1. 將「樂天旅遊 Extranet」視為業者術語；樂天旅遊的日本合作夥伴頁面通常稱之為管理畫面 (Property Management Screen)。
2. 在更改銷售數據之前，請先確認飯店資訊、確保使用者存取權限、設定訂房通知路徑，並記錄掌握房價與空房狀況的系統。
3. 在開放新日期的訂房前，先審查現有房型、住宿方案、容客量、房價、空房狀況、政策和公開內容。
4. 完成公開搜尋和受控的訂房測試，然後為接待處人員記錄支援與升級處理流程。
飯店團隊在第一天開啟 樂天旅遊 Extranet 時，不應立即將其變成另一個不受控制的房價日曆。首要目標是了解帳號、確認已設定的內容，並為每項營運任務分配責任歸屬。
在日本版帳號中，預期會看到諸如「管理畫面」和「客房管理首頁」等標籤。選單的用詞可能會因當前與舊版介面、地區、住宿類型和權限而異，因此請核對實際功能，而不是硬套過時的標籤名稱。
保護帳號安全並確認飯店資訊
樂天在 2025 年更改了其日本管理畫面的登入路徑，引導使用者使用 RFB 登入，同時聲明管理功能本身並未改變。請避免依賴舊的書籤登入頁面，或抄寫在交接班筆記本中的共用密碼。
請與飯店的樂天聯絡人確認官方授權的登入網址。記錄飯店名稱、飯店編號、合法經營者、帳號管理員、主要聯絡人及備用聯絡人。如果帳號支援獨立使用者或角色控制，請僅授予每位員工處理訂房、房價、內容、財務或管理所需的對應權限。
在週末發生緊急事件之前，先熟悉密碼救援和一次性密鑰程序。將救援詳細資訊儲存在飯店核准的密碼管理工具中，而不是所有員工都能存取的訂房備註或試算表中。
登入後，確認頂部標題和公開頁面連結皆指向正確的飯店。擁有多間飯店的集團應要求員工在進行批次房量或房價更新之前，先確認飯店名稱和 ID。
設定訂房與營運通知路徑
根據飯店的設定，訂房資訊會顯示在管理畫面中，並觸發電子郵件或傳真通知。請驗證每個啟用的接收端，並在測試過替代方案後，再移除過時的聯絡資訊。
請使用專人監控的訂房收件匣，而非單一員工的個人信箱。新增備用收件人或升級通知路徑，然後明確定義由誰負責檢查新訂房、變更、取消、旅客訊息、傳送失敗通知以及當日入住名單。
在日本版管理畫面中，開啟「客房設定與訂房管理」並使用訂房檢查、取消和變更功能。可依入住日期、訂房日期、訂房編號或旅客姓名進行搜尋。當團隊需要檢視每日訂房狀態時，請使用「客房管理首頁」。
執行歷史訂房或已知訂房的搜尋，讓接待處人員在實際事件發生前先了解搜尋結果的呈現方式。切勿為了測試權限而更改過去的訂房紀錄。
審查房型、方案、房量與房價
第一天的任務是審查，而不是重建目錄。匯出或記錄每一個啟用的房型和住宿方案，然後將它們與飯店管理系統及核准的產品清單進行比對。
檢查房間名稱、容客量、床型、吸菸規定、是否包含餐食、取消條款、訂房與入住期間、計價基準、稅金以及共用房量設定。建立新房型的順序應為：基本客房資訊、銷售期間、基礎房價、內容審查，最後完成註冊。在此工作流程中，無法直接編輯現有房型的容客量，因此在編輯相關方案之前務必確認無誤。
使用「客房管理首頁」來檢查房量、房價、方案展延日期、訂房狀態以及可用的房價防錯機制。確切的標籤可能會以日文顯示，並且可能因介面版本而異。
在整個審查過程中請遵守一個控制原則：首先驗證帳號存取權限與通知路徑；只有在負責人與核准來源皆支援該變更時，才更改房型、方案、房價、房量或公開內容。
不要僅因為房間顯示零空房狀況就開放未來的房量。首先請釐清這些日期是否被刻意關閉、方案是否已過期、房量是否由對接系統控制，或者房量是否與其他方案共用。
Smart Order 的飯店通路管理系統為飯店提供單一的工作流程來對接房價與空房狀況。業者可以將樂天旅遊的產品與來源日曆進行比對，而無需將 Extranet 視為第二個日常更新的平台。
為樂天旅遊房價建立單一真實來源
將對接的房價與空房狀況集中在單一營運日曆中，然後使用樂天管理畫面進行驗證與執行特定通路的支援任務。
審查飯店內容與旅客政策
從管理畫面開啟公開的飯店頁面，並將其與目前的飯店營運狀況進行比對。檢查飯店名稱、地址、地圖、電話號碼、入住登記與退房登記時間、接待處營業時間、交通指南、停車場、設施、照片、客房描述、餐飲詳細資訊、兒童入住規定、加床、吸菸政策以及強制性費用。
某些內容項目有特定的更新路徑，或者需要客服支援。如果帳號無法直接編輯外觀照片、地圖或其他公開欄位，請透過飯店資訊的支援管道送出修改申請，而不要以更改其他相關欄位作為權宜之計。
