ปัจจุบัน แขกผู้เข้าพักต้องการเช็คอินอย่างรวดเร็วและง่ายดายเมื่อเช็คอินเข้าโรงแรมหรือที่พักแบบ B&B เครื่องเช็คอินแบบบริการตนเองของโรงแรมจึงตอบโจทย์ความต้องการนี้ เครื่องเหล่านี้ช่วยให้แขกสามารถดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายโดยไม่ต้องรอคิว
ตู้เช็คอินด้วยตนเองคืออะไร
ตู้เช็คอินด้วยตนเองช่วยให้แขกสามารถเช็คอินได้อย่างรวดเร็วด้วยตนเองโดยไม่ต้องรอคิวที่แผนกต้อนรับ การใช้งานก็ง่ายดายเช่นเดียวกับการเช็คอินด้วยตนเองที่สนามบิน นักเดินทางเพื่อธุรกิจที่เดินทางมาถึงตอนดึกหรือครอบครัวที่เหนื่อยล้าจากการเดินทางสามารถทำขั้นตอนต่างๆ ให้เสร็จสิ้นได้ภายในไม่กี่นาที ซึ่งนับว่าไร้กังวลอย่างยิ่ง
ตู้เช็คอินตั้งอยู่บริเวณล็อบบี้โรงแรมและจะซิงค์ข้อมูลการจองกับระบบหลังบ้าน (PMS) ของโรงแรมแบบเรียลไทม์ แขกเพียงแค่กดปุ่มบนหน้าจอไม่กี่ครั้ง: ยืนยันการจอง รูดบัตรประชาชนเพื่อยืนยันตัวตน จากนั้นก็สามารถรับบัตรห้องพักหรือรับกุญแจอิเล็กทรอนิกส์จากโทรศัพท์มือถือเพื่อเปิดประตูได้โดยตรง
คุณสมบัติหลักของการเช็คอินด้วยตนเอง
1. ใช้งานง่ายและรวดเร็ว
ผู้เข้าพักสามารถค้นหาคำสั่งซื้อตามชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ หรือหมายเลขการจอง ใช้งานง่าย ลดข้อผิดพลาด และดำเนินการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
2. การยืนยันตัวตนที่ปลอดภัยและเชื่อถือได้
ตู้เช็คอินด้วยตนเองส่วนใหญ่รองรับการสแกนบัตรประจำตัวประชาชนและการจดจำใบหน้า ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดจากการใช้งานด้วยตนเองและป้องกันไม่ให้ผู้อื่นใช้เครื่อง หลังจากผู้เข้าพักสแกนบัตรประจำตัวประชาชนและยืนยันใบหน้าเรียบร้อยแล้ว ระบบจะจัดสรรห้องพักให้อย่างปลอดภัย
3. ออกบัตรหรือส่งกุญแจอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันที
หลังจากการยืนยันเสร็จสมบูรณ์ เครื่องจะสแกนบัตรห้องพัก หรือส่งรหัสผ่านประตูอัจฉริยะไปยังโทรศัพท์มือถือของผู้เข้าพักผ่านทาง SMS ผู้เข้าพักสามารถเข้าห้องพักได้โดยตรงโดยไม่ต้องดำเนินการใดๆ
4. เชื่อมต่อกับระบบของโรงแรมแบบเรียลไทม์ (PMS)
ทันทีที่ผู้เข้าพักเช็คอินเสร็จสิ้น สถานะคำสั่งซื้อในระบบการจัดการโรงแรม (PMS) จะถูกอัปเดตเป็น "เช็คอินแล้ว" โดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ทำให้มั่นใจได้ว่าบันทึกของแผนกต้อนรับและแผนกแม่บ้านถูกต้อง
5. รองรับหลายภาษา
สำหรับโรงแรมที่รับแขกจากหลายประเทศ ปัญหาเรื่องอุปสรรคทางภาษาถือเป็นปัญหาใหญ่ ตู้เช็คอินด้วยตนเองหลายแห่งมีตัวเลือกหลายภาษาเพื่ออำนวยความสะดวกให้แขกจากหลากหลายภูมิภาคเช็คอินได้อย่างราบรื่น
