สิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ในเครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์: ออกแบบบทบาทสำหรับธุรกิจโรงแรมหลายแห่ง

พนักงานต้อนรับที่ไปช่วยงานโรงแรม B ในช่วงสุดสัปดาห์ไม่ควรได้รับสิทธิ์เข้าถึงโรงแรมทั้งเครืออย่างถาวรโดยอัตโนมัติ พนักงานฝ่ายการเงินอาจต้องใช้ข้อมูลจากที่พักสามแห่ง โดยไม่จำเป็นต้องมีสิทธิ์เปลี่ยนราคาห้องพักหรือสร้างบัญชีผู้ดูแลระบบ

การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ในเครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์จะได้ผลดีที่สุดเมื่อเจ้าของแยกหน้าที่ของพนักงานออกจากขอบเขตโรงแรมที่พนักงานทำหน้าที่นั้น เริ่มจากความรับผิดชอบ แล้วจึงตั้งค่าการควบคุมที่ระบบรองรับและทดสอบสิทธิ์การเข้าถึงที่เกิดขึ้นจริง

แยกขอบเขตที่พักออกจากสิทธิ์ในการดำเนินการ

ขอบเขตที่พัก หมายถึงโรงแรมหรือยูนิตที่พนักงานเข้าถึงได้ สิทธิ์ในการดำเนินการ หมายถึงสิ่งที่พนักงานสามารถดู แก้ไข อนุมัติ ส่งออก หรือดูแลจัดการได้ภายในขอบเขตนั้น

ตัวเลือกที่พักไม่ได้ยืนยันว่ามีการแยกสิทธิ์เข้าถึงอย่างแท้จริง การซ่อนโรงแรม C จากปฏิทินหลักยังไม่เพียงพอ หากบัญชีเดียวกันยังค้นหาข้อมูลผู้เข้าพักของโรงแรมนั้นหรือส่งออกข้อมูลรายได้ได้ ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงที่ใช้ได้จริงผ่านทุกฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้อง

เช่นเดียวกัน การดูรายการชำระเงินแตกต่างจากการรับชำระเงิน การคืนเงิน หรือการเปลี่ยนรายละเอียดการรับเงิน การดูราคาห้องพักก็แตกต่างจากการแก้ไขราคา ออกแบบสิทธิ์ตามการตัดสินใจทางธุรกิจเหล่านี้ แทนการอิงชื่อตำแหน่งกว้างๆ เช่น “ผู้จัดการ”

ใช้ข้อความมอบหมายงานสั้นๆ เช่น “ลีอาห์สามารถจัดการผู้เข้าพักขาเข้าและการจัดห้องที่โรงแรม A ได้ แต่ไม่สามารถคืนเงิน ส่งออกรายชื่อผู้เข้าพักทั้งเครือ หรือจัดการผู้ใช้ได้” หากมีการอนุมัติให้ช่วยงานที่พักอื่นชั่วคราว ให้ระบุที่พักและวันสิ้นสุดแยกไว้ต่างหาก

ชื่อและระดับความละเอียดของการควบคุมจะแตกต่างกันไปตามแต่ละระบบบริหารจัดการโรงแรม หรือเครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ จับคู่ความรับผิดชอบที่ได้รับอนุมัติกับการตั้งค่าที่ระบบมีให้จริง หากไม่สามารถแยกสิทธิ์สำหรับการดำเนินการที่มีความอ่อนไหวได้ในทางเทคนิค อย่าถือว่าบันทึกการอนุมัติจะตัดสิทธิ์นั้นออกได้ ให้ใช้บัญชีที่มีสิทธิ์จำกัดกว่า หรือขั้นตอนที่มีผู้จัดการช่วยดำเนินการภายใต้การควบคุม พร้อมบันทึกข้อจำกัดไว้

