คำสั่งหยุดขายไม่ส่งถึง OTA: เช็กลิสต์แก้ไขปัญหาระบบบริหารจัดการโรงแรม

เมื่อคำสั่งหยุดขายไม่ซิงโครไนซ์ไปยัง OTA ความเสี่ยงเร่งด่วนมีเพียงประการเดียว นั่นคือโรงแรมอาจได้รับการจองที่ไม่สามารถให้บริการได้ คุณไม่จำเป็นต้องเข้าใจการเชื่อมต่อทางเทคนิคก่อนดำเนินการ ขั้นแรกให้หยุดการขายเพิ่มเติม จากนั้นตรวจสอบว่าคำสั่งผิดพลาดที่จุดใด

เช็กลิสต์นี้จัดทำขึ้นสำหรับผู้จัดการโรงแรมและทีมแผนกต้อนรับ โดยเน้นข้อมูลที่มองเห็นได้ในระบบบริหารจัดการโรงแรม ผู้จัดการช่องทาง และระบบหลังบ้านของ OTA

ปกป้องโรงแรมก่อนเริ่มแก้ไขปัญหา

เริ่มจากค้นหาบน OTA ที่ได้รับผลกระทบในฐานะผู้เข้าพัก โดยใช้วันที่เข้าพักและจำนวนผู้เข้าพักให้ตรงกัน ตรวจสอบต่อไปจนเห็นประเภทห้องและแผนราคา เนื่องจากที่พักอาจยังปรากฏในผลการค้นหาแม้ว่าข้อเสนอที่ได้รับผลกระทบจะปิดการขายแล้ว

หากห้องยังจองได้ ให้ใช้วิธีที่ได้รับอนุมัติและรวดเร็วที่สุดเพื่อปกป้องโรงแรม สำหรับวันที่ใกล้เข้าพักหรือวันที่ห้องเต็ม อาจต้องปิดห้องผ่านระบบหลังบ้านของ OTA ระหว่างตรวจสอบการเชื่อมต่อ บันทึกว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงชั่วคราวและดำเนินการเมื่อใด

อย่าปิดห้องที่ไม่เกี่ยวข้องหรือปิดที่พักทั้งหมด เว้นแต่ความเสี่ยงจะส่งผลกระทบถึงส่วนเหล่านั้น การปิดการขายในวงกว้างอาจช่วยป้องกันการจองเกินจำนวน แต่ก็อาจทำให้สูญเสียยอดขายที่ควรได้รับ

แจ้งทีมแผนกต้อนรับและทีมสำรองห้องพักให้ทราบว่าวันที่และประเภทห้องใดได้รับผลกระทบ ทีมงานควรหลีกเลี่ยงการจองด้วยตนเองที่ใช้ห้องว่างชุดเดียวกันจนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข

ระบบchannel manager โรงแรมของ Smart Order ช่วยให้ทีมจัดการจำนวนห้องที่เชื่อมโยงไว้และอัปเดตช่องทางต่างๆ ได้จากจุดเดียว ทำให้ติดตามการปิดการขายเร่งด่วนได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ทำตามเช็กลิสต์ระบบบริหารจัดการโรงแรมนี้

ดำเนินการตรวจสอบตามลำดับ เมื่อพบข้อผิดพลาดที่ชัดเจน ให้หยุด แก้ไข แล้วทดสอบอีกครั้ง

1. ยืนยันว่าเลือกที่พักถูกต้อง บัญชีที่มีหลายที่พักอาจเปิดไปยังโรงแรมที่ใช้งานล่าสุด ตรวจสอบชื่อโรงแรมก่อนเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆ
2. ยืนยันวันที่ ตรวจสอบทั้งปีและเดือน โดยเฉพาะช่วงฤดูกาลในอนาคต และตรวจสอบว่าได้รวมคืนสุดท้ายแล้ว
3. ยืนยันประเภทห้อง ห้องที่มีชื่อคล้ายกัน เช่น ห้องสแตนดาร์ดเตียงคู่และห้องสแตนดาร์ดเตียงคู่พร้อมระเบียง อาจเป็นสินค้าคนละรายการ
4. ยืนยันแผนราคา การปิดราคาที่ยืดหยุ่นอาจไม่ได้ปิดราคาแบบไม่คืนเงิน ราคาพร้อมอาหารเช้า ราคาสำหรับมือถือ หรือราคาสำหรับสมาชิก
5. ตรวจสอบว่าระบบบริหารจัดการโรงแรมเปลี่ยนแปลงอะไรจริงๆ การกำหนดห้องเป็นใช้งานไม่ได้หรือการบล็อกห้องโดยแผนกต้อนรับอาจลดความพร้อมใช้งานภายในโรงแรม โดยไม่ได้ส่งคำสั่งหยุดขายไปยัง OTA
6. ตรวจสอบสถานะช่องทาง มองหาสถานะสำเร็จ รอดำเนินการ คำเตือน หรือล้มเหลวข้างรายการอัปเดต คำสั่งที่รอดำเนินการหมายความว่ายังไม่ได้รับการยืนยัน
7. ตรวจสอบการเชื่อมต่อห้อง ตรวจสอบว่าห้องในระบบบริหารจัดการโรงแรมยังเชื่อมโยงกับห้องบน OTA ที่ต้องการ การเชื่อมโยงนี้มักเรียกว่า Mapping
8. แก้ไขปัญหาก่อนลองอีกครั้ง แก้ไขวันที่ ห้อง แผนราคา การเชื่อมต่อที่ถูกปิดใช้งาน หรือค่าที่ถูกปฏิเสธให้ถูกต้องก่อน
9. ส่งอีกครั้งเพียงหนึ่งครั้ง การคลิกซ้ำหลายครั้งจะทำให้ตรวจสอบได้ยากขึ้นว่า OTA ยอมรับการอัปเดตรายการใด
10. ตรวจสอบ OTA อีกครั้ง เปิดวันที่เดิมในระบบหลังบ้านของ OTA และค้นหาในฐานะผู้เข้าพักอีกครั้ง

โรงแรมจะได้รับการปกป้องก็ต่อเมื่อข้อเสนอที่ถูกต้องไม่สามารถจองได้อีกต่อไป ไม่ใช่เพียงเพราะระบบบริหารจัดการโรงแรมแสดงสถานะปิด

ทำความเข้าใจสาเหตุที่พบบ่อยที่สุด

แผนราคาที่ไม่ถูกต้องยังเปิดขายอยู่

ห้องหนึ่งประเภทอาจมีหลายตัวเลือกในการจอง คำสั่งหยุดขายที่ใช้กับราคามาตรฐานแบบยืดหยุ่นอาจไม่ได้ปิดราคาแบบไม่คืนเงินหรือราคาโปรโมชั่นเสมอไป

ตรวจสอบ: เปรียบเทียบชื่อข้อเสนอที่ยังจองได้กับแผนราคาที่ปิดในระบบบริหารจัดการโรงแรม

การดำเนินการ: ปิดแผนราคาที่ถูกต้อง หรือปิดประเภทห้องทั้งหมดหากต้องการหยุดขายทุกข้อเสนอ

ห้องในระบบบริหารจัดการโรงแรมเชื่อมโยงกับห้องบน OTA ผิดรายการ

ปัญหานี้มักเกิดขึ้นหลังจากเปลี่ยนชื่อ เปลี่ยนแทน หรือสร้างห้องใหม่ ระบบบริหารจัดการโรงแรมอาจแสดงว่าการอัปเดตสำเร็จ แม้ว่าข้อมูลจะถูกส่งไปยังสินค้าอีกรายการบน OTA

ตรวจสอบ: เปรียบเทียบชื่อและรหัสห้องในระบบบริหารจัดการโรงแรมกับห้องที่แสดงว่าเชื่อมต่ออยู่สำหรับ OTA นั้น

การดำเนินการ: แก้ไขการเชื่อมต่อห้อง แล้วส่งข้อมูลความพร้อมใช้งานที่ต้องการอีกครั้ง

เข้าใจผิดว่าการบล็อกห้องภายในโรงแรมคือการปิดขายบน OTA

การกำหนดสถานะห้องว่ายังไม่ทำความสะอาด ใช้งานไม่ได้ หรือไม่พร้อมให้แผนกต้อนรับขาย อาจไม่ได้เปลี่ยนจำนวนห้องที่ขายทางออนไลน์เสมอไป

ตรวจสอบ: ดูจำนวนห้องที่โรงแรมสามารถขายได้และความพร้อมใช้งานบนช่องทางต่างๆ ไม่ใช่ดูเพียงหน้าจองานแม่บ้านหรือสถานะห้อง

การดำเนินการ: ลดความพร้อมใช้งานทางออนไลน์หรือใช้คำสั่งหยุดขายผ่านระบบที่ควบคุมการขายบน OTA

การเชื่อมต่อช่องทางถูกหยุดชั่วคราวหรือต้องได้รับการตรวจสอบ

ข้อมูลเข้าสู่ระบบที่หมดอายุ การปิดใช้งานการเชื่อมต่อที่พัก หรือปัญหาเกี่ยวกับบัญชี อาจทำให้ค่าใหม่ไม่ถูกส่งถึง OTA

ตรวจสอบ: มองหาคำเตือนเกี่ยวกับการเชื่อมต่อและเวลาที่อัปเดตสำเร็จครั้งล่าสุด

การดำเนินการ: กู้คืนการเชื่อมต่อ แล้วส่งเฉพาะข้อมูลห้องและวันที่ที่ได้รับผลกระทบอีกครั้ง

OTA ยอมรับการอัปเดตแล้วแต่ยังแสดงข้อเสนออยู่

ข้อเสนอที่มองเห็นอาจเป็นของห้อง จำนวนผู้เข้าพัก แพ็กเกจ หรือพันธมิตรการขายรายอื่น และอาจเกิดจากความล่าช้าเล็กน้อยในการแสดงผล

ตรวจสอบ: เปรียบเทียบประเภทห้อง แผนราคา วันที่ จำนวนผู้เข้าพัก และเงื่อนไขการยกเลิกให้ตรงกันทุกจุด

การดำเนินการ: รีเฟรชระบบหลังบ้านและค้นหาในฐานะผู้เข้าพักอีกครั้ง หากข้อเสนอเดิมยังคงอยู่หลังพ้นระยะเวลาการอัปเดตตามปกติ ให้รวบรวมหลักฐานเพื่อติดต่อฝ่ายสนับสนุน

วิธียืนยันว่าคำสั่งหยุดขายทำงานแล้ว

ใช้การตรวจสอบง่ายๆ สามขั้นตอน

ขั้นแรก เปิดวันที่ดังกล่าวอีกครั้งในระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือผู้จัดการช่องทาง ยืนยันว่าประเภทห้องและแผนราคาที่ถูกต้องแสดงจำนวนห้องว่างเป็นศูนย์หรือมีสถานะปิด

ขั้นที่สอง เปิดวันที่เดียวกันในระบบหลังบ้านของ OTA ยืนยันว่าความพร้อมใช้งานที่บันทึกไว้ถูกปิดแล้ว อย่าอ้างอิงค่าที่ยังคงแสดงอยู่ในช่องแก้ไขที่ยังไม่ได้บันทึก

ขั้นที่สาม ค้นหาในฐานะผู้เข้าพักโดยใช้วันที่และจำนวนผู้เข้าพักเดียวกัน ข้อเสนอที่ได้รับผลกระทบต้องไม่สามารถจองได้ หากห้องอื่นยังเปิดขายอยู่ ให้ตรวจสอบว่าเป็นสินค้าที่แตกต่างกันจริง

บันทึกข้อมูลสั้นๆ ระบุช่องทาง วันที่ ห้อง เวลาที่ปิดการขาย ผู้รับผิดชอบ และผลการยืนยันขั้นสุดท้าย เพื่อช่วยให้กะถัดไปเข้าใจว่าความเสี่ยงได้รับการควบคุมแล้ว

ควรติดต่อฝ่ายสนับสนุนเมื่อใด

ส่งต่อปัญหาให้ฝ่ายสนับสนุนเมื่อการอัปเดตที่ถูกต้องแสดงว่าได้รับการยอมรับแล้ว แต่ข้อเสนอเดิมบน OTA ยังจองได้ เมื่อไม่สามารถแก้ไข Mapping ได้ หรือเมื่อการเชื่อมต่อล้มเหลวซ้ำๆ

แจ้งชื่อที่พัก OTA ประเภทห้อง แผนราคา วันที่ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง ผลลัพธ์ปัจจุบัน และเวลาที่เกิดเหตุ พร้อมแนบภาพหน้าจอจากระบบบริหารจัดการโรงแรม ระบบหลังบ้านของ OTA และผลการค้นหาในฐานะผู้เข้าพัก หากระบบแสดงหมายเลขอ้างอิงการอัปเดต ให้แนบไปด้วย แต่พนักงานโรงแรมไม่จำเป็นต้องตีความหมายเลขดังกล่าว

อย่าแนบข้อมูลบัตรหรือข้อมูลผู้เข้าพักที่ไม่จำเป็น

ป้องกันไม่ให้ปัญหาเดิมเกิดขึ้นอีก

ตั้งชื่อห้องและแผนราคาให้ชัดเจนเพียงพอที่พนักงานจะแยกความแตกต่างได้ ตรวจสอบการเชื่อมต่อช่องทางทุกครั้งที่เพิ่ม เปลี่ยนชื่อ หรือลบห้องหรือแผนราคา และเพิ่มการค้นหาบน OTA ในฐานะผู้เข้าพักลงในเช็กลิสต์สำหรับวันที่ห้องเต็มและช่วงงานสำคัญ

กำหนดให้ระบบหนึ่งเป็นตัวควบคุมความพร้อมใช้งานบนช่องทางตามปกติ หากพนักงานต้องเปลี่ยนแปลงข้อมูลฉุกเฉินโดยตรงในระบบหลังบ้านของ OTA ต้องบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปรับข้อมูลในระบบบริหารจัดการโรงแรมให้ตรงกันภายหลัง มิฉะนั้น การอัปเดตอัตโนมัติครั้งถัดไปอาจเปิดขายห้องอีกครั้ง

ระบบระบบของหน้าต้อนรับโรงแรมของ Smart Order ช่วยให้ทุกกะมองเห็นการควบคุมจำนวนห้องชั่วคราวและงานติดตามผลได้อย่างต่อเนื่อง

คำถามที่พบบ่อย

ในกรณีฉุกเฉิน เราควรปิดการขายบน OTA ด้วยตนเองหรือไม่

ควร หากห้องยังจองได้และขั้นตอนของโรงแรมอนุญาตให้ดำเนินการฉุกเฉินแทนระบบ ให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงและปรับข้อมูลกับระบบบริหารจัดการโรงแรมให้ตรงกันก่อนเริ่มการซิงโครไนซ์ตามปกติอีกครั้ง

ความพร้อมใช้งานในระบบบริหารจัดการโรงแรมเป็นศูนย์จะปิดราคาทั้งหมดบน OTA เสมอหรือไม่

ไม่เสมอไป ควรตรวจสอบว่าห้องและแผนราคาเชื่อมต่อกันอย่างไร โปรโมชั่นหรือตัวเลือกจำนวนผู้เข้าพักที่จัดการแยกกันอาจต้องตรวจสอบต่างหาก

ควรกดซิงโครไนซ์ซ้ำจนกว่าจะสำเร็จหรือไม่

ไม่ควร ให้ค้นหาและแก้ไขสาเหตุก่อน แล้วลองอีกครั้งเพียงหนึ่งครั้ง การอัปเดตหลายครั้งอาจทำให้เกิดความสับสนและเขียนทับค่าที่ถูกต้อง

ปัญหาได้รับการแก้ไขแล้วหรือไม่เมื่อระบบบริหารจัดการโรงแรมแสดงว่าสำเร็จ

ยังไม่ถือว่าแก้ไขแล้ว ต้องยืนยันค่าในระบบหลังบ้านของ OTA และค้นหาข้อเสนอที่ได้รับผลกระทบในฐานะผู้เข้าพักอีกครั้ง