6. ไร้สัมผัส ถูกสุขอนามัยยิ่งขึ้น
ประเด็นเรื่องสุขอนามัยยังคงมีความสำคัญ ตู้เช็คอินด้วยตนเองยังคงไร้สัมผัสตลอดกระบวนการ ช่วยลดการสัมผัสระหว่างบุคคล เครื่องบางเครื่องยังรองรับการสแกนคิวอาร์โค้ดหรือสั่งงานด้วยเสียง ทำให้ไม่ต้องสัมผัสเลย
แบรนด์ตู้คีออสก์เช็คอินด้วยตนเองที่ดีที่สุด
การเลือกตู้คีออสก์เช็คอินด้วยตนเองที่เหมาะสมกับโรงแรมของคุณอาจส่งผลอย่างมากต่อประสบการณ์และประสิทธิภาพการดำเนินงานของแขก ผู้จำหน่ายหลายรายที่ไว้วางใจได้โดดเด่นในด้านนวัตกรรม ความน่าเชื่อถือ และการผสานรวมกับระบบของโรงแรมได้อย่างราบรื่น
- Canary Technologies เป็นผู้นำด้านฮาร์ดแวร์ที่เชี่ยวชาญด้านตู้คีออสก์บริการตนเองที่ทนทานและปรับแต่งได้ เครื่องจักรของพวกเขาสร้างขึ้นเพื่อรองรับปริมาณการใช้งานจำนวนมาก และสามารถปรับแต่งให้เข้ากับสุนทรียภาพของแบรนด์ได้ พวกเขานำเสนอฮาร์ดแวร์ที่แข็งแรงทนทานพร้อมตัวเลือกการผสานรวมโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ปรับขนาดได้
- KIOSK Information Systems เป็นผู้นำด้านฮาร์ดแวร์ที่เชี่ยวชาญด้านตู้คีออสก์บริการตนเองที่ทนทานและปรับแต่งได้ เครื่องจักรของพวกเขาสร้างขึ้นเพื่อรองรับปริมาณการใช้งานจำนวนมาก และสามารถปรับแต่งให้เข้ากับสุนทรียภาพของแบรนด์ได้ พวกเขานำเสนอฮาร์ดแวร์ที่แข็งแกร่งพร้อมตัวเลือกการผสานรวมซอฟต์แวร์ที่ปรับขนาดได้
- Olea Kiosks นำเสนอฮาร์ดแวร์ตู้คีออสก์ระดับไฮเอนด์ที่ออกแบบโดยคำนึงถึงสไตล์และการใช้งานเป็นหลัก อุปกรณ์เหล่านี้ทำงานด้วยหน้าจอสัมผัสขั้นสูง สอดคล้องกับมาตรฐาน ADA และตัวเลือกการผสานรวมเครื่องหลายเครื่อง ทำให้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับโรงแรมระดับไฮเอนด์ที่เลือกใช้เทคโนโลยีโดยไม่กระทบต่อการออกแบบ
วิธีเลือกตู้เช็คอินด้วยตนเองที่เหมาะสม
เมื่อเลือกตู้เช็คอินด้วยตนเองของโรงแรม ควรพิจารณาปัจจัยต่อไปนี้:
- ความเข้ากันได้ของ PMS: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้งานได้อย่างเหมาะสมกับระบบบริหารจัดการโรงแรมสมัยใหม่ของคุณ
- มาตรฐานความปลอดภัย: มองหาการสแกนบัตรประจำตัว การจดจำใบหน้า และการส่งข้อมูลที่เข้ารหัส
- การปรับแต่ง: เลือกแบรนด์ที่รองรับการสร้างแบรนด์และการสนับสนุนหลายภาษา
- ความทนทาน: ให้ความสำคัญกับฮาร์ดแวร์ระดับพาณิชย์ที่เหมาะสำหรับการใช้งานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน
- การสนับสนุนจากผู้ขาย: ความช่วยเหลือทางเทคนิคที่เชื่อถือได้และการอัปเดตเป็นประจำเป็นสิ่งสำคัญ