การใช้บัญชีเข้าสู่ระบบร่วมกันทำให้บังคับใช้หรือตรวจสอบการออกแบบสิทธิ์นี้ได้ยาก หากทุกคนใช้บัญชีของเจ้าของ คำอธิบายบทบาทก็ไม่สามารถระบุได้ว่าใครเป็นผู้แก้ไขการจอง สำหรับ Smart Order ให้ใช้ระบบ PMS โรงแรมโดยกำหนดบทบาทให้พนักงานแต่ละคนสอดคล้องกับความรับผิดชอบ ตรวจสอบการตั้งค่าสิทธิ์ที่มีให้ก่อนเริ่มใช้งาน เพื่อให้การทำงานประจำวันดำเนินไปได้โดยไม่ต้องใช้บัญชีผู้ดูแลระบบร่วมกัน

กำหนดบทบาทตามการตัดสินใจที่พนักงานต้องทำจริง

ใช้แนวทางเหล่านี้เป็นกรอบตั้งต้น ไม่ใช่ชุดชื่อบทบาทสำเร็จรูปที่ใช้ได้กับทุกระบบ บันทึกขอบเขตที่พักและข้อยกเว้นสำหรับการมอบหมายงานแต่ละครั้ง

แผนกต้อนรับ

อนุญาตให้ดำเนินงานด้านการจอง การรับผู้เข้าพักขาเข้า การจัดห้อง และการสื่อสารกับผู้เข้าพักตามที่จำเป็นสำหรับที่พักที่ได้รับมอบหมาย พิจารณาแยกต่างหากว่าพนักงานสามารถยกเลิกการจอง เปลี่ยนราคาที่ตกลงไว้ ให้ส่วนลด รับชำระเงิน หรือส่งออกข้อมูลผู้เข้าพักได้หรือไม่

สำหรับพนักงานต้อนรับที่ดูแลหลายโรงแรมในเครือ ให้ระบุที่พักที่รับผิดชอบ อย่าให้สิทธิ์เข้าถึงทุกโรงแรมแทนการจัดสิทธิ์สำหรับการทำงานแทนชั่วคราวอย่างเหมาะสม

งานแม่บ้านและงานซ่อมบำรุง

ให้เข้าถึงข้อมูลห้องพัก งานที่ต้องทำ ความพร้อมของห้อง และข้อมูลบริการผู้เข้าพักเฉพาะส่วนที่จำเป็นต่องานที่ได้รับมอบหมาย หลีกเลี่ยงการให้เข้าถึงยอดรวมทางการเงินที่ไม่เกี่ยวข้องหรือการส่งออกข้อมูลผู้เข้าพักจำนวนมาก กำหนดว่าพนักงานสามารถระบุว่างานเสร็จแล้ว อนุมัติผลการตรวจงาน หรือปลดสถานะระงับใช้ห้องเพื่อซ่อมบำรุงได้หรือไม่ การตัดสินใจเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเป็นหน้าที่ของคนเดียวกัน

ฝ่ายรายได้และการจอง

กำหนดกลุ่มที่พักที่ได้รับอนุมัติให้ดูแล และสิทธิ์จัดการราคา ความพร้อมใช้งาน ข้อจำกัดการจอง และการเปลี่ยนแปลงการจอง ระบุว่าการเปลี่ยนแปลงใดที่มีผลกระทบสูงต้องให้ผู้จัดการตรวจสอบ สิทธิ์เข้าถึงราคาของโรงแรมทั้งเครือไม่ควรรวมสิทธิ์จัดการผู้ใช้หรือข้อมูลรับรองการชำระเงินโดยอัตโนมัติ

ฝ่ายการเงิน

ให้สิทธิ์เข้าถึงการจอง รายการเรียกเก็บเงิน การชำระเงิน การคืนเงิน และรายงานที่จำเป็นสำหรับหน่วยธุรกิจที่ได้รับมอบหมาย แยกสิทธิ์ตรวจสอบรายการคืนเงินออกจากสิทธิ์ดำเนินการคืนเงินจริง หากระบบรองรับ กำหนดสิทธิ์ส่งออกข้อมูลและวิธีจัดการข้อมูลที่ดาวน์โหลดไว้ การยกเลิกสิทธิ์เข้าถึงระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่สามารถเรียกคืนไฟล์ที่ส่งออกไปแล้วได้