當飯店向國際銷售時，請分別檢查日文與針對入境旅客的內容。國內住宿方案也可能觸及入境與合作夥伴通路，因此不準確的描述可能會傳播到初始平台之外。
確認每個住宿方案的取消與未如期入住 (No-show) 條款。接待處人員應能直接從訂房資訊中識別適用的方案政策，而無需在一般政策頁面中盲目搜尋。
分配房價與空房狀況管理權限
建立一份單頁的管理權限清單，涵蓋基礎房價、方案房價、空房狀況、關房狀態、最短入住天數、內容、促銷、訂房與取消。針對每個項目，列出控制系統、負責角色、備用角色，以及用於驗證變更的憑證。
如果飯店使用 PMS、CRS 或通路管理系統，在手動更改數值前，請先比對飯店、房型和方案的對接設定。相似的日文或英文名稱並不能證明兩個產品共用相同的代碼或商業條件。
測試一個低風險的日期。僅透過指定的來源更改房價，確認預期的樂天方案有成功接收變更，並驗證房量與限制條件保持不變。接著再進行獨立的房量測試。保留修改前的值、修改後的值、時間戳記、操作使用者與結果。
如果飯店以手動方式管理樂天旅遊，請制定每日更新排程，並對批次變更實施雙人核對機制。使用管理畫面中可用的房價防錯或審查功能，但不要將「沒有出現警告」視為公開報價絕對正確的保證。
測試訂房流程並完成交接
在相關的樂天旅遊消費者網站上搜尋該飯店。核對日期、入住人數、語言、市場、幣別、房型、住宿方案、餐食、取消條款、稅金以及付款條件。請驗證最終總價，而不僅僅是第一個顯示的價格。
在需求較低的日期完成一筆經授權且可取消的訂房。遵循以下檢查清單：
- 訂房前，確認所選的房型、方案、乘客人數、日期、價格、稅金、付款方式和取消政策。
- 驗證訂房資訊有顯示在樂天管理畫面中，並成功傳送到所有設定的通知路徑。
- 如果有連接系統，請確認該筆訂房正確出現在 PMS (飯店管理系統) 中的對應房型與方案下。
- 檢查空房狀況是否正確扣除一次，且沒有誤關閉不相關的方案。
- 透過核准的工作流程，在政策允許的範圍內取消訂房。
- 確認狀態已變更，且樂天與來源系統的房量皆已同步回補。
當樂天旅遊的訂房進入 Smart Order 的飯店櫃台管理系統時，員工可以在與其他通路共用的同一個營運日曆中查看預訂的產品和入住資訊。
將樂天訂房無縫整合至日常營運
將訂房資料傳送與入住名單及房間空房狀況連動，讓接待處人員無需透過額外的手動交接即可驗證每筆樂天訂房。
建立首日交接紀錄
在結束作業之前，請記錄已確認的登入路徑、飯店 ID、管理員、訂房聯絡人、客服聯絡人、通知方式、啟用的房型與方案、房價與空房狀況控制方、對接設定位置、測試結果、未解決的問題，以及下次審查日期。
請將觀察結果與已核准的變更分開標記。可疑的零房量、過期的方案或舊照片可能需要修正，但首日負責的員工不應在未釐清現況原因之前就擅自重寫商業設定。
針對三種異常狀況對接待處人員進行培訓：漏單 (遺失訂房)、房價或方案錯誤，以及取消訂房卻未歸還房量。每種狀況的處理路徑都應清楚說明需擷取哪些憑證以及由誰負責回應。
常見問題
樂天旅遊 Extranet 叫做 RMS 嗎？
飯店團隊和系統商可能會使用「Extranet」或「RMS」，而樂天旅遊的日本合作夥伴頁面則通常稱之為「管理畫面」。請遵循飯店當前帳號中顯示的術語和登入路徑。
飯店業者在第一天應該更改什麼？
僅更改使用者權限範圍內已驗證的帳號、通知或營運設定。在進行商業編輯之前，先審查房型、方案、價格、空房狀況、政策、內容以及對接設定。
員工可以在哪裡搜尋樂天旅遊的訂房？
開啟「客房設定與訂房管理」，並透過入住日期、訂房日期、訂房編號或旅客姓名進行搜尋。
可以直接修正房間的容客量嗎？
在此工作流程中，無法直接編輯現有房型的容客量。在轉移關聯方案之前，請先向客服確認正確的替換程序。
當連接了通路管理系統時，員工應該手動更新樂天後台嗎？
只有在權限管理清單中明確指定該欄位由樂天管理畫面控制時才需手動更新。日常的房價或空房狀況編輯應維持在指定的來源系統中操作，以避免被覆寫。
如何證明帳號已準備好進行日常使用？
員工可以安全地登入、尋找訂房紀錄、識別正確的飯店和產品、追蹤房價與空房狀況的控制權、接收通知，並成功完成受控的訂房與取消測試。
當飯店清楚知道「不能更改什麼」與「可以更改什麼」一樣重要時，樂天旅遊 Extranet 的首日審查才算成功。確保安全的存取權限、驗證控制權歸屬、測試訂房流程，並為下一個班次留下有憑據的交接紀錄。