การลงทุนในตู้เช็คอินด้วยตนเองที่เหมาะสมไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของเทคโนโลยีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการปรับให้สอดคล้องกับรูปแบบการบริการ ความคาดหวังของผู้เข้าพัก และเป้าหมายการดำเนินงานของโรงแรมของคุณ
วิธีใช้ตู้เช็คอินด้วยตนเอง
ระบบเช็คอินด้วยตนเองส่วนใหญ่ได้รับการออกแบบมาให้ใช้งานง่าย แต่ต่อไปนี้คือขั้นตอนการใช้งานโดยทั่วไปของแขก:
- เริ่มการเช็คอิน
เมื่อมาถึงล็อบบี้ แขกจะเดินไปที่ตู้เช็คอินและแตะหน้าจอเพื่อเริ่มต้น - ค้นหาการจอง
ระบบจะแจ้งให้ผู้ใช้ป้อนชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ หรือรหัสการจอง ตู้เช็คอินบางแห่งรองรับการสแกน QR Code หากแขกมีรหัสจากการจองออนไลน์ - การยืนยันตัวตน
แขกจะสแกนบัตรประจำตัวประชาชน (หนังสือเดินทางหรือใบขับขี่) และอาจใช้ระบบจดจำใบหน้าเพื่อยืนยันตัวตนของแขกกับรูปถ่าย - การชำระเงิน (หากจำเป็น)
หากมียอดค้างชำระ แขกสามารถชำระเงินได้โดยใช้เครื่องอ่านบัตรในตัวของตู้เช็คอิน - การออกกุญแจห้องหรือรหัส
เมื่อยืนยันแล้ว ระบบจะพิมพ์คีย์การ์ดหรือส่งรหัสเข้าไปยังโทรศัพท์ของแขก - PMS Sync
ระบบการจัดการที่พักจะทำเครื่องหมายการจองว่าเช็คอินแล้ว เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินการเบื้องหลังทั้งหมดสอดคล้องกัน
กระบวนการทั้งหมดใช้เวลาไม่ถึง 2-3 นาที ช่วยลดเวลาการรอคอย และช่วยให้พนักงานต้อนรับสามารถมุ่งเน้นไปที่การให้บริการที่ใส่ใจลูกค้าเป็นพิเศษหรือแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนได้
ความจำเป็นในการดำเนินงาน
การเช็คอินด้วยตนเองช่วยลดภาระงานของแผนกต้อนรับได้อย่างมาก โรงแรมต่างๆ ได้รับประโยชน์อย่างแท้จริง ได้แก่ ต้นทุนด้านพนักงานที่ลดลง ข้อผิดพลาดในการจองที่น้อยลง และการดำเนินงานที่ราบรื่นยิ่งขึ้นทั้งกลางวันและกลางคืน
สำหรับโรงแรมราคาประหยัด การเช็คอินด้วยตนเองหมายถึงการรักษาการบริการด้วยทีมงานขนาดเล็ก โรงแรมหรูใช้ระบบนี้เพื่อดึงดูดผู้เข้าพักที่ต้องการโซลูชันด้านเทคโนโลยี ความพร้อมในการให้บริการตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันคือกุญแจสำคัญ ผู้ที่มาถึงล่าช้าสามารถเช็คอินได้โดยไม่ล่าช้า ช่วยลดแรงกดดันต่อพนักงานกะกลางคืน
เมื่อความคาดหวังของผู้เข้าพักเปลี่ยนแปลงไป การเช็คอินด้วยตนเองจึงเปลี่ยนจาก "สิ่งที่ดีที่จะมี" ไปสู่สิ่งจำเป็นในการดำเนินงาน ช่วยให้โรงแรมบูติกสามารถจัดการค่าใช้จ่าย และแบรนด์หรูมอบความสะดวกสบายที่ทันสมัย
การตรวจสอบตัวตนที่ปลอดภัย การเชื่อมต่อ PMS และฟีเจอร์แบบไร้สัมผัสทำให้ตู้คีออสก์เหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับโรงแรมที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน
