การกระทบยอดการยกเลิกและการไม่มาเข้าพักของ Traveloka: ตรวจสอบการจอง การชำระเงิน และจำนวนห้องพัก

ผู้เข้าพักจาก Traveloka ขอเงินคืน แผนกต้อนรับนำรายการออกจากรายชื่อผู้ที่จะเข้าพัก และฝ่ายการเงินเข้าใจว่าจะมีการคืนเงิน แต่การดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งเพียงอย่างเดียวไม่ได้ยืนยันว่าอีกสองส่วนเสร็จสมบูรณ์แล้ว

ใน TERA ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มบริหารที่พักของ Traveloka ให้กระทบยอดผลการดำเนินการของการจองกับบันทึกการชำระเงินและความพร้อมใช้งานของห้องพัก โดยเริ่มจากการจองที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่ยอดเงินโอนเข้าธนาคารรายเดือน ผลการตรวจสอบควรอธิบายได้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับการเข้าพัก เงิน และแต่ละคืนที่ไม่ได้ใช้

ตรวจสอบข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการเข้าพัก

ค้นหาหมายเลขการจอง Traveloka ใน TERA และเครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ (ระบบบริหารจัดการโรงแรม)ของคุณ ยืนยันที่พัก ห้องพักหรือยูนิตที่จอง วันที่เข้าพัก และการแก้ไขล่าสุด เก็บหลักฐานยืนยันการจองและเงื่อนไขการยกเลิกที่ใช้กับการจองนั้นไว้

คำขอยกเลิกหรือขอเงินคืนจากผู้เข้าพักไม่ได้เป็นหลักฐานว่าการจองถูกยกเลิกแล้ว ตรวจสอบผลการดำเนินการปัจจุบันของการจอง รวมถึงหนังสือแจ้งการอนุมัติหรือการยกเลิก การอนุมัติคืนเงินและความคืบหน้าของการคืนเงินก็ต้องมีหลักฐานแยกกันเช่นกัน

หากคาดว่าผู้เข้าพักอาจไม่มาเข้าพัก ให้ตรวจสอบข้อความแจ้งมาถึงล่าช้า การเปลี่ยนวันเข้าพัก หลักฐานการเช็คอินด้วยตนเอง และการเช็คอินด้วยชื่ออื่น ใบเสร็จรับเงินของโรงแรมหรือบันทึกการเช็คอินที่เสร็จสมบูรณ์อาจยืนยันได้ว่ารายงานการไม่มาเข้าพักนั้นไม่ถูกต้อง อย่าระบุว่าผู้เข้าพักไม่มาเพียงเพราะเลยเวลาที่คาดว่าจะมาถึง

สำหรับการจองหลายห้อง ให้ตรวจสอบแต่ละห้องที่เกี่ยวข้องแยกกัน หากผู้เข้าพักกลุ่มหนึ่งมาถึงแล้ว แต่อีกกลุ่มยกเลิก อย่ายกเลิกการจองทั้งหมด หากมีการลดระยะเวลาเข้าพัก ให้คงบันทึกคืนที่เข้าพักจริงไว้

บันทึกเหตุการณ์และงานที่เหลือด้วยถ้อยคำที่ชัดเจน

ใช้บันทึกสั้น ๆ เช่น “ยืนยันการยกเลิกทั้งสองคืนที่ไม่ได้ใช้แล้ว ยกเว้นค่าธรรมเนียมแล้ว ยังรอการคืนเงินจาก Traveloka ปลดการกันห้องในระบบบริหารจัดการโรงแรมแล้ว และรอตรวจสอบความพร้อมใช้งานบนช่องทาง”

บันทึกเช่นนี้มีประโยชน์มากกว่า “ยกเลิกแล้ว เสร็จแล้ว” เพราะแยกการตัดสินใจที่เสร็จสิ้นออกจากงานด้านการเงินและจำนวนห้องพักที่ยังเหลืออยู่

หากระบบบริหารจัดการโรงแรมยังแสดงรายการผู้ที่จะเข้าพักหลังจาก TERA ยืนยันการยกเลิกแล้ว ให้เทียบหมายเลขการจองก่อนแก้ไขด้วยตนเอง ในพื้นที่จัดการการจองของแผนกต้อนรับของ Smart Order พนักงานสามารถตรวจสอบการจองที่รับมาจากช่องทางและบันทึกปัจจุบันของโรงแรมได้ ปรับข้อมูลให้ตรงกับผลที่เกิดขึ้นจริงในพื้นที่นี้ เพื่อให้พนักงานกะถัดไปไม่เช็คอิน เรียกเก็บเงิน หรือปล่อยห้องโดยอ้างอิงรายการผู้ที่จะเข้าพักที่ล้าสมัย

