1. เริ่มจากการจองที่ยืนยันแล้วหนึ่งรายการและวิธีการชำระเงินตามสัญญา
2. แยกยอดรวมที่ผู้เข้าพักชำระ รายได้ของโรงแรม ค่าคอมมิชชัน ภาษี รายการปรับปรุง ยอดชำระ และยอดเงินที่เข้าบัญชีธนาคาร
3. จับคู่ทุกรายการในยอดชำระกับการจองก่อนบันทึกทั้งชุดรายการลงในบัญชีแยกประเภท
4. ส่งเรื่องตรวจสอบเฉพาะส่วนต่างที่ยังคงเหลือ หลังจากแยกผลกระทบจากช่วงเวลา สกุลเงิน และค่าธรรมเนียมธนาคารแล้ว
การกระทบยอดชำระของ Trip.comจะเกิดข้อผิดพลาดเมื่อฝ่ายการเงินนำยอดเงินที่ตอบคำถามคนละเรื่องมาเปรียบเทียบกัน ยอดรวมที่ผู้เข้าพักชำระไม่จำเป็นต้องเท่ากับลูกหนี้ของโรงแรมโดยอัตโนมัติ ยอดชำระอาจรวมการจองหลายรายการ รายการปรับปรุงในภายหลัง หรือใช้สกุลเงินต่างกัน และยอดเงินฝากธนาคารก็อาจแตกต่างออกไปอีกเนื่องจากการแปลงสกุลเงินและค่าธรรมเนียมการรับเงิน
ใช้เส้นทางตรวจสอบตั้งแต่การจองไปจนถึงบัญชีธนาคาร เริ่มจากข้อมูลการจอง คำนวณผลลัพธ์ทางการเงินที่คาดว่าจะได้รับตามสัญญาของที่พัก จับคู่กับชุดยอดชำระ แล้วจึงตัดยอดกับเงินฝากที่ได้รับจริง
จัดทำบันทึกการกระทบยอดระดับการจอง
สร้างบันทึกหนึ่งรายการสำหรับทุกการจองผ่าน Trip.com ที่อยู่ในช่วงเวลาที่ตรวจสอบ โดยบันทึกรหัสที่พัก หมายเลขการจอง Trip.com ชื่อผู้เข้าพัก วันที่จองและวันที่เข้าพัก ห้องพักและ แผนราคา สถานะการจอง วิธีการชำระเงิน ยอดรวมที่แสดงต่อผู้เข้าพัก ภาษีและค่าธรรมเนียม ยอดของโรงแรม ฐานคำนวณค่าคอมมิชชัน อัตราค่าคอมมิชชัน สกุลเงิน รวมถึงการแก้ไขหรือการยกเลิกใดๆ
แยกวันที่สามประเภทออกจากกัน ได้แก่ วันที่จอง วันที่เข้าพักหรือเช็คเอาต์ และวันที่มีผลของยอดชำระหรือรายการธนาคาร การจองอาจอยู่ในรอบการดำเนินงานของเดือนหนึ่ง แต่ได้รับการชำระในอีกเดือนหนึ่ง การบันทึกโดยอิงเฉพาะวันที่เงินฝากเข้าจะบดบังช่วงเวลารับรู้รายได้ และทำให้รายการปรับปรุงเก่าดูเหมือนเป็นข้อผิดพลาดของงวดปัจจุบัน
ใช้ข้อมูลการจองฉบับสุดท้าย แต่ต้องเก็บฉบับเดิมและการเปลี่ยนแปลงทุกครั้งไว้ด้วย หากจำนวนคืน จำนวนผู้เข้าพัก ราคา ภาษี สถานะการยกเลิก หรือค่าปรับเปลี่ยนแปลงหลังการยืนยัน ฝ่ายการเงินจำเป็นต้องมียอดก่อนและหลังการเปลี่ยนแปลงเพื่อใช้อธิบายรายการในยอดชำระ
ตรวจสอบสัญญาและวิธีการชำระเงินก่อน
อย่าคาดเดาวิธีการชำระเงินจากชื่อแผนราคา หรือจากวิธีที่การจอง Trip.com รายการอื่นได้รับการชำระ ให้เปิดดูข้อมูลการจองและรายละเอียดยอดชำระที่ที่พักเข้าถึงได้ จากนั้นตรวจสอบว่าใครเป็นผู้เรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพัก และที่พักจะได้รับเงินด้วยวิธีใด
