโรงแรมและข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ พนักงานไม่ควรขอหมายเลขบัตรผ่านอีเมลทั่วไป แอปข้อความ หรือหมายเหตุในการจอง

กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อให้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถออกคำขอ เปลี่ยนแปลงจำนวนเงิน หรือดำเนินการคืนเงินได้ กำหนดให้ต้องมีคำอธิบายที่ชัดเจนสำหรับการบริโภคเพิ่มเติมและเก็บประวัติการแก้ไขไว้ตรวจสอบ

ทดสอบขั้นตอนทั้งหมดด้วยการจองที่มีมูลค่าต่ำ: ส่งลิงก์ ชำระเงินให้เสร็จสิ้น ยืนยันสถานะ นำไปใช้กับยอดคงเหลือที่ถูกต้อง ออกการคืนเงิน และตรวจสอบบันทึกที่ส่งออก

นอกจากนี้ควรทดสอบการยกเลิกและการปรับเปลี่ยน การยกเลิกการเข้าพักควรหยุดส่งการแจ้งเตือน ในขณะที่การจองที่มีการเปลี่ยนแปลงควรใช้ยอดคงเหลือใหม่แทนการใช้คำขอเดิม

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับลิงก์ชำระเงินของระบบ PMS โรงแรม

ลิงก์ชำระเงินปลอดภัยกว่าการส่งรายละเอียดธนาคารหรือไม่?

ลิงก์ชำระเงินสามารถลดการจัดการด้วยตนเองและจำกัดการป้อนข้อมูลบัตรไว้เฉพาะบนหน้าเว็บของผู้ให้บริการชำระเงิน ความปลอดภัยยังคงขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ การควบคุมบัญชีของโรงแรม สิทธิ์ของพนักงาน และวิธีการส่งลิงก์

ลิงก์ชำระเงินสามารถเรียกเก็บเฉพาะเงินมัดจำได้หรือไม่?

ได้ หากระบบ PMS หรือการเชื่อมต่อการชำระเงินรองรับคำขอแบบบางส่วน การจองควรแยกแสดงจำนวนเงินมัดจำที่ได้รับและยอดคงเหลืออย่างชัดเจน

โรงแรมสามารถใช้ลิงก์ชำระเงินสำหรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมของแขกได้หรือไม่?

ได้ เพิ่มการอัปเกรด ค่าเดินทาง มินิบาร์ ค่าอาหาร หรือการบริโภคอื่นๆ ลงในใบสั่งจอง จากนั้นส่งลิงก์สำหรับยอดคงเหลือใหม่ คำอธิบายควรระบุค่าใช้จ่ายให้แขกทราบอย่างชัดเจน

จะเกิดอะไรขึ้นหากแขกชำระเงินผิดจำนวน?

อย่าบังคับตัดยอดการชำระเงินกับยอดคงเหลือที่ไม่เกี่ยวข้องกัน ให้บันทึกจำนวนเงินที่ได้รับ ตรวจสอบคำขอและข้อมูลอ้างอิงธุรกรรม จากนั้นจึงเรียกเก็บเพิ่มหรือคืนเงินส่วนต่างตามนโยบายของโรงแรม

เลือกวิธีที่ช่วยลดความไม่แน่นอนในการชำระเงิน

ลิงก์ชำระเงินเหนือกว่าการโอนเงินผ่านธนาคารด้วยตนเองเมื่อโรงแรมต้องการการเรียกเก็บเงินที่รวดเร็ว การติดตามระดับการจอง และการจัดการเงินมัดจำ ยอดคงเหลือ รวมถึงการบริโภคเพิ่มเติมที่ชัดเจน

ลิงก์เหล่านี้ช่วยลดช่องว่างระหว่างคำกล่าวที่ว่า “แขกบอกว่าจ่ายเงินแล้ว” กับ “ใบสั่งซื้อแสดงสถานะชำระเงินเรียบร้อย” การโอนเงินผ่านธนาคารยังคงมีประโยชน์สำหรับการชำระเงินแบบกลุ่ม องค์กร และรายการที่มีมูลค่าสูง แต่จำเป็นต้องมีข้อมูลอ้างอิงและการกระทบยอดที่มีระบบระเบียบ

ขั้นตอนการทำงานที่ดีที่สุดไม่ใช่การใช้บัตรเพียงอย่างเดียวหรือธนาคารเพียงอย่างเดียว แต่เป็นขั้นตอนที่ทุกคำขอ การชำระเงิน การปรับปรุงยอด และรายการสั่งซื้อ สามารถดูได้อย่างชัดเจนและตรงกับการจองของโรงแรมที่ถูกต้อง