酒店财务团队的 Agoda 取消与退款对账

Agoda 退款对账 在取消决定记录后开始。财务团队不需要决定适用哪种政策；而是要核实预订订单、宾客退款、取消收费、渠道佣金和现金流转是否一致。

这使得此流程不同于 取消政策 审查。政策设置、费用豁免规则和取消防范决定了商业结果。对账则是检验该结果是否准确记入了酒店账户和银行账户。

明确你要匹配的五项记录

一个取消的预订订单可能会在不同日期生成多条记录。保留原始预订订单作为源文件，然后匹配取消或修改通知、支付模式记录、Agoda 财务交易和酒店账务记录。

不要用退款金额覆盖原始客房收入。请将预订金额、取消金额、保留或豁免的费用、渠道收费、税务处理和现金流转保留为独立字段。这为以后的争议处理和审计抽样提供了依据。

将 Agoda 预订订单 ID 作为共同参考。添加物业 ID、宾客姓名、入住日期、预订货币、支付模式、取消时间戳、政策结果、打款 ID、调整 ID 以及银行或银行卡参考信息。切勿将完整的宾客银行卡或虚拟卡详细信息复制到普通的电子表格中。

识别资金的控制方

对于 Agoda 收款，Agoda 向宾客收款，并通过配置的打款方式向酒店付款。取消预订订单会减少或消除应付金额。如果打款已确认，修正后的金额可能会在随后的打款中作为调整项出现，而不是作为单独的银行扣款。

对于 酒店收款，通常由酒店向宾客收取住宿费用。Agoda 的佣金通常会与 Agoda 因预付订单而欠酒店的金额相抵消。因此，取消预订订单需要核对两点：酒店收取或退还的金额，以及 Agoda 通过抵消流程收取或撤销的金额。

当前的 Agoda 酒店收款说明描述了这种抵消机制以及在完成付款后提供的订单级对账单。当市场或付款方式不同时，请参考酒店协议和当前的 合作伙伴后台 记录。

不要仅仅通过预订订单状态来推断责任方。对于信用卡担保的酒店收款取消订单，查看宾客的银行卡可能会改变谁负责收取取消费用。财务部门应保留操作历史，而不仅仅是最终状态。

Smart Order 的 酒店数据分析系统 为财务提供了预订订单来源和收入记录，以便与 Agoda 交易进行比较。Agoda 对账单仍然是渠道的源文件，而酒店管理系统则提供对账的运营数据支持。

逐步对账单笔 Agoda 取消预订订单

在核对打款总额之前，先在预订订单级别进行核对。因为即使某个批次总金额平衡，其中两笔单独的预订订单也可能过账错误。

1. 打开原始预订订单，并记录 Agoda 预订订单 ID、预订金额、货币、税金、支付模式、取消条款和支付方式。
2. 打开取消或修改通知，确认生效时间戳、取消金额、费用结果，以及是全部取消还是部分取消。
3. 检查酒店是否已经收到、确认或收取了该预订订单的任何 Agoda 打款。
4. 在合作伙伴后台中，在相关财务区域找到该预订订单，并获取其应付、已付、已撤销或已调整的金额。
5. 将交易匹配到其打款或汇款参考，然后对应到实际的银行存款、Agoda 卡扣款、UPC 扣款或酒店收款收据。
6. 按照酒店批准的会计处理方式进行过账，确保收入、取消收入、渠道佣金、税金、退款以及应收或应付变动保持独立。
7. 仅当差额为零，或有已命名且注明日期的未结调整项支持时，才将该项目标记为已对账。

如果取消预订订单发生在打款之后，请在调整项中查找更正记录。Agoda 当前的打款工作流程将打款后的取消预订订单、未结余额、多收费用和拒单作为调整情况。负应收款项可以通过额外的应付预订订单来抵消，而不是作为独立的结算支出。

将退款匹配到正确的会计期间

预订订单日期、取消日期、原始打款日期、调整日期和银行起息日可能落在不同的月份。请根据酒店政策和当地要求选择会计期间，然后保留运营日期和现金日期之间的对账桥梁。

月末结账时，应识别 Agoda 已记录但尚未反映在打款中的取消预订订单。此外，它还应找出酒店已发放但没有相应“酒店收款”责任变动的退款，以及在原始住宿期后过账的 Agoda 调整项。

