1. 先核实预订的最终处理结果，再核对预计收款与实际到账金额。
2. 已取消的预订仍可能收取费用；已上报的未入住预订也可能获准免收费用。需同时记录预订状态和费用处理决定。
3. 将宾客退款、酒店收款、Expedia 调整和酒店管理系统更正分别记录，并关联相应编号。
当宾客未入住、逾期取消预订或获准退款时，Expedia Collect 对账会变得更加复杂。酒店记录中可能仍保留原始预订总额，而 Expedia 应付给酒店的金额已经发生变化。
在 Expedia Collect 模式下，Expedia 向旅客收取该模式涵盖的预订款项，再按约定向酒店付款。本流程重点处理已变更或未实际入住的预订。首先确认预订最终发生了什么，再确定酒店应收金额并追踪资金流向。
建立 Expedia Collect 最终记录
在 Partner Central 合作伙伴中心和酒店管理系统中打开当前预订。核对酒店、Expedia 预订编号、酒店内部编号、日期、客房和币种。同时保留原始预订记录及最新确认的处理结果。
明确区分四个金额：原始预订金额、最终应收费用或住宿金额、Expedia 指示酒店收取或接收的金额，以及实际收款金额。这些金额分别反映不同情况。取消通知改变的是预订状态，本身不能证明退款或付款已经完成。
查看该预订的汇款指示。更新版 Expedia Collect 可能显示面向旅客的完整预订金额，即使酒店实际结算金额与之不同。不要将导入酒店管理系统的总额一概视为净收款金额，也不要仅因原始记录看起来是含佣金总额，就再次扣除佣金。
对于发生变更的预订，简要说明差额原因。例如，"三晚改为一晚，免收两晚费用，调整后的付款金额待确认"比"Expedia 金额不符"更有用。注明由谁批准变更，以及 Expedia 是否已确认相同的费用处理结果。
根据费用处理决定核对未入住或取消预订
宾客未入住
记录未入住前，先向前台确认宾客确实未到店。查看延迟抵达消息、自助入住凭证及已批准的日期变更。对于多间客房的预订，应明确哪些客房实际未使用。
通过 Partner Central 中该预订可用的流程上报正确结果，并保留确认凭证。查看该预订显示的操作选项和截止时间，不要套用其他渠道的上报时限。如果相关操作不可用，请及时提供预订编号寻求帮助。
接下来，根据预订时适用的政策及任何已批准的例外处理，确认费用是照常收取、减收还是免收。将宾客从预计到店名单中移除时，不要自动核销全部应收余额。同样，也不要仅因原始总额如此，就继续将整个住宿金额列为可收取的客房收入。
宾客取消预订
根据宾客预订时适用的政策核对取消时间。确认是否仍需收取取消费用，以及是否已批准例外处理。如果已确认的政策与显示的最终金额不一致，应保留相关证据。
宾客提出免费取消申请，并不代表费用已获准免收。经理的批准也需要体现在平台处理结果中，财务才能据此操作。应将业务处理决定和提交确认凭证一并保存。
如果前台已更新酒店管理系统，而财务仍使用原始住宿金额，酒店预计收款就会出现偏差。Smart Order 将渠道预订集中保存在住宿管理工作台，员工可便捷查看当前预订，并保留已确认的费用处理决定。财务随后即可基于同一记录核查调整后的余额，提升协作与对账效率。
让财务及时获取已确认的预订处理结果
集中保存预订变更和跟进备注，让未入住及取消预订的余额核查有据可依，减少重复沟通，提高对账效率。
追踪调整后的付款及相关退款
处理结果确认后，重新查看付款或汇款详情。明确酒店当前可收取的金额、已收到的金额，以及 Expedia 是否要求退回款项或进行调整。不要仅因酒店管理系统仍保存着旧的虚拟信用卡金额，就按该金额扣款。
如果酒店尚未收款，且最终应收金额为零，应检查酒店账上是否仍有 Expedia 未收余额。如果仍需收取费用，应将其单独记录为已确认金额，并按照当前付款指示操作。客房未被使用，并不一定意味着最终应收金额为零。
变更前已完成收款
将成功交易与预订匹配，再与调整后的应收金额比较。确定需要通过批准流程退回或抵扣的金额。不要为让页面金额看起来正确而删除原始付款记录；财务需要同时看到收款和更正记录。
例如，酒店已收取 300 欧元，随后获准的取消预订使其应收金额变为 90 欧元。210 欧元的差额需要有明确记录的退款或调整结果，不能通过修改原始付款编号让这笔差额从记录中消失。