ผู้จัดการที่พักและผู้ดูแลระบบ

ผู้จัดการที่พักอาจต้องดูแลภาพรวมการดำเนินงานของโรงแรมแห่งหนึ่ง ขณะที่ผู้ดูแลระบบรับผิดชอบผู้ใช้หรือการตั้งค่า ควรแยกความรับผิดชอบเหล่านี้ให้ชัดเจน แม้ในธุรกิจขนาดเล็กจะมีคนเดียวทำทั้งสองหน้าที่ก็ตาม

ปกป้องสิทธิ์เข้าถึงของผู้ดูแลระบบด้วยการควบคุมความปลอดภัยของบัญชีที่มีให้ พร้อมจัดทำขั้นตอนกู้คืนการเข้าถึงเป็นลายลักษณ์อักษร จัดให้มีวิธีกู้คืนการเข้าถึงที่ได้รับอนุญาตแยกไว้ แต่ไม่ควรสร้างบัญชีร่วมที่ไม่ระบุตัวผู้ใช้ให้พนักงานทุกกะใช้งาน

ทดสอบสิทธิ์ที่ใช้ได้จริง ไม่ใช่ดูเพียงชื่อบทบาท

พนักงานอาจได้รับหลายบทบาทหรือสิทธิ์เพิ่มเติม จึงต้องตรวจสอบสิทธิ์รวมทั้งหมดที่มีผลจริง การนำบทบาทหนึ่งออกอาจไม่ได้ยกเลิกความสามารถที่ยังได้รับจากสิทธิ์ส่วนอื่น อย่าสันนิษฐานว่าบทบาทที่จำกัดสิทธิ์จะมีผลเหนือบทบาทที่ให้สิทธิ์กว้างกว่าเสมอ

ใช้บัญชีทดสอบที่ได้รับอนุมัติและข้อมูลสมมติ หลีกเลี่ยงการคืนเงินจริง การเปลี่ยนราคาที่ใช้งานจริง หรือการแก้ไขการเข้าพักของผู้เข้าพักในที่พักอื่น เพียงเพื่อทดสอบสิทธิ์

1. ระบุงานที่อนุญาตหนึ่งรายการและงานที่ห้ามหนึ่งรายการสำหรับขอบเขตสำคัญแต่ละด้าน รวมถึงที่พักที่บัญชีนั้นไม่ควรเข้าถึงได้
2. ตั้งค่าบทบาทและขอบเขตที่พักตามที่เสนอผ่านกระบวนการดูแลระบบที่ได้รับอนุญาต เก็บบันทึกการตั้งค่าและผู้อนุมัติไว้
3. หลังการเปลี่ยนแปลงมีผล ให้เข้าสู่ระบบผ่านช่องทางปกติของพนักงาน ทดสอบงานที่อนุญาตให้ครบทั้งกระบวนการ แทนการเปิดดูเมนูเพียงอย่างเดียว
4. ทดสอบการดูข้อมูลและการดำเนินการที่ห้ามผ่านการค้นหา รายงาน การส่งออกข้อมูล มือถือ และช่องทางอื่นที่ระบบรองรับและเกี่ยวข้อง หากมองเห็นข้อมูลจริงโดยไม่ได้ตั้งใจ ให้หยุดทดสอบ เก็บเฉพาะหลักฐานขั้นต่ำที่จำเป็นต่อการแก้ไขสิทธิ์ โดยปกปิดข้อมูลที่อ่อนไหวแล้ว
5. ตรวจสอบบทบาททั้งหมดที่บัญชีได้รับร่วมกันและประวัติการดำเนินการ แก้ไขสิทธิ์ที่เกินหรือขาด แล้วทดสอบส่วนที่ได้รับผลกระทบอีกครั้ง

ตัวอย่างเช่น การมอบหมายให้ทำงานแทนสองวันอาจอนุญาตให้ลีอาห์จัดการผู้เข้าพักขาเข้าที่โรงแรม B ได้ แต่ไม่ใช่โรงแรม C ทดสอบทั้งสองเงื่อนไข แล้วตรวจสอบว่าสิทธิ์เข้าถึงโรงแรม B ถูกยกเลิกหลังสิ้นสุดช่วงทำงานแทนที่ตกลงไว้ การเขียนวันหมดอายุไว้ในตารางเวรไม่เท่ากับการบังคับให้สิทธิ์การเข้าถึงหมดอายุจริง