อัตราค่าคอมมิชชันกำหนดตามสัญญาของที่พัก และอาจแตกต่างจากที่พักแห่งอื่นหรือข้อตกลงทางธุรกิจอื่น ข้อมูลสำหรับพาร์ทเนอร์ที่พักของ Trip.com ระบุอัตราค่าคอมมิชชันไว้ในขั้นตอนการทำสัญญา และกำหนดให้ระบุข้อมูลบัตรเสมือนหรือการโอนเงินผ่านธนาคารอย่างถูกต้องเพื่อการชำระเงิน ให้ใช้สัญญาที่ลงนามแล้วและข้อมูลการจองปัจจุบันเป็นหลักในการควบคุมการคำนวณ
หากการจองใช้บัตรเสมือน ให้บันทึกยอดที่สามารถเรียกเก็บได้ เงื่อนไขการเปิดใช้งาน วันหมดอายุ และสกุลเงิน โดยไม่คัดลอกข้อมูลบัตรที่ได้รับการคุ้มครองลงในสเปรดชีตหรือคำร้องขอความช่วยเหลือ หากบัญชีรับชำระผ่านการโอนเงินธนาคาร ให้บันทึกรหัสยอดชำระ วันที่ครบกำหนดชำระ วันที่ชำระเงิน เลขอ้างอิงธนาคาร และบัญชีที่รับเงิน
กระทบยอดการจองหนึ่งรายการกับรายการยอดชำระหนึ่งรายการ
ดำเนินการตามลำดับต่อไปนี้ เพื่อให้ระบุผู้รับผิดชอบของส่วนต่างแต่ละรายการได้อย่างชัดเจน:
- ตรวจสอบสถานะสุดท้ายของการจองและรายละเอียดการเข้าพักล่าสุดใน eBooking
- คำนวณยอดค่าที่พักใหม่จากจำนวนคืน ราคา ค่าบริการตามจำนวนผู้เข้าพัก และรายการที่รวมอยู่ในราคา
- แยกภาษีและค่าธรรมเนียมตามฝ่ายที่เป็นผู้เรียกเก็บและนำส่ง
- ใช้อัตราค่าคอมมิชชันตามสัญญากับฐานที่ต้องเสียค่าคอมมิชชันอย่างถูกต้อง ไม่ใช่คำนวณจากยอดรวมของผู้เข้าพักโดยอัตโนมัติ
- บวกหรือลบค่าธรรมเนียมการยกเลิก เงินคืน การแก้ไข สิทธิประโยชน์ หรือรายการปรับปรุงด้วยตนเองที่ได้รับอนุมัติแล้ว
- คำนวณยอดลูกหนี้โรงแรมที่คาดว่าจะได้รับในสกุลเงินของยอดชำระ
- จับคู่หมายเลขการจองและยอดลูกหนี้ที่คาดว่าจะได้รับกับรายการยอดชำระหรือยอดเงินในบัตรเสมือน
- จับคู่ชุดยอดชำระกับธุรกรรมของธนาคารหรือผู้ประมวลผลบัตร
- บันทึกค่าธรรมเนียมธนาคารหรือผลต่างจากสกุลเงินแยกจากรายได้ค่าห้องพักและค่าคอมมิชชันของช่องทาง
สมการควบคุมคือ:
ยอดลูกหนี้โรงแรมที่คาดว่าจะได้รับ = ยอดค่าที่พักที่ต้องเสียค่าคอมมิชชัน ลบค่าคอมมิชชัน บวกหรือลบรายการปรับปรุงการจอง และบวกภาษีหรือค่าธรรมเนียมที่ต้องชำระให้ที่พัก
ฟิลด์ที่ใช้จริงจะแตกต่างกันตามสัญญา ตลาด และวิธีการชำระเงิน จุดควบคุมสำคัญคือองค์ประกอบแต่ละรายการต้องมีแหล่งที่มา และไม่ถูกซ่อนไว้ในยอดสุทธิที่ไม่สามารถอธิบายได้เพียงยอดเดียว
ระบบวิเคราะห์ข้อมูลโรงแรมของ Smart Order ช่วยให้มองเห็นรายได้จากการจอง จำนวนคืนห้องพัก แหล่งที่มาของช่องทาง และตัวชี้วัดการดำเนินงานได้อย่างชัดเจน ขณะที่ฝ่ายการเงินสามารถตัดยอดชำระของ Trip.com แยกต่างหากได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ติดตามรายได้จาก Trip.com ได้อย่างโปร่งใสก่อนการชำระเงิน
