1. 以旅客身分搜尋 OTA，確認該客房是否仍可預訂。
2. 在調查原因之前，先停止受影響日期的銷售。
3. 在飯店管理系統中檢查飯店、房型、房價方案及日期。
4. 重新傳送一次停售指令，再確認 OTA 已停止銷售。
當停售指令未同步至 OTA時，眼前的風險很明確：飯店可能收到無法履行的訂房。您不必先弄懂技術連線的運作方式才採取行動。請先停止後續銷售，再檢查指令在哪個環節出錯。
本檢查表專為飯店經理與接待處團隊編寫，重點涵蓋飯店管理系統、通路管理系統及 OTA 後台中可查看的資訊。
疑難排解前，先保障飯店權益
首先在受影響的 OTA 上以旅客身分搜尋。請使用正確的住宿日期與旅客人數，並繼續操作到能看到房型及房價方案為止，因為即使受影響的方案已關閉，飯店仍可能出現在搜尋結果中。
如果客房仍可預訂，請採用最快且經核准的方式保障飯店權益。若是近期或已售罄的日期，可在檢查連線期間，先於 OTA 後台關閉該房型。請記錄由誰進行這項臨時變更，以及變更時間。
除非其他房型或整間飯店也受到風險影響，否則不要將其關閉。大範圍關閉雖可避免超額訂房，但也可能導致原本有效的銷售機會流失。
請告知接待處與訂房團隊哪些日期及房型受到影響。在問題解決前，他們應避免建立會占用相同剩餘客房的人工訂房。
Smart Order 的飯店通路管理系統可協助團隊在同一平台管理已對應的客房庫存及通路更新，讓緊急關閉的處理紀錄更容易追蹤。
更輕鬆地掌控各通路空房狀況
透過 Smart Order，在同一套高效作業流程中管理飯店庫存及已連接的銷售通路。
依序完成這份飯店管理系統檢查表
請依序完成下列檢查。找到明確錯誤後，請先停止檢查、修正問題，再重新測試。
- 確認飯店正確。 多飯店帳戶可能會預設開啟上次使用的飯店。變更任何設定前，請先檢查飯店名稱。
- 確認日期。 除了月份，也要檢查年份，尤其是未來季度的日期。請確認已包含住宿的最後一晚。
- 確認房型。 「標準雙人房」與「附陽台標準雙人房」等名稱相近的房型，可能是不同產品。
- 確認房價方案。 關閉彈性房價，不一定會同時關閉不可退款、含早餐、行動裝置專屬或會員房價。
- 檢查飯店管理系統實際變更的內容。 將客房標記為故障停用或由接待處封鎖，可能只會減少本機顯示的空房數量，而不會向 OTA 傳送停售指令。
- 檢查通路狀態。 查看更新旁是否顯示成功、待處理、警告或失敗。待處理表示該指令尚未獲得確認。
- 檢查客房連線。 確認飯店管理系統中的客房仍與預定的 OTA 房型連接。這種連接通常稱為「對應關係」。
- 修正問題後再重試。 請先修正錯誤的日期、房型、房價方案、已停用的連線或遭拒絕的數值。
- 僅重新傳送一次。 重複點擊會讓您更難判斷 OTA 接受的是哪一次更新。
- 再次檢查 OTA。 在 OTA 後台開啟相同日期，並再次以旅客身分搜尋。
只有在正確的方案已無法預訂時，才代表飯店受到保障；不能僅以飯店管理系統顯示已關閉狀態作為判斷依據。
瞭解最常見的原因
錯誤的房價方案仍在銷售
同一房型可能有多種預訂方式。對標準彈性房價套用停售指令，不一定會關閉不可退款或促銷房價。
檢查：比較仍可預訂的方案名稱，以及飯店管理系統中已關閉的房價方案。
處理方式：關閉正確的房價方案；如果所有方案都應停止銷售，則關閉整個房型。
飯店管理系統客房連接到錯誤的 OTA 房型
這種情況經常發生在客房重新命名、替換或新建之後。即使更新被傳送至另一個 OTA 產品，飯店管理系統仍可能顯示更新成功。