เปรียบเทียบสถานะใน TERA Traveloka กับบันทึกในระบบบริหารจัดการโรงแรม

ใช้คำสั่งจัดการการจองที่ที่พักสามารถใช้งานได้ ชื่อคำสั่งและการดำเนินการที่ใช้ได้ใน TERA จะแตกต่างกันตามบัญชีและข้อตกลงการชำระเงิน อย่าสรุปว่าการยกเลิกและการไม่มาเข้าพักใช้คำสั่งเดียวกัน

1. เปิดการจองที่ตรงกับรายการนั้น และตรวจสอบสถานะปัจจุบัน การแก้ไข และนโยบายการยกเลิกหรือการไม่มาเข้าพักที่ระบุไว้ตอนจอง
2. ยืนยันผลการดำเนินงานกับผู้จัดการเวร รวมถึงห้องที่เกี่ยวข้องและจำนวนคืนที่เหลือ
3. ส่งคำขอดำเนินการที่จำเป็นไปยังช่องทางผ่านขั้นตอนที่ระบบรองรับ เก็บหลักฐานยืนยันการดำเนินการไว้ ไม่ใช่เพียงตัวเลือกที่เลือกหรือข้อความฉบับร่าง
4. เปิดการจองอีกครั้งและเปรียบเทียบกับระบบบริหารจัดการโรงแรม หากยังไม่แสดงข้อมูลอัปเดต ให้ดึงข้อมูลหรือรีเฟรชผ่านกระบวนการเชื่อมต่อตามปกติ
5. หากจำเป็นต้องแก้ไขด้วยตนเองโดยได้รับอนุญาตแล้ว ให้บันทึกเหตุผลและตรวจสอบผลต่อความพร้อมใช้งาน เก็บประวัติการจองเดิมไว้

หากไม่สามารถใช้คำสั่งได้หรือผลยังไม่ชัดเจน ให้ขอให้ Traveloka ยืนยันสถานะของการจองนั้น โดยระบุหมายเลขการจอง วันที่เข้าพัก ห้องที่เกี่ยวข้อง ผลที่ต้องการ และหลักฐานการอนุมัติหรือการไม่มาเข้าพัก อย่าลบแล้วสร้างการจองใหม่เพียงเพื่อให้รายการหายไปจากรายชื่อผู้ที่จะเข้าพัก

จัดการค่าธรรมเนียมโดยไม่คืนเงินหรือเรียกเก็บเงินซ้ำ

อ่านเงื่อนไขที่แนบกับข้อเสนอที่ผู้เข้าพักจอง ช่วงเวลายกเลิกฟรี ค่าธรรมเนียมการยกเลิกหลังกำหนด และค่าธรรมเนียมการไม่มาเข้าพักอาจทำให้ยอดเงินต่างกัน ใช้กำหนดเวลาและเขตเวลาที่เกี่ยวข้องกับการจองนั้น ไม่ใช่นโยบายที่เผยแพร่ในปัจจุบัน

บันทึกข้อสรุปเรื่องค่าธรรมเนียมก่อนว่าไม่มีค่าธรรมเนียมที่ต้องชำระ หักเงินไว้ตามจำนวนที่ระบุ หรือได้รับอนุมัติให้ยกเว้นทั้งหมดหรือบางส่วน จากนั้นระบุว่าใครเป็นผู้รับชำระเงินเดิม และใครเป็นผู้รับผิดชอบธุรกรรมถัดไป

สำหรับการชำระเงินที่ Traveloka เป็นผู้เรียกเก็บ ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำเรื่องการคืนเงินและการจ่ายเงินให้โรงแรมของการจองนั้น อย่าให้โรงแรมคืนเงินเพิ่มอีกเพียงเพราะผู้เข้าพักแจ้งว่ายังรอเงินคืนจาก Traveloka สำหรับเงินที่โรงแรมเป็นผู้เรียกเก็บจริง ให้ตรวจสอบธุรกรรมเดิมและการคืนเงินก่อนหน้านี้ก่อนดำเนินการ

การมีค่าธรรมเนียมการไม่มาเข้าพักที่ต้องชำระไม่ได้ยืนยันว่าการเรียกเก็บเงินจากบัตรสำเร็จ เช่นเดียวกัน การอนุมัติคืนเงินก็ไม่ได้ยืนยันว่าเงินเข้าบัญชีผู้เข้าพักแล้ว เปรียบเทียบผลธุรกรรมและหมายเลขอ้างอิงการชำระเงินที่มีอยู่กับบันทึกการชำระเงินของโรงแรม

