1. 明確指定員工可存取哪些飯店，以及可在各飯店執行哪些操作。
2. 依員工的工作需求授予存取權限，無須直接承接被代理人的全部權限。
3. 透過電腦、行動裝置、報表及其他相關存取途徑，測試允許與禁止的操作。
接待人員週末支援 B 飯店，不應因此自動取得整個集團的永久存取權限。財務人員可能需要查閱三間飯店的紀錄，但不需要變更房價或新增管理員的權限。
業主若能將員工的工作職責與適用飯店分開定義，就能更有效地管理物業管理軟體的使用者存取權限。先釐清職責，再設定系統提供的權限控制，並測試最終的存取權限。
將飯店存取範圍與操作權限分開設定
飯店存取範圍是指員工可存取哪些飯店或住宿單位。操作權限則是指員工在該範圍內可檢視、變更、核准、匯出或管理哪些內容。
飯店選擇器並不能證明資料已確實隔離。如果同一帳號仍能透過搜尋查看 C 飯店的旅客紀錄，或匯出其營收資料，僅在主要行事曆中隱藏 C 飯店並不足夠。請逐一檢查各項相關功能實際提供的存取權限。
同樣地，檢視付款紀錄與收款、退款或變更結算資料，是不同的操作。檢視房價也不同於編輯房價。設計權限時，應以這些實際業務決策為依據，而非僅使用「經理」這類籠統的職稱。
以簡短敘述明確界定職務授權：「Leah 可管理 A 飯店的抵達旅客與客房分配；不得辦理退款、匯出集團旅客名單或管理使用者。」如有經核准的跨飯店臨時支援，請另外註明支援範圍與結束日期。
權限控制的名稱與細緻程度，會因使用的飯店管理系統或物業管理軟體而有所不同。請將已核准的職責對應至系統實際提供的設定。如果技術上無法將某項敏感操作的權限獨立設定，就不能認為一則核准備註能消除該存取權限；應改用權限較小的帳號，或採用由主管協助、受到管控的作業流程，並記錄此限制。
共用帳號會讓這套權限設計難以落實與檢查。如果所有人都使用業主帳號，光靠角色說明無法確認是誰變更了訂房。在 Smart Order 中，請使用飯店管理系統，並依各員工的職責分別設定角色。正式啟用前，請確認可用的權限設定，讓日常工作無須依賴共用管理員帳號。
讓員工存取權限符合飯店工作需求
依實際職責設定系統提供的使用者角色，再確認員工能順利完成工作，且不會取得無關功能的不必要存取權限。
依員工實際需要做出的決策定義角色
以下職責概要可作為規劃起點，並非所有系統通用的內建角色名稱。請為每項職務安排記錄飯店存取範圍與例外授權。
接待處
允許員工在獲指派的飯店處理必要的訂房、旅客抵達接待、客房分配及旅客溝通工作。至於是否可取消訂房、變更議定房價、提供折扣、收款或匯出旅客資料，則應分別決定。
若為集團接待人員，請明確指定其負責的飯店。臨時支援應妥善安排，不應以授予所有飯店的存取權限來代替。
房務管理與維修
提供完成指派工作所需的客房、任務、備房狀態，以及有限的旅客服務資訊。避免授予無關財務總額的存取權限，或批次匯出旅客資料的權限。請明確決定員工是否可將工作標記為完成、確認檢查合格，或解除客房維修停用狀態；這些決策不一定要由同一人負責。
收益與訂房管理
明確定義經核准的飯店組合範圍，以及管理房價、空房狀況、訂房限制與訂房變更的權限。決定哪些影響較大的變更需要主管審核。能存取集團各飯店房價，不應代表自動取得使用者管理權限或付款服務的存取憑證。
財務
依負責的營運實體，提供必要的訂房、費用、付款、退款及報表存取權限。若系統支援，應將退款審核與實際執行退款的權限分開。請明確定義匯出權限與已下載紀錄的處理方式；撤銷飯店管理系統存取權限，並不會收回已匯出的檔案。
飯店經理與系統管理員
飯店經理可能需要監督單一飯店的營運，而系統管理員則負責維護使用者或系統設定。即使小型業者由同一人兼任，也應明確區分這兩項職責。
運用系統提供的帳號安全控制措施保護管理員存取權限，並記錄帳號復原途徑。保留另一套經獨立授權的存取權限復原方式，但不要建立供所有班別使用、無法辨識操作人員的共用帳號。
測試實際生效的存取權限，而非只看角色名稱
一名員工可能同時獲派多個角色或額外權限。請檢查最終的權限組合：移除其中一個角色後，其他授權來源可能仍保留相同的操作能力。不要假設限制較嚴格的角色一定會優先於權限較廣的角色。
請使用經核准的測試帳號與虛構紀錄。不要只為了測試權限，就執行真實退款、變更正式房價，或修改其他飯店旅客的住宿資料。
- 針對每項重要的權限界線，分別寫下一項允許與一項禁止的任務，並納入帳號不應存取的飯店。
- 透過經授權的管理程序，設定規劃中的角色與飯店存取範圍，並保留設定內容與核准人的紀錄。
- 變更生效後，透過員工平常使用的途徑登入。測試一項完整的允許任務，不要只確認能否開啟選單。
- 透過搜尋、報表、匯出、行動裝置及其他系統支援的相關途徑，測試禁止檢視的內容與禁止執行的操作。若意外顯示不應存取的真實資料，請立即停止；僅保留修正存取權限所需的最少證據，並遮蔽敏感資訊。
- 檢查帳號的完整角色組合與操作紀錄。修正過多或不足的權限後，重新執行受影響的測試。
例如，為期兩天的支援安排，可能允許 Leah 管理 B 飯店的抵達旅客，但不得存取 C 飯店。請測試這兩種情況，再確認約定的支援期間結束後，B 飯店的存取權限確實已移除。排班表上寫明截止時間，不代表系統會在到期時強制撤銷存取權限。
除了電腦，也要檢查行動裝置的存取權限。Smart Order 的飯店管理App會套用主要飯店管理系統的權限，因此驗證角色時，也應納入手機上的作業流程。僅通過電腦端測試，無法取代對員工實際使用途徑的驗證。
在人員到職、調職或離職時檢查存取權限
新員工到職時，請確認其具名帳號、職務、負責飯店、核准人、啟用日期及所需訓練。僅授予必要的存取權限。直接複製資深員工的帳號設定，也可能一併複製多年累積的臨時例外授權。
調職或臨時指派工作時，請同時檢查原有與新增的存取權限。若無法設定自動到期，請記錄由誰負責移除例外授權。角色變更後，應確認實際生效的存取權限，不要假設儲存設定後，所有途徑都會立即套用。
員工離職時，請依核准程序停用帳號，在系統支援的情況下處理仍有效的登入工作階段及相關系統權限，並將其負責的工作重新指派。移除飯店管理系統存取權限，不一定會同時撤銷獨立的 OTA、支付服務供應商、電子郵件或裝置存取權限。請依各自的授權程序，處理每個相關帳號。
請定期檢查人員與帳號名單，並在人事或飯店據點有重大變動後再次檢查。重點關注閒置帳號、權限過廣的管理員角色、已到期的支援安排、重疊權限，以及原因不明的資料匯出或敏感變更。
完善的權限設計，應讓業主能用一句話說明每名員工的存取權限：可存取的飯店、允許執行的工作，以及重要限制。請讓已核准的例外授權保持清楚可查、可測試，避免昨日的緊急授權成為明日的預設權限。