檢查：比較飯店管理系統中的客房名稱及代碼，以及該 OTA 顯示的已連接房型。
處理方式：修正客房連線，再次傳送預期的空房狀況。
誤將本機客房封鎖視為 OTA 已關閉銷售
將客房標記為待清潔、故障停用或不開放給接待處使用，不一定會改變線上庫存。
檢查：查看飯店可銷售的客房數量及通路空房狀況，不要只查看房務管理或客房狀態畫面。
處理方式：減少線上空房數量，或透過控制 OTA 銷售的系統套用停售指令。
通路連線已暫停或需要處理
登入憑證過期、飯店連線停用或帳戶問題，都可能導致新數值無法傳送至 OTA。
檢查：查看是否有連線警告，以及上次成功更新的時間。
處理方式：恢復連線，然後只重新傳送受影響的房型及日期。
OTA 已接受更新，但仍顯示可預訂方案
畫面上的方案可能屬於其他房型、入住人數選項、套裝方案或銷售合作夥伴，也可能受到短暫顯示延遲影響。
檢查：仔細比較房型、房價方案、日期、入住人數及取消條款。
處理方式：重新整理後台及旅客搜尋結果。如果經過正常更新時間後，同一方案仍然存在，請蒐集證據並交由客服處理。
如何確認停售指令已生效
請完成三項簡單檢查。
首先，在飯店管理系統或通路管理系統中重新開啟相關日期。確認正確的房型及房價方案顯示空房數量為零或已關閉。
接著，在 OTA 後台開啟相同日期，確認系統儲存的空房狀況已關閉。不要以尚未儲存的編輯欄位中仍然顯示的數值作為判斷依據。
最後，以旅客身分使用相同日期及入住人數搜尋。受影響的方案應無法預訂。如果其他房型仍在銷售，請確認它們確實是不同的產品。
請保留簡短紀錄，包括受影響的通路、日期、房型、關閉時間、負責人及最終確認結果。這有助於下一班人員瞭解風險已受到控制。
何時應聯絡客服
如果正確的更新顯示已接受，但同一個 OTA 方案仍可預訂、對應關係無法修正，或連線持續失敗，請將問題升級處理。
請提供飯店名稱、OTA、房型、房價方案、日期、預期結果、目前結果及時間戳記，並附上飯店管理系統、OTA 後台及旅客搜尋結果的螢幕截圖。如果系統顯示更新參考編號，也請一併提供，但飯店員工不需要自行解讀。
請勿提供信用卡資料或不必要的旅客資訊。
避免相同問題再次發生
房型及房價方案名稱應清楚明確，方便員工快速辨識。每當新增、重新命名或移除房型或房價方案時，都應檢查通路連線。針對已售罄日期及重大活動期間，請將 OTA 旅客搜尋納入檢查表。
指定一套系統統一管理日常通路空房狀況。如果員工因緊急情況直接在 OTA 後台變更設定，應要求他們留下紀錄，並在事後與飯店管理系統核對。否則，後續的自動更新可能會重新開放該房型。
Smart Order 的飯店櫃台管理系統可協助團隊讓臨時庫存管控及後續工作在各班次之間清楚可見，提升交接效率。
讓每個班次都擁有更清楚的庫存作業流程
使用 Smart Order，集中管理空房狀況、通路作業及接待處後續工作，讓團隊營運更有效率。
常見問題
遇到緊急情況時，我們是否應手動關閉 OTA？
可以。如果客房仍可預訂，且飯店作業程序允許緊急覆寫，便可手動關閉。請記錄這項變更，並在恢復正常同步前與飯店管理系統核對。
飯店管理系統的空房數量為零，是否一定會關閉所有 OTA 房價？
不一定。請確認房型及房價方案的連接方式。獨立管理的促銷方案或入住人數選項可能需要分別檢查。
是否應持續按下同步，直到成功為止？
不應該。請先找出並修正原因，再重試一次。多次更新可能造成混淆，也可能覆寫正確的數值。
飯店管理系統顯示成功，是否代表問題已解決？
還沒有。請在 OTA 後台確認數值，並針對受影響的方案進行旅客搜尋。