ตรวจสอบรายได้จากการจองและประสิทธิภาพของช่องทางผ่านขั้นตอนการรายงานของโรงแรมในที่เดียว จากนั้นจับคู่ยอดชำระทางการเงินโดยไม่แก้ไขมูลค่าการจองเดิม
คำนวณค่าคอมมิชชันโดยไม่ใช้ฐานที่ผิด
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการนำยอดรวมที่แสดงต่อผู้เข้าพักมาคูณกับเปอร์เซ็นต์ค่าคอมมิชชัน ก่อนคำนวณ ต้องตรวจสอบก่อนว่าภาษี ค่าบริการ ค่าอาหาร ค่าบริการผู้เข้าพักเพิ่มเติม ค่าธรรมเนียมที่ที่พักเรียกเก็บ หรือสิทธิประโยชน์ที่แพลตฟอร์มเป็นผู้สนับสนุน ต้องรวมอยู่ในฐานคำนวณค่าคอมมิชชันหรือไม่
ตัวอย่างเช่น ผู้เข้าพักอาจเห็นยอดรวม 540 ขณะที่ยอดค่าที่พักซึ่งต้องเสียค่าคอมมิชชันคือ 500 หากสมมติว่าอัตราตามสัญญาอยู่ที่ 15% ค่าคอมมิชชันของยอด 500 จะเท่ากับ 75 ไม่ใช่ 81 ตัวเลขนี้เป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น โปรดใช้ฐานและอัตราที่ระบุไว้ในสัญญาและข้อมูลการจองจริงของที่พัก
แยกค่าใช้จ่ายค่าคอมมิชชันออกจากเงินสดสุทธิ หากโรงแรมบันทึกเฉพาะยอดเงินฝากเป็นรายได้ ADR และผลงานของช่องทางจะต่ำกว่าความเป็นจริง บัญชีแยกประเภทที่ชัดเจนควรบันทึกรายได้ค่าห้องพักขั้นต้นตามนโยบายบัญชีของโรงแรม บันทึกค่าคอมมิชชันเป็นค่าใช้จ่ายหรือบัญชีหักรายได้ รวมถึงลูกหนี้ Trip.com หนี้สินภาษีที่เกี่ยวข้อง และรายการตัดยอดเงินสดในภายหลัง
อย่าเขียนทับค่าห้องพักในระบบบริหารจัดการโรงแรมเพียงเพื่อให้ยอดเท่ากับยอดชำระ ควรแก้ไขยอดในระบบบริหารจัดการโรงแรมเฉพาะเมื่อข้อมูลการจองผิดจริง และมีการแก้ไขการจองที่ได้รับอนุมัติรองรับการเปลี่ยนแปลงนั้น
วิเคราะห์ส่วนต่างที่ยังเหลืออยู่
ยอดรวมการจองสูงกว่ารายการยอดชำระ ตรวจสอบฐานคำนวณค่าคอมมิชชัน ค่าคอมมิชชัน ภาษีหรือค่าธรรมเนียมที่ที่พักเรียกเก็บ สิทธิประโยชน์ที่แพลตฟอร์มเป็นผู้สนับสนุน และตรวจสอบว่ามียอดบางส่วนชำระโดยตรง ณ ที่พักหรือไม่ จากนั้นตรวจสอบว่าการจองไม่ได้รับเงินคืนบางส่วนหรือลดระยะเวลาการเข้าพัก
รายการยอดชำระต่ำกว่าที่คาดหลังจากมีการแก้ไข เปรียบเทียบเวลาที่แก้ไขกับเวลาปิดรับรายการของชุดยอดชำระ ยอดเดิมอาจถูกรวมอยู่ในชุดหนึ่ง และยอดแก้ไขอยู่ในอีกชุดหนึ่ง ค้นหาทั้งงวดยอดชำระก่อนหน้าและถัดไปก่อนแจ้งกรณีไม่ได้รับเงิน
ยอดเงินฝากธนาคารต่ำกว่าชุดยอดชำระ ตรวจสอบสกุลเงิน อัตราแลกเปลี่ยน ค่าธรรมเนียมการโอน ยอดหักของธนาคารตัวกลาง ค่าธรรมเนียมผู้ประมวลผลบัตร วันที่มีผล และตรวจสอบว่าธนาคารแบ่งการชำระหนึ่งรายการออกเป็นหลายรายการหรือไม่ อย่าบันทึกค่าธรรมเนียมธนาคารเป็นค่าคอมมิชชันของ Trip.com