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าผลที่ได้รับอนุมัติคือการหักเงินไว้ 80 ดอลลาร์สหรัฐจากค่าที่พักที่ชำระล่วงหน้า 240 ดอลลาร์สหรัฐ โดยไม่มีรายการปรับปรุงอื่น ภายใต้สมมติฐานนี้ ผู้เข้าพักจะได้รับเงินคืน 160 ดอลลาร์สหรัฐ แต่การคำนวณนี้ไม่ได้ระบุยอดสุดท้ายที่ Traveloka จะโอนให้โรงแรม ข้อตกลงการชำระเงินของที่พักและรายการหักที่เกี่ยวข้องยังต้องมีบันทึกแยกต่างหาก

อย่าคืนเงิน 240 ดอลลาร์สหรัฐ พร้อมกับบันทึกว่าหักค่าธรรมเนียมไว้ 80 ดอลลาร์สหรัฐ โดยไม่อธิบายว่าจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมนั้นอย่างไร แยกผลที่ได้รับอนุมัติ ยอดเงินที่คืนจริง และยอดค้างชำระออกจากกันอย่างชัดเจน

ตรวจสอบจำนวนคืนของห้องพักแยกจากเรื่องเงิน

เมื่อผลการดำเนินการของการจองอนุญาตให้ปล่อยห้องได้แล้ว ให้ตรวจสอบการกันห้องแยกตามแต่ละวัน การหักค่าธรรมเนียมการไม่มาเข้าพักไว้ไม่ใช่เหตุผลที่จะระบุว่าห้องที่ไม่ได้ใช้มีผู้เข้าพัก ในทำนองเดียวกัน การคืนเงินที่ยังอยู่ระหว่างดำเนินการก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเหตุให้คืนในอนาคตที่ปล่อยได้แล้วต้องถูกกันไว้ต่อ

สำหรับการจองสามคืนที่ผู้เข้าพักไม่ได้เข้าพักเลย ให้ยืนยันแนวทางที่ได้รับอนุมัติสำหรับทุกคืนที่เหลือ ห้องที่ขายไม่ได้เมื่อวานไม่สามารถชดเชยได้ด้วยการเพิ่มความพร้อมใช้งานของวันพรุ่งนี้ หากตกลงให้ผู้เข้าพักมาถึงล่าช้า อาจยังต้องเก็บห้องไว้ จึงควรยืนยันเรื่องนี้ให้ชัดเจนก่อนนำห้องกลับมาขาย

ตรวจสอบจำนวนห้องในระบบบริหารจัดการโรงแรมก่อนเพิ่มจำนวนห้อง หากข้อมูลอัปเดตการยกเลิกได้คืนห้องกลับมาหนึ่งห้องแล้ว การเพิ่มด้วยตนเองอีกครั้งอาจทำให้มีห้องเกินจำนวนจริงเปิดขายอยู่ ตรวจสอบการปิดห้องเพื่อซ่อมบำรุงและการจองอื่นด้วย เพราะการปล่อยห้องจากการจองหนึ่งรายการไม่ได้รับประกันว่าห้องนั้นพร้อมขาย

หากระบบบริหารจัดการโรงแรมควบคุมการเปิดขายบน Traveloka ให้ตรวจสอบข้อมูลอัปเดตที่เกิดขึ้นผ่าน channel manager โรงแรม จากนั้นตรวจสอบห้องและวันที่ที่เกี่ยวข้องบน Traveloka คงการปิดขายหรือข้อจำกัดที่ตั้งใจตั้งไว้ การค้นหาที่พักทั่วไปไม่สามารถยืนยันได้ว่าการกันห้องในคืนที่เฉพาะเจาะจงนี้ได้รับการจัดการอย่างถูกต้อง

ปิดรายการผิดปกตินี้เมื่อผลการดำเนินการของการจองตรงกันในทุกบันทึก สามารถอธิบายสถานะค่าธรรมเนียมและเงินคืนได้ และมีการปล่อยหรือกันคืนที่ถูกต้องไว้ตามเจตนาแล้วเท่านั้น รายการปรับปรุงยอดชำระในภายหลังอาจยังค้างอยู่ได้ แต่ควรมีหมายเลขอ้างอิงการจอง ผู้รับผิดชอบ และวันที่ตรวจสอบ แทนที่จะซ่อนอยู่ในรายได้ค่าห้องพัก