宾客退款已获批准
确认该笔宾客款项由谁收取，以及应由谁执行退款。对于 Expedia 代收的房费，应通过 Expedia 适用的预订流程处理退款申请。不要在按照 Expedia 结算安排退回款项的同时，又单独向宾客退款。
将到店消费费用单独处理。如果停车费由酒店直接收取，其退款应归属于酒店端交易。因此，房费退款和停车费退款可能对应不同的交易编号和完成日期。
预计后续会有调整
记录工单编号、金额、币种及预计更正方式。调整出现后，先将其与原始异常事项匹配，再进行入账。后续对账单上的调整不应被重复计为费用，也不应成为一笔无法解释的新扣款。
如果酒店使用集成支付记录，应保留相关收款和退款结果。对于在酒店管理系统外处理的付款，应将外部交易编号与对账凭证一并保存。始终明确区分已批准与已完成两种状态。
更新酒店记录，避免重复记账
按统一顺序核对每项异常。目标是让最终账务结果可追溯，而非让每个页面上的总额完全一致。
- 确认最终入住状态，以及该预订已确认的收费或费用免除决定。
- 核实最新应付给酒店的金额，以及需单独支付的到店消费费用。
- 通过交易编号或付款编号匹配酒店已成功收取的款项。
- 记录已批准的退款、款项退回及 Expedia 调整，并分别保留完成凭证。
- 通过酒店授权的会计处理流程，更正酒店管理系统中的余额和收入分类。
- 核对银行结算，对未解决事项保留记录，并指定负责人和复核日期。
按照酒店会计政策，区分实际入住间夜、取消或未入住费用、税费、佣金、支付处理费用及现金收支。对未使用客房收取的费用，不应增加实际入住间夜数。预订可以完成财务结算，而无需记为实际入住。
同样，客房释放回可售库存与付款完成退款是两个独立结果。更新预订后，应复核剩余日期和客房数量。财务记录正确，并不代表相应日期的客房已恢复销售。
使用报表与统计核对酒店端的预订金额、费用及收款。将结算差异与宾客支付金额分开核查。保留原始预订和调整历史，不要用一个缺乏说明的最终总额替换全部记录。
凭完整证据结清异常，而非仅让总额一致
Expedia 显示已取消，但酒店管理系统仍显示入住
更正酒店记录前，先检查预订编号和最新更新。保留仍需收取的费用。只能通过适当的运营和会计处理流程，更正误记为实际入住的间夜。
酒店管理系统显示已退款，但退款尚未确认
查找实际退款或调整编号。预订备注或经理批准，不能证明资金已经转出。为待办操作指定负责人，在查明首次退款申请的状态前，避免再次退款。
预计收款仍沿用原始总额
将最新费用处理决定与当前汇款指示进行比较。确认是平台更新尚未完成、酒店记录未及时更新，还是金额确实存在争议。不要仅为匹配银行入账金额而修改收入，以此掩盖差额。
银行到账金额低于信用卡收款金额
检查支付处理手续费、结算批次中的交易构成及到账时间。成功收款 90 欧元、银行净到账 88.20 欧元，可能由一笔单独核实的 1.80 欧元手续费解释。这与 Expedia 调低已确认的酒店应收金额属于不同情况。
结案前，确保未参与处理的人也能看懂记录。记录应说明最终状态、收取或免除的费用、酒店收款、退款或调整，以及银行到账情况。如果仍有某个环节未解决，应记录下一步操作，而不是将整笔预订标记为处理完成。
常见问题
Expedia Collect 预订取消后，酒店一定收不到款吗？
不一定。取消预订后可能仍需收取费用，也可能全部免收。请核查预订时适用的政策、已批准的例外处理及当前付款指示。
酒店应直接退还宾客向 Expedia 支付的房费吗？
对于 Expedia 代收的房费，应使用其适用的退款流程。酒店自行收取的到店消费费用应单独处理，避免重复退款。
未入住费用与实际入住产生的客房收入相同吗？
应根据酒店会计政策，明确区分费用分类和实际入住间夜。收取费用并不意味着宾客实际入住。
为什么酒店管理系统中的总额与 Expedia 应付金额不同？
请核查结算安排、已批准的变更、扣款及单独收取的费用。更新版 Expedia Collect 可能显示旅客支付的完整金额，而实际结算则按照相应汇款指示执行。
财务结清已取消的预订需要哪些凭证？
需要已确认的处理结果、费用处理决定、调整后的付款指示、经核实的收款和更正记录，以及已核对或已指定负责人跟进的银行结算记录。仅有已取消状态并不足够。