ยอดเงินฝากธนาคารสูงกว่ายอดของการจองหนึ่งรายการ ค้นหารหัสยอดชำระเพื่อดูการจองและรายการปรับปรุงเพิ่มเติม เงินสดที่ชำระเป็นชุดต้องกระทบยอดกับทั้งชุด ไม่ใช่เฉพาะการจองที่มียอดสูงสุดในชุดนั้น
การจองที่ยกเลิกหรือผู้เข้าพักไม่มาเข้าพักยังคงมีค่าคอมมิชชัน ตรวจสอบว่ามีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมหรือไม่ และสัญญากำหนดให้ค่าธรรมเนียมที่เรียกเก็บนั้นต้องเสียค่าคอมมิชชันหรือไม่ การยกเลิกฟรี การยกเลิกแบบมีค่าธรรมเนียม การยกเว้นค่าธรรมเนียม และกรณีผู้เข้าพักไม่มาเข้าพัก เป็นเหตุการณ์ทางการเงินที่แตกต่างกัน
การจองเดียวกันปรากฏสองครั้ง เปรียบเทียบหมายเลขการจอง รหัสยอดชำระ ประเภทการปรับปรุง เครื่องหมายบวกหรือลบ และวันที่ รายการหนึ่งอาจเป็นยอดที่ต้องชำระเดิม ส่วนอีกรายการอาจเป็นการกลับรายการหรือการแก้ไข อย่าบันทึกทั้งสองรายการเป็นรายได้
ควบคุมสกุลเงินและช่วงเวลาการชำระ
จัดเก็บฟิลด์แยกสำหรับสกุลเงินของการจอง สกุลเงินของยอดชำระ และสกุลเงินของบัญชีธนาคาร บันทึกยอดเงินต้นทาง อัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้เมื่อมีข้อมูล ยอดที่แปลงแล้ว และยอดเงินธนาคาร หากไม่มีฟิลด์เหล่านี้ ความเคลื่อนไหวของสกุลเงินทุกครั้งจะดูเหมือนเป็นข้อผิดพลาดของค่าคอมมิชชัน
อย่าระบุว่ายอดชำระล่าช้าโดยอิงจากวันที่เช็คเอาต์เพียงอย่างเดียว ให้เปรียบเทียบสัญญาของที่พัก วิธีการจ่ายเงิน เวลาปิดรับรายการของชุดยอดชำระ สถานะยอดที่ต้องชำระ สถานะการชำระเงิน และวันที่มีผลของรายการธนาคาร วันหยุดสุดสัปดาห์ การประมวลผลของธนาคาร โปรไฟล์การรับเงินที่กรอกไม่ครบ หรือการโอนที่ล้มเหลว อาจทำให้เงินสดล่าช้าหลังจากการจองมีสิทธิ์รับชำระแล้ว
ใช้บัญชีพักยอดชำระ บันทึกลูกหนี้ระดับการจองเทียบกับรหัสยอดชำระ แล้วตัดยอดรหัสดังกล่าวเมื่อธุรกรรมธนาคารเข้ามา ยอดคงเหลือใดๆ ในบัญชีพักจะชี้ไปยังการจอง รายการปรับปรุง ค่าธรรมเนียม หรือผลต่างจากสกุลเงินที่เฉพาะเจาะจง
ปิดชุดยอดชำระและป้องกันข้อผิดพลาดซ้ำ
ก่อนปิดงวดยอดชำระของ Trip.com ให้ตรวจสอบว่าทุกรายการยอดชำระมีเลขอ้างอิงการจองหรือรายการปรับปรุงหนึ่งรายการ ทุกการจองมีสถานะสุดท้ายหนึ่งสถานะ ค่าคอมมิชชันใช้ฐานและอัตราที่ได้รับอนุมัติ ภาษีถูกบันทึกให้ฝ่ายที่ถูกต้อง และรหัสยอดชำระสามารถตัดยอดกับธุรกรรมธนาคารได้
เก็บไฟล์ส่งออกข้อมูลการจอง รายงานยอดชำระ ฉบับสัญญา หลักฐานการปรับปรุง เลขอ้างอิงธนาคาร กระดาษทำการกระทบยอด และการอนุมัติของผู้ตรวจสอบ ตามระยะเวลาเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีตามปกติของโรงแรม จำกัดสิทธิ์เข้าถึงรายละเอียดการชำระเงิน และปกปิดข้อมูลที่ได้รับการคุ้มครองก่อนส่งเรื่องตรวจสอบ
