簡介
近年來，旅宿業快速演進，旅客如今期待更快速、更安全且更便利的體驗。飯店的一項重大轉變，就是導入非接觸式入住登記與退房登記，或自助入住。這項服務在疫情期間迅速普及，如今許多住客已將其視為基本期待。
經過數年的發展，非接觸式入住／退房登記如今已成為部分住宿業主的標準期待。當您要選擇飯店管理系統軟體時，請務必確認它具備類似功能。
對小型飯店與民宿而言，採用具備非接觸式功能的飯店管理系統軟體，可能帶來關鍵性的改變。它能確保住客滿意度、降低成本、加快接待處作業，並協助小型住宿與大型連鎖飯店競爭。
在本指南中，我們將說明飯店管理系統如何協助您為住客提供非接觸式服務、哪些功能最為重要，以及即使預算有限也能輕鬆完成設定的步驟。
飯店業非接觸式服務的興起
今日旅客重視便利與安全，使非接觸式入住／退房登記成為必備功能。原因如下：
- 更快速、更便利的住宿體驗 – 住客不再希望在接待處排隊等候。非接觸式入住登記讓他們能跳過排隊，直接前往房間。在疫情期間，對仍需出行的旅客而言，這項功能尤其重要。
- 減少實體接觸 – 基於健康與安全考量，許多旅客仍偏好盡量減少接觸。這也受益於他們在疫情期間累積的非接觸式體驗。
- 行動優先的期待 – 如今幾乎每個人都使用智慧型手機，讓旅行體驗更輕鬆。住客期待從訂房到房間進出都能使用數位解決方案。
對小型飯店而言，非接觸式入住／退房登記解決方案也代表更少的接待處作業與更低的人力成本，讓業主能更專注於真正重要的事。例如，投入更多時間提供與提升住客滿意度相關的服務。
支援非接觸式入住／退房登記的關鍵飯店管理系統功能
現代飯店管理系統通常配備可自動化並簡化住客旅程的工具。以下說明飯店管理系統如何促成飯店的非接觸式服務：
A. 線上訂房與抵達前數位表單
- 住客可在抵達前，透過安全的線上入口完成入住登記手續（身分驗證、付款與偏好設定）。
- 飯店管理系統儀表板會自動儲存這些資料，省去手動輸入並降低錯誤。
B. 透過住客應用程式進行行動入住／退房登記
- 住客通常會透過電子郵件收到入住登記連結，讓他們確認抵達並取得房間資訊。
- 退房時，自動化數位收據可即時寄出，不再需要員工額外處理。
C. 安全的數位付款處理
- 整合金流支付閘道（如 Stripe 或 PayPal）的飯店管理系統，可提供安全且符合 PCI 規範的交易；這是選擇飯店管理系統軟體時的重要考量。
- 預授權與自動扣款也能減少接待處的收款工作量。
D. 無鑰匙進房與智慧房間存取
- 與智慧門鎖整合（透過藍牙、QR code 或 NFC），可讓住客使用手機解鎖房間。
- 有時間限制的存取權限可確保退房後的安全性。
非接觸式飯店管理系統解決方案為小型飯店帶來的好處
改用具備非接觸式功能的飯店管理系統，其優勢相當明顯：
提升住客體驗 – 熟悉科技的旅客會欣賞順暢、以應用程式為基礎的入住登記流程，進而帶來更好的評價與回訪訂房。
營運效率 – 減少接待處壅塞，讓員工能專注於提供個人化住客服務。
節省成本 – 減少手動流程，代表尖峰時段所需人力更低。
競爭優勢 – 小型飯店如今也能透過提供個人化、數位優先且現代化的住客體驗，與大型連鎖飯店競爭。
如何在有限預算內導入非接觸式入住／退房登記
導入非接觸式飯店管理系統技術其實並不遙遠，也能控制在可接受的預算內。以下是逐步做法：
步驟 1：選擇價格合理且具備非接觸式功能的飯店管理系統
首先，當飯店管理系統軟體具備以下功能時，就表示它能為您的住客提供非接觸式服務：
- 可提供給住客填寫的線上入住登記表單
- 能協助住宿業主線上管理營運的行動應用程式
- 付款自動化
步驟 2：啟用線上訂房整合
通路管理系統是飯店管理系統軟體的必備功能。在啟用非接觸式服務之前，請連接所需的 OTA 通路，並將您的飯店管理系統與這些通路同步，以確保訂房資料能順暢匯入。
步驟 3：設定數位登記表單
以住客可在抵達前完成的數位版本取代紙本表單。您可以直接在飯店管理系統中設定表單。正式寄出表單前，請先自行測試，確保運作順暢。
步驟 4：整合行動鑰匙解決方案（如適用）
若您的住宿支援，請將飯店管理系統與智慧門鎖連接，以實現無鑰匙進房。接著您只需將入住代碼傳送給住客，即可啟用非接觸式服務。
步驟 5：訓練員工處理例外情況
雖然自動化能處理大多數任務，但員工仍應準備好協助偏好傳統入住登記方式的住客。
克服常見挑戰
雖然非接觸式飯店管理系統解決方案帶來許多好處，小型飯店仍可能面臨一些困難。以下是您在開始採用飯店管理系統前可先思考的事項：
- A. 住客採用度： 在住客入住登記前幾天，透過電子郵件提供清楚指引。可提供誘因（例如提早入住登記），鼓勵住客使用行動入住登記。
- B. 安全疑慮：確保您的飯店管理系統符合 PCI-DSS 與 GDPR，以安全處理資料。
- C. 技術穩定性： 在正式開始使用飯店管理系統前，先使用免費試用並進行測試。也可多尋求技術支援，確保轉換過程順利。
結論
飯店服務的未來已經很清楚：非接觸式、自動化，並以住客為中心。透過運用飯店管理系統技術，小型飯店與民宿可以：
- 提供更快速、更安全的入住登記
- 降低營運成本
- 提升住客滿意度
- 在數位優先的市場中保持競爭力
如果您準備好讓住宿營運現代化，投資具備非接觸式功能的飯店管理系統，會是明智的下一步。
常見問題（FAQs）
1. 飯店的非接觸式入住登記系統是什麼？
非接觸式入住登記系統可讓住客透過行動應用程式、網頁連結或自助服務機，以數位方式完成入住登記流程，不需要在接待處與飯店員工直接互動。
2. 小型飯店負擔得起具備非接觸式功能的飯店管理系統嗎？
可以。許多飯店管理系統供應商提供價格合理的方案，包含數位入住登記、行動帳單與 OTA 整合，讓小型住宿也能輕鬆導入。
3. 使用數位付款與無鑰匙進房安全嗎？
具信譽的飯店管理系統會遵循 PCI-DSS 等業界標準。它們提供加密交易、有時間限制的鑰匙存取權限，以及使用者層級權限，以確保資料與住客安全。
4. 我該如何鼓勵住客使用非接觸式選項？
在抵達前透過電子郵件或簡訊向住客說明。使用簡單指引、強調可節省時間，並提供彈性的抵達時間，以鼓勵採用。