避免仅仅因为 Agoda 在一次打款中将它们抵消，就在酒店管理系统中对无关的预订订单进行净额结算。银行收到的是净额，但财务仍需要预订订单级别的明细：应付住宿、取消的住宿、酒店收款佣金和其他调整。

对于银行转账，请将打款 ID 或批次参考与汇款起息日进行匹配。对于卡结算，请匹配准确的授权金额和交易日期。由银行手续费或货币兑换引起的差额应单独标识。

诊断常见的 Agoda 对账差异

打款金额低于预订订单报表金额

症状： Agoda 实际到账现金低于酒店管理系统中的 Agoda 收入。 检查： 取消或修改的预订订单、酒店收款佣金、费用豁免、拒单、之前的超额付款以及打款时间。 操作： 在预订订单级别重新核对批次，并将每笔扣款分配到源参考项。

订单付款后出现退款

症状： 原始打款正确，但在随后的打款批次中金额减少了。 检查： 宾客是否在打款确认后的可退款期限内取消了预订。 操作： 将后期的调整与原始预订订单进行匹配，而不是减少无关住宿订单的收入。

酒店收款佣金与收到的现金不匹配

症状： Agoda 扣除了佣金，但酒店未显示宾客的收据。 检查： 取消状态、未入住报告、卡片查看历史记录、费用收取责任，以及酒店是否豁免了费用。 操作： 分别处理宾客应收账款和 Agoda 负债。

同一次取消被过账了两次

症状： 酒店管理系统和银行对账单中都包含重复的退款条目。 检查： 是否其中一条记录是宾客退款，而另一条是 Agoda 对先前打款的抵消。 操作： 保留两个源交易记录，但仅撤销重复的财务过账。

建立月末 Agoda 财务控制

计算该期间的三个总计：取消的预订订单价值、保留或应收的取消费用，以及已结算的退款或调整。将每个总计与酒店管理系统的预订订单数据和 Agoda 财务数据进行核对。

根据原因对未解决的项目进行账龄分析，而不是将所有内容都归入“OTA 差异”中。实用的分类包括：待处理的 Agoda 调整、待处理的宾客退款、收款失败、待处理的费用豁免、货币差异、未到期的打款、争议金额和缺少源文件。

对于手工记账凭证、先前已打款的取消预订、负数批次以及酒店收款的卡片案件，要求由第二人进行复核。复核人员应能够从总账追溯到银行、打款、取消通知和原始预订订单。

根据当地税务、隐私和记录保存要求保留证据。Agoda 对账单可作为渠道方的凭证，但它们不能替代酒店的发票、税务或宾客付款义务。

常见问题

Agoda 退款对账与设置取消政策是一样的吗？

不一样。政策设置决定了宾客和酒店的商业权利。对账则是在取消发生后核实产生的退款、费用、打款、佣金和财务记录。

Agoda 打款调整显示在哪里？

当前的合作伙伴后台打款工作流程会在财务区域显示与应付预订订单相关的调整。确切的标签取决于打款方式和账户配置。

如果 Agoda 预订订单在打款后被取消，会发生什么？

更正后的金额可能会作为未来打款中的调整项出现。请将该调整匹配回原始预订订单和打款记录，而不是将其作为不明原因的当期渠道成本入账。

为什么酒店收款订单的取消会产生 Agoda 的扣款？

在酒店收款模式下，酒店向宾客收取资金，而 Agoda 的佣金可以与欠酒店的预付金额相抵消。因此，宾客交易和 Agoda 佣金需要分别进行对账。

财务能只根据银行存款进行对账吗？

不能。净存款可能包含应付预订订单和多项调整的汇总。财务需要预订订单级的对账单和打款参考来解释这笔总额。

有哪些证据应该支持已对账的取消操作？

保留预订订单、取消或修改通知、支付模式、政策结果、费用或豁免记录、打款和调整参考、现金证据以及批准的财务过账记录。

当运营结果和每项财务变动完全一致时，Agoda 的取消操作才算完成对账。请保留原始预订订单，将退款与佣金分开，追踪后续调整，并且仅使用预订订单级别的证据来解决差异。