酒店应如何核对乐天旅游预订与结算记录

乐天旅游结算对账是核实每笔预订如何形成酒店账面记录金额的过程。结算总额是最终结果，而不是解释过程的起点。

出现差异并不一定意味着资金缺失。预订可能属于另一个入住期间，住客可能在酒店付款，取消费可能取代客房收入，积分、优惠券、渠道费用、税费、退款和后续调整也可能出现在不同记录中。

本流程适用于酒店业主和财务经理，重点介绍预订凭证和会计判断的实务操作，而非加入乐天旅游的一般成本。

从酒店已签署的商务规则入手

在核对某一期间前，应集中准备酒店当前有效的合同、费用表、付款条款、税务处理方式、积分和优惠券的出资规则、取消订单处理规则以及结算日历。不要套用从其他酒店获得的佣金比例。

明确记录哪些预订由住客在酒店付款，以及哪些款项可能通过该账户可用的渠道支付或结算路径处理。同时记录取消订单、未入住、退款、住客积分、优惠券、营销活动分摊费用及有争议入住记录应如何体现。

确认每类记录采用的币种和日期口径。酒店可能按入住日期确认收入，而渠道对账单则可能按预订日期、退房日期、付款日期或处理日期汇总业务。时间性差异应结转至后续期间，不应强行计入错误月份。

指定一名财务负责人和一名运营联系人。财务人员负责核对资金与费用，运营人员则负责说明入住状态、住客变更、未入住及人工调整情况。

收集同一期间的四类记录

需要准备四类证据资料：乐天旅游预订记录、适用的结算或账单记录、酒店管理系统中的入住及账单记录，以及酒店的银行或付款记录。原始文件应保持不变，并使用受控的工作副本完成对账。

每笔预订均应记录乐天旅游预订编号、住客、预订日期、入住日期、房型与套餐、状态、客房金额、税费、取消费、付款方式、积分、优惠券、促销、渠道费用、调整项，以及酒店预计应收或应付的金额。

从酒店管理系统中提取来源预订编号、已入住或已取消状态、已入账客房收入、税费、住客付款、退款及任何人工更正记录。从银行记录中提取实际收付金额、起息日、交易编号、币种及适用的转账费用。

以乐天旅游预订编号作为主要匹配键。住客姓名可能发生变更、使用不同字符或出现重名，因此只能作为辅助匹配依据，不应作为主导条件。

先区分付款路径，再核对总额

不要将所有乐天旅游预订合并为一笔预计打款金额。首先应根据由谁收取住客款项，以及酒店预计应收或应付的金额，对预订进行分类。

到店付款的预订通常会形成住客应收款，以及由酒店收取的现金或银行卡收入，但仍可能产生渠道费用、积分出资或其他收费。由渠道处理付款的预订，可能在扣除允许扣减的费用后形成应付酒店的净额。已取消或未入住的预订可能不会产生客房收入，但可能产生取消费、退款或后续调整。

在与结算记录比较前，先为每笔预订标注一种预期会计结果。这样可以避免财务人员将酒店已收款的预订误判为渠道漏付，或重复确认同一笔收入。

如果付款责任不明确，应返回查看具体预订和合同。不要根据银行收款总额或其他 OTA 的运作方式进行推断。

Smart Order 可在同一审核流程中关联预订来源、入住状态、客房收入和酒店报表。财务人员调查异常时，运营人员可同步确认住客是实际入住、取消预订还是变更了订单，从而提高对账效率并降低人工核查成本。

将每笔预订与其财务结果逐一匹配

逐笔处理预订。不要仅仅因为多笔差异恰好相互抵销，就认定整批记录准确无误。

1. 将乐天旅游预订编号与一条酒店管理系统记录匹配。
2. 确认住客是实际入住、取消预订、更改日期还是未到店。
3. 将预订的客房金额、税费、餐食及权益与酒店管理系统账单进行比较。
4. 确定由谁收款，以及酒店应收取、保留、退还或支付多少金额。
5. 根据适用规则核对积分、优惠券、促销、渠道费用、取消费、退款和调整项。
6. 将最终净额关联至结算单、发票、银行流水或未结项目。

保留预订时的原始价格。之后公布的房价不会改变该预订的财务基础。如果员工手动修改了酒店管理系统中的总额，应要求填写原因并获得批准，以便财务人员区分合理更正与收入损失。