ตรวจสอบสิทธิ์เข้าถึงผ่านมือถือควบคู่กับคอมพิวเตอร์ แอปบริหารโรงแรมของ Smart Order ใช้สิทธิ์จากระบบบริหารจัดการโรงแรมหลัก จึงควรรวมขั้นตอนการทำงานบนโทรศัพท์ไว้ในการตรวจสอบบทบาทด้วย ผลทดสอบบนคอมพิวเตอร์ที่ผ่านเพียงอย่างเดียวไม่ควรใช้แทนการทดสอบช่องทางที่พนักงานใช้งานจริง

ทบทวนสิทธิ์เมื่อพนักงานเริ่มงาน ย้ายหน้าที่ หรือลาออก

สำหรับพนักงานใหม่ ให้ยืนยันบัญชีที่ระบุตัวผู้ใช้ หน้าที่ ที่พักที่รับผิดชอบ ผู้อนุมัติ วันเริ่มงาน และการฝึกอบรมที่จำเป็น ให้เฉพาะสิทธิ์ที่ต้องใช้ การคัดลอกบัญชีของพนักงานที่ทำงานมานานอาจคัดลอกข้อยกเว้นชั่วคราวที่สะสมมาหลายปีไปด้วย

เมื่อมีการย้ายหน้าที่หรือมอบหมายงานชั่วคราว ให้ทบทวนทั้งสิทธิ์เดิมและสิทธิ์ใหม่ หากระบบไม่รองรับการหมดอายุอัตโนมัติ ให้บันทึกว่าใครจะเป็นผู้ยกเลิกสิทธิ์ที่เป็นข้อยกเว้น หลังเปลี่ยนบทบาท ให้ตรวจสอบสิทธิ์ที่มีผลจริง แทนการสันนิษฐานว่าการตั้งค่าที่บันทึกไว้มีผลทันทีในทุกช่องทาง

เมื่อพนักงานออกจากงาน ให้ปิดใช้งานบัญชีตามกระบวนการที่ได้รับอนุมัติ จัดการเซสชันที่ยังใช้งานอยู่และระบบที่เกี่ยวข้องตามที่ระบบรองรับ พร้อมมอบหมายงานที่พนักงานคนนั้นรับผิดชอบให้ผู้อื่น การยกเลิกสิทธิ์เข้าถึงระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่ได้หมายความว่าจะเพิกถอนสิทธิ์เข้าถึง OTA ผู้ให้บริการชำระเงิน อีเมล หรืออุปกรณ์ที่แยกกันอยู่ด้วยเสมอไป จัดการแต่ละบัญชีที่เกี่ยวข้องตามกระบวนการที่ได้รับอนุญาตของบัญชีนั้น

ทบทวนรายชื่อผู้ใช้เป็นประจำและหลังมีการเปลี่ยนแปลงสำคัญด้านบุคลากรหรือที่พัก โดยเน้นบัญชีที่ไม่ได้ใช้งาน บทบาทผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์กว้าง การทำงานแทนที่สิ้นสุดแล้ว สิทธิ์ที่ซ้ำซ้อน และการส่งออกข้อมูลหรือการเปลี่ยนแปลงที่มีความอ่อนไหวซึ่งไม่มีคำอธิบายชัดเจน

การออกแบบที่เสร็จสมบูรณ์ควรช่วยให้เจ้าของอธิบายสิทธิ์ของพนักงานแต่ละคนได้ในหนึ่งประโยค โดยระบุที่พักที่เข้าถึงได้ งานที่อนุญาต และข้อจำกัดสำคัญ เก็บข้อยกเว้นที่ได้รับอนุมัติให้มองเห็นและทดสอบได้เสมอ เพื่อไม่ให้สิทธิ์ฉุกเฉินของเมื่อวานกลายเป็นสิทธิ์ปกติของวันพรุ่งนี้