หากยังมีส่วนต่างเหลืออยู่ ให้ส่งรหัสที่พัก หมายเลขการจอง รหัสยอดชำระ สกุลเงิน การคำนวณที่คาดไว้ รายการจริง วันที่ของชุดยอดชำระ เลขอ้างอิงธนาคาร และยอดที่ยังหาคำตอบไม่ได้อย่างชัดเจนให้ฝ่ายสนับสนุนที่พักของ Trip.com ถามคำถามที่เจาะจงเพียงหนึ่งข้อ เช่น รายการปรับปรุงใดที่เปลี่ยนยอดค่าที่พักที่ต้องชำระ แทนการขอคำอธิบายรายการเดินบัญชีทั้งหมด
ระบบ PMS โรงแรมที่เชื่อมต่อกันช่วยลดการกรอกข้อมูลซ้ำ โดยเก็บข้อมูลการจองต้นทางและเลขอ้างอิงของช่องทางไว้ด้วยกัน ฝ่ายการเงินยังคงควรดำเนินการควบคุมยอดชำระเทียบกับบัญชีธนาคารอย่างเป็นอิสระ
กระทบยอดทุกช่องทางโดยไม่ต้องจัดทำข้อมูลการจองใหม่ทีละรายการ
เชื่อมโยงเลขอ้างอิง OTA มูลค่าการเข้าพัก และรายงานของโรงแรมไว้ด้วยกัน เพื่อให้ฝ่ายการเงินแยกวิเคราะห์ส่วนต่างของยอดชำระในระดับการจองได้อย่างรวดเร็ว
คำถามที่พบบ่อย
เหตุใดยอดชำระของ Trip.com จึงไม่เท่ากับยอดรวมการจอง?
ยอดรวมการจองอาจมีทั้งรายการที่ต้องเสียและไม่ต้องเสียค่าคอมมิชชัน ภาษี ค่าธรรมเนียม หรือยอดเงินที่เรียกเก็บโดยฝ่ายต่างๆ นอกจากนี้ ยอดชำระอาจรวมรายการปรับปรุงหรือการจองหลายรายการไว้ด้วยกัน
ควรเริ่มกระทบยอดจากจุดใด?
เริ่มจากข้อมูลการจองฉบับสุดท้ายและวิธีการชำระเงิน คำนวณยอดลูกหนี้โรงแรมที่คาดว่าจะได้รับตามสัญญา จากนั้นจับคู่ผลลัพธ์กับรายการยอดชำระและยอดเงินฝากธนาคาร
ควรคำนวณค่าคอมมิชชันจากยอดรวมที่ผู้เข้าพักชำระหรือไม่?
คำนวณจากยอดรวมนั้นได้เฉพาะเมื่อสัญญากำหนดให้ยอดทั้งหมดต้องเสียค่าคอมมิชชัน ใช้ฐานค่าที่พักที่มีเอกสารยืนยัน และแยกภาษี ค่าธรรมเนียมที่ที่พักเรียกเก็บ และสิทธิประโยชน์ที่ได้รับการสนับสนุนออกจากกัน
ยอดเงินฝากธนาคารหนึ่งรายการสามารถรวมการจองผ่าน Trip.com หลายรายการได้หรือไม่?
ได้ ให้กระทบยอดเงินฝากกับรหัสยอดชำระหรือชุดยอดชำระทั้งหมดก่อน จากนั้นจึงจัดสรรการจองและรายการปรับปรุงแต่ละรายการภายในชุดนั้น
ควรเปลี่ยนรายได้ในระบบบริหารจัดการโรงแรมให้ตรงกับยอดเงินฝากหรือไม่?
ไม่ควร ให้แยกรายได้ ค่าคอมมิชชัน ภาษี ลูกหนี้ ผลต่างจากสกุลเงิน ค่าธรรมเนียมธนาคาร และการชำระเงินสดออกจากกัน เว้นแต่การแก้ไขการจองที่ได้รับอนุมัติจะเปลี่ยนมูลค่าการเข้าพักพื้นฐาน
การกระทบยอดชำระของ Trip.com จะเสร็จสมบูรณ์ก็ต่อเมื่อข้อมูลการจองฉบับสุดท้าย ค่าคอมมิชชันตามสัญญา รายการยอดชำระ ชุดการจ่ายเงิน และรายการธนาคาร เชื่อมโยงกันเป็นเส้นทางที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ เส้นทางดังกล่าวช่วยควบคุมเงินสดและรักษาความถูกต้องของรายงานความสามารถในการทำกำไรของช่องทาง