分别核对积分、优惠券与促销活动

住客优惠可能影响住客支付金额、酒店获客成本、渠道结算金额，也可能同时影响多类记录。应分别处理各个组成部分，不要统一记为一笔原因不明的折扣。

对于积分，应确认住客是否使用了积分、获得了由酒店出资的额外积分，或两者兼有。对于优惠券，应明确优惠金额由乐天旅游、酒店还是联合营销活动承担。对于促销住宿套餐，应将实际预订套餐价格与获批的基础价格和促销规则进行比较。

应在不同字段中分别记录客房总价值、面向住客的优惠金额、酒店承担部分、渠道承担部分和酒店最终净额。这样可以保证管理报表准确：如果酒店会计政策要求单独核算，由资助方承担的营销成本就不应在报表中被悄然体现为较低房价。

如果对账单描述不清楚，应将该预订标记为待核查，而不是直接把差额归入佣金。金额相同的扣款可能分别代表积分成本、优惠券分摊、账务更正、税费或付款调整。

按时间线处理取消、未入住和变更

为每个异常项目建立一条简短时间线：原始预订、修改、取消或未入住、费用决定、向住客收费或退款、渠道调整以及会计分录。

预订可能在某个月取消，而取消费或退款则在另一个月出现。缩短入住时间可能会改变客房收入，但预订编号保持不变。未入住可能产生费用，却没有实际入住房晚。商业状态和会计状态应分别记录，直至两方面均处理完毕。

将乐天旅游的最终记录与酒店管理系统进行比较。如果一方显示已取消，另一方显示已入住，不要通过修改收入总额来消除差异。应确认实际运营情况、由谁批准免除费用，以及需要更正哪一条记录。

将合理的时间性差异结转至下一次对账，并记录预订编号、预计金额、原因、负责人和跟进日期。切勿将其隐藏在笼统的“其他”余额中。

按照固定顺序调查差异

净额不一致时，先检查最简单的原因：期间错误、酒店错误、预订重复或缺失、入住日期变更、付款路径、取消状态、积分、优惠券出资方、促销成本、税费、渠道费用、退款及酒店管理系统中的人工分录。

每笔差异都应说明金额及差异方向。“少收 8,000 日元”比“结算错误”更有用。附上预订记录、酒店管理系统账单、相关结算明细、银行交易编号，以及人工调整所需的任何批准文件。

不要仅为了匹配对账单而覆盖酒店管理系统账单。应更正记录了错误业务事件的系统。如果两边记录均正确，只是采用了不同的时间口径，则应保留为未结对账项目。

对于重大或反复出现的差异，应使用同一套证据资料上报。资料中应包括酒店、期间、预订编号、预计计算结果、已报告计算结果、采用的合同规则，以及财务人员需要获得的明确答复。

通过管理控制完成期间结账

当范围内的每笔乐天旅游预订均已完成匹配、解释，或作为已明确负责人的未结项目结转时，对账才算完成。已匹配项目、合理时间性差异和未解决异常的合计金额，必须能够与会计记录及银行记录勾稽一致。

安排第二人复核人工核销、费用减免、重复预订、大额退款、汇率差异，以及导致利润低于批准标准的促销扣减。按照酒店财务政策锁定或归档工作文件。

向管理层提供简明摘要：实际入住总收入、取消和未入住、酒店收款金额、渠道处理金额、积分与优惠券成本、促销成本、渠道费用、退款、现金净变动、未结差异及反复出现的原因。

利用反复出现的差异改进运营。预订编号缺失、付款备注不完整、取消订单未记录及促销出资方不明确等问题，应在下一次结账前转化为住宿管理或渠道管控流程的改进措施。

常见问题

每笔乐天旅游预订都应该出现在打款记录中吗？

不是。预期出现的财务记录取决于由谁收款、入住状态、商务条款，以及结算采用的期间。

财务人员可以只根据结算总额完成对账吗？

不可以。总额可能掩盖相互抵销的错误。在确认整批记录前，应逐笔匹配每项预订和扣减。

积分和优惠券应如何入账？

将住客优惠金额与酒店承担部分、渠道承担部分分开记录，然后遵循酒店的会计政策及已签署的商务规则。

时间性差异应如何处理？

将其结转至后续期间，并记录预订编号、金额、原因、负责人及预计结清期间。不要强行将其计入错误